El trabajo que a continuación presentamos tuvo como objeto de investigación La Empresa Pesquera Industrial de Cienfuegos, en lo adelante EPICIEN. El mismo surge por la necesidad de la dirección de la entidad de contar con una herramienta eficaz para tomar decisiones en materia de administración de Cuentas por Cobrar. El objetivo principal de esta investigación, es conformar y aplicar un procedimiento basado en técnicas de administración de cuentas por cobrar e inventarios ya conocidas, que le permita a la dirección de la empresa tomar decisiones respecto a esta importante materia, recordemos que en muchas entidades las cuentas por cobrar representan un por ciento alto del total del activo circulante.
El modelo ABC de control de inventario fue adaptado en este trabajo para utilizarlo en el procedimiento propuesto, la media aritmética fue otra de las técnicas utilizadas.
Con este trabajo se logró determinar los clientes de la empresa que representan el mayor por ciento de la inversión total en cuentas por cobrar.
De estos clientes obtuvimos los que por lo general incumplen sus compromisos de pagos. Finalmente, se llegó a la conclusión de que la empresa no debe cancelar el contrato a estos clientes pocos serios.
Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta. Para conservar los clientes (actuales) y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas manufactureras encuentra que es necesario ofrecer crédito. Las condiciones de crédito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de créditos similares.
Como la mayoría de las empresas manufactureras encuentran que las cuentas por cobrar representan gran parte de sus activos circulantes, normalmente se presta muchísima atención a la administración de estas cuentas.
La Industria Pesquera representa una actividad importante para la economía Cubana, no solo por ser contribución a la alimentación de la población, sino también por su aporte de ingresos para la economía del país.
La Empresa Pesquera Industrial de Cienfuegos "EPICIEN" dedicada a capturar, industrializar y comercializar de forma mayoristas y en ambas monedas especies de plata forma, así como productos derivados del procesamiento empresarial, vende más del 90% de sus producciones a crédito, por tanto, realiza una fuerte inversión en cuentas por cobrar.
Se deriva entonces que todas las empresas con estas características deben contar con una herramienta eficaz que le permita analizar esta inversión.
Esta empresa no cuenta con ninguna herramienta que le permita tomar decisiones al respecto. Teniendo en cuenta lo anterior, se realiza el presente trabajo en esta empresa, derivado de la ausencia de una herramienta que le permita tomar decisiones adecuadas en materia de cuentas por cobrar. Se parte entonces de la hipótesis de la necesidad y posibilidad de conformar y aplicar un procedimiento basado en las técnicas seleccionadas en la organización EPICIEN que tiene objetivo general brindarle a la entidad una herramienta eficaz para la administración de sus cuentas por cobrar que le permita tomar decisiones al respecto.
Los objetivos específicos son:
- Determinar el por ciento de los clientes que representan más del 80% de las inversiones cuentas por cobrar.
- Determinar dentro del grupo de clientes A cuales incumplen por lo general sus compromisos de pago.
- Analizar que efecto tendría sobre la utilidad de la empresa, la cancelación de los contractos a estos clientes pocos serios.
3.2 Procedimiento para el análisis de la inversión en cuentas por cobrar en la empresa EPICIEN.
3.2.1 Clasificación de los clientes para la aplicación del procedimiento.
Para el análisis realizado se tomaron las ventas por clientes en el ano 2004, es decir el monto total facturado a cada uno de los clientes que tienen contratos de crédito con la entidad.
El procedimiento será aplicado utilizando los datos de los clientes de clase A, con el objetivo de reducir información, recordemos que estos clientes representan un alto por ciento del monto total facturado en el año.
Mediante el método ABC para el control de los Inventarios (en este trabajo se adaptó a la administración de cuentas por cobrar) se determinaron los clientes que corresponden al grupo A, ellos son:
