Curso de Excel (página 2)

3.1.2 Dar formato a los contenidos de la celda.

El formato o aspecto de los contenidos de la celda pueden ser modificados a partir de un único cuadro de dialogo. Tras seleccionar las celdas a las que aplicaremos el formato y elegir menú formato-celdas, podremos modificar el tipo y tamaño de la letra, la alineación, los bordes y sombreados, etc.

Formato número

Numero es la primera de las pestañas con que cuenta el cuadro de dialogo de formato de celdas

Desde aquí podremos elegir una de las categorías disponibles para celdas cuyo contenido esta formado por números. Las categorías mas utilizadas son:

General. Esta categoría se utiliza para aquellas celdas que contienen números que no precisan de ningún formato específico. El contenido se visualiza exactamente de la forma en que fue introducido.

Número. Al hacer click en esta categoría se despliegan a la derecha una serie de opciones. Puedes elegir el número de decimales que se aceptaran.

Moneda. Se utiliza para las celdas que van a contener valores de moneda. Se puede elegir el símbolo de la moneda y el número de decimales permitido.

Fecha. Se utiliza para aquellas celdas que van a contener valores de fecha. Existen varios formatos para elegir: 10-01-02; 10-mar; 10-mar-01; 10-01, etc.

Las restantes se utilizaran de acuerdo a nuestras necesidades.

Alineación y fuente.

Las dos siguientes pestañas del cuadro de dialogo formato de celdas, son Alineación y fuente. En la primera se puede asignar una alineación de forma que el contenido quede orientado de una forma determinada. En la segunda podemos elegir la fuente, su tamaño, estilo y color.

Bordes y tramas

La primer pestaña nos permitirá crear las líneas de los contornos de las celdas. Por su parte, la seguida permitirá dar un fondo de color a las celdas.

3.2 Hojas de cálculo en un libro de trabajo.

Cuando se ejecuta Excel, se abre un nuevo libro de trabajo que por defecto tiene tres hojas de cálculo, están separadas por pestañas y se pueden visualizar arriba de la barra propiedades. Excel en todo momento para cada libro de trabajo tiene una hoja de cálculo activa, aquella cuya pestaña aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla.

Por defecto, la hoja activa es la primera. Puede activarse una hoja u otra con solo dar un click a la pestaña correspondiente. También pueden mantenerse activas varias hojas de calculo al mismo tiempo, pulsando la tecla ctrl al mismo tiempo que se le da un clic sobre las pestañas de otras hojas, cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen también en las demás hojas activas, en las posiciones correspondientes.

Es posible cambiar el nombre a cada una de las hojas de calculo y también el orden.

3.3 Selección y activación de celdas.

En la hoja de calculo hay en todo momento una celda activa. La celda activa se distingue claramente de las demás, pues aparece enmarcada, esta celda activa es la única que esta preparada para recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado. Su contenido aparece en la barra de referencia o de formulas.

Al seleccionar varias celdas, le estamos indicando a Excel que queremos introducir datos en ellas, por ejemplo seleccionemos de A1 a la celda B3, introduzcamos texto y veremos que este se encuentra en la celda A1, pulsamos enter y nos manda a la celda A2, pulsamos dos enter mas y nos envía a la celda B1.

Para seleccionar toda la hoja de calculo basta con dar un clic en la esquina superior izquierda de la hoja como se muestra a continuación:

Para seleccionar una determinada fila o columna, bastara con hacer clic una vez sobre la etiqueta, que es el numero o la letra correspondiente a la fila o a la columna.

Para seleccionar celdas continuas damos click en la primer celda deseada y posteriormente pulsamos Mayús., sin soltar damos click en la ultima celda deseada. Y para las celdas no continuas hacemos la misma operación pero en vez de Mayús. pulsamos Cntrl, y vamos seleccionando las celdas deseadas.

3.4 Mover o copiar celdas.

Para mover o copiar el contenido de una celda o una selección de celdas a otra parte de la hoja de cálculo hacemos lo siguiente:

1. Seleccionamos la celda o las celdas que queremos copiar o mover.
2. Pulsamos Ctrl + c ó menú edición copiar y nos ubicamos en la celda en la que queremos pegar la información.
3. Pulsamos Ctrl + v, menú edición pegar ó simplemente damos un enter.

