Manual de procedimiento de una Asociacion Civil, etc (página 2)

Forma de representación

En esta oportunidad y para este trabajo en especial, se la representará en forma: VERTICAL

ya que es la de interpretación más simple, a la vez que presenta las mayores posibilidades en cuanto a la información a exponer.

Se utilizan dos elementos básicos:

RECTÁNGULOS Y LÍNEAS

Los RECTÁNGULOS se utilizan para representar cargos, funciones, etc. y las LÍNEAS indicaran la relación de autoridad existente entre ellos, siendo la línea de trazo completo aquella que refleje relaciones de autoridad jerárquica; y las líneas de trazo partido reflejarán las relaciones de tipo asesoras.

LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO

Tienen por objetivo, decirle a cada SECRETARIO (en el caso de Asociación), por escrito:

1. La designación formal de su cargo
2. La descripción de las tareas habituales
3. Las características de su trabajo y los distintos tipos de vinculaciones dentro y fuera de la asociación.
4. La información que recibe, la que procesa y la que emite.

Los manuales se distribuyen completos entre todos los Secretarios y que así servirá de comunicación entre todos ellos.

El manual, como documento escrito , obliga a una revisión periódica ya que cada Secretario vuelca en el REGLAMENTO adjunto al mismo su aporte de experiencia…

A pesar de que, en la mayoría de los casos, el manual duerme en algún cajón. Cuando se produce algún conflicto o renovación de personas se recurre a sus especificaciones reglamentarias.

1. El exceso de trabajo sobre la Alta Dirección (Ejemplo en Asociación)

El progreso alcanzado por esta asociación exige un sistema de cooperación extremadamente complicado. es por ello que, depende cada vez menos de los esfuerzos individuales y cada vez más del PLAN GENERAL, y coordinación de dichos esfuerzos.

El incremento de trabajo de quienes ocupan la alta dirección es justamente debido al aumento de tareas que no pueden delegarse. La acción social presiona por los problemas de las relaciones laborales, debido a ello hay que actuar muy rápido ante asuntos críticos y de trascendencia pública.

La preponderancia de la Asociación, Sindicato, etc. está dada en el clima político-social en que se apoyan con dedicación de la dirección superior a las relaciones públicas.

Pero algunas tareas deben delegarse y existen para ello los diversos sectores internos de la asociación. El mero hecho de que el Secretario o Presidente determine el aspecto de cada decisión complica la tarea de coordinación antes mencionada, puesto que dicha persona habrá de estar al tanto de todos los adelantos técnicos de la compleja administración moderna.

Es por ello, la investigación, a priori, es tarea de los especialistas de los sectores internos (diversas Secretarías) que brindan una pre-selección de INFORMACION que reducirá el tiempo de toma de decisión fina.

Esto es inevitable, la especialización da eficiencia. Pero también enfrenta al Secretario o Presidente con problemas de organización y coordinación que son nuevos para su carácter. Dirigir a un grupo de personas entrenadas para realizar una tarea común es una cosa; pero dirigir a un grupo de especialistas y establecer un criterio para aclarar las divergencias de sus puntos de vista, es totalmente distinto.

Lo primero sería, simplemente, convertir a once jugadores de futball en un equipo. Lo segundo sería tomar a jugadores de distintos deportes y preparar un equipo de futball y conseguir la victoria.

Entonces el problema radica en los seres humanos y sus actividades específicas. El intentar descargar sobre las espaldas de otras funciones que sean privativas de la dirección del establecimineto y haciendo un analisis cuidadoso de las funciones a delegar.

QUE PUEDE HACERSE PARA REDUCIR LAS TAREAS DEL SECRETARIO o PRESIDENTE, etc. ?

El método más claro y generalizado es la DELEGACION DE AUTORIDAD en forma completa. Pero como existe la posibilidad de ser reacio a delegar ciertos trabajos por un lado, y de aceptar algo que no está bien definido por el otro; se pueden formar comisiones, como herramientas alternativas.

Las comisiones no pueden ser sustitutos de las Secretarías individuales, sino un instrumento organizativo que hace posible el desarrollo de una política y que proporciona recursos administrativos superiores.

2. GRUPO DE ASESORES

El grupo de Asesores (político-gremial, jurídicos, administr.) se ocupa de los problemas que molestan a los distintos Secretarios.

