Diseño de cuerpo procedimental relativo a los procesos de planificación interna, gestión de personal y ambiental

EL PROBLEMA CVG Ferrominera Orinoco es el principal ente del Estado Venezolano, dedicado a la extracción, transformación y suministro del mineral de hierro y sus derivados a la industria sidero-metalúrgica nacional En el año 2007, la empresa realizo una reestructuración organizativa y adiciono a la Gerencia General de Ingeniería y Proyecto, la gerencia Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento (CIGC).

EL PROBLEMA La gerencia quedo conformada por cuatro departamentos incluyendo: el Departamento de Planificación y Control, Departamento de Laboratorios Tecnológicos, Departamento de Investigaciones Aplicadas y Departamento de Gestion del Conocimiento. Debido a la reciente creación del Departamento de Planificación y Control y a la falta de personal que presenta la unidad aun no cuenta con un Cuerpo Procedimental que describa los pasos a seguir para la realización de las actividades inherentes al mismo

OBJETIVO GENERAL Diseñar un cuerpo procedimental relativo a los procesos de planificación interna, gestión de personal, y gestión ambiental que permita asistir a la gerencia CIGC, normalizar y monitorear la gestión del Departamento de Planificación y Control de la gerencia CIGC de CVG FMO C.A.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar dentro de los procesos realizados en el departamento los referidos a planificación interna, gestión de personal, control de proyectos y gestión ambiental. Realizar recolección de datos relacionados con las actividades y funciones propias de cada proceso, a través de la observación directa y de la aplicación de encuestas estructuradas y no estructuradas. Analizar de manera secuencial todas las actividades inherentes a cada procedimiento con el propósito de que se ejecuten de la manera más eficiente posible, establecer un ordenamiento para cada proceso en particular. Diagnosticar como impactan los procedimientos existentes y aplicados en la actual gestión de la empresa al cuerpo normativo y procedimental que se desarrollara en el Departamento de Planificación y Control.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diseñar Flujogramas de cada proceso para obtener una visión amplia, objetiva y general de cada función del departamento y a su vez sirvan como base para procedimentar cada actividad. Crear ficha de proceso del departamento, lo cual permitirá conocer en detalle los requerimientos para la realización de los procedimientos de trabajo. Elaborar los procedimientos del Departamento Planificación y Control y a su vez establecer los niveles de responsabilidad para cada unidad que interviene en el desarrollo del mismo

MARCO METODOLÓGICO DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN (Gp:) DESCRIPTIVO CAMPO MUESTRA La muestra viene dada representada específicamente por los procesos referidos a la gestión de planificación interna, gestión de personal y gestión ambiental, para dichos procesos se elaborara los procedimientos formales para la ejecución de dichas actividades TIPO DE LA INVESTIGACIÓN APLICADA

SITUACIÓN ACTUAL Análisis de Situación Departamento de Planificación y Control de la Gerencia Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento CIGC   Posee una serie de objetivos funcionales, los cuales mantiene al día a través de la planeación y planificación correspondiente, este actualmente se encarga de servir de conector entre las áreas con respecto a las directrices y lineamientos del Plan Operativo Anual de la Gerencia