Para seguir con una secuencia en las celdas por ejemplo: números 1, 2, 3, 4, tiene que haber al menos dos celdas seguidas que contengan 1, 2, seleccionamos estas dos celdas y posicionamos el Mouse en la parte inferior derecha de la celda y arrastramos, vemos como sigue la secuencia del 1 hasta la selección.

Lo mismo podemos hacer con los meses, para esto debemos tener solamente una celda que contenga el nombre de cualquier mes, aplicamos la misma operación antes mencionada y vemos el resultado.

3.5 Referencias y nombres.

Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de cálculo para realizar determinados cálculos.

Una celda se referencia de la siguiente manera: la celda A21 es la que se encuentra en la intersección de la fila 21 con la columna A. Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), por ejemplo las celdas A1, A2, A3 se escribiría de la siguiente manera al momento de introducir una formula (a1:a3).

También existen las referencias múltiples y consisten en referencias sencillas separadas por el carácter punto y coma (;), por ejemplo (B2:D3; C5:D6).

Para hacer referencia de una celda a otra hoja de calculo, introducimos el nombre de la hoja antes de la referencia de las celdas, y separándolos por el signo de admiración (!), por ejemplo (hoja1!b5:c6), esto lo analizaremos mas adelante en la introducción de formulas.

3.5.1 Referencias absolutas y relativas.

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las formulas. Esto significa que las referencias usadas cambiaran de modo acorde tras copiar o arrastrar la formula de una celda a otra. Con mucha frecuencia este es el comportamiento deseado.

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia o mueve la formula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar las referencias absolutas. Las referencias relativas se convierten en referencias absolutas introduciendo el carácter dollar ($) antes de la letra de la columna y/o el numero de fila, por ejemplo $a$5.

3.6 Tipos de datos.

En una hoja de calculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son:

• Valores constantes, es decir, un datos que se introduce directamente en una celda. Puede ser un numero, una fecha u hora, o un texto.
• Fórmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de calculo como *, +, -, /, etc. En una formula se pueden mezclar constantes, caracteres de operaciones, funciones, etc.

Los diferentes tipos de datos mas importantes que maneja Excel son:

• Números
• Fecha u hora
• Texto
• Formulas
• Funciones

3.7 Fórmulas y funciones.

Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de calculo y por tanto de Excel. Mediante formulas, se llevan a cabo todas las operaciones que se nesecitan en una hoja de calculo. Las formulas se pueden utilizar para múltiples usos antes mencionados.

Las funciones permiten hacer mas fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de calculo, en comparación con la tarea de escribir una formula. Por ejemplo, se puede crear la formula = (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función PROMEDIO (A1:A8), las funciones nos simplifica todo nuestro trabajo y ocupan menos espacio al momento de realizar las formulas.

3.8 Introducción a fórmulas.

La introducción de una formula en Excel se puede hacer tanto en la barra de referencias o de formulas como en la propia celda. La formula debe empezar con un signo igual (=). A continuación, la formula se ira construyendo paso a paso utilizando los valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Un ejemplo de una formula en Excel: =a1+a2.

Los distintos tipos de operadores que se le pueden ingresar a una formula son:

• Aritméticos: +, -, *, /, %, ^.
• Relacionales: <, >, =, <=, >=, <>.

Elevar un numero a una potencia es simplemente multiplicar al numero por si mismo. De forma que si el valor de la celda g4 es 8, entonces g4^4 SIGNIFICA 8*8*8*8 = 4096, esto es, 4 veces 8 multiplicado por si mismo.

Un punto muy importante en el manejo de números en Excel, es cuando hacemos operaciones con porcentajes. La forma porcentual de un numero mueve al punto decimal del mismo. Es así que 125% es lo mismo que el numero 1.25 y 50% es lo mismo que .5 ó .50 ó .5000.

