Instructivo para Word (página 2)

7. Guardar

Guardar un documento nuevo que no tiene nombre

1. Haga clic en Guardar.

   Para guardar el documento en una nueva carpeta, haga clic en Crear nueva carpeta.

2. Para guardar el documento en una carpeta distinta, haga clic en una unidad distinta del cuadro Guardar en o doble clic en una carpeta distinta de la lista de carpetas.

   Puede utilizar nombres de archivo largos y descriptivos si lo desea.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el documento.
4. Haga clic en Guardar.

Nota Si desea un acceso rápido a este documento, puede guardarlo en la carpeta Favoritos. Para mostrar la carpeta Favoritos en el cuadro Guardar en, haga clic en Buscar en Favoritos.

Sugerencia Para facilitar la identificación y búsqueda de un documento en el futuro, haga clic en el comando Propiedades del menú Archivo. En la ficha Resumen, escriba información como el título del documento, el asunto, el autor, las palabras clave y el comentario. De esta forma, podrá buscar el documento según propiedades de archivo específicas como el autor, el asunto o el título.

Guardar un documento existente

1. Haga clic en Guardar.

Guardar todos los documentos abiertos a la vez

1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en el comando Guardar Todo del menú Archivo.

Word guardará simultáneamente todos los documentos y plantillas que estén abiertos. Si algún documento abierto no se ha guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para que pueda asignarle un nombre.

Guardar una copia del documento

1. Abra el documento del que desee crear una copia.
2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nuevo nombre para el documento.

4. Haga clic en Guardar.

Sugerencia Para guardar la copia en una carpeta distinta, haga clic en otra unidad del cuadro Guardar en o haga clic en un nombre distinto de la lista de carpetas, o ambas cosas. Para guardar la copia en una nueva carpeta, haga clic en Crear nueva carpeta.

Guardar un documento para utilizarlo en otro programa

1. Abra el documento que desee guardar para utilizarlo en otro programa.
2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nuevo nombre para el documento.
4. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en un formato de archivo que sea compatible con el otro programa.
5. Haga clic en Guardar.

Guardar un documento con una extensión de nombre de archivo diferente

1. Abra el documento que desee guardar con una extensión de nombre de archivo diferente.
2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nuevo nombre para el documento y una nueva extensión. Escriba el nombre del archivo entre comillas; por ejemplo, "Presupuesto.abc"

4. Haga clic en Guardar.

Nota Cuando se guarda un documento con una extensión diferente, sólo cambia la extensión visible, el formato del archivo no cambia.

Guardar una copia de seguridad del documento

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
2. Haga clic en Opciones.
3. Active la casilla de verificación Crear siempre copia de seguridad.
4. Haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Guardar.

Nota Permite recuperar la versión anterior de un documento tras un corte de energía o un problema similar. Antes de que ocurra el problema ya deberá haber guardado el documento más de una vez.

Activar o desactivar la opción para guardar en segundo plano

Para seguir trabajando en Word mientras se guarda un documento, active la opción de guardar en segundo plano. Tenga en cuenta que esta opción utiliza memoria adicional del sistema; si necesita conservar los recursos del sistema, debe desactivar esta opción.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Guardar.
2. Active o desactive la casilla de verificación Permitir guardar en segundo plano.

Notas

• Cuando Word guarda un documento en segundo plano, aparece un icono de disco parpadeante en la barra de estado.
• Si Word no puede guardar un documento en segundo plano, por ejemplo cuando no hay suficiente espacio en el disco o cuando se guarda en un disco, Word guarda entonces el documento en primer plano.

8. Abrir

Abrir archivos examinados recientemente

• Para realizar este procedimiento, es necesario utilizar la barra de herramientas Web. En el menú Ver, señale Barras de herramientas y haga clic en Web. Para abrir el documento anterior de la lista de historial, haga clic en el comando Hacia atrás de la barra de herramientas Web.

Para abrir el siguiente documento de la lista de historial, haga clic en Hacia delante en la barra de herramientas Web.

Notas

• La lista de historial contiene nombres de páginas Web y archivos que haya visto mediante un seguimiento de hipervínculos en los programas de Office y en los exploradores de Web.
• Para abrir un archivo que haya guardado recientemente en Word, haga clic en el nombre del archivo que se encuentra en la parte inferior del menú Archivo. Para determinar si esta lista se mostrará y el número de archivos que debe incluir, active la casilla de verificación Archivos usados recientemente de la ficha General del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).

Abrir un documento como copia

2. Haga clic en Abrir.

3. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contenga el documento.
4. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que abra la carpeta que contenga el documento que desea.
5. Haga clic en el documento del que desee abrir una copia.

5. Haga clic en Comandos y configuración y, a continuación, en Abrir como copia.

Nota Al abrir un documento como copia, se crea una nueva copia del documento en la carpeta que contiene el documento original.

