Gestión de procesos en el Centro de Idiomas Rosa Luxemburgo del Estado Nueva Esparta (página 2)
Enviado por mauribel wettel
Tabla 2: Metodología de Solución de Problemas
Acción Básica del Equipo | Pregunta a responder | Trabajo en Equipo | ||
Conocer el problema | ¿Cuál es el problema | El conocimiento completo del problema requiere entre otros aspectos:
La investigación relacionada con el problema exige:
| ||
Plantear alternativas de solución | ¿Cómo se puede resolver el problema? | La consideración de las diferentes maneras, modos y cursos de acción a seguir para resolver el problema exigen:
Esta operación, por su complejidad, exige:
Dos aspectos relacionados merecen ser resaltados:
| ||
Analizar las alternativas de solución | ¿Cuáles son las alternativas de cada solución? | El examen de las repercusiones de cada alternativa de solución, tanto