Cuando hay varias operaciones involucradas, se tendrá que saber en que orden ejecutarlas. Cuando una formula utiliza mas de una operación, estas deben ejecutarse en el orden correcto. Por ejemplo, en =3+5/8 se debe dividir primero y después sumarle 3, que da el resultado de 3.625. Esto no es lo mismo que = (3+5)/8 para lo cual se suma primero por los paréntesis y después se divide, con un resultado igual a 1. Esto es pues, las reglas que existen en las formulas matemáticas.

• Ejemplos de fórmulas

=b3*c14 Multiplicar el valor de la celda b3 por el de c14.

=b12-b3 Restar el valor de la celda b3 al valor de la d12.

=b3^3 Elevar el valor b3 a la potencia de 3. Es lo mismo que b3*b3*b3.

= (a10+b5)/c4 Suma de a10 y b5 y a continuación dividir por c4.

3.9 Introducción a funciones.

Una función es una formula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si esta no se respeta Excel nos mostrara un mensaje de error.

1. Si la función va al comienzo de una formula debe empezar por el signo =.
2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se deben dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
3. Los argumentos pueden ser valores constantes (numero o texto), formulas o funciones.
4. Los argumentos deben separarse siempre por ";" ó ",".

Ejemplo:

=SUMA (A1:B3), Esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3.

=SI (A1>A2,"CORRECTO","INCORRECTO").

Profundizando mas con lo ya visto, una función es una formula predefinida por Excel que opera sobre uno o mas valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda introducida.

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_funcion(argumento1,argumento2,…,argumentoN).

3.9.1 Funciones Matemáticas básicas.

• Función SUMA. Suma todos los números de un rango.

=SUMA(rango) ó =suma(n1+n2+n), ejemplo:

• Función PRODUCTO. Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.

=PRODUCTO(Numero1,numero2,…), ejemplo:

• Función REDONDEAR. Redondea un numero al numero de decimales especificados.

=REDONDEAR(numero, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR(A1,1), si A1 = 1.125, el resultado es 1.1.

=REDONDEAR(A1,2), el resultado es 1.12.

• Función REDONDEAR.MAS. Redondea un numero hacia arriba, en dirección contraria a cero.

=REDONDEAR.MAS(numero, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR.MAS(A1,0), si A1 = 1.125, el resultado es 2.

• Función REDONDEAR.MENOS. Redondea un numero hacia abajo, en dirección hacia cero.

=REDONDEAR.MENOS(numero, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR.MENOS(A1,0), si A1 = 1.125, el resultado es 1.

• Función SUMAR.SI. Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

=SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma), ejemplo:

=SUMAR.SI(A1:A3,">100",B1:B3), Se lee de la siguiente manera.

Sumar si a1 a a3 es mayor a 100, entonces suma b1 hasta b3.

3.9.2 Funciones lógicas mas usadas.

• Función Y. Devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos, devuelve falso si uno o mas argumentos son falso.

=Y(valor_logico1, valor_logico2,…), ejemplo:

=Y(A1=3,A2=3), si los valores de A1 y A2 equivale a 3, entonces devuelve verdadero, si al menos uno no coincide devuelve falso.

• Función O. Devolverá verdadero si alguno de los argumentos es verdadero, devolverá falso si todos los argumentos son falsos.

=O(valor_logico1,valor_logico2..), ejemplo:

=O(A1=3,A2=3), si al menos una condición coincide devolverá verdadero, si no coincide ninguna devuelve falso.

• Función SI. Devuelve un valor si la condición especificada es verdadero y otro valor si dicho argumento es falso.

=SI(prueba_logica,valor_si_verdadero,Valor_si_falso), ejemplo:

=SI(A1<=250,"Dentro del presupuesto","Presupuesto excedido")

Si a1 es menor o igual a 250, entonces queda dentro del presupuesto, si no manda presupuesto excedido.

3.9.3 Funciones estadísticas mas usadas.

• Función CONTAR. Cuenta el numero de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de argumentos. Utilice contar para obtener el numero de entradas en un campo numérico de un rango o una matriz de números.

