Evaluación de los procesos administrativos de la división organización y procedimientos

RESUMEN

La presente investigación tuvo como propósito principal la Evaluación de los Procesos Administrativos de la División Organización y Procedimientos adscrita a la Gerencia Tecnología de Información de CVG Bauxilum. Es un estudio de tipo no experimental y se apoya en una investigación de campo, descriptiva y evaluativa. Las técnicas aplicadas para la recolección de datos se basaron en la observación directa, entrevistas no estructuradas y estructuradas, así como de consulta de diversas fuentes de investigación. Posteriormente se analizó la información recolectada para la evaluación de propuestas y la realización de la Práctica Administrativa para la elaboración, documentación y seguimiento de las Normas y Procedimientos. El resultado de este estudio estableció la adecuación y las mejores pertinentes.

PALABRAS CLAVES: Evaluación, diagnóstico, Practica Administrativa, Normas y Procedimientos.

INTRODUCCIÓN

CVG Bauxilum tiene como principal objetivo la explotación, producción y administración de la materia prima y componentes que intervienen en el proceso de obtención de aluminio primario. Comenzando desde la extracción del mineral de bauxita en la mina Los Pijiguaos, para luego ser transportada a Ciudad Guayana para la obtención de alúmina en grado metalúrgico a través de varios procesos de refinación y posteriormente pasar a reducción para así producir el aluminio primario, con la finalidad de impulsar el crecimiento sustentable de la industria nacional, satisfaciendo la demanda de alúmina y bauxita.

En la actualidad el mundo se encuentra en un entorno globalizado el cual diariamente el avance de la tecnología ha aumentado y trae consigo un constante cambio en los sistemas que forman parte de una organización. Toda organización debe enfrentarse a los cambios entendiendo que éste en lugar de ser una opción es una necesidad inevitable, ya que es producto del crecimiento y desarrollo de la misma.

Dentro del Desarrollo Organizacional se encuentra la etapa del diagnóstico que consiste en someter la organización o empresa a exámenes periódicos para identificar posibles problemas antes de que éstos se tornen graves.

La empresa CVG Bauxilum en búsqueda de la optimización y mejora de su desempeño orienta sus esfuerzos en detectar áreas de mejora, con el fin de mantener la eficiencia en el nivel competitivo. Algunos de los aspectos que mayor importancia refleja, hace referencia al control y seguimiento de los procesos de cada área que forman parte de la Empresa.

Por tal razón la División Organización y Procedimiento adscrita a la Gerencia Tecnología de Información, en búsqueda de estas mejoras requiere de un estudio diagnóstico para determinar las debilidades en sus procesos y las estrategias que deban implementarse para minimizar o eliminar los efectos negativos de los factores externos e internos involucrados en los procesos administrativos.

Para un mejor manejo de la información se realizaron entrevistas no estructuradas al personal que labora en la División Organización y Procedimiento involucrados en los procesos administrativos a estudiar.

La investigación está estructura de la siguiente manera:

· CAPÍTULO I El problema: Donde se explica la problemática existente, planteando los objetivos de la investigación, alcance, justificación e importancia.

· CAPÍTULO II Generalidades de la Empresa: El cual presenta la descripción, proceso y funcionalidad de la empresa, así como del área específica del trabajo.

· CAPÍTULO III Marco Teórico o Referencial: contiene los aspectos teóricos utilizados como herramientas y base del estudio realizado.

· CAPÍTULO IV: Marco Metodológico: se describe la metodología detallando el tipo de investigación, Diseño de la Investigación, Población y Muestra, y las Técnicas e Instrumentos de Recolección de datos.

· CAPÍTULO V: Situación Actual: incluye la descripción de la situación actual evidenciada mediante la observación directa.

· CAPITULO VI: Situación Propuesta: en el cual se describen y presentan los aportes desarrollados por el investigador.

· CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES, BIBLIOGRAFÍAS, APÉNDICES Y ANEXOS

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

En este capítulo se explica el problema el cual será objeto de la investigación, su justificación y los objetivos que fueron trazados para la solución del problema de estudio.

