2. Generación de información incorrecta y/o fuera de término
No se pueden adoptar decisiones ni tomar medidas correctivas sin poseer información fidedigna, en tiempo y forma. De muy poco servirá contar con un manojo de datos sin orden ni interpretación, como tampoco ha de servir de mucho poseer una información incorrecta, desactualizada o generada fuera de término en cuanto a las necesidades y requerimientos de la organización y mas específicamente de los funcionarios que han de tomar las decisiones tanto estratégicas, como tácticas y operativas.
Es esencial para superar dicho inconveniente establecer una serie de pautas:
- Definir claramente la información requerida por cada sector o área de la organización.
- Cómo y de dónde se obtendrán los datos que han de servir de base para generar la información.
- Quiénes serán los responsables de su generación y entrega.
- Con qué frecuencia deberán producirse y entregarse, o ponerse a disposición.
- Bajo que formato y fórmula deberán mostrarse.
- Quién o quiénes serán responsables de evaluar la corrección de la información y del cumplimiento de su elaboración, entrega, plazos de generación y formatos establecidos.
La falta de información, como la incorrección de las mismas generan no sólo falta de elementos claves en todos los niveles a la hora de hacer correcciones en el accionar diario, sino que además pueden llevar a generar graves errores a la hora de tomar decisiones.
Las decisiones cubren todos y cada uno de los aspectos de la organización, desde lo comercial, pasando por lo productivo, la seguridad, lo financiero, lo humano y la logística entre otros muchísimos aspectos.
Desconocer que productos y servicios nos están generando las mayores contribuciones marginales, que tasas de interés estamos pagando y su relación con las abonadas por nuestros competidores, que nivel de productividad registran los procesos productivos, que nivel en sigma posee la empresa en sus diversas áreas, procesos y productos, que nivel medio de costo es el existente para cada producto y cuáles sus límites de controles superiores e inferiores, son tan sólo una pequeña gama de información requerida día a día por distintos responsables de la empresa.
3. Desenfoque organizacional
¿En qué actividades estamos? ¿En qué actividades realmente deberíamos estar? ¿Por qué hacemos lo que hacemos, y ofrecemos lo que ofrecemos? ¿Responde realmente lo que hacemos y ofrecemos a nuestras capacidades y objetivos? ¿Qué actividades no responden realmente a nuestra misión?
No son preguntas menudas, son interrogantes de suma importancia, las cuales deben ser valoradas y analizadas en su justa gravedad e importancia.
Así como un haz de luz altamente concentrado puede dar lugar a un poderoso rayo láser, un haz de luz desconcentrado no generará en sí poder alguno. De igual manera el concentrar los recursos en el área con mayor capacidad de resultados es muy distinto a difuminar o diluir los recursos entre un gran número de actividades no relacionadas entre sí, y carentes interrelación, o aún poseyendo relación que las mismas estén demasiado expandidas.
Muchos empresarios destinan sus limitados recursos a una gran variedad de actividades comerciales, y aún concentrándose en unas pocas, tratan de abarcar todas sus variedades. De tal forma algunos se dedican bajo un mismo marco organizativo tanto a la construcción, como a la hotelería, la minería y informática, como otros dedicados a la implantología médica, operan o por lo menos tratan de operar en todas las amplias gamas y variedades de productos, desde la implantología ósea, pasando por la dental y los implantes de piel entre muchos otros.
Por un lado tenemos un problema de posicionamiento. La empresa está posicionada en la mente de los actuales o posibles clientes como especializada en una determinada gama de productos, y una nueva gama da lugar a confusión o desconcierto. O bien al carecerse de una especialización, directamente la empresa no está posicionada en la mente de los clientes y/o consumidores de manera alguna, con todas las consecuencias que ello tiene para el futuro de la misma.
La empresa que trata de hacerlo todo, termina sin hacer bien nada. Y eso los clientes, consumidores y usuarios lo saben muy bien y por ello buscan especialistas tanto en materia de productos como de servicios. Además un especialista tiende a lograr una mejor utilización de los recursos con todo lo que ello conlleva a la hora de reducir costos, mejorar la productividad y lograr mejores servicios.
Por ello una empresa desenfocada pierde capacidad de mejorar resultados y dilapida de tal forma importantes recursos materiales y financieros en pos de cubrir múltiples áreas.
4. Carencia de sistematicidad en la resolución de problemas y toma de decisiones
No poseer un sistema para la mejor adopción de decisiones implica dejar a todos y cada uno de los integrantes de la organización a su mejor criterio y capacidad. Una organización que pretenda la excelencia no puede darse tal lujo. En realidad ninguna organización se lo puede dar pues generalmente las decisiones y la resolución de problemas tomadas sin un debido criterio y sistema generan más fallas que aciertos.
