- La conferencia de Ministros de Defensa de las Américas
- Proceso de organización y planificación de la VII CMDA
- Implementación de planes
- Informe de gestión
- Conclusiones
Perspectiva de la coordinación de Ceremonial y Protocolo.
I. INTRODUCCIÓN
El objetivo del presente documento, es brindar una guía de organización, planificación y funcionamiento de la Conferencia de Ministros de Defensa de las Américas (CMDA), desde la perspectiva de la Coordinación de Ceremonial y Protocolo de la VII CMDA, bajo el lema de "hacer mucho con pocos recursos", frase con la que el Secretario Ejecutivo de la VII CMDA, Coronel (ALEMI) Evertz Alemán nos instaba a sacar adelante un proyecto de tal magnitud.
A lo largo del documento, se abordará no solo que son las CMDA, sino también cuales son los aspectos que, a mi criterio, el responsable de protocolo debe tomar en cuenta en lo organizativo, administrativo y funcional para lograr el correcto recibimiento, atención y despedida de los delegados asistentes al evento, a fin de contribuir con su trabajo y el de su equipo al éxito del mismo.
II. LA CONFERENCIA DE MINISTROS DE DEFENSA DE LAS AMÉRICAS.
La Conferencia de Ministros de Defensa de las Américas es una reunión política multilateral de carácter internacional, integrada y dirigida por los Ministerios de Defensa del Continente Americano, con la autorización de los gobiernos de sus respectivos países.
La Conferencia está constituida por los Ministerios de Defensa del hemisferio, entendidos como tal, las organizaciones de un Estado soberano del continente cuya existencia está prevista en la legislación respectiva y sus misiones se orientan al resguardo de la soberanía y defensa nacional.
Este encuentro ministerial es la principal instancia de reunión del Sector Defensa en el Continente Americano y su objetivo central es el debate, análisis e intercambio de experiencias de los "Temas de la Agenda", los que surgen de la proposición efectuada por el País Sede y del consenso entre sus miembros, manifestado en la Reunión Preparatoria.
III. PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA VII CMDA.
La labor del Coordinador de Ceremonial y Protocolo como su denominación correctamente lo aduce, es gerenciar el recibimiento, atención y despedida de los asistentes a la conferencia, así como, las ceremonias y actos que se lleven a cabo durante el desarrollo del evento.
A continuación se enumerarán una serie de conocimientos y actividades que bajo mi modesta opinión, darán al responsable de Ceremonial y Protocolo una guía de cómo gerenciar el área a su cargo.
En el caso de la República de Nicaragua, es el Decreto Ejecutivo No. 66 -2000 "Ceremonial y Protocolo de Estado" del 11 de Agosto del 2000.
Sobre este particular, es importante destacar que en el Reglamento de las CMDA, aprobado en la VII edición de este importante evento hemisférico, realizado Managua, Nicaragua del 1 al 5 del 2006, señala que "las actividades previstas y programas para la Reunión Preparatoria y la Conferencia, se lleven a cabo de acuerdo con el Ceremonial y Protocolo de Estado del País Sede."
- Dominio de la legislación nacional referida al Ceremonial y Protocolo para invitados oficiales al país.
Retomando la frase "hacer mucho con pocos recursos", el Coordinador de Ceremonial y Protocolo, debe tener la capacidad de administrar eficientemente los recursos materiales y humanos de los cuales dispone, para maximizar su utilidad y el trabajo de los mismos, con el objetivo de alcanzar el éxito en su gestión.
- Capacidad de administración de recursos.
- Identificación de las actividades centrales del evento para la elaboración de los programas generales, específicos y guiones para los mismos si así lo requiere.
Dentro de las responsabilidades que tiene una dirección o Coordinación de Ceremonial y Protocolo, es la elaboración de los distintos programas y otros documentos necesarios para el desarrollo del evento.
En el caso de las CMDA, el reglamento de las mismas, estable que estas se realizan en dos momentos, primero una Reunión Preparatoria, que se lleva a cabo cuatro meses antes del evento y la conferencia como tal.
Para ambos eventos, la Coordinación de Ceremonial y Protocolo tuvo a su cargo presentar ante el organismo coordinador y administrativo de la conferencia (la Secretaría Ejecutiva), para su aprobación, la propuesta de programas y otros documentos, tales como, las instrucciones administrativas para el evento.
Las actividades centrales que se debimos considerar para la elaboración de los programas generales, específicos y guiones; de acuerdo a la experiencia de las anteriores seis conferencias fueron las siguientes:
Reunión Preparatoria:
- Recibimiento y despedida de los delegados.
- Sesión Inaugural y de Clausura.
- Sesiones Plenarias
- Cenas o almuerzos oficiales
Conferencia de Ministros de Defensa de las Américas.
- Recibimiento y despedida de los delegados.
- Sesión Inaugural y de Clausura.
- Sesiones Plenarias
- Foto Oficial
- Saludos Protocolar
- Trabajo de Comisiones de Trabajo.
- Traspaso de la Sede de la Conferencia.
- Cenas o almuerzos oficiales
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