Abrir un documento como sólo lectura

2. Haga clic en Abrir.
3. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contenga el documento.
4. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que abra la carpeta que contenga el documento que desea.
5. Haga clic en el documento del que desee abrir una copia.
6. Haga clic en Comandos y configuración y, a continuación, en Abrir como de sólo lectura.

Sugerencia Para guardar los cambios de un archivo de sólo lectura, utilice el comando Guardar como, en el menú Archivo, para guardarlo con un nuevo nombre.

Criterios de vista

2. Haga clic en Abrir.
3. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contenga el documento.

Criterios de búsqueda

2. Haga clic en Abrir.

3. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contenga el documento.
4. Seleccione los criterios de búsqueda:

Nombre de archivo.

Sugerencia Para volver a utilizar una entrada reciente, haga clic en el nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo.

Tipo de Archivo.

Haga clic en el tipo de archivo que desea abrir.

Texto o propiedad.

Escriba el nombre del texto que desee buscar. Para buscar frases, escriba el texto entre comillas.

Ultima modificación.

Haga clic en el período de tiempo en que se modificaron por última vez los archivos que desea buscar.

Buscar ahora.

Muestra los archivos que coinciden con los criterios de selección especificados a la izquierda. Durante la búsqueda, el nombre del botón cambia a Detener. Para cancelar la búsqueda, haga clic en Detener.

Nueva búsqueda.

Borra los criterios de búsqueda especificados.

9. Formato

Diseño de pagina

Establecer márgenes

1. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
2. Haga clic en la ficha Márgenes.
3. Seleccione en los recuadros respectivos los márgenes derecho, izquierdo, superior e inferior.
4. Haga clic en la parte del documento a la que desee aplicar los valores actuales en el recuadro Aplicar a.
5. Haga clic en Aceptar para aplicar y guardar cualquier cambio que se haya realizado.

Establecer papel

1. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
2. Haga clic en la ficha Tamaño del papel.
3. Seleccione en los recuadros respectivos el tamaño y orientación del papel.
4. Haga clic en la parte del documento a la que desee aplicar los valores actuales en el recuadro Aplicar a.
5. Haga clic en Aceptar para aplicar y guardar cualquier cambio que se haya realizado.

Formato de caracteres

Cambiar la fuente del texto o de los números

1. Seleccione el texto que desee cambiar.
2. En la barra de herramientas Formato, haga clic en un nombre de fuente en el cuadro Fuente.

Cambiar el tamaño del texto o de los números

1. Seleccione el texto que desee cambiar.

2. En la barra de herramientas Formato, haga clic en un tamaño en puntos en el cuadro Tamaño de fuente.

Subrayar el texto o los números

1. Seleccione el texto que desee subrayar.

2. Haga clic en Subrayado.

Aplicar formato de negrita al texto o a los números

1. Seleccione el texto que desee escribir en negrita.
2. Haga clic en Negrita.

Aplicar formato de cursiva al texto o a los números

1. Seleccione el texto que desee escribir en cursiva.

2. Haga clic en Cursiva.

Aplicar formato de relieve, grabado, contorno o sombra

1. Seleccione el texto al que desee dar formato.
2. En el menú Formato, haga clic en Fuente y, a continuación, en la ficha Fuente.
3. En Efectos, seleccione las opciones deseadas.
4. Haga clic en Aceptar para aplicar y guardar cualquier cambio que se haya realizado.

Cambiar el color del texto y de los números

1. Seleccione el texto cuyo color desee modificar.
2. Para aplicar el último color que haya aplicado al texto, haga clic en Color de fuente.

Nota Para aplicar un color distinto, haga clic en la flecha que se encuentra a la derecha del botón Color de fuente, seleccione el color que desee y haga clic en el botón.

Importante Antes de iniciar algún documento es importante definir el tamaño y tipo de letra con el que se va a trabajar.

Formato De Parrafos

Alinear texto al margen izquierdo

1. Seleccione el texto que desee alinear a la izquierda.
2. Haga clic en Alinear a la izquierda.

Centrar texto

1. Seleccione el texto que desee centrar
2. Haga clic en Centrar.

Alinear texto al margen derecho

1. Seleccione el texto que desee alinear al margen derecho.

2. Haga clic en Alinear a la derecha.

Justificar el texto

1. Seleccione el texto que desee justificar.
2. Haga clic en Justificar.

Justificar la última línea de un párrafo

Para justificar una línea de texto corta situada al final de un párrafo que está justificado, presione MAYÚS+ENTRAR para terminar la línea.

Cambiar el interlineado

1. Seleccione los párrafos en los que desee cambiar el interlineado.
2. En el menú Formato, haga clic en Párrafo y, a continuación, en la ficha Sangría y espacio.
3. En Espacio, seleccione las opciones deseadas.

