NOTA INFORMATIVA Nº 02 -2012- –OSI/MINSA
A : Helmut Alania Rojas
Coordinador de Seguridad Interna
ASUNTO : Recomendaciones al Plan de Ecoeficiencia de la
Sede Central y Periferies.
FECHA : Jesús María, 13 de Agosto 2012.
Por medio de la presente me dirijo a usted, en atención remito el aporte del Plan de Ecoeficiencia y las Recomendaciones Técnicas en las inspecciones Generales.
Antecedentes
La ecoeficiencia en las instituciones del sector Publico, no solo es una necesidad de orden ambiental sino tambien resulta un imperativo para la gestion Publica eficiente y eficaz, la política de ecoeficiencia ha empezado a calar en el estado a partir de la Ley Nº 29289, donde se estableció que todas las oficinas generales de administración de la institución, deben incluir dentro de sus partidas presupuestales anuales, las respectivas partidas para cubrir los costos iniciales de formulacion e implementacion de los planes de ecoeficiencia en tres materias cruciales: energia agua y papel, que a su vez genere un ahorro importante.
Objetivo
El objeto del presente plan es determinar las pautas para las inspecciones é implementación de la ecoeficiencia, cuya finalidad es la mejora continua, con ahorro en el gasto publico y la generacion de menos impacto en los ambientes de las instalaciones de la Sede Central y Periferies del Minsa.
Diagnóstico institucional
A traves del inventario de equipos apreciaremos la realidad panoramica de las debilidades y aereas de oportunidad en la institucion. Inventario de equipos: De acuerdo al inventario de equipos detallado, por lo que las medidas de ecoeficiencia para la sede central y Periferies anexos al Minsa, se van centrar en la difusion y concientizacion del personal en el habito del ahorro energetico y el manejo mas eficiente de los recurso de papel y materiales de oficina, asi como de las medidas relacionas con la adquisicion de insumos ecoeficientes en la medida que el mercado local lo ofrezca.
En relación a las sedes conexos del Ministerio de Salud, estos serán paulatinamente mejorados a traves del cambio sistematico de los equipos de iluminacion y griferias que no se ajusten a las normas de ecoeficiencia, requiriendo inspecciones de seguridad y por el área de mantenimiento y programadas en Coordinación con el Departamento de Seguridad Interna.
Línea base
Consumo de agua m3 Consumo de agua potable por persona 2.4 Consumo de energia (KW.h) Consumo de energia por persona 226.71 Papel Bond Otros papeles y sobres Cartuchos de tinta de impresora y Toners Kilos Unidad Consumo de papel y materiales conexos por persona 4.6275 0.1509 0.2546 Gls. Consumo combustible por persona 0.35 Del diagnostico realizado a la linea base para la determinacion de Consumo de recursos, según la naturaleza, funciones que realiza la entidad, infraestructura, entre otros podemos establecer algunas variables en los que es posible reducir el consumo de recursos y minimizar la generacion de residuos solidos e impactos ambientales, sin afectar la calidad del servicio que actualmente venimos ofreciendo para lo cual consideramos que se debe contemplar lo siguiente en las inspecciones:
a. Minimizar el consumo de materiales, de energia electrica, agua y combustible.
b. Potenciar la reutilizacion y reciclaje de los materiales y minimizar la producción de residuos,
Vertidos y emisiones.
c. Alargar la durabilidad de los productos e incrementar la intensidad de servicios de los bienes.
d. Potenciar la cultura del desarrollo sostenible a traves de la informacion, formacion y
Concientización ambiental.
Medidas del plan de ecoeficiencia
Medidas relacionadas con la difusion y culturizacion del personal, son las siguientes:
1. Acciones concretas de difusión la presente estrategia de comunicacion es corporativa, vale decir esta dirigida al personal de la institucion con la finalidad de lograr la sensibilización de las Medidas de Ecoeficiencia que el Ministerio de Salud vendrá desarrollando.
2. Los resultados de la misma estan previstos a mediano plazo porque se requiere que todo el sector se involucre e identifique con esta iniciativa.
3. En ese sentido, se proponen las siguientes acciones comunicacionales que demandaran los recursos necesarios para su respectiva aplicacion:
Uso de piezas graficas:
Las piezas graficas a ser utilizadas son afiches, tripticos, banners y tarecos. Este material de difusión resulta importante porque permite sensibilizar al personal con las medidas de Ecoeficiencia del Ministerio de Salud y Periferies.
