Los procedimientos documentados del sistema de Gestión de la calidad deben formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de gestión de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.
Algunos de los principales objetivos que se persigue con la elaboración de los manuales de procedimientos son:
- Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización.
- Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados.
- Definir responsabilidades y autoridades.
- Regular y estandarizar las actividades de la Empresa.
- Facilitar la introducción de un mejor método dando datos completos del método actual.
- Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y de actividades.
- Suministrar las bases documentales para las auditorias.
Además la dirección debe ejecutar el 1er. Nivel; la elaboración de la Política de Calidad y los Objetivos.
2. Estructura para el Levantamiento de cada Procedimiento e Instructivo de Trabajo
Una estructura recomendada para el levantamiento de cada procedimiento e instructivo de trabajo es la siguiente:
Procedimientos:
Título y Aprobación del Documento
Registro de revisiones efectuadas a este documento
1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsables
4. Condiciones/Normativas
5. Descripción de las Actividades
6. Flujograma
7. Documentos de Referencia
8. Registros
9. Glosario
10. Anexos (incluye formas y registros)
Instrucciones de Trabajo:
Título y Aprobación del Documento
Registro de revisiones efectuadas a este documento
1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsables
4. Condiciones/Normativas
5. Descripción de las Actividades
6. Documentos de Referencia
7. Registros
8. Glosario
9. Anexos (incluye formas y registros)
A continuación se describirá cada uno de estos puntos:
Título y Aprobación del Documento.
Es la primera página del procedimiento o instructivo de trabajo, posee los siguientes campos: Logotipo y Nombre de la Empresa, Serial, Revisión, Páginas, Firma de la persona responsable de la revisión y de la aprobación, Nombre del Procedimiento o Instructivo de Trabajo.
Registro de revisiones efectuadas a este documento.
Es la parte del Procedimiento o Instructivo de trabajo donde se señala el número de revisiones realizadas al Documento.
Debe describir de manera clara el "Por que" y el "Que" del procedimiento o la instrucción de trabajo, centrándose en aquellos aspectos que lo hace único. Debe ser entendido y entendible por todos los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el documento.
- Objetivo.
Debe indicar tanto las áreas como las situaciones donde el procedimiento o la instrucción de trabajo debe ser usado, además de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye). Debe ser entendido y entendible tanto por los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el procedimiento o la instrucción de trabajo.
- Alcance.
Debe indicarse la(s) posición(es), que tienen la responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el documento y los responsables por que se cumpla el mismo, se deberá mencionar solo cargos y nunca hacer referencia en forma personal.
- Responsables.
Normativas: Debe describir las condiciones especificas para el procedimiento o la instrucción de trabajo se pueda ejecutar.
Aspectos de seguridad: Muestra los riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben considerar para la ejecución del documento.
Materiales, Herramientas y equipos.
- Condiciones/Normativas.
Describe en forma detallada y en el orden cronológico las actividades que deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad de los productos y/o servicios que se esperan obtener.
- Descripción de las Actividades.
Debe indicar de una manera lógica, la secuencia como deben ser ejecutados los pasos, la posición que debe ejecutarlos y los registros que deben elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios que se esperan obtener con el procedimiento. Aplica sólo para los procedimientos. Los iconos que se utilizan para la elaboración del flujograma se pueden apreciar a continuación:
- Flujograma.
Debe mencionar todos aquellos documentos, normas, libros, artículos, etc. que se usaron para elaborar el procedimiento o la instrucción de trabajo, y además los que deben usar durante la ejecución de los pasos. Esta referencia debe indicar tipo, serial, titulo, autor, edición y página sino que debe referirse a como y donde ubicarla. En los casos de difícil acceso a la misma, y que sea necesaria para la realización de algunos de los pasos descritos, debe proveerse una copia de la misma como un anexo del procedimiento.
- Documentación de Referencia.
Lista los números y nombres de los formularios, reportes y pantallas asociados al proceso que se utilizan para el monitoreo de las actividades y para la revisión y prueba necesarias para el asesoramiento de la calidad.
- Registros.
Refiere los términos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento.
- Glosario.
- Anexos.
Refiere el conjunto de documentos asociados al proceso.
- Pasos para elaborar un manual de procedimiento.