Diagrama Causa – Efecto. Análisis del Diagrama Causa-Efecto (Gp:) Descontrol en el Seguimiento del Cumplimiento de (Gp:) Objetivos Planteados (Gp:) Instalaciones Inadecuadas (Gp:) INSTALACI (Gp:) Ó (Gp:) N (Gp:) Espacio F (Gp:) í (Gp:) sico Disponible (Gp:) Reducido (Gp:) No Existe Personal disponible para el Proceso (Gp:) de Procedimentaci (Gp:) ó (Gp:) n (Gp:) PERSONAL (Gp:) Fuerza laboral Incompleta (Gp:) Reciente Creaci (Gp:) ó (Gp:) n de la Gerencia (Gp:) Factores Econ (Gp:) ó (Gp:) micos asociados a la Organizaci (Gp:) ó (Gp:) n (Gp:) Sistema de Informaci (Gp:) ó (Gp:) n Inadecuado (Gp:) M (Gp:) É (Gp:) TODO DE TRABAJO (Gp:) Flujo de Informaci (Gp:) ó (Gp:) n Incorrecto (Gp:) Detecciones Inapropiadas (Gp:) Planes de Entrenamiento Incompatibles (Gp:) Inexistencia de los (Gp:) Manuales de Normas y (Gp:) Procedimientos en el (Gp:) Departamento de (Gp:) Planificaci (Gp:) ó (Gp:) n y Control (Gp:) Descontrol en el Seguimiento del Cumplimiento de (Gp:) Objetivos Planteados (Gp:) Instalaciones Inadecuadas (Gp:) INSTALACI (Gp:) Ó (Gp:) N (Gp:) Espacio F (Gp:) í (Gp:) sico Disponible (Gp:) Reducido (Gp:) No Existe Personal disponible para el Proceso (Gp:) de Procedimentaci (Gp:) ó (Gp:) n (Gp:) PERSONAL (Gp:) Fuerza laboral Incompleta (Gp:) Reciente Creaci (Gp:) ó (Gp:) n de la Gerencia (Gp:) Factores Econ (Gp:) ó (Gp:) micos asociados a la Organizaci (Gp:) ó (Gp:) n (Gp:) Sistema de Informaci (Gp:) ó (Gp:) n Inadecuado (Gp:) M (Gp:) É (Gp:) TODO DE TRABAJO (Gp:) Flujo de Informaci (Gp:) ó (Gp:) n Incorrecto (Gp:) Detecciones Inapropiadas (Gp:) Planes de Entrenamiento Incompatibles (Gp:) Inexistencia de los (Gp:) Manuales de Normas y (Gp:) Procedimientos en el (Gp:) Departamento de (Gp:) Planificaci (Gp:) ó (Gp:) n y Control

ANÁLISIS Y RESULTADOS Identificar dentro de los procesos realizados en el Departamento los referidos a Planificación Interna, Gestión de Personal y Gestión Ambiental. A continuación se presenta de manera categorizada los procesos de soporte, asistencia, planificación y control llevados a cabo por el personal del Departamento, estos a su vez fueron divididos en sus actividades fundamentales, cada uno a su vez conlleva una serie de actividades específicas y detalladas

Descripción de los Procesos del Departamento

Realizar recolección de datos relacionados con las actividades y funciones propias de cada proceso, a través de la observación directa y de la aplicación de entrevista estructuradas y no estructuradas. El Departamento de Planificación maneja una variedad de procesos de diferente índole, para conocer los aspectos mas relevantes de cada uno se formularon una serie de preguntas con el objetivo de posteriormente procesar, analizar y categorizar la información encontrada.

Modelo de Entrevista No estructurada Aplicada al Personal:

Gráfico de barras y de porcentaje. Conocimiento del Propósito del Departamento A partir de los resultados mostrados en el grafico se puede observar que en el departamento en líneas generales se conoce el propósito por el cual cumplen sus funciones, a pesar de la inexistencia de la descripción de los procedimientos de trabajo

Gráfico de barras y de porcentaje. Conocimiento de los Clientes del Departamento Se puede constatar que en el Departamento con un porcentaje del 67% se distinguen los potenciales clientes para sus procesos, sin embargo un porcentaje considerable no distingue con facilidad los clientes a los cuales atiende el Departamento de Planificación

Gráfico de barras y de porcentaje. Conocimiento de la secuencia de actividades del Departamento El Personal del Departamento no conoce la secuencia de pasos lógicos que deben seguirse para el cumplimiento de cada proceso, solo 33% de los entrevistados mostró una visión positiva del conocimiento del Paso a Paso correspondiente

Gráfico de barras y de porcentaje. Capacidad de listar las actividades de cada proceso del Departamento El 67% del Personal del Departamento no posea la capacidad de realizar un listado de las actividades que se deben ejecutar para el cumplimiento d cada proceso del Departamento, lo que muestra una carencia significativa. Si embargo un 33% de los entrevistados podría realizar dicha tarea

Gráfico de barras y de porcentaje. Conocimiento de las Entradas requeridas para cada proceso del Departamento La grafica muestra que 67% de los Entrevistados conoce las entradas que requiere cada proceso para su inicio adecuado, mientras que un 33% del Personal de Departamento de Planificación y Control posee cierto desconocimiento en las entradas que requiere para proceder a ejecutar los distintos procesos