Con cualidades básicas de:

Competencia Técnica

Discreción

Alta capacidad analítica y habilidad para presentar sus

planes e informes objetivos de los problemas.

Entonces habrá que:

1. Reducir la carga de trabajo, dejando más tiempo para reflexiones tranquilas
2. Mejoras en la planificación y el control

Las funciones del Asesor son:

Aconsejar sobre un problema a las distintas Secretarías con responsabilidad sobre el cumplimiento de los objetivos auxiliares que ayudan a la realización de objetivos principales.

Un asesor determinará necesidades y formulará planes. revisará proyectos con su opinion autorizada, manteniendo informada a las Secretarías de los acontecimientos importantes, si el asesor sirve de apoyo es por que proporciona servicios de asesoramiento y consejo pero con mando solo sobre su servicio y sin autoridad para actuar por cuenta propia.

El grupo de asesores político-gremial puede estar integrado o no por miembros de Comisión Directiva en cumplimiento de objetivos de objetivos auxiliares de :

A. Funcionamiento de cada Secretaría.

B. Seleccionar y desarrollar los programas encaminados a obtener mayores afiliados, y en su caso, votantes.

C. Preparar el presupuesto de campañas.

D.Coordinar esfuerzos con otras Asociaciones participativas del sector, etc.

3. LAS FUNCIONES DE LAS SECRETARÍAS

Son aquellas basadas en:

Autoridad y responsabilidad sobre las acciones directamente relacionadas con el cumplimiento de los objetivos más importantes de la asociación. Tienen la misión de presentar el plan de trabajo completo al Secretario o Presidente, que este aprobará o no.

El escudarse tras una afirmación tal como: "dígame que es lo que desea usted exactamente y yo le daré la forma" demuestra claramente una INCAPACIDAD absoluta para dirigir. Por eso la razón de la existencia de las distintas Secretarias es la de ayudar, recomendar procedimientos y deshacer ideas equivocadas.

La prueba final de un trabajo de Secretaría bien terminado es la siguiente pregunta: ¿Si usted fuera el Secretario o Presidente querría firmar el documento que ha preparado y fundamentaría su propio prestigio de Secretario en lo que en él se dice?.

CUALIDADES DEL TITULAR DE CADA SECRETARIA

1. Cultura general, conocimiento bastante extenso del servicio a brindar al afiliado.
2. Facultad de adaptarse a ritmos de trabajo variados, buena resistencia física y nerviosa.
3. Datos de comprensión, intuición, apreciación justa de la importancia y urgencia de ciertos asuntos.
4. Receptividad, interés y celo en el trabajo, disciplina, iniciativa, decisión y humor estable.

A su vez, habré que mostrarle y facilitarle el trabajo a los colaboradores y dependientes administrativos, informarle de todo lo que debe saber habituándolo a pensar en su propio trabajo con lealtad, estima y confianza mutuas.

Reprender a un colaborador o dependiente administrativo constituye , muchas veces, un deber. lo que significa que en un futuro no deberá repetirse el error, para no ser pasible de una sanción mayor.

SECRETARIA o PRESIDENCIA

COMISIÓN REVISORA de Cuentas

SECRETARÍA DE PRENSA

Y DIFUSIÓN

SECRETARIA DE

PREVISIÓN SOCIAL

SECRETARIA

DE ACTAS

SECRETARIA

ADMINISTRATIVA

SECRETARIA

DE FINANZAS

SECRETARIA DE ACCION

SOCIAL, CULTURA Y DEPORTES

SECRETARIA

o PRESIDENCIA

MODELO DE RESOLUCIÓN

Logo Asoc., Empresa, etc-.

Córdoba, 18 de junio de 1988.-

RESOLUCIÓN Nº:

VISTA la necesidad de implementar normas de aplicación al personal de esta Asociación,

LA COMISIÓN DIRECTIVA DE LA ASOCIACIÓN . . . . .

RESUELVE:

Artículo 1.- Fijar las normas que a continuación se detallan de aplicación a los empleados de esta Asociación, en los conceptos que en cada caso se mencionan:

1. HORARIO:

1.1 – El personal, sin excepción, deberá cumplir un horario semanal de 36,30 horas (treinta y seis horas y treinta minutos).-

1.2 – El señor Secretario Administrativo, fijará a cada agente su horario dentro de la pauta establecida.

1.3 – El horario se determinará sobre la base de las necesidades del servicio y ajustándose a las leyes y convenios que rigen la actividad.