=CONTAR(ref1, ref2…), ejemplo:

• Función CONTAR.SI. Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

=CONTAR.SI(rango, criterio), ejemplo:

• Función CONTARA. Cuenta el numero de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Ejemplo:

=CONTARA(valor1, valor2, valor…)

• Función MAX. Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Ejemplo:

• Función MIN. Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Utilizamos el mismo ejemplo del MAX pero ahora utilizando MIN.
• Función PROMEDIO. Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

=PROMEDIO(numero1,numero2…numeroN), ejemplo:

3.9.4 Funciones de texto más elementales.

• Función CONCATENAR. Une argumentos de texto. Ejemplo:

• Función MAYUSC. Convierte el texto en mayúsculas. Ejemplo:

• Función MINUSC. Convierte el texto en minúsculas.

3.10 Hipervínculos

Los hipervínculos ò hiperlinks son enlaces que pueden actuar tanto dentro de la propia hoja de Excel como hacia cualquier tipo de documento. Aunque lo mas usual es que el hipervínculo simplemente sirva para un traslado, también puede abrir un nuevo documento.

Este recurso resulta muy útil a la hora de diseñar un programa en Excel en que se vayan introduciendo datos siguiendo un proceso o un orden determinado, de modo que el hipervínculo nos conduzca por la hoja de calculo a través de las celdas en que se incorporan las variables.

Para crear un hipervínculo es necesario ya sea con ctrl. Alt+ k, y seleccionando la celda o si deseamos que aparezca la ruta del archivo, seleccionamos una celda vacía.

3.11 Formato condicional.

El formato condicional se desarrolla a partir de un cuadro de dialogo que se abre en el menú formato – formato condicional. Se pueden establecer tantas condiciones como sea necesario dando clic sobre el botón agregar. Estas condiciones pueden depender de valores fijos o dependientes de otras celdas. El botón formato corresponde a cada condición permite aplicar formatos independientes a cada rango de resultados.

En otras palabras este tipo de formato permite destacar aquellos datos que cumplen una determinada condición. Por ejemplo a las notas que estén aprobadas que aparezca en negrita, y para aquellas notas desaprobadas que aparezcan en cursiva.

Un ejemplo en la aplicación del formato condicional.-

1. Escriba seis valores numéricos en un conjunto de celdas. Por ejemplo: 200, 320, 440, 1000, 1050 y 501.
2. Seleccione el rango y vaya al menú formato, formato-condicional.
3. En el cuadro de dialogo abierto encontrara un grupo de cuatro cajas con el titulo condición 1. Las dos primeras tienen los valores por defecto valor de la celda y entre. En los restantes cargue los valores 500 y 1000.
4. Presione el botón formato. En la ventana abierta, formato de celda, seleccione un diseño que destaque las celdas que cumplan la condición (fuente, borde o trama).
5. Acepte. Solo las celdas con valores comprendidos entre 500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido en el paso anterior.

3.12 Asistente para gráficos

El asistente para gráficos es una de las características mas atractivas de Excel. Con ella puede crear fácilmente varias clases de gráficos en base a los datos de su hoja de cálculos. El asistente lo guía paso a paso, para convertir sus números en un atrayente y colorido gráfico.

Estos son algunos de los muchos tipos de gráficos. Para nuestro siguiente ejercicio usaremos un grafico circular. Un grafico circular funciona bien, cuando usted quiere ver cuanto corresponde a cada parte del todo.

En el archivo anexo de Excel (Presupuesto.xls) Para usar el asistente de gráficos, primero debe seleccionar los datos a ser gratificados.

1. Seleccionar el rango A7:A13, las etiquetas de fina el la sección de ingresos.

   

2. Mantener apretada la tecla CTRL, desplazar hacia la derecha y seleccionar el rango N7:N13, los totales de cada fina en la sección ingresos.
3. Hacer clic en el botón asistente para gráficos. El dialogo del asistente se abre en el paso 1 de 4.
4. Seleccionar el tipo de grafico circular y el primer subtipo en la fila de arriba, hacer un clic en siguiente.
5. Se abre el paso dos del asistente, mostrando los rangos usados para el grafico. El rango de datos usa referencias absolutas. Estos signos $ como antes mencionados distribuidos por los alrededores, si usted mueve sus datos dentro de la hoja, el grafico cambiara sus referencias para hacer juego. Es bastante útil, hacer un clic en siguiente.
6. Paso 3 del asistente y se abre en rótulos títulos. El grafico circular variara reacuerdo a sus propios cambios.
7. Para el titulo del grafico escribir presupuesto 1998-Ingresos.
8. Hacer un clic en la ficha leyenda. Una variedad de leyendas le dicen que es lo que representan los colores del grafico. Aquí también se puede elegir la ubicación de la leyenda. Dar click en la leyenda derecha, dar clic en siguiente.
9. Paso 4, elegir con un click en una hoja nueva y escribir en Ingresos, hacer clic en finalizar.