Muchos toman decisiones en base a experiencias pasadas, intuición o sentido común (siendo éste el menos común de los sentidos). Lo que fue acertado en el pasado no necesariamente lo va a ser en el presente y el futuro. El entorno cambia, y cada vez más aceleradamente, por lo tanto suponer que lo que siempre resultó, resultará nuevamente puede llevar a muy graves consecuencias.
Siempre hay una mejor forma de hacer las cosas, y la resolución de problemas y toma de decisiones no escapa a ello.
Podríamos llegar a decir que prácticamente todos las mudas se reducen a un común denominador consistente en los errores a la hora de tomar decisiones. Después de todo, los directivos llegan a este puesto, o por lo menos deberían hacerlo, luego de una sistemática preparación para tomar decisiones. Decisiones en materia de grado de enfoque, decisiones a la hora de gestionar los recursos humanos y materiales, decisiones a la hora de administrar la marca, decisiones al momento de generar la información, entre otras muchísimas y variadas decisiones a la hora de fijar tanto estrategias, como tácticas y operativas. Decisiones que afectan a las diversas áreas y procesos de la organización. Por ello un mal proceso de resolución de problemas y toma de decisiones no sólo es un desperdicio sino que genera otros muchos despilfarros producto de ese error.
5. Incorrecta gestión de los recursos humanos
¿Qué significa y que implicancias tiene el gestionar incorrectamente los recursos humanos? En cuanto a su significado, implica que el personal no es gestionado de una manera apropiada para obtener del mismo los mejores resultados en cuanto a productividad, calidad y rentabilidad. Significa que no se obtiene de ellos todo el potencial, ni tampoco la organización tiende a incrementar ese potencial.
Una forma de gestionar incorrectamente los recursos humanos es fijarles a ellos objetivos numéricos (administración por objetivo –APO) lo cual tiende a reducir notablemente los niveles de calidad, y con ello los ratios de productividad, con lo cual el resultado termina siendo opuesto al buscado originalmente.
Los recursos humanos constituyen un capital fundamental para la empresa, tanto porque son los que finalmente hacen realidad la calidad, como por todo lo que estos pueden dar a la hora de producir sugerencias, mejoras, innovaciones y nuevos diseños.
Los directivos deben apoyar la labor diaria de sus subordinados, para que estos puedan prestar la mejor tarea tanto para los clientes internos como externos, pues son éstos últimos los que con su confianza en la empresa y su voto día a día con el dinero permiten a la organización continuar existiendo y desarrollándose.
Es fundamental utilizar los recursos humanos en aquellas actividades y labores para las cuales están más capacitados, poseen mayor experiencia y demuestren mayor grado de actitud.
Disponer de un liderazgo eficaz y positivo es en está nueva era del conocimiento esencial para inspirar y colaborar en el desarrollo de las capacidades intelectuales y emotivas del personal.
6. Incorrecta gestión de los recursos materiales
Gestionar correctamente los recursos materiales implica no tener excesos de materiales, ni de productos terminados, disponer de las máquinas y herramientas apropiadas para el accionar, evitar averías por falta de un adecuado mantenimiento.
Poseer maquinarias, equipos e instalaciones de tecnologías superior a la necesaria, o bien no ajustada a los requerimientos propios de la empresa es una manera de utilizar ineficientemente los recursos financieros, además de comprometer el normal y mejor funcionamiento de la empresa en cuanto al logro de los objetivos.
Sin un sistema apropiado de predicción de ventas, tanto la gestión de los recursos humanos, como la de los recursos materiales, no estarán óptimamente gestionados, impidiendo la mejor utilización de los recursos.
7. Incorrecta gestión de la marca
Elegir nombres desfavorables para la empresa o productos es un grave error que termina pagándose muy caro. Un buen nombre, apropiado a la empresa en función a su actividad y oferta comercial, apropiado al producto en cuanto a su uso y calidad, y que facilite su relación con el producto, siendo fácil de recordar y pronunciar, es una cuestión crítica. Sin embargo muchos no les dan la más mínima importancia creyendo que cualquier nombre da igual, o que lo que importa es que tanto le gusta el nombre a su propietario, olvidándose que los nombres no están para satisfacer a los propietarios y directivos, sino para servir de guía y satisfacción a los usuarios y consumidores.
¿El nombre o marca da una idea clara del producto? ¿Identifican los clientes o consumidores dicha marca con el producto y su empresa? ¿Qué significa la marca para los clientes? ¿Cómo está posicionada la marca en el mercado? ¿Con que nivel de precios identifican los consumidores la marca? ¿Qué tanta confusión genera la marca en los consumidores?
8. Incorrecta gestión de los recursos informáticos
Bastante común resulta en las empresas encontrarse como en el caso de los recursos materiales, con excesos de capacidad en materia informática, tanto en lo que hace a los recursos de hardware, como de software. Un exceso de dichos componentes dificulta y entorpece su mejor manejo, como así también encarece la utilización de los mismos.