Gráfico de barras y de porcentaje. Conocimiento de las salidas de cada proceso del Departamento. El 100% del Personal del Departamento de Planificación y Control conoce las salidas pertinentes en cada proceso ejecutado en el Departamento

Gráfico de barras y de porcentaje. Necesidad en elaborar la descripción de los procedimientos de trabajo. El 100% del Personal del Departamento esta de acuerdo con que se requieren elaborar con prontitud los Manuales de Procedimientos ya que serian de alguna manera una herramienta de Planificación y Control interna

Gráfico de barras y de porcentaje. Conocimiento de la utilidad de los Flujogramas En la Grafica mostrada se aprecia que 33% de los entrevistados puede traducir perfectamente en acciones lo descrito en los Flujogramas de Proceso, 33% opina que lo puede hacer bien, mientras que el último 33% no maneja muy bien la lectura de los Flujogramas

Analizar de manera secuencial todas las actividades inherentes a cada procedimiento con el propósito de que se ejecuten de la manera más eficiente posible, establecer un ordenamiento para cada proceso en particular. Su ordenamiento, Al establecimiento del propósito de cada uno de ellos, Se establecieron las normativas propias para cada procedimiento, Se describió en detalle los pasos a seguir, Por ultimo se grafica el procedimiento a través de la técnica de Flujogramas de proceso.

Propuestas de Misión (Objetivo funcional): Coadyuvar con la Gerencia CIGC en las actividades de planificación, seguimiento y control, asistencia técnica y administrativa a fin de apoyar y contribuir en el establecimiento de metas y objetivos, formulación, ejecución y control de los planes, estudios, investigaciones, programas y presupuestos dirigidos a garantizar el desarrollo, resguardo e innovación del conociendo tecnológico en materia de minería, aglomeración y siderometalúrgica de acuerdo a lo establecido en la LOCTI.   Somos un Departamento de Planificación y Control comprometido en apoyar a la Gerencia CIGC en las actividades de planificación, seguimiento y control, asistencia técnica y administrativa a fin de participar y contribuir en la en la formulación, ejecución y control de los planes, estudios, investigaciones, programas y presupuestos dirigidos a garantizar el desarrollo, resguardo e innovación del conociendo técnico y tecnológico en áreas de minería, aglomeración y siderometalúrgica de acuerdo a lo establecido en la LOCTI.

Propuestas de Misión (Objetivo funcional): Impulsado por la colaboración e iniciativa el Departamento de Planificación y Control tiene el compromiso de coadyuvar con la Gerencia CIGC en la planificación, seguimiento y control, asistencia técnica y administrativa de las actividades de forma eficaz, eficiente y ética con objeto de contribuir en la formulación, ejecución y control de los planes, estudios, investigaciones, programas y presupuestos dirigidos a garantizar el desarrollo, resguardo e innovación del conociendo técnico y tecnológico en materia de minería, aglomeración y siderometalúrgica de acuerdo a lo establecido en la LOCTI

Propuestas de Visión (Percepción futura): Ser el Departamento de Planificación y Control al que se otorgue plena confianza y credibilidad que conlleve a consolidar la colaboración reciproca entre los Departamentos adscritos a la Gerencia CIGC y garantice una gestión eficaz, eficiente y honesta base para la toma de decisiones, donde la solidaridad, responsabilidad, ética y bienestar humano sean nuestras principales fortalezas.   Lograr una gestión eficaz, eficiente, honesta y oportuna que incentive el compromiso de los Departamentos adscritos a la Gerencia CIGC a consolidar la colaboración reciproca que facilite la coordinación, implementación, seguimiento y control de acciones preventivas y/o correctivas que garanticen el óptimo desarrollo de las funciones, donde la solidaridad, responsabilidad, ética y bienestar humano sean nuestras principales fortalezas.   Ser un Departamento de Planificación y Control guía en asistencia de planificación integrada, seguimiento y control a fin de garantizar la confiabilidad de nuestra actuación consecuente con logro de los objetivos estratégicos fomentando la participación activa y reciproca de los Departamentos adscritos a la Gerencia CIGC donde se facilite la coordinación, implementación, seguimiento y control de las actividades bases para la toma de decisiones