Si nos fijamos es sencillo hacer un grafico en Excel, este ejercicio fue muy sencillo pero podemos hacer gráficos mas completos y que mas se aboque a nuestras nesecidades.

3.13 Trabajando con tablas dinámicas.

Tablas dinámicas, comprende una serie de datos agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos concretos de una información global.

Es decir con una tabla dinámica se pueden hacer resúmenes de una base de datos utilizándose para, promediar, o totalizar datos. Para su utilización, se debe recurrir a menú-datos-informe de tablas y gráficos dinámicos.

Partiendo de esto, elabore en Excel lo siguiente:

Tomando como ejemplo la circulación de vehículos a través de una estación de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento a través de una herramienta de Excel, tablas dinámicas.

Crear una tabla dinámica.

La creación de una tabla dinámica se realiza a través del asistente y en varios pasos:

1. Poner el cursor en cualquier celda de la tabla.
2. Tomar la opción menú-datos-informe de tablas dinámicas y gráficos. Aparece el siguiente cuadro:

1.- Paso

1. Marcar opción: lista o base de datos de Excel.

2. ¿Dónde están los datos que desea analizar?

   Marcar la opción: tabla dinámica.

3. ¿Qué tipo de informe desea crear?
4. Clic en siguiente.

2- Paso

1. Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fina de titulo
2. Siguiente.

2- Paso

Ubicación de la tabla

1. Se adoptó ubicar la tabla en la misma hoja de cálculo, determinado la celda de comienzo de ejecución de la misma.
2. Se indica, click en diseño, comienza el momento de diseñar la tabla.

1. Arrastrar el cuadrito de semana a columna.
2. Arrastrar el cuadrito de Vehiculo a fila
3. Arrastrar el cuadrito de cantidad a datos.
4. Aceptar.

Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas, como veremos a continuación:

1. Proteger hoja de cálculo o libro

2. Una vez que tengamos toda nuestra información y después de haber trabajado con Excel, en la mayoría de las ocasiones es importante proteger nuestros archivos de personas ajenas a ellos, o simplemente para que no se modifiquen.

   Para proteger una hoja de cálculo es necesario ir al menú herramientas-proteger-proteger hoja de cálculo, aparecerá una ventana como la siguiente:

   

   En ella se indica que tan protegida queremos nuestra hoja. Nos permite dar a los usuarios algunos privilegios como formato a celdas, filas, columnas, insertar, eliminar filas y columnas, y de más.

   Escribimos la contraseña y a continuación aceptamos, nos pide confirmación de la contraseña, la volvemos a escribir y aceptamos.

   Para proteger un libro hacemos el mismo procedimiento pero ahora elegimos proteger libro, y obtenemos la ventana siguiente:

   

   Incrustamos la contraseña y la confirmación y aceptamos.

3. BIBLIOGRAFÍA

http://www1.ceit.es/asignaturas/Informat1/AyudaInf/aprendainf/Excel2000/Excel2000.pdf

http://www.monografias.com/trabajos6/curba/curba.shtml

http://www.jegsworks.com/Lessons-sp/numbers/popups/formulas.htm

http://usuarios.lycos.es/cursoexcel2000/d4.htm

http://www.educared.net/APRENDE/Cursos/excel/html/9_12.htm

http://www.arrakis.es/~margaix/.

Computación II, Modelo educativo para el desarrollo integral, Universidad de occidente.

Gonzalez Madrid Sergio Leopoldo

Alumno de Administración de Empresas

Carrera técnica en Programación y Diseño Grafico

Academia de Ciencias Computacionales

UNIVERSIDAD DE OCCIDENTE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS FECHA: 07/11/2006