b). Flexibilidad. Es particularmente importante a la estrategia del sistema porque la organización está interesada (al mayor grado posible) en la implementación a la medida de la empresa para poder aprovechar y crear ventajas competitivas
c). Alcance de la aplicación. En la implementación de un nuevo sistema que pretende ofrecen una solucion ónica que incluya todas las áreas de la compañía, se requiere que la alta administración este 100% involucrada, ya que hay problemas muy comunes que se pueden aparecer [2]
d). Infraestructura tecnológica. Un sistema de ERP esta basado en tecnología avanzada. En la mayoría de las empresas, el movimiento al nuevo sistema requiere remplazar la infraestructura existente. Esta actividad incrementa en un grado considerable el riesgo del proyecto ya que envuelve una importante inyección de capital adicional, habilidades del especialización y en algunos casos la posibilidad de parar el negocio temporamente para la implementación. Por ello esta posibilidad debe ser considerada en el comienzo mismo del proyecto.
e). Cambios en los procesos organizacionales. La implementación del ERP implica un cambio masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la información. Por naturaleza introducir cambios es un proceso políticamente difícil que puede dispara la resistencia de grupos o personas conservadoras, por ello, se deben incluir una vez tomada la decisión de la implementación, una campaña de publicidad para dar a conocer y "promocionar" el sistema a lo largo y ancho de la compañía.
f). Intensidad de la relación con el proveedor del sistema. Lo cual puede variar dependiendo del tamaño del sistema que se esta implementando. Pero de cualquier manera, dada la importancia que tiene para la empresa la exitosa implementación del sistema, la relación con el diseñador del paquete se vuelve muy intensa. El éxito del proyecto es altamente dependiente de que esta sea una buena relación. Otro factor que sale a relucir durante la implementación es el grado de experiencia del proveedor con empresas similares. Tener un alto grado de dependencia con un proveedor de software puede incrementar el riesgo; un factor importante entonces se vuelve que tratemos con una empresa financieramente estable.
g). Involucramiento de los usuarios. Hay estudios que demuestran que el involucramiento de los usuarios finales y los desarrolladores es muy importante [8] además que el grado de habilidades de los usuarios es un factor clave para el éxito del sistema.
4. Costo – beneficio
La implementación exitosa de un sistema de ERP en la empresa no es la etapa final del proceso este sistema de soporte a las decisiones de negocio. [2] El éxito a largo plazo del proyecto descansa en la existosa implementación de un plan de aseguramiento de calidad, o un plan de optimización posterior a la impelmentación.
Para obtener beneficios completos, sinergia operacional y un retorno de inversión óptimo del sistema, la organización debe ver mas alla de la utilización del sistema y enfocarse en mejorar el desempeño. Desempeño incremental es de particular importancia en la economía actual. Optimización es el siguiente paso después de una implementación existosa, midiendo cuidadosamente el retorno de inversión y acelerando la curva de aprendizaje. La optimización trae nuevas ideas que no fueron consideradas durante la implementación del proyecto o etaban fuera del alcance, como expansión del software implementado, hardware para eficientar los procesos existentes, etc.
La optimización debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que se ejecutaron los procesos de la propia implementación. Como regla, debemos seguir una metodología documentada, que tenga detalles del proyecto, asi como fechas compromiso y dueños de las tareas.
Primero deben ser establecidos los objetivos de la optimización. Para ello también se debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado, funcionalidad y el impacto en los procesos actuales del negocio.
El proceso de la optimizacion es una herramienta para mostrar los beneficios del la implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional. Pero al final del dia, el éxito de la implementación del sistema está definido por la habilidad de la empresa de integrar y consolidar la propia funcionalidad del sistema de ERP. Optimizar no es un sinónimo de fracaso del sistema actual, solo se debe ver como parte del proceso de mejora continua.
La decision de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de implementación de un sistema de ERP refleja la disponibilidad de la administración para cambiar la manera tradicional como opera la empresa. Las organizaciones que pueden adoptar y adaptarse a un sistema de ERP integral e implementar exitosamente toda la inversion asociada con el mismo pueden aprovechar aún más las ventajas y colocarse adelante de las demás, creando una ventaja competitiva
El procedimiento de implementación cuenta con 6 etapas las cuales son: definición, entrenamiento, modelación, configuración, puesta en vivo y refinación. En la definición se hacen tareas como análisis de requerimientos y alcance inicial, firma de contrato y estrategia de proyecto. La etapa de entrenamiento incluye la capacitación de líderes de proyecto para la aplicaciones funcionales y técnicas de software. La etapa de modelación análsis de la situación actual de la compañía y la definición de la etapa nueva de trabajo. La configuración se encarga de la instalación del software de acuerdo al modelo de trabajo y realizar pruebas. La puesta en vivo se encarga de la revisión del ambiente final y carga de la información inicial. Por último la refinación se encarga de mejora continua de procesos y entrenamiento periódico a usuarios finales.
Los sistemas de ERP forman parte fundamental de las grandes empresas actuales. Usualmente el mayor problema es que las empresas importantes han ido creciendo con el paso de los anos, han ido adquiriendo companias diversas que menejan pequenos sistemas transaccionales unidos por otro ERP, en muchos casos disenado espcialmente a las necesidades de cada compania o en muchas otras aquirido como un producto comercial.
El primer paso crucial en la implementación de un sistemas de ERP, es el de escojer que es lo que la empresa debe usar, basado en las necesidades de la misma, es decir, podemos caer en el error de querer usar un sistema muy sofisticado para una pequeña empresa que ni siquiera recuperará la inversión; o por otro lado, podemos caer en el error de al no haber dimensionado adecuadamente los sistemas de nuestra compañía, escojer un sistemas que quede corto con nuestra necesidades y que después sea necesario hacer crecer o modificar y en el peor de los casos eliminar de nuestra compañía para implementar uno nuevo.
El nombre del juego se llama costo beneficio. Los sistemas en sí no sirven sin un propósito, y el enterprise resource planning no es la excepción. Si el sistema que queramos implementar no tiene una justificación de un considerable retorno de la inversión, difícilmente sera aceptado por la alta dirección.
Por ello se seleccionó este tema, porque la implementación de los sistemas de ERP es uno de los retos mas interesantes de una compañía; el cual bien manejado e implementado puede significar el total éxito en la misma.
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Hugo Benito Ruiz Anchondo
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