Propuesta de Mapa de Procesos del Departamento

Diagnosticar como impactan los procedimientos existentes y aplicados en la actual gestión de la empresa al cuerpo Normativo y Procedimental que se desarrollara en el Departamento de Planificación y Control. El diagnóstico se realizo a través de la técnica de recolección de datos y observación directa, se pudo constatar la interacción existente entre cada proceso ejecutado. Se pudo crear un nivel jerárquico que esta plasmado en cada procedimiento. A su vez la elaboración de la ficha de proceso del departamento permite conocer en detalle los requerimientos para la realización de los procedimientos de trabajo del departamento. Ficha de Proceso

Elaborar los procedimientos del Departamento Planificación y Control y a su vez establecer los niveles de responsabilidad para cada unidad que interviene en el desarrollo del mismo. Los Procedimientos descritos permitirán normalizar la Gestión del Departamento y servirán de guía funcional para el nuevo personal que llegue al Departamento ya que dispondrá de una herramienta útil la cual de manera sencilla, clara y formal paso a paso detalla las actividades que se deben ejecutar.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Control de Activos Control de Pasantes Plan de Entrenamiento

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Plan de Clima Organizacional Elaboración del Programa de Seguridad Solicitud de Personal para Gerencia

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Transferencia de Personal Cronograma anual de Vacaciones Planes de la Gerencia

CONCLUSIONES La caracterización de los procesos ejecutados por el Departamento de Planificación y Control, y la descripción de los aspectos claves de cada uno permitirá entender objetivamente el propósito fundamental del departamento y se contara con una descripción a la cual se puede recurrir en aquellos momentos en que las funciones del Departamento se vean delegadas a otros departamentos.   En la Red Interna de la Empresa estas dispuestos una serie de procedimientos genéricos que impactan significativamente los procedimientos propios del departamento, es por esto que las normas establecidas en los procedimientos realizados están sujetas a dicha normativa.   El Mapa de Procesos propuesto para el Departamento puede servir en la interpretación rápida y concisa de las interacciones y secuencias de pasos que se desarrollan y conforman el Sistema de Calidad del Departamento.

CONCLUSIONES La ficha de proceso diseñada tendrá un impacto significativo en la Gestión Departamental ya que se conocerá en detalle los requerimientos necesarios para la ejecución de las actividades.   La elaboración del cuerpo procedimental generara un alto impacto en la normalización de los resultados que se obtengan en el departamento y agilizara las gestiones ejecutadas.   Las propuestas de Misión y Visión que permitirán vislumbran los objetivos fundamentales del Departamento

RECOMENDACIONES Se sugiere al Departamento completar el Cuerpo de Normas y Procedimientos, es decir, realizar la descripción de los procesos que no se enmarcan en el alcance de la presente investigación.   Se exhorta a mantener las políticas de calidad vigentes en el departamento para obtener una mejora continua en la Gestión y por ende para la Gerencia, esta practica puede basarse en las secuencia de actividades descrito en el Mapa de proceso del Departamento.   Se recomienda al Departamento de Planificación y Control realizar una serie de divulgaciones programadas con el objeto de dar a conocer a las unidades de gestión de la gerencia los procedimientos propuestos, para que de este modo exista un flujo de información correcto y armónico.

RECOMENDACIONES Se sugiere realizar una descripción de cargo propia para los analistas de planificación y control del CIGC y jefe de departamento de Planificación y Control del CIGC, ya que las actuales Descripciones son genéricas para diferentes áreas de la organización, se debe especificar las competencias, aptitudes y actitudes ideales para esta Gerencia, la cual esta en constante innovación.   Se recomienda implantar un Sistema de Autocontrol en el Departamento, una especie de auditoria interna, la cual arrojara datos sobre la Gestión y a su vez permitirá la selección de las medidas preventivas y correctivas idóneas para cada caso.   Se recomienda al departamento de planificación y control realizar una redistribución del área de trabajo con el fin de garantizar el uso efectivo de las instalaciones, que a su vez aumenten el confort y la seguridad para los empleados y en el mejor de los casos esta reubicación implique el traslado a un espacio de mayor dimensión.

RECOMENDACIONES Complementar la fuerza laboral establecida para cumplir con las demandas exigidas y obtener nuevamente las funciones propias del departamento que han sido delegada. Se recomienda realizar un análisis de fuerza labora para la optimización de los procesos