Otros cometen el grave error de informatizar procesos sin antes generar una reingeniería de los mismos, lo cual lo único que logra es generar los mismos errores pero a mucha mayor velocidad.
Informatizar procesos sin una correcta planificación estratégica lleva a utilizar recursos materiales, financieros y de tiempo de una manera totalmente incorrecta. Para quien no sobe donde va, cualquier camino lo lleva.
9. Existencia de objetivos contrapuestos
La falta de una alineación de todos los sectores y personal en función de objetivos claramente identificación y expresados, lleva a la generación de obstrucciones, detenciones, limitaciones, contraposiciones y alteraciones en los gestionamientos y conducciones de la empresa.
Si los objetivos no están claramente definidos, expresados y comunicados, los diversos responsables y participantes de la organización pueden seguir distintos criterios de aplicación y acción, incurriendo en graves errores a la hora de planificar y desarrollar sus acciones diarias.
Igualmente carecer de objetivos claros, prácticos y factibles hacen que los miembros de la organización busquen alternativas más factibles o posibles de llevar a cabo según sus propios criterios y necesidades, alterando y contraponiendo los objetivos de cada sector o área, unos contra otros en detrimento de la organización.
10. Falencias comunicacionales
Los problemas de comunicación en sus diversos aspectos, sean estos vinculados a la calidad del mensaje, a la capacidad de recepción y decodificación, como al medio y códigos utilizados, generan distintos tipos de problemas en materia de calidad, productividad, y la correcta o adecuada toma de decisiones.
La comunicación es el elemento que permite mantener unida a la organización, una falta de comunicación, o una comunicación defectuosa, impide la supervivencia de la organización en el tiempo.
Nunca debe olvidarse la importancia de la relación existente entre comunicación e información a los efectos de lograr la consecución de los fines y metas organizacionales.
Nunca debemos olvidarnos de que a través de la incomunicación fue como la Torre de Babel se vino abajo. De igual forma en una empresa la falta de comunicación y de entendimiento termina destruyendo las bases de ésta.
11. Conclusiones
Son los directivos de las empresas los que deben enfocarse en éstas mudas estratégicas de modo tal de hacer más eficaces y competitivas a sus organizaciones. Son ellos los que deben responsabilizarse de monitorear personalmente, o bien por medio de especialistas, la existencia o no de los anteriores tipos de despilfarros, los cuales tienden a multiplicar las vicisitudes adversas en los diferentes procesos y áreas de la organización.
Pensemos en lo siguiente: ¿Cuánto puede durar una organización con fallas comunicacionales? ¿Qué tan buenas decisiones pueden adoptarse en una empresa si se carece de información correcta, en tiempo y forma? ¿Qué tanta productividad y calidad podemos llegar a obtener en nuestros procesos con personal mal seleccionado? ¿Qué tanto puede crecer una empresa sin una gestión de capacitación de sus recursos humanos? ¿Qué tan competitiva puede llegar a ser una marca mal gestionada? ¿Qué tan bien posicionada y rentable es una empresa con un alto nivel de desenfoque? ¿Qué tan acertadas serán las decisiones adoptadas si no se sigue un método para ello? ¿Cuán eficaz será la gestión si no poseemos un sistema informático adecuado? ¿Qué tanto dinero perdemos producto de una mala gestión de stock y almacenes? Y podemos seguir ampliando la lista de preguntas.
Sin embargo muchos empresarios o no se han puesto a pensar en ello, o lo han hecho parcialmente y aún habiéndose puesto a pensar en ello lo han efectuado sin sistematicidad ni metodología alguna.
12. Bibliografía
Kaizen – Lefcovich Mauricio – – 2003
Reducción de Costos. Análisis Crítico – Lefcovich Mauricio – www.gestiopolis.com – 2004
Estrategia Kaizen – Lefcovich Mauricio – www.gestiopolis.com – 2003
Detección, prevención y eliminación de desperdicios – Lefcovich Mauricio – www.gestiopolis.com – 2004
Sistema de Datos de Industrias de Primer Nivel Mundial – Brian Maskell – Productivity – 1995
El director perfecto – Mark Thomas – Gestión 2000 – 2007
Resolver problemas realmente – J.K. Smart – Pearson-Prentice Hall – 2005
Momentos decisivos – Ken Lindner – Gestión 2000 – 2005
Office Kaizen – William Lareau – FC Editorial – 2003
Calidad Total – Ernst & Young – Tecnologías de Gerencia y Producción S.A. – 1991
Autor
Mauricio Lefcovich
Consultor en Administración de Operaciones
Especialista en Kaizen – Seis Sigma y Cuadro de Mando Integral
Trabajo de Octubre de 2007
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