Workflow o Flujos de Trabajo

Automatización de procedimientos.

Actualmente la Administración está mostrando cada vez más interés en ser eficaz y eficiente en el desempeño de todos sus amplios y diversos cometidos.

En este sentido, juega un papel fundamental los avances informáticos en la gestión de los procesos administrativos, tanto para agilizar la tramitación, como para obtener datos que debidamente interpretados nos puedan ser útiles para extraer conclusiones sobre la calidad de los servicios prestados, volumen de trabajo de las unidades o cumplimiento de objetivos.

Automatización de procedimientos es la gestión de las tareas administrativas mediante la asistencia del computador, mediante una sucesión de pasos ordenados y estructurados que deben cumplir reglas, que culminan en la decisión administrativa.

Requisitos.

No debe obligar un desarrollo individualizado, sino tan solo la aplicación de reglas y métodos generales preestablecidos. La multiplicidad y variedad de los procesos haría necesario aplicar gran cantidad de recursos humanos y económicos, además de tiempo para analizarlos y describirlos individualmente, con lo cual el periodo transcurrido en adoptar la solución haría que no fuera válida cuando se consigue terminar el proceso de automatización.

La solución informática a los problemas de almacenamiento de datos o gestión de las comunicaciones deben ser consideradas distintas de la gestión de procedimientos.

Debe ser una automatización de la gestión de los procedimientos, de manera que exista una implantación del propio proceso mediante un sistema Workflow.

La actividad del trabajador debe consistir en adoptar decisiones en cuanto al contenido material del formulario y sobre el camino a seguir en la tramitación.

La automatización debe llevar aparejado un esfuerzo de formación del trabajador en nuevas tecnologías.

Objetivos.

1.2.1 Agilización de la Administración. Mediante una herramienta ofimática predefinida y flexible al mismo tiempo, se eliminan dudas de tramitación en el gestor y se ayuda a la necesaria interpretación de las normas.

1.2.2 Eficacia en la prestación de servicios. La automatización lleva aparejada una mayor celeridad en la resolución y además conlleva obligatoriamente una racionalización de los procedimientos, con supresión de trámites superfluos o reiterativos.

1.2.3 Mejora del rendimiento. Con la finalidad de evitar al principio nuevas culturas de trabajo que puedan ralentizar el proceso, se ha de empezar por proyectos de no excesiva envergadura que permitan una asunción asequible por el trabajador.

Introducción a Workflow

Workflow se relaciona con la automatización de los procedimientos donde los documentos, la información o tareas son pasadas entre los participantes del sistema de acuerdo a un conjunto de reglas previamente establecidas.

Es un conjunto de métodos y tecnologías que nos ofrece las facilidades de modelar y gestionar los diversos procesos que ocurren dentro de la empresa. Las cuales apuntan a poder reaccionar tan rápido como sea posible.

Orígenes y Evolución

El Workflow se origina debido a que los seres humanos no somos eficientes en actividades como: buscar un documento entre cientos, tener presentes los vencimientos de las tareas que se tiene que realizar dentro de ciertos plazos; así como también el asegurarse de que el trabajo terminado pase de un lugar a otro respetando la secuencia definida.

El Workflow ha pasado por varias etapas, al principio lo hacían de manera manual donde se le hacia difícil determinar el estado de las tareas y el hecho de determinar el proceso a seguir. Se manejaban grandes cantidades de documentos en forma manual. Generando la necesidad de un mayor control y coordinación de la información. Esto se soluciono con la creación de los sistemas de información donde se podía manejar y administrar toda la información. Pero se necesitaba aun mejor el flujo de la información, incrementar la eficiencia, optimizar la productividad, acortar los tiempos de procesos, tener un mejor control sobre estos, reducir los costos y mejorar la gestión. Debido al incremento de la competitividad y de la exigencia de mejores productos.

Porque usar Workflow

4.1 Económicamente. Debido a la globalización de los mercados, el ambiente competitivo de negocios actual necesita la automatización de todas las actividades y procesos de trabajo.

4.2 Tecnológicamente. La aparición de nuevos ambientes computacionales capaces de integrar varias aplicaciones.

Las exigencias del mercado y la presión de la competencia obligan a las organizaciones a ser más eficaces y eficientes en todas las áreas de servicio al cliente, producción, servicios internos y control; con el fin de afrontar los cambios citados, las empresas están adoptando nuevos modelos de organización social que les permiten ser más cooperativas, flexibles y basadas en el trabajo en equipo. Para lograrlo, la empresa actual tiende a invertir en nuevas herramientas tecnológicas y sistemas que permiten dar con la información necesaria, con calidad, precisión y rapidez.

Ventajas de usar Workflow