CARIBEX
PESCACIEN
MERCOMAR
FINCA PORTILLA CFGOS
HOSPITAL PROVINCIAL
PESCA CARIBE HABANA
CITRICOS VICTORIA DE GIRON
CARNICO
GRUPO CARIBE
ASTISUR
PESCA CARIBE CFGOS
ECASA
3.2.2 Determinación del promedio de pago por cada cliente A.
Empresa: CARIBEX
Periodo de crédito: 45 días
# de factura | Fecha de facturación | Fecha de cobro | Días |
455 | 23-12-04 | 30-12-04 | 7 |
454 | 23-12-04 | 30-12-04 | 7 |
433 | 11-12-04 | 26-12-04 | 15 |
432 | 11-12-04 | 17-12-04 | 6 |
419 | 30-11-04 | 17-12-04 | 17 |
412 | 28-11-04 | 08-12-04 | 10 |
411 | 28-11-04 | 08-12-04 | 10 |
380 | 28-11-04 | 30-11-04 | 2 |
329 | 30-08-04 | 03-09-04 | 4 |
301 | 31-07-04 | 02-08-04 | 2 |
297 | 30-07-04 | 02-08-04 | 3 |
243 | 11-06-04 | 17-06-04 | 6 |
234 | 31-05-04 | 17-06-04 | 17 |
216 | 23-05-04 | 31-05-04 | 8 |
183 | 30-04-04 | 17-05-04 | 17 |
| 9 |
Esto mismo se hizo con todos los clientes ya mencionados que pertenecen al Grupo A y los resultados obtenidos se resumen en la siguiente tabla:
Tabla resumen
Empresa | Periodo de crédito (días) | Promedio Actual |
CARIBEX | 45 | 9 |
PESCACIEN | 30 | 18 |
MERCOMAR | 30 | 25 |
PESCA CARIBE HABANA | 60 | 56 |
CITRICOS VICTORIA DE GIRON | 30 | 59 |
CARNICO | 30 | 30 |
GRUPO CARIBE | 45 | 146 |
ASTISUR | 60 | 44 |
PESCA CARIBE CFGOS | 30 | 128 |
ECASA | 30 | 28 |
Los clientes (Grupo caribe (6), Cítricos Victoria de Girón (37) y Pesca Caribe Cienfuegos (29)) se consideran poco serios debido a que por lo general pagan sus deudas en un tiempo superior al convenido.
A continuación vamos a analizar que efecto tendría sobre la relación costo-beneficio en la entidad, cancelarles el contracto de crédito a los clientes poco serios. Para ello vamos a basar el análisis en 3 escenarios: el primero, considerando que estos clientes no realizaran ninguna compra, o sea los ventas totales hubieran disminuido en la suma de los cantidades facturados en el ano a estos 3 clientes; el segundo una reducción de las ventas totales en un 50% de la suma de dichos cantidades, y el tercero una reducción del 25 %.
Escenario # 1(reducción de las ventas en un 100%)
1) Calculo de la Utilidad marginal
Actual | Propuesto | ||
Ingresos por Ventas | $11156825,0 | $10434908,77 | (a) |
Menos : Costos | |||
Variables : | 8556870,7 | 8006663,92 | (b) |
Fijos : | 2341952,10 | 2341952,10 | (c) |
Utilidad Neta | $ 258002,20 | $ 86292,75 |
(a) Ventas para el nuevo plan propuesto | ||
$ 11156825 | ||
– 233608,9 | → | Ventas (6) |
– 364013,00 | → | Ventas (37) |
– 124294,33 | → | Ventas (29) |
$ 10434908,77 | ||
Calculo de Costos Variables
(b) Costos Variables Totales | ||
700 → 32664,45 | Grupo Caribe | |
701 → 8264725,23 | 2,08% x 8556870,70 =$177982,91 | |
711 → 170002,52 | Pesca Caribe Cienfuegos | |
710 → 89478,65 | 1,11% x 8556870,70 = 94981,26 | |
$ 8556870,70 | Cítricos Victoria Girón | |
3,24% x 8556870,70 = 277242,61 | ||
$550206,78 |
(c)Costos Fijos Totales | ||
824 | → | $ 68311,40 |
823 | → | 574083,29 |
825 | → | 368404,45 |
819 | → | 243048,96 |
865 | → | 270353,39 |
701 | → | 817750,80 |
TOTAL | $ 2341952,10 |
2 Cálculo de la Inversión Marginal en Cuentas por Cobrar
2.1Cálculo del promedio de cuentas por Cobrar
Mes | Actual | Propuesto | |
Enero | 660860 | – | |
Febrero | 604171 | – | |
Marzo | 1209250 | – | |
Abril | 790150 | – | |
Mayo | 611600 | – | |
Junio | 708913 | – | |
Julio | 824740 | – | |
Agosto | 553128 | – | |
Septiembre | 401037 | – | |
Octubre | 350136 | – | |
Noviembre | 843823 | – | |
Diciembre | 489621 | – | |
8047429 | – | ||
÷ | – | ||
12 meses | – | ||
Promedio Cuenta por cobrar | 670619,08 | – 60159,69 (d) = | $610459,39 |
(d) | ||
$ 233608,90 | → | Ventas (6) |
+ 364013,00 | → | Ventas (37) |
+ 124294,33 | → | Ventas (29) |
$ 721916,23 | ||
÷ | ||
12 meses | ||
$ 60159,69 | ||
2.2 Calcular la Inversión Promedio en Cuentas por Cobrar
Programa Actual | Programa Propuesto |
Rentabilidad = Gastos General Ingresos | Rentabilidad = Gastos General Ingresos |
Programa Actual | Programa Propuesto |
10898822,80 (b)+ (c) 11156825,0 (a) | 10348616,02 (b)+(c) 10434908,77(a) |
= 97,7% | = 99,17% |
Inversión Promedio en Cuentas por Cobrar
Programa Actual | $ 670619,08 x 97,7% = $ 655193,86 |
Programa Propuesto | $ 610459,39 x 99,17% = $ 605392,77 |
(3)Calcular el Costo de la Inversión Marginal en Cuenta por Cobrar
Inversión Promedio (Programa Actual) | $ 655193,86 |
Inversión Promedio (Programa propuesto) | 605392,77 |
Inversión Marginal | $ 49801,28 |
Calculo del costo de invertir adicionalmente en Cuentas por Cobrar
5) Toma de decisión
En este escenario con el programa propuesto la empresa dejaría de ganar por concepto de utilidades $171709,45. El costo de asumir el programa actual es de $4980,13. Por tanto la empresa debe mantener flexibles sus estándares de crédito (programa actual), o sea no debe cancelarles el contracto a estos clientes pocos serios. Fíjese que $ 171709,45 – $ 4980,13 = $ 166729.32. Es mas factible mantener el programa actual. Únicamente con un Rs/I por encima de 344.78 % cambiará la decisión.