2. 2.1 – La bonificación por puntualidad y asistencia perfecta se abonará a los agentes de conformidad con lo establecido en el Art. 61 del Convenio Colectivo de Trabajo nº 160/197 . ..-

   2.2 – El personal registrará su asistencia en el reloj existente en la Institución, debiendo efectuar su marcación en forma personal. Se considerará falta grave el incumplimiento de los dispuesto y dará lugar a la aplicación de la sanción correspondiente al infractor.

   2.3 – Ningún empleado podrá retirare del lugar de trabajo sin la previa autorizació del Secretario Administrativo, del Secretario o del Presidente, en ese orden.

   Las Autorizaciones serán concedidas ante pedidos fundados en razones debidamente justificadas, para lo cual el interesado retirará el formulario correspondiente en Mesa de Entradas, el que será devuelto a la citada oficina una vez finalizado el trámite para el que fue requerido.

   2.4 – En los casos del punto 2.3 las horas utilizadas serán devueltas a la Institución

   cuando la Comisión Directiva lo considere conveniente por razones de servicio.

   2.5 – Las inasistencias deberán ser comunicadas dentro de las dos primeras horas de trabajo. en caso contrario la falta se considerará injustificada y determinará el descuento pertinente sin perjuicio de la sanción disciplinaria que correspondiere.

   2.6 – Los empleados deberán justificar sus inasistencias dentro del primer día inmediato siguiente a su reintegro, acompañando a su pedido la documentación pertinente.-

3. FUNCIONALIDAD Y ASISTENCIA

   3.1 – Prestar personal y eficientemente el servicio en las condiciones de tiempo establecidas, forma, lugar y modalidad que se determinen.

   3.2 – Observar en el empleo una conducta correcta, digna y decorosa, acorde con su tarea y/o función.

   3.3 – Obedecer toda orden emanada de los miembros de la Comisión Directiva en ausencia del señor Secretario Administrativo, Secretario y/o Presidente, en ese orden, que son normalmente los superiores directos de los empleados.

   3.4 – Llevar a conocimiento de sus superiores todo acto o procedimiento que pudiere causar perjuicio a la asociación o configurar delito.

   3.5 – Excusarse de intervenir en todo aquello en que su actuación pudiera originar interpretaciones de parcialidad.

   3.6 – Capacitarse para y en el servicio.

   3.7 – Velar por la conservación de los útiles, objetos y demás bienes que integren el patrimonio de la asociación.

   3.8 – Usar la indumentaria de trabajo que se establezca o la que para tales efectos se le haya suministrado.

   3.9 – Mantener actualizado su domicilio real.

   3.10 – Realizar con motivo o en ocasión del ejercicio de sus tareas y/o funciones, propaganda, proselitismo, coacción ideológica o de otra naturaleza.

   3.11 – Recibir dádivas, obsequios u otras ventajas con motivo u ocasión

   del desempeño de sus funciones.

   3.12 – Utilizar con fines particulares, los elementos de transporte y útiles de trabajo destinados al servicio de la asociación.

   3.13 – Declarar la nómina de familiares a su cargo y comunicar dentro del plazo de treinta días de producido, el cambio de estado civil o variantes de carácter familiar, acompañando la documentación correspondiente.

   3.14 – Guardar la discreción correspondiente, con respecto a todos los hechos e informaciones de los cuales tengan conocimiento en el ejercicio de sus tareas, independientemente de lo que establezcan las disposiciones vigentes en materia de secreto o reserva administrativa, excepto cuando sea liberado de esa obligación por la Comisión Directiva.

   3.15 – Someterse a las pruebas de competencia que se determinen.

4. DEBERES Y PROHIBICIONES
5. REGIMEN DISCIPLINARIO

4.1 – El personal podrá ser objeto de las siguientes medidas disciplinarias:

a) Apercibimiento

b) Suspensión de hasta treinta días

c) Cesantía

d) Exoneración

Estas sanciones se aplicarán sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que fijen las leyes vigentes.

Las suspensiones se harán efectivas sin prestación de servicios, ni percepción de haberes en la forma y términos de esta Reglamentación.

Las suspensiones se harán efectivas en días corridos a partir del primer día siguiente al de su notificación en que corresponda prestar servicios al agente.