Ajustar el espaciado entre párrafos

1. Seleccione los párrafos cuyo espaciado desee cambiar.
2. En el menú Formato, haga clic en Párrafo y, a continuación, en la ficha Sangría y espacio.
3. Para agregar espacio antes o después de cada párrafo, escriba el espaciado que desee en los cuadros Anterior y Posterior en Espacio.

• Para cambiar el espaciado entre líneas, seleccione el tipo de espaciado que desee en el cuadro Interlineado.

Nota Si selecciona Exacto o Mínimo, escriba el espacio que desee en cada línea en el cuadro En. Si selecciona Múltiple, escriba el número de líneas en el cuadro En. Para obtener más información acerca del espaciado de líneas, haga clic

Establecer las sangrías izquierda y derecha utilizando la regla

1. Seleccione los párrafos que desee desplazar o aplicar una sangría en relación al margen izquierdo o derecho.
2. Si no ve la regla, coloque el puntero en la parte superior de la ventana del documento para mostrarla, o bien haga clic en Regla, en el menú Ver.
3. Para cambiar la sangría izquierda de la primera línea de texto, arrastre el marcador de sangría de primera línea en la parte superior de la regla.

• Para cambiar la sangría izquierda de la segunda línea de texto, arrastre el marcador de sangría izquierda.
• Para cambiar la sangría izquierda de todas las líneas de texto de un párrafo, arrastre el cuadro situado debajo del marcador de sangría izquierda.
• Para cambiar la sangría derecha de todas las líneas de texto, arrastre el marcador de sangría derecha.

Nota Puede establecer medidas precisas para las sangrías de párrafo utilizando el comando Párrafo del menú Formato.

Control de líneas viudas y huérfanas

1. Seleccione los párrafos en los que desee controlar las líneas viudas y huérfanas.
2. En el menú Formato, haga clic en Párrafo y, a continuación, en la ficha Líneas y saltos de página.
3. Active la casilla de verificación Control de viudas y huérfanas.

Nota Una línea viuda es la última línea de un párrafo que queda impresa sola al principio de una página. Una línea huérfana es la primera línea de un párrafo que queda impresa sola al final de una página. El valor predeterminado de Word impide que queden líneas viudas y huérfanas.

10. Tabulaciones

Establecer tabulaciones

1. Seleccione los párrafos en los que desee establecer tabulaciones.
2. Haga clic en el cuadro en el extremo izquierdo de la regla horizontal hasta que aparezca el tipo de tabulación que desee:
3. Haga clic en la posición de la regla horizontal donde desee establecer una tabulación.

Nota Si desea establecer medidas precisas para las tabulaciones, haga clic en Tabulaciones en el menú Formato.

Borrar o mover tabulaciones

1. Seleccione los párrafos en los que desee borrar o mover una tabulación.
2. Para borrar una tabulación, arrastre el marcador de tabulación fuera de la regla horizontal.

Para mover una tabulación, arrastre la marca de tabulación hacia la derecha o hacia la izquierda en la regla horizontal.

Establecer tabulaciones con caracteres de relleno

1. Seleccione los párrafos en los que desee insertar caracteres de relleno antes de una tabulación.
2. En el menú Formato, haga clic en Tabulaciones.
3. En el cuadro Posición, escriba la posición que desee para una tabulación nueva o seleccione una tabulación existente a la que desee agregar caracteres de relleno.
4. En Alineación, seleccione la alineación que desee para el texto escrito en esa tabulación.

En Relleno, haga clic en la opción de relleno que desee y, a continuación, haga clic en Fijar.

11. Viñetas y numeros

Agregar viñetas o números

1. Seleccione los elementos a los que desee agregar viñetas o números.

2. Para agregar viñetas, haga clic en Viñetas.

Para agregar números, haga clic en Números.

Notas

• Para crear una lista con viñetas o números automáticamente mientras escribe, escriba 1. o * seguido por un espacio o una tabulación y el texto que desee. Cuando presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista, Word insertará automáticamente el siguiente número o viñeta. Para terminar la lista, presione ENTRAR dos veces. También puede terminar la lista presionando RETROCESO para borrar el último número de la lista.
• Para cambiar el formato de viñetas o de números o el espacio entre la viñeta o el número y el texto, seleccione los elementos y, a continuación, haga clic en Numeración y viñetas en el menú Formato. Haga clic en la ficha Viñetas o Números y, después, haga clic en el formato. Para ajustar el espaciado, haga clic en Personalizar y, a continuación, cambie la distancia entre la posición de la viñeta o el número y la posición del texto. Word aplicará los cambios realizados la próxima vez que haga clic en Viñetas o Números.

