Sistema de información para control de gestión de documentos relacionados con construcción de central hidroeléctrica

Procesos de Gestión. Establecer las Estrategias y los ? ? Lineamientos de Gestión. Operar los Equipos, Sistemas e ? ? Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar. ? Mantener los Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar. LA EMPRESA SUPERINTENDENCIA DE PLANTA TOCOMA Procesos de Gestión. Establecer las Estrategias y los Lineamientos de Gestión. Operar los Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar. ? Mantener los Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar.

Información como activo para la Empresa No arroja estadísticas con respecto a la cantidad de documentos recibidos, ? ? Gran cantidad de documentos que se genera durante el desarrollo del Proyecto. No permite un registro de forma integrada, Existe mucha dificultad en la búsqueda registrados, ? ? ? ? meniante hojas de cálculo. Y no posee un enlace con el intranet de la empresa que proporcione el respaldo de información. ? ? El PROBLEMA Información como activo para la Empresa Gran cantidad de documentos que se genera durante el desarrollo del Proyecto. Registroyycontrol realizado meniante hojas de cálculo. No arroja estadísticas con respecto a la cantidad de documentos recibidos, No permite un registro de forma integrada, Existe mucha dificultad en la búsqueda de los documentos registrados, Y no posee un enlace con el intranet de la empresa que proporcione el respaldo de información.

Diseñar un sistema de información que optimice la la administración la la Superintendencia de Planta de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema de información que optimice administración de documentos técnicos en Superintendencia de Planta de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar.

1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 OBJETIVOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar los requerimientos del sistema, mediante entrevistas con el usuario. Determinar los atributos necesarios a registrar dentro del sistema. Elaborar una descripción detallada del sistema propuesto o diseño conceptual. Plantear el diseño lógico del sistema de información. Desarrollar la interfaz del sistema de información. Elaborar un manual de usuario para el manejo del sistema.

Esta investigación se clasifica dentro de las investigaciones de tipo proyectivas, pues pretende proponer una alternativa de solución hacia la problemática que se presenta en el proceso de gestión del Archivo, catalogándose también como un proyecto factible. MARCO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN Esta investigación se clasifica dentro de las investigaciones de tipo proyectivas, pues pretende proponer una alternativa de solución hacia la problemática que se presenta en el proceso de gestión del Archivo, catalogándose también como un proyecto factible.

Los diferentes subproyectos o procesos relacionados con la construcción de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar que se ejecutan dentro de la Superintendencia, representan la población para efectos del tema en Está constituida por el subproyecto número tres “Procurar, recibir y almacenar la información técnica y los planos”. Éste es el proceso que se evaluó y también será beneficiado por el producto de la investigación. MARCO METODOLÓGICO POBLACIÓN Los diferentes subproyectos o procesos relacionados con la construcción de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar que se ejecutan dentro de la Superintendencia, representan la población para efectos del tema en estudio.. MUESTRA Está constituida por el subproyecto número tres “Procurar, recibir y almacenar la información técnica y los planos”. Éste es el proceso que se evaluó y también será beneficiado por el producto de la investigación.

1 2 3 4 5 SITUACIÓN ACTUAL Programa de Recepción del Proyecto de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar Diseñar e implantar la organización de la Planta TOCOMA. Captar y entrenar al talento humano. Procurar, recibir y almacenar la información técnica y los Planos. Recibir equipos, sistemas e instalaciones de la Planta. Procurar, recibir y almacenar los repuestos, herramientas y Otros recursos físicos

LISTAR Los planos e información técnica de los eaquipos, sistemas e instalaciones de la Central. MEMORANDA DE DISEÑO DEL PROYECTO TOCOMA PROCURAR, RECIBIR Y INFORMACIÓN TÉCNICA ALMACENAR DE LOS EQUIPOS DOCUMENTOS DE LOS CONTRATOS SITUACIÓN ACTUAL Subproyecto #3. LISTAR Los planos e información técnica de los eaquipos, sistemas e instalaciones de la Central. MEMORANDA DE DISEÑO DEL PROYECTO TOCOMA PROCURAR, RECIBIR Y ALMACENAR INFORMACIÓN TÉCNICA DE LOS EQUIPOS DOCUMENTOS DE LOS CONTRATOS

Civil ? ? Eléctrica Mecánica ? ? Control e Instrumenación MA CA PR FO ES Arquitectura ? ? SITUACIÓN ACTUAL Tipos de Documentos Especialidades ? Civil ? Eléctrica ? Mecánica ? Control e Instrumenación Arquitectura PL IP CR LI PI MD CP IN OTROS Plano Cálculos Protocolo Manual Folleto y/o Catalogo Especificaciones Instructivos o Procedimientos Croquis Listas Plan de Inspección Memoria Descriptiva Cronograma o Programa Informes y Reportes OTROS

Controlar automatizadamente la entrada de documentos ? ? del Archivo. Emitir reportes mensuales de la cantidad de documentos ? ? Recibidos. ? ? información relacionada a éste. ? ? Proporcionar datos para la ubicación física del documento ? ? dentro del Achivo (generando un código de identificación). Facilitar un acceso rápido a la información en el momento ? ? que sea requerida. Garantizar la información generada. ? ? SITUACIÓN ACTUAL Requerimientos del Sistema Controlar automatizadamente la entrada de documentos del Archivo. Emitir reportes mensuales de la cantidad de documentos Recibidos. Permitir labúsqueda de documentos yyvisualización dela información relacionada a éste. Proporcionar datos para la ubicación física del documento dentro del Achivo (generando un código de identificación). Facilitar un acceso rápido a la información en el momento que sea requerida. Garantizar la información generada.