El descuento de haberes por sanciones disciplinarias de suspensión deberá efectuarse sobre la remuneración total regular y permanente efectivamente asignada al empleado al momento de cumplirse la sanción.

4.2 – Son causas para imponer apercibimiento o suspensión hasta treinta días:

a) Incumplimiento reiterado al horario establecido;

b) inasistencias injustificadas que no excedan de diez días discontinuos en el lapso de doce meses inmediatos anteriores y siempre que no configuren abandono de servicio;

c) Falta de respeto a los superiores, iguales, subordinados, afiliados y público;

d) Negligencia en el cumplimiento de sus funciones; y

e) Incumplimiento de los deberes determinados o quebrantamiento de las prohibiciones establecidas precedentemente, salvo que por su magnitud y gravedad, deban ser encuadradas en las causales de cesantía o exoneración.

4.3 – El personal que sin causa justificada incurriere en incumplimiento del horario, se hará pasible de las siguientes sanciones, en la medida en que excedan los diez minutos mensuales; sin perjuicio del descuento pertinente, proporcional a la demora:

1º al 5º incumplimiento: sin sanción;

6º al 7º incumplimiento: primer apercibimiento

8º incumplimiento: segundo apercibimiento

9º incumplimiento: tercer apercibimiento

10º incumplimiento: un día de suspensión

11º incumplimiento: dos días de suspensión

Cuando se excedan los límites fijados en doce meses inmediatos anteriores, deberán elevarse los antecedentes respectivos a la superioridad a fin de que imponga en mérito a los mismos, la sanción disciplinaria que estime corresponder.

4.4 – El personal que sin causa justificada incurra en inasistencias, se hará pasible de las siguientes sanciones:

1º inasistencia: Apercibimiento;

2º inasistencia: un día de suspensión

3º inasistencia: dos días de suspensión

4º inasistencia: tres días de suspensión

5º inasistencia. cinco días de suspensión

6º inasistencia: cinco días de suspensión

7º inasistencia: cinco días de suspensión

8º inasistencia: cinco días de suspensión

9º inasistencia: seis días de suspensión

10º inasistencia: seis días de suspensión

El cómputo de las sanciones se hará por cada transgresión, en forma independiente y acumulativa, pudiendo ser aplicadas en un solo acto.

Las suspensiones son sin perjuicio del descuento de haberes correspondientes a las inasistencias incurridas.

4.5 – Son causa para imponer cesantías:

a) Inasistencias injustificadas que excedan de diez días discontinuos en los doce meses inmediatos anteriores;

b) Abandono del servicio, el cual se considerará consumado cuando el empleado registre más de cinco inasistencias continuas sin causas que lo justificaren;

c) Infracciones reiteradas en el cumplimiento de sus tareas o falta grave hacia los superiores, iguales, subordinados o el público;

d) Infracciones que sean causal de suspensión, cuando haya totalizado en los doce meses anteriores inmediatos, treinta días de suspensión;

e) Incumplimiento de los deberes y obligaciones determinadas en el punto respectivo, cuando por su magnitud y gravedad así correspondiere.

f) Delito que no se refiera a la Entidad, cuando sea doloso y por sus circunstancias afecte al decoro o al prestigio de las tareas o del empleado.

g) Perdida de la cuidadania, conforme a las normas que reglan la materia.

Respecto a la comprobación del abandono de servicio una vez cumplidas dos inasistencas consecutivas, sin aviso de justificación, se intimará al empleado a la presentación a sus tareas.

Dicha intimación se hará mediante telegrama colacionado o carta documento dirigido al último domicilio registrado en la Entidad.

Cumplido el plazo de cinco días continuos de inasistencias sin que medie presentación, quedará comprendido en la causal.

El empleado comprendido, una vez intimado, deberá presentar por si o por terceros autorizados, los elementos de juicio pertinentes para poder encuadrar su cado en alguna de las causales de justificación.

4.6 – Son causas para imponer la exoneración:

a) Falta grave que perjudicare material o moralmente a la Entidad.

b) Delito contra la Entidad.

c) Incumplimiento intencional de órdenes.

d) Indignidad moral

e) Las previstas en las leyes generales o especiales.

f) Pérdida de la nacionalidad conforme las leyes que reglan la materia.

g) Otras que importen violación de los deberes del personal en forma dolosa.

Articulo 2º Notifiquese al personal de la Entidad.

Autor:

Alberto Rolando Fertonani