Diario general, pases al mayor y balanza de comprobación

El diario general 

El diario general es uno de los registros de entrada original. Es la puerta de entrada al sistema contable y sirve para registrar las transacciones desdoblados en partida doble, es decir separando las cuentas y valores del débito y las cuentas y valores del crédito; el total del débito necesariamente será igual al total del crédito, para mantener el principio de la partida doble. De esta manera, nos aseguramos que en todos los resultados contables existirá la igualdad entré el débito y el crédito.  

Partes del Diario General 

 Encabezamiento, compuesto del nombre del documento "Diario General", y en la misma altura, hacia la derecha, el número de la página. 

• La fecha, compuesta de dos columnas, sirve para registrar el año, mes y el día. 

• Descripción.-Se registran los nombres de las cuentas y el resumen de la transacción. 

• Referencia.- Sirve para registrar el número o código de la cuenta del mayor general. 

• Débito.-Registra el valor de la parte del débito de cada una de las transacciones. 

• Crédito.- Registra el valor de la parte del crédito de cada una de las transacciones. 

• El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros. 

Guía básica para registrar cuentas en el Diario General

Siempre que se haga un aporte en efectivo se registra:

EFECTIVO EN CAJA

         @

CAPITAL

Cuando se realiza un depósito:

BANCO

       @

EFECTIVO EN CAJA

Cuando se compra algo con cheque:

COMPRA

    @

BANCO

Cuando compramos a crédito se registra:

COMPRA

    @

CUENTAS POR PAGAR

Cuando se vende mercancía al contado se registra:

EFECTIVO————————>se pone arriba por ser de origen deudor

     @

VENTA DE MERCANCIA

Cuando se habla de ventas a crédito se registra:

CUENTAS POR COBRAR

        @

VENTA DE MERCANCIA

Cuando la empresa posee cuentas por cobrar y esta se va pagando por la persona que tiene la deuda se registra:

EFECTIVO EN CAJA Y BANCO————————>porque esto es lo que la empresa recibe (dinero) 

            @

CUENTAS POR COBRAR——————————->porque mientras mas te pagan menos deben (disminuye deuda)

Cuando usted abonó a una deuda se registra:

CUENTAS POR PAGAR———————–>porque disminuye en debito al pagar parte de la deuda

           @

        BANCO

Cuando hablamos de Gastos generales se desglosan todos estos en el auxiliar y luego ponemos el total en debito:

GASTOS GENERALES 

           -Sueldos

           -Publicidad

           -Electricidad

           -Comisiones

          @

        BANCO

El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.

En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el capítulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación.

  Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa delmovimiento en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto.

En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. La representación de éstos se efectuará mediante anotaciones como la que sigue:

Importancia y finalidad

Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas.

El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.

El libro Diario puede ser:

El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el más utilizado) al momento de llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera página irá la Nota del Tribunal.

El Diario Multicolumnar.

Diario Columnar. Importancia.

Esta es otra forma de Libro Diario. Como su nombre lo indica, su contenido incluye una serie de columnas que se destinan a aquellas cuentas que tienen mucho movimiento, las otras cuentas de poco movimiento que pueden afectarse en una determinada transacción, se llevan en una columna especial que denominamos Cuentas Varias.

Este Diario Multicolumnar hace las veces del Diario General y por lo tanto debe ser sellado y registrado antes de utilizarse, generalmente es utilizado por empresas pequeñas, su manejo es sencillo y reduce el trabajo contable.

No existe un modelo único de Diario Multicolumnar, cada empresa lo diseña de acuerdo a sus necesidades.

El manejo del Diario Multicolumnar es sencillo, asentamos la operación cargándole y abonándole a las cuentas respectivas, operación por operación, destinándole una línea para cada operación, si se necesita otras líneas las utilizamos; pero se debe tener cuidado de no dejar espacios en blanco, no borrar, no tachar, etc., si se comete un error u omisión al formular el asiento, lo corregimos con otro asiento, cuando notamos la diferencia (artículos 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38 del Código de Comercio).

Una vez registradas las operaciones de un determinado período generalmente en forma mensual totalizamos las columnas; verificamos el total de los cargos que deben ser igual al total de los abonos y luego se transfieren estos totales al Mayor General.

Ventajas del Diario

El diario cumple tres útiles funciones. En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. Este peligro se rededuce al mínimo con el uso del diario. Aquí, los débitos y créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente esta clase de errores.

En segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para describir la operación con el detalle que se desee.

En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico.

A)   Fecha y línea de independización o separación

B)    Cuentas y Sub cuentas Deudoras y Acreedoras

C)    Cantidad de Cuentas Deudoras y Acreedoras

D)    Glosa, explicación, concepto o detalle.

El Libro Mayor

Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa.

Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.

Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.

Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.

En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes.

Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones.

El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor.

Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:

– Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.

– Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.

– Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.

En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber.

Tipos de Libros Mayor

Se reconoce que hay dos tipos:

   Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general

    Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares.

Importancia y Finalidad.

Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales.

El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad.

Paso del Diario General — Pases al mayor

Balanza de Comprobación

Es un estado contable que se formula periódicamente, por lo general al fin de cada mes, para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los abonos hechos en los libros durante cierto periodo. La "balanza" casi siempre contiene los siguientes datos: a) folios de las cuentas; b) nombres de éstas; c) saldos deudores y acreedores debidamente clasificados; y d) sumas de saldos deudores y acreedores, las cuales deben ser iguales entre sí. Conjunto de datos que arroja el libro mayor antes de que se registren los asientos de liquidación de cuentas de los presupuestos y de resultados de cada uno de los siguientes grupos: erario, administración e inventario. La forma contiene tres grandes divisiones: a) cuentas, números y títulos de las mismas; b) movimientos, subdivisiones y cuentas generales, cada una con dos columnas que corresponden a "debe" y "haber"; y c) saldos, subdivisiones y cuentas generales, cada una con dos columnas correspondientes a "deudores" y "acreedores". En consecuencia, es la lista o extracto de saldos o total de los débitos y de los créditos de las cuentas de un mayor que tiene por objeto determinar la igualdad de cargos y abonos asentados y fijar un resumen básico para los estados financieros.

Autor:

John David Morla Cedeno