En el caso de los tarecos plastificados, la distribucion y ubicacion de los mismos sera en la mesas del comedor principal, paraninfo, mesa de partes, así como en las principales oficinas, por ser los lugares donde circula la mayor cantidad de colaboradores de la institucion.
Los afiches deberan ser colocados en cada piso, en los servicios higienicos y en el hall principal del local institucional a traves de los periodicos murales y los principales accesos a las escaleras.
Uso de medios electronicos
La oficina de comunicaciones en coordinación con CDI, deberá replicar de manera virtual todo el arte y piezas graficas arriba descritas, utilizando el portal institucional, intranet y cuentas de las redes sociales del ministerio.
También se debe coordinar para el diseño un banner especial en la pagina web institucional donde se podra apreciar toda la informacion concerniente a las Medidas de Ecoefiencia que la Sede Central y la Periferies requiera.
Recomendaciones a implementar:
Las medidas de ecoeficiencia incluidas en el presente plan de ecoeficiencia estan referidas al ahorro de recursos en papel y materiales conexos, energia electrica. Agua y el tratamiento de residuos solidos, que seran difundidas permanentemente a traves de los medios antes descritos es la siguiente:
Normativa
Líneas de base
Reportes mensuales sobre la ejecución de las inspecciones de Seguridad, de las instalaciones, medidas de seguridad y sus recomendaciones.
Medidas de observación y visualización en la inspección, del uso eficiente en el gasto de papel, luz y agua, cabe señalar que esta información debe ser difundida también a través del Intranet.
En esa misma línea de accion, tambien se debe enviar tips sobre el ahorro de papel, luz y agua a traves de la cuenta de correo Prensa Minsa a todo el personal, asi como elaborar en su momento wallpapers que sensibilicen el tema.
Recomendaciones, en Materia de Papeles y Materiales, Aplicar las Siguientes Medidas:
a. La impresion de documentos debera ser destinada a aquellos que resulten estrictamente necesarios por lo que debera utilizarse con mayor frecuencia la comunicacion electronica en remplazo de la escrita, sobre todo en documentos preliminares.
b. Antes de imprimir, un documento debera ser revisado y corregido utilizando el corrector ortografico y/o gramatical del procesador de texto en la computadora personal asignada, evitando la impresion innecesaria de nuevas versiones de un mismo documento por causa de errores de tipeo, ortograficos u otros. Asimismo, antes de imprimir, comprobar posibles fallas utilizando la aplicacion 'vista previa". para el ajuste de margenes, division de parrafos. Paginacion correcta, reduccion del tamano de las fuentes, entre otros.
c. Reducir el numero de copias e impresiones, mediante la utilizacion del Intranet para la difusión de las Directivas y otras normas de caracter interno, asi como las comunicaciones internas en general.
d. Evitar imprimir los correos electronicos que se reciban, estos se pueden leer en pantalla y se debe preferir el almacenamiento electrónico de ser necesario.
e. La impresion de los documentos finales y anexos debe realizarse a doble cara, excepto la correspondencia hacia el exterior, cuando corresponda. En este ultimo supuesto. si los adjuntos y/o anexos son copias, deberan reproducirse utilizando la operación doble cara.
f. La impresion de proyectos, documentos permanentes y demas documentos de trabajo que resulte indispensable imprimir, debera realizarse a dos (2) paginas por cara y en opción "borrador".
g. La impresión de los membretes debe realizarse unicamente en la version final del documenta.
h. Evitar el fotocopiado innecesario de documentos, optando por su digitalizacion. En los casos que una unidad organica no cuente con escanners, podra utilizar el de la oficina que si cuente con dicho equipo.
i. Las fotocopias deberan ser las estrictamente necesarias y a dos (2) caras. Para lo cual deberá verificar previamente los documentos a fotocopiar y se utilizara la opción ahorro de tonerh.
j. Los cargos de entrega de los documentos circulares con mas de un destinatario se realizan en una sola hoja.
k. Reutilizar, en la medida de lo posible, los folderes, sobres, archivadores de palanca y similares.
l. EI personal de! MINSA, esta obligado a comunicar a la Oficina del CDI la Información y Estadistica, via correo electronico. sobre cualquier desperfecto que se advierta en los equipos de impresion y fotocopiado.