Escenario # 2(reducción de las ventas en un 50%)
Escenario # 3(reducción de las ventas en un 25%)
En estos dos escenarios se sigue el mismo procedimiento que en el escenario 1 y arribamos a la siguiente tabla resumen:
Tabla Resumen:
Escenario #1 | Escenario #2 | Escenario #3 | |
Utilidad Marginal | $171709,45 | $85855,43 | $42928,06 |
Costo de la Inversión Marginal | 4980,13 | 2490,33 | 4195,43 |
Diferencia | $ 166729,32 | $ 83365,10 | $ 38732,63 |
Como se observa en la tabla anterior en ninguno de los 3 escenarios es factible asumir el plan propuesto. En los 3 casos las utilidades marginales superan el costo de la inversión marginal.
- Se conformó y aplicó un procedimiento que permite a la entidad analizar que efecto traería sobre la relación costo-beneficio la cancelación del contracto de crédito a clientes fuertes pero pocos serios en sus pagos. Los resultados obtenidos fueron los siguientes:
- Se determino que el 20.28% representa el 91.1% de la inversión en cuentas por cobrar.
- De los clientes de clase A, tres (Pesca Caribe Cienfuegos, Grupo Caribe y Cítricos Victoria de Girón) incumplen por lo general sus compromisos de pago.
- Se determinó que en ninguno de los 3 escenarios analizados la empresa debe cancelar el contracto a estos 3 clientes, puesto que las utilidades marginales siempre fueron superiores al costo de invertir adicionalmente en cuentas por cobrar.
- El procedimiento puede ser aplicado a cualquier empresa del territorio.
- Por último y de manera general la empresa cuenta con algunas técnicas que le permiten una adecuada administración de las cuentas por cobrar con el fin de tomar decisiones al respecto.
- Gitman, Lawrence J.: Fundamentos de Administración/Lawrence J Giman- La Habana: Editorial Científica, 1986 – 211p.
- Dr.Butillo, W. Guerra; Caridad y coautores: Estadística – Guantánamo: Editorial Pueblo y Educación, 1987 –37p.
- Ambrose, C. Edwin: Tesis Administración Financiera de inventarios en la Empresa OLEOHIDRAULICA. Cuba: Universidad de Cienfuegos, Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales, departamento de Contabilidad, julio de 2004 –14 – 15p.
- Wild, J. John: Financial Accounting; Information for Decisions/John J. Wild – Estados Unidos: Irwin McGraw-Hill, 2000 –352p.
- Bernstein, Leopold. Financial Statements Analysis/Leopold A. Bernstein.– Estados Unidos: Irwin-McGraw Hill, 1998. — pp. 7.
- Muñiz, Juan L. Estadística Primera Parte / Juan L. Muñiz – Cuba: Universidad de Habana, Facultad de Matemática Cibernética, 1987.28 – 31p
Los sitios de Internet
La Contabilidad. Tomado de: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/analfinevelyn.htm 23 de Diciembre 2004.
- El Origen de la Contabilidad. Tomado de: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/evfincaptrab.htm, 26 de Noviembre 2004.
- Administración de cuentas por cobrar. Tomado de:
- http://www.gestiopolis.com/dirgp/fin/estados.htm, 26 de Noviembre 2004.
- Administración de Cuentas e inventarios www.monografia.com/trabaj
o11/interdat/interdat, 23 de Enero 2005.
Autor:
Lic. José Yhoslán Lorenzo Martín
Lic. Laura Loretta Charles
Dependencia: Facultad de Ciencias Económicas Empresariales,
Universidad de Cienfuegos "Carlos Rafael Rodríguez".