Ingreso. ? ? Modificación. ? ? Generación de Reportes. ? ? Consulta. ? ? LA PROPUESTA MODELO CONCEPTUAL DEL SISTEMA Funciones Ingreso. Atributos Modificación. Generación de Reportes. Consulta. Título Tipo de Documento Fecha de Elaboración Versión Código de CORPOELEC Código del Contratista Código de Archivo Fecha de Registro y Modificación Especialidad Sistema, Equipo o Instalación Área del Proyecto Estructura Subestructura Vinculada al Documento Contrato al que Pertenece id_registro Analista

LA PROPUESTA Diagrama de Flujo de Datos Documentos P.1 Registrar documentos P. 2 Actualizar atributo del documento P. 3 Consultar información Usuarios Almacén de datos

Consultar. Consultar. Visualizar ? ? ? ? ? ? Visualizar. Visualizar Modificar: ? ? ? ? ? ? Registrar. Datos. ? ? Modificar. Estructura de las Tablas. ? ? Eliminar Consultar. Eliminar Registros. LA PROPUESTA Asignación de Privilegios Tipos de Usuario Analista Consultar. Visualizar. Registrar. Modificar. Analista Consultar. Visualizar Administrador Visualizar Modificar: Datos. Estructura de las Tablas. ? ? Eliminar ? ? Consultar. ? ? Eliminar Registros.

Registra N N LA PROPUESTA DISEÑO LÓGICO DEL SISTEMA Diagrama Entidad – Relación. Tipo Códigos Fecha Nombre Título Especialidad Versión Sistema Analista Clave Clave Registra o Modifica Nombre Usuario N Documentos N Consulta Estructura Subestructura Área

Id LA PROPUESTA Estructura de la Base de Datos. Tabla Principal Id_registro Tipo_doc areaproy Estructura Subestructura Equiposistema Id_contrato Especialidad * Fecha_registro * Cod_archivo * Fecha_mod * Analista_mod Versión Fecha_elab Cod_Corpoelec Cod_Contratista Descripción Tablas Auxiliares Nombre Abreviatura Tabla Principal Nombre Usiario Id

? XAMPP ? BLUE FISH LA PROPUESTA DISEÑO FÍSICO DEL SISTEMA Herramientas Utilizadas. BASE DE DATOS Servidor web APACHE XAMPP Gestor de BD MYSQL Interpretes de Scrip PHP Y PERL INTERFAZ BLUE FISH Lenguaje PHP

? LA PROPUESTA Interfaz. PÁGINA PRINCIPAL DEL SISTEMA

? LA PROPUESTA MENÚ PRINCIPAL DEL SISTEMA

? LA PROPUESTA FORMULARIO DE REGISTRO.

? LA PROPUESTA MÓDULO DE BÚSQUEDA.

? LA PROPUESTA MÓDULO ESTADÍSTICAS.

Acceso al Sistema. Módulos. Botones. Mensajes de Advertencia. LA PROPUESTA Manual de Usuario. ? ? ? ? ? ? ? ? Acceso al Sistema. Módulos. Botones. Mensajes de Advertencia.

CONCLUSIONES 1.Se representaron los requerimientos de información a través del diseño conceptual y la elaboración del diagrama de Flujo de Datos y de Entidad-Relación. 2.Como fruto del diseño lógico se obtuvo una descripción estructural de las tablas que dieron solución a las necesidades de información expresadas en la conceptualización del sistema. 3.Las herramientas seleccionadas para el diseño físico de la aplicación cumplen con las exigencias, en términos de volumen de documentos a registrar, que demanda la Superintendencia de Planta TOCOMA.

CONCLUSIONES 4.Se desarrolló un Sistema de Información que permite llevar un control de documentos de manera automatizada, presentando una interfaz amigable e intuitiva para el usuario. 5.Se elaboró el manual del sistema qué será utilizado en la fase de implementación del proyecto.

RECOMENDACIONES 1.Implantar el Sistema de Información para llevar a cabo las actividades de registro de documentos técnicos de la Superintendencia de Planta TOCOMA. 2.Instruir al personal que manipulará el sistema, haciendo uso del manual de usuario y tomando como prioridad a los usuarios que tendrán asignados los privilegios de registro de documentos. 3.Poner a disposición el manual de usuario. 4.Realizar las actividades de mantenimiento correspondientes al sistema.

RECOMENDACIONES 5. Según las necesidades de la Superintendencia, el sistema puede adaptarse o modificarse. Tomando como ejemplo las actividades de control de préstamo de documentos a realizar con la instalación del Archivo Integral de Planta TOCOMA, se recomienda anexar un nuevo módulo dentro del sistema. 6. En caso de anexar una nueva función para el control de préstamo de documentos, se debe tomar en consideración que dicha función realice un registro de la frecuencia de préstamos para cada documento en específico, ya que estos datos sirven para ser analizados y a partir de esto se clasificarán a los documentos como archivo Activo, Semi-Activo o Muerto.