Quitar la numeración o las viñetas

1. Seleccione los elementos cuya numeración o viñetas desee eliminar.
2. Para eliminar viñetas, haga clic en Viñetas.

Para eliminar números, haga clic en Números.

Sugerencia Para eliminar un solo número o viñeta, haga clic entre el número o la viñeta y el texto correspondiente y presione la tecla RETROCESO. Para eliminar la sangría, presione RETROCESO de nuevo.

Interrumpir una lista numerada o con viñetas

1. Seleccione los elementos de los que desee quitar las viñetas o los números.
2. Haga clic en Viñetas o Números.

Word ajusta automáticamente la secuencia de números de una lista numerada.

12. Tablas

Crear tablas

Las tablas se componen de filas y columnas de celdas que se pueden rellenar con texto y gráficos.

Para crear una tabla en blanco sencilla, haga clic en Insertar tabla y arrastre para seleccionar el número de filas y columnas que desee.

Convertir texto en una tabla

Para convertir texto en una tabla, selecciónelo y haga clic en Convertir texto en tabla del menú Tabla.

Cambiar una tabla

Para cambiar una tabla, utilice las herramientas de tabla de la barra de herramientas Tablas y bordes. Para ver la barra de herramientas, haga clic en Tablas y bordes de la barra de herramientas Estándar.

13. Imprimir

Ver Un Documento Antes De Imprimirlo

Obtener una vista previa del documento antes de imprimirlo

Para ver el aspecto que tendrán las páginas una vez impresas, haga clic en Vista preliminar

Hacer que el documento que aparece en pantalla coincida con el documento impreso

Para comprobar cómo se situarán los objetos, como por ejemplo títulos, pies de página u objetos de dibujo en la página impresa, cambie a la vista Diseño de página. Para comprobar el aspecto de cada página una vez impresa, utilice la Vista preliminar.

La presentación en pantalla se ajustará lo más posible a la presentación impresa si se establece el valor de 100 por ciento en el cuadro de diálogo Zoom del menú Ver.

Si utiliza fuentes TrueType, Word emplea la misma fuente para mostrar el texto en pantalla y para imprimir. Las fuentes de pantalla proporcionan una aproximación muy exacta a los caracteres impresos. Los nombres de fuentes TrueType van precedidos de en el cuadro Fuente de la barra de herramientas Formato y en el cuadro de diálogo Fuentes (menú Formato). Las fuentes TrueType se instalan automáticamente en el sistema al instalar Windows.

Modificar un documento en la Vista preliminar

1. En Vista preliminar, presente la página que desee modificar.
2. Haga clic en el texto del área que desee modificar. Word ampliará el área.
3. Haga clic en Aumentar. Cuando la forma del puntero cambie de una lupa a un cursor en I, realice los cambios que desee en el documento.
4. Para volver a la vista inicial, haga clic en Aumentar y después haga clic en el documento.

Para salir de la Vista preliminar y volver a la vista anterior del documento, haga clic en Cerrar.

Evitar que un documento se extienda a una página impresa adicional

Si en la última página de un documento corto sólo aparece una pequeña cantidad de texto, puede reducir el número de páginas haciendo clic en Reducir hasta ajustar en la Vista preliminar. Esta característica funciona mejor con documentos que contienen pocas páginas, como cartas o memorandos. Para poder reducir el documento, Word disminuye el tamaño de las fuentes utilizadas.

Nota Puede deshacer una operación de este tipo haciendo clic en Deshacer Reducir hasta ajustar, en el menú Edición. No obstante, una vez guardado y cerrado el documento, no habrá forma inmediata de restaurar el tamaño original de la fuente.

Imprimir El Documento

Imprimir un documento completo

Haga clic en el botón , Imprimir.

Imprimir un intervalo de páginas

1. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
2. En Páginas, especifique la parte del documento que desee imprimir.

Por ejemplo, para imprimir las páginas 2, 4, 5, 6 y 8, escriba 2,4-6,8

Imprimir más de una copia a la vez

1. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
2. En el cuadro Número de copias, escriba el número de copias que desee imprimir.

Nota Para imprimir una copia completa del documento antes de que se imprima la primera página de la siguiente copia, active la casilla de verificación Intercalar. Si prefiere imprimir todas las copias de la primera página y, a continuación, todas las copias de las páginas subsiguientes, desactive la casilla de verificación.

Imprimir sólo páginas pares o impares

1. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
2. En el cuadro Imprimir sólo, haga clic en Páginas impares o en Páginas pares.

Imprimir en orden inverso

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Imprimir.
2. En Opciones de impresión, active la casilla de verificación Orden inverso.

Word imprime el documento en orden inverso, empezando por la última página. No seleccione esta opción si va a imprimir un sobre.

Autor:

José Hernandez