Para elaborar un manual de procedimiento se sigue los siguientes pasos:
- Inducción por parte de EMPRESA al personal involucrado.
- El personal involucrado levanta la información, trasladándose hasta el área de trabajo se realizó diferentes entrevistas con los trabajadores para obtener una descripción de las actividades que se desempeñan en la ejecución de cada procedimiento, después se elaboran los borradores siguiendo un lineamiento.
- La Coordinación recibe los borradores y revisa para emitir según lineamientos observaciones.
- Realizadas las observaciones, la coordinación codifica el documento, según la Estructura de los Seriales de la Documentación y lo transcribe como "Documento en revisión, sujeto a modificaciones".
- La coordinación envía el procedimiento estructurado al usuario para su discusión y aprobación.
- La Coordinación luego del visto bueno del usuario aprueba, edita y tramita distribuciones a las áreas de interés.
El borrador elaborado sigue la técnica del libreto, que consiste en presentar secuencialmente "quien" hace "que" actividad; básicamente esta técnica que se compone en dos partes:
- El actor, nombre del cargo que ocupa la persona.
- La descripción de la actividad realizada por cada actor, iniciando con un verbo de presente imperativo (Haga, realice, abra, etc.). que indica instrucción.
Una vez elaborados o mejorados los procedimientos e instructivos de trabajo de la empresa, se procede con la Preparación del primer borrador del Manual de la Calidad, para dicha preparación se cuenta con las Normas ISO 9000, 9001 y 9004:2000. Estas normas esquematizan el manual de la siguiente forma:
1. Introducción.
- Alcance y campo de aplicación.
- Tabla de contenido.
- Información Introductoria.
- Edición Y Fecha Del Manual De La Calidad.
- Actualización Y Control Del Manual De La Calidad.
- Política de la Calidad.
- Difusión e Implementación de la Política de la Calidad.
- Objetivos de la Calidad.
- Política de la Calidad y Objetivos relativos a la Calidad.
- Descripción de la Organización.
- Funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad.
- Responsabilidad y Autoridad.
- Descripción de la Organización, Responsabilidad y Autoridad.
- Requisitos Generales.
- Requisitos de Documentación.
- Sistema de Gestión de la Calidad.
- Compromiso de la Dirección.
- Enfoque al cliente.
- Política de la Calidad.
- Planificación.
- Responsabilidad, Autoridad y Comunicación.
- Revisión por la Dirección.
- Responsabilidad de la Dirección.
- Provisión de Recursos.
- Recursos Humanos.
- Infraestructura.
- Ambiente de Trabajo.
- Gestión de los Recursos.
- Planificación de la Realización del Producto.
- Procesos Relacionado con el Cliente.
- Diseño y Desarrollo.
- Compras.
- Producción y Prestación de Servicio.
- Control de los Dispositivos de Seguimiento y de medición.
- Realización del Producto.
- Generalidades.
- Seguimiento y Medición.
- Control del Producto No Conforme.
- Análisis de Datos.
- Mejoras.
- Medición, Análisis y Mejora.
- Definiciones.
- Apéndice para soporte de la información.
A continuación la empresa debe contactar al organismo certificador, en (Venezuela este organismo recibe el nombre de FONDONORMA), para conocer los lineamientos exigidos para la certificación.
Posteriormente el equipo de trabajo encargado de la normalización revisa el manual y lo aprueba, continua con las auditorias internas de calidad y aplica las acciones correctivas, todo esto dentro de un periodo de tiempo que le permite comprobar la consistencia del sistema. La Dirección efectúa su revisión.
Después de corregir las deficiencias y reevaluar, se contacta con el organismo certificador para que efectúe la auditoria externa, de los resultados de la misma se corrige las deficiencias para lograr la certificación.
Una vez certificada la empresa, se debe procurar un mejoramiento continuo por medio de auditorias internas, acciones correctivas, revisiones por la dirección y auditorias de supervisión constantes y por supuesto las auditoras externas por el ente certificador.
- Normas COVENIN-ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
- Normas COVENIN-ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
- Normas COVENIN-ISO 9004:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Recomendaciones para la mejora de desempeño.
- Rodríguez Cumare, Wilma. (2000). Serie ISO 9000, Material de Apoyo. Congreso de Estudiantes de Ingeniería Industrial, Caracas-2000.
Anny Arenas
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