Planteamiento del problema

En el Estado Bolívar se encuentra instalada la empresa C.V.G. Bauxilum C.A, empresa tutelada por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) y adscrita al Ministerio del Poder Popular para Industrias, tiene como principal objetivo transformar el mineral de bauxita en alúmina en grado metalúrgico, principal materia prima para producir el aluminio primario y para ello cuenta con dos operadoras: la operadora de bauxita y la operadora de alúmina.

La importancia de CVG Bauxilum consiste en ser una empresa que contribuya al desarrollo sustentable de la industria nacional del aluminio siendo un punto estratégico en el desarrollo de la economía en el país. Para tal desarrollo toda empresa debe contar con la información necesaria de los procesos que realizan tanto operativo como administrativo para llevar a cabo un desempeño eficiente y eficaz de la misma, esto se logra a través de la Gestión de Procesos.

CVG Bauxilum dentro de su estructura organizativa cuenta con la Gerencia Tecnología de Información, que es responsable de brindar soluciones integrales para la organización y sus procesos, a través de la utilización de la tecnología de información y alineados con la estrategia de la Empresa. Entre algunas de sus funciones se encuentran: garantizar la optimización de los procesos organizacionales así como el diseño de estructuras organizativas y elaboración de instrumentos normativos y procedimentales de la Empresa. Estas dos últimas funciones las desempeñan la División Organización y Procedimientos, la cual tiene como objetivo: "Asegurar el análisis, diseño y documentación de modelos de procesos, organización y procedimientos, utilizando criterios uniformes y metodologías, en concordancia con los lineamientos, estrategias y planes de la empresa, a los fines de mejorar la eficacia de los procesos operativos y administrativos, lograr la consecución de los objetivos de eficacia, eficiencia y calidad y satisfacer los requerimientos de los usuarios".

Actualmente, en relación a los procesos administrativos, la División Organización y Procedimientos presenta problemas que se han mantenido durante varios años sin respuesta de posibles soluciones. Estos problemas tienen que ver con la existencia de factores externos e internos que afectan de manera negativa el desarrollo de las actividades administrativas perjudicando así el cumplimiento de la gestión y la oportunidad de una Mejora continua en los procesos dentro de la División y toda la Empresa.

Una de las consecuencias que se observa es la no culminación de algunos procesos administrativos, específicamente en la aprobación de Organigramas estructurales y Objetivos y funciones (Niveles Gerencias Generales y Gerencias) así como en la aprobación de las Normas y Procedimientos, debido a que según los estatutos de la Empresa, para su aprobación deben ser previamente conformados por Corporación Venezolana de Guayana, esto limita a la División en la aprobación e implantación de Documentos propuestos, previamente solicitados por las unidades usuarias de la organización.

Del mismo modo se presenta otra problemática en cuanto a la inexistencia de manuales, guía e instructivos propios de la División que regulen los procesos que llevan a cabo, trayendo como consecuencia la dificultad a la hora de verificar y monitorear el cumplimiento de cada una de las actividades, funciones y tareas que se realizan, así como también, la falta de un material que sirva como guía para el personal de nuevo ingreso, en donde se establezca el procedimiento a seguir o actividades a desarrollar y se delimiten las responsabilidades del personal y los usuarios que intervienen en el proceso de elaboración del documento solicitado.

Por lo tanto, en la División Organización y Procedimiento se pretende realizar un Diagnóstico a través de un análisis procedimental de las actividades administrativas que se llevan a cabo, ya que la División no cuenta con una documentación propia y que esté normada para realizar las actividades. El no cumplimiento de estos procesos administrativos influye negativamente en el desarrollo de la gestión, el mejoramiento continuo y en el cumplimiento de las normas de calidad de la Gerencia Tecnología de Información.

Además de esto, el análisis procedimental, se realizará con el fin de identificar de manera detallada el origen de los problemas que se presentan y plantear soluciones que se puedan poner en marcha a través de un plan de acción con el objeto de minimizar o eliminar dichos problemas.