Recomendaciones en materia de energía electrica, se aplicaran las siguientes medidas:
a. Terminada la actividad laboral, eventos ó reuniones en las oficinas, salas de reuniones u otros ambientes, el organizador del evento y el personal de Seguridad interna deben asegurar que todas las luminarias mencionadas estén apagadas.
b. El personal de la instalación debe mantener las luminarias apagadas de los ambientes que no requieran de alumbrado artificial para realizar sus tareas. De requerir alumbrado se encenderá solo las luminarias necesarias y las apagara una vez finalizado su trabajo.
c. La limpieza de luminarias y ventanas estará a cargo del Personal de Limpieza y de Mantenimiento y se realizara con la frecuencia que indique el contrato celebrado para dicho efecto. Los Terminos de Referencia del servicio procuraran establecer la frecuencia a periodicidad mensual del servicio de limpieza de luminarias y ventanas, previa evaluación de de Servicios Auxiliares y el Área de Mantenimiento de la Sede Central Minsa.
d. El Área de Servicios y Mantenimiento de la Sede Central: implementara un registro de limpieza de luminarias y ventanas, detallando el cronograma y ambientes atendidos de acuerdo a la inspección.
e. Evitar el uso de luminarias en las oficinas, pasadizos y escaleras que cuenten con luz natural, debiendo ser utilizadas solo cuando sea necesario.
f. EI jefe de Oficina/Director de cada unidad organica debe procurar una ubicación adecuada de los puestos de trabajo para un mejor aprovechamiento de la luz natural, manteniendo abiertas las ventanas durante el dia, de ser posible.
g. El Departamento de Servicios y Mantenimiento de la Sede Central: debe racionalizar la iluminacion en horas nocturnas y comunicar dichas disposiciones al Departamento de Seguridad Interna, y servicios de vigilancia, sin perjuicio de la responsabilidad que tiene el personal del MINSA, de cumplir con esta medida.
h. EI uso de los equipos de aire acondicionado estara reservado para los ambientes que reunan las condiciones de carga térmica y hermeticidad.
i. Durante la jornada laboral, el personal del MINSA es responsable de apagar los equipos que no utilicen, especialmente en el horario de refrigerio, horas de reuniones, cursos, eventos, entre otros, en los cuales el usuario se traslada a otros ambientes a lugares par periodos mayores a treinta (30) minutos.
j. AI concluir la jornada laboral, el personal del MINSA debe apagar los aparatos electricos y electronicos que tengan asignados, tales como computadoras personales, lap top, impresoras, scanners, hornos microondas, ventiladores, aire acondicionado entre otros.
k. EI uso de adaptadores (multiples o triples) y de equipos propios del personal del MINSA, tales como cafeteras, hervidores o radios, debe estar previamente autorizado por el Departamento de Servicios y Mantenimiento de la Sede Central.
l. Se encuentra prohibido conectar equipos electricos en las instalaciones de voz y data.
m. EI personal de Seguridad Interna y Servicio de Vigilancia, debe supervisar que se mantengan apagados las luminarias, los equipos y cualquier artefacto electrico de las diferentes oficinas de la Sede Central así como en las Dependencias del Minsa, que no estuvieran siendo utilizadas mas alla de las 19:00 horas, debiendo entregar un informe semanal.
n. EI personal de Seguridad Interna observara y comunicara, al servicio de limpieza evitara realizar la limpieza de las oficinas con el aire acondicionado encendido. EI polvo ocasiona incrustaciones en las unidades de climatizacion, reduciendo su eficiencia y por ende, consumiendo mas energía.
o. EI personal del MINSA debe mantener las puertas y ventanas hermeticamente cerradas en los ambientes donde los equipos de aire acondicionado se encuentren en uso y apagar el equipo treinta (30) minutes antes de salir del ambiente.
p. EI uso del ascensor debera realizarse racionalmente, si se va a bajar o subir menos de dos (2) niveles se debera en lo posible utilizar las escaleras.
q. EI personal del MINSA debe reportar, via correo electronico, cualquier desperfecto en las Instalaciones electricas (cables pelados, interruptores rotos, entre otros), a la Unidad de Servicios y Mantenimiento de la Sede Central; para su posterior reparación.
Recomendaciones En materia de ahorro de agua potable, se aplicaran las siguientes medidas:
a. Con una frecuencia semestral, del Área de Servicios y Mantenimiento de la Sede Central y Dependencias, debe verificar posibles fugas de agua mediante la lectura del medidor de agua. Esta prueba se debe realizar fuera del horario de trabajo, verificando que no se encuentre personal laborando al interior de la instalacion y manteniendo cerrados todos los suministros de agua.
b. En caso de detectarse una posible fuga de agua, se debera solicitar a SEDAPAL (o a la entidad encargada en cada localidad) la revision e identificacion de los lugares que estarían presentando fugas en la Instalacion, para proceder a programar su reparacion y cese de las mismas.