Partiendo de la premisa de que todo planteamiento de la investigación es necesario hacerlo concreto, se desarrollaron las siguientes interrogantes:

¿Cuáles son las debilidades que presentan los procesos administrativos de la División Organización y Procedimiento?

¿Qué factores externos e internos afectan de manera negativa el desarrollo de las actividades administrativas?

¿Se ha implementado algún plan de acción para la solución de estos problemas?

Objetivos de la investigación

Objetivo General

Evaluar los procesos administrativos de la División Organización y Procedimientos, adscrita a la Gerencia Tecnología de Información de CVG Bauxilum C.A.

Objetivos Específicos

· Determinar las debilidades que presentan los procesos administrativos establecidos en la División Organización y Procedimientos.

· Plantear alternativas de soluciones óptimas de los problemas que se presentan en los procesos administrativos de la División Organización y Procedimientos.

· Determinar la información necesaria para documentar los procesos administrativos establecidos en la División Organización y Procedimientos.

· Diseñar prácticas administrativas sobre los procesos que se llevan a cabo en la División Organización y Procedimientos.

Justificaciones

Motivado a la mejora de los procesos administrativos en cuanto a la calidad de productos y/o servicios de la División Organización y Procedimientos, se justifica la realización del proyecto de evaluación como medio alternativo para identificar y proponer soluciones a los problemas presentes de manera que se satisfagan las necesidades de la División y la Empresa.

Alcance

Este proyecto se llevó a cabo en la División Organización y Procedimientos adscrita a la Gerencia Tecnología de Información de CVG Bauxilum, abarca desde el conocimiento de las debilidades que presentan los procesos de Análisis y documentación de procesos y Diseños de los modelos organizativos de la Empresa, hasta el análisis y propuestas de soluciones a los problemas presentes así como la elaboración de la práctica administrativa para la elaboración de Normas y Procedimientos.

CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

En este capítulo se da una breve descripción de CVG Bauxilum haciendo mención de: su misión, visión, ubicación, objetivos, funciones, estructura, descripción del área de pasantías, entre otros

Descripción y funcionamiento de la Organización

CVG BAUXILUM, C.A. es una compañía integrada para la producción de alúmina calcinada en grado metalúrgico, que es la materia prima para la obtención del aluminio primario, la cual incluye la extracción de bauxita y su transformación en alúmina. El proceso productivo de CVG BAUXILUM, C.A. se divide en:

· Proceso de explotación de Bauxita.

· Proceso de producción de alúmina Calcinada Grado Metalúrgico.

Proceso de Explotación de Bauxita

El proceso de extracción, almacenamiento, carga y transporte de la bauxita se desarrolla en tres áreas básicas: Mina, Área de homogeneización (Pie de Cerro) y Área de Almacenamiento y Embarque (El Jobal).

El proceso de producción de la bauxita se inicia con la explotación por métodos convencionales de las minas a cielo abierto (Stripping mine), después de removida y apilada la capa vegetal para su posterior reforestación en Los Pijiguaos, con el objeto de obtener la calidad requerida del mineral, para su posterior trituración y traslado al patio de almacenamiento (Pie de Cerro).

Desde allí el mineral es transferido por ferrocarril desde el Área de homogeneización hasta el puerto El Jobal y transportado por el Rio Orinoco hasta Matanzas, empleando trenes de gabarra. (Véase Figura 1).

Figura 1. Flujograma Proceso Explotación de Bauxita. Fuente: Extraído del Sistema de Documentos Internos (SDI) de

CVG Bauxilum C.A.

Proceso de Producción de Alúmina

La Bauxita proveniente de Los Pijiguaos es descargada en el muelle y manejada a través de un sistema de cintas transportadoras al patio de almacenamiento, para ser introducida al proceso productivo (véase Figura 2), que se inicia en el área denominada Lado Rojo, donde se extrae la Alúmina contenida en la Bauxita a través de un proceso de lixiviación.

Posteriormente en el área denominada Lado Blanco, la suspensión saturada de aluminato de sodio es precipitada y filtrada, posteriormente las partículas son calcinadas para obtener el producto final "Alúmina Calcinada Grado Metalúrgico".

Figura 2. Flujograma Proceso Producción de Alúmina. Fuente: Extraído del Sistema de Documentos Internos (SDI) de CVG Bauxilum C.A.

Producto

CVG BAUXILUM, C.A. produce Alúmina Calcinada – Grado Metalúrgico bajo las especificaciones dadas en la Norma COVENIN 2898:92 "Alúmina Calcinada Grado Metalúrgico".

Reseña de la Empresa

CVG BAUXILUM, C.A. es producto de la fusión realizada en el año 1994 entre CVG BAUXIVEN y CVG INTERALÚMINA. La participación accionaria de la compañía lo constituyen 99% de inversión Venezolana, representada por la Corporación Venezolana de Guayana y un 1% de capital extranjero, correspondiente al consorcio Alusuisse Lonza Holding.

CVG BAUXIVEN, se creó en 1979 con la misión de explotar el yacimiento de Los Pijiguaos, siendo sus principales accionistas la Corporación Venezolana de Guayana y CVG Ferrominera del Orinoco. Inició sus operaciones oficialmente en 1983, enviando las primeras gabarras con mineral de Bauxita, a través del río Orinoco, desde el puerto Gumilla de El Jobal hasta el muelle en Matanzas.

CVG INTERALÚMINA, se creó a fines de 1977 con la participación mayoritaria de la Corporación Venezolana de Guayana y el Fondo de Inversiones de Venezuela, asociados con la empresa Suiza Swiss Aluminium. Inició oficialmente sus operaciones el 24 de Abril de 1983. Su capacidad instalada inicial fue de 1 millón t/año y en 1992, mediante la implementación del Plan de Ampliación, fue aumentada su capacidad a 2 millones t/año.

CVG BAUXILUM, C.A. en Los Pijiguaos se encarga de la explotación de los yacimientos del mineral de Bauxita, con una capacidad instalada de 6 millones t/año.; y en la Zona Industrial Matanzas, transforma por medio del Proceso Bayer, la Bauxita en Alúmina Grado Metalúrgico, con una capacidad instalada de 2 millones de t/año.

La Alúmina constituye la principal materia prima para la obtención de aluminio primario, las ventas se dirigen fundamentalmente al mercado nacional, básicamente para proveer a las empresas CVG ALCASA y CVG VENALUM, destinándose el excedente de la producción a clientes menores e internacionales.

Ubicación Geográfica de CVG Bauxilum C.A.

Las Plantas de CVG BAUXILUM, C.A. se encuentran ubicadas en la zona Sur Oriental de Venezuela, específicamente en el Estado Bolívar, adyacentes al río Orinoco (véase Figura 3).

· CVG BAUXILUM, C.A. Los Pijiguaos:

Ubicada en la Serranía de Los Pijiguaos perteneciente al Municipio Cedeño del estado Bolívar, enmarcado entre los ríos Suapure y Parguaza. El personal activo está conformado por aproximadamente 1079 empleados, distribuidos en las áreas administrativas y operativas.

· CVG BAUXILUM, C.A. Matanzas:

Ubicada en la Zona Industrial Matanzas Avenida Fuerzas Armadas, adyacente a CVG VENALUM, en el Municipio Caroní del estado Bolívar. El personal activo está conformado aproximadamente por 1937 empleados, distribuidos en las áreas administrativas y operativas.

Figura 3.Ubicación geográfica CVG BAUXILUM, C.A. (Los Pijiguaos y Matanzas) Fuente: Extraído del Sistema de Documentos Internos (SDI) de CVG Bauxilum C.A.

Organigrama de la Empresa

CVG BAUXILUM, C.A. ha establecido una estructura organizativa, definida a través de un conjunto de documentos, los cuales constituyen una síntesis descriptiva de las responsabilidades y funciones asignadas a cada una de las unidades que conforman la estructura de la empresa. Dichos documentos se presentan por unidad organizativa y están disponibles en medio electrónico, a través del Sistema de Documentos Internos (SDI). (Véase Figura 4).

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