c. Servicios y Mantenimiento de la Sede Central, a traves del personal de terceros que presta el servicio de limpieza y mantenimiento, debe realizar en forma permanente inspecciones visuales de las instalaciones internas y los servicios sanitarios para verificar el correcto funcionamiento; de encontrarse fallas Informara para que se proceda con el mantenimiento correctivo.
d. El personal del MINSA tiene la obligación de utilizar adecuadamente los grifos sanitarios para evitar averias por mala manipulacion. asi como de informar, vía correo electrónico, al Departamento de Servicios y Mantenimiento de la sede central, el desperfecto o avería de los grifos sanitarios y demas instalaciones que generen goteos, fugas o filtraciones de agua.
e. Al concluir el horario de las labores, el personal de Seguridad Interna y el servicio de vigilancia debe verificar el estado de los grifos y sanitarios, a fin de advertir que no se presente un uso deficiente de los mismos prevenir un aniego en la sede central y Periferies dependencias..
Recomendaciones en reciclaje de la basura y bienes fungibles, se aplicaran las siguientes medidas:
a. Se realiza la segregación en la fuente, lo cual significa separar los residuos de acuerdo a las Características uniformes de los residuos producidos, de acuerdo a la siguiente clasificación:
Papeles y cartones.
Plásticos
Vidrios
Metales
Cartuchos de tinta y tóner de impresión
Materia orgánica.
b. EI personal del MINSA debe depositar los residuos solidos que produzcan sus oficinas, de acuerdo a las características de los residuos ubicar depósitos, directamente en los contenedores designados para tal fin, conforme a lo establecido en la NTP 900.058.2005 publicada por el INDECOPI y en la Guia de Ecoeficiencia para instituciones del Sector Publico. Asimismo, el personal de limpieza, debera recolectar y seleccionar los residuos solidos depositados en las oficinas, ubicandolos en los contenedores designados para este fin La supervision de esta medida estará cargo de su jefe inmediato y la Seguridad interna.
c. El almacenamiento de los toner y cartuchos de tinta usados se realiza utilizando su propio envase y esta a cargo del coordinador designado por cada oficina orgánica, quien entrega los cartuchos vacíos remitidos almacén central y este. a su vez, hara entrega de dichos materiales a otra institucion para su reciclaje y/a disposición final.
d. Los materiales segregados serán entregados a empresas prestadoras de servicios de residuos solidos y/o empresas comercializadoras de residuos solidos previamente autorizados bajo documentos por la institución, según se trate, debidamente registradas en la Direccion General de Salud Ambiental DIGESA, para que realice la recoleccion, comercializacion, transporte. tratamiento, transferencia y/o disposicion final de los residuos generados.
e. La disposición final de los bienes en condicion de chatarra o Inservible, calificados así por el Departamento de Servicios y Mantenimiento de la Sede Central, realizara de acuerdo a la normativa vigente del Sistema de Bienes Nacionales previamente autorizados por la institución a su destino final.
Recomendaciones en materia de ahorro de combustible y servicios de transporte, se aplicaran las siguientes medidas:
a. EI uso de vehículos es solo para actividades oficiales, quedando prohibido su uso pa Actividades de índole personal Excepto otro disposición de la Alta Dirección.
b. Los vehículos pernoctaran y permaneceran luego de la jornada laboral y durante los dias no Laborales, en los establecimientos del MINSA dispuestos para tal fin, salvo el caso que sean Asignados al cumplimiento de actividades oficiales propias de la Entidad en días u horas no laborables.
c. Realizar la revision tecnica de los vehiculos de la flota vehicular para determinar la conveniencia de su uso, su conversion al sistema de gas natural, o su renovación progresiva.
d. Para las renovaciones vehiculares considerar vehículos con sistema dual,
e. No desechar el aceite quemado o lubricantes de los vehiculos por ninguna de las cámaras de agua o desagüe del MINSA, debiendo ser eliminados como elementos toxicos en depositos que deberán instalarse en el área de transportes para tal efecto.
f. Brindar mantenimiento adecuado y permanentemente a los vehiculos de la Institución, para alcanzar el uso eficiente de los mismos, permitiendo el ahorro en combustible.
g. Implementar requerimientos de mantenimiento de la flota vehicular traves de la Intranet del MINSA para el ahorro de papel, entre otros
h. Administrar de forma eficiente el servicio de transporte, con la finalidad que solo se utilice cuando sea necesario y para cumplir con los objetivos de la Entidad. asi como, procurar considerar atencion de comisiones de servicio con un mismo vehiculo en caso se presenten rutas cercanas.
i. Implementar requerimientos de movilidad a traves de la Intranet del MINSA para el ahorro de papel entre otros.
Otras medidas complementarias:
a. EI responsable de Almacén Central y de la Dirección de Logistica lleva el control estadística
b. del consumo mensual del papel y material conexo por unidad orgánica Sede Central y Dependencias del Minsa.
c. Servicios y Mantenimiento de la Sede Central, deberá adecuar la actuación del personal de limpieza a las exigencias del presente documento, cuando el contrato vigente asi lo permita: delo contrario, debera incorporar dichas exigencias a las contrataciones futuras
d. Las medidas de ecoeficiencia complementarias se implementaran en las distintas sedes del MINISTERIO DE SALUD.
e. Los Directores y/o Jefes de las Unidades Organicas dispondran racionar el gasto de los útiles de escritorio en Coordinación con el Departamento de Servicios de Mantenimiento y Seguridad Interna del Minsa..
Monitoreo de las medidas de ecoeficiencia:
a. Se evaluara mensualmente sobre los resultados alcanzados de las inspecciones generales con la implementación de las medidas de ecoeficiencia contenidas en el presente plan de ecoeficiencia y de las Directivas de ecoeficiencia acuerdo a los indicadores.
b. La Direccion de Logistica informara mensualmente score los resultados alcanzados en la implementacion de las medidas de ecoeficiencia,
c. La Secretaria General reportara cada ultimo dia de mes en la pagina institucional del MINSA las medidas implementadas y los resultados alcanzados e informara al Ministerio del Medio Ambiente.
Estimulo a las buenas practicas de ecoeficiencia:
a. Debería establecerse el reconocimiento anual al "Trabajador Ecoeficiente", al funcionario, Servidor o contratado del personal del MINSA que se haya destacado durante el año, por haber participado activamente como promotor en la implementacion de las medidas de ecoeficiencia y de la adopcion de buenas practicas en las oficinas orgánicas a la que pertenece y/o la implementacion de medidas de impacto institucional.
Haber contribuido en mayor proporción al ahorro de recursos e insumos de trabajo, la eficiencia en el uso de la energia, el agua y el combustible, asi como la minimizacion de la generacion de residuos solidos en la institucion.
c. Los mencionados reconocimientos seran elaboradas y aprobados por la Direcciones de oficinas ó el Comité de Ecoeficiencia quienes estableceran los criterios y procedimientos necesarios para tal efecto.
MEDIDAS COMPLEMENTARIAS:
a. La Direccion de Logistica en coordinacion con la Oficina de Seguridad, cautelaran permanentemente el apagado de las luminarias en las oficinas que no se esten usando, ya sea mediante inspecciones fisicas: y/o en el caso de la nueva sede, a traves del sistema de seguridad electronica.
b. Dirección de Logística debe disponer en la sede central del MINSA, el apagado de uno de los Dos ascensores Públicos, desde las 19:30 horas hasta las 07:00 horas del dia siguiente de lunes a viernes, durante todo el día sabado, domingo y feriados, salvo la autorizacion de uso excepcional a requerimiento de la Alta Dirección o eventos programados.
d. La Dirección de Logística deberá Disponer al Departamento que Corresponda a programar e implementar un programa de mantenimiento de los sistemas sanitarios de la Sede Central y aquellas sedes en las que exista desperdicios de agua por los reboses y/o canerias y canos deteriorados, o reemplazo de los mismos por sistemas temporizados del MINSA.
e. La Oficina de CDI de Información y Estadística previa evaluación y autorización habilitara una cuenta de correo electronico institucional denominada [email protected], que estara a cargo del Coordinador ó jefe de Servicios y Mantenimiento de la Sede Central Minsa, donde se debera reportar cualquier problema o inconveniente que detecte el personal para su inmediata atención al mantenimiento, relacionados a las medidas de ecoeficiencia.
g. La Direccion de Logistica en coordinacion con la Oficina del CDI de Información y Estadistica y los Directores y/o Jefes de las Unidades Organicas, recomendara las acciones necesarias para racionalizar el uso de equipos de fotocopiado e impresiones.
Capacitación:
Propuesta a realizar en coordinacion con la Direccion de Logística eventos de capacitación para el personal de la institución, para la difusión de todas las medidas y actividades que con lleven al plan de ecoeficiencia de la Sede Central y Dependencias del MINSA.
Remito el aporte al Plan de Ecoeficiencia y Recomendaciones Pertinentes para la difusión, para los fines del caso amerite.
Atentamente.
Cesar Román Gavidia
Esp. Seguridad Interna
Autor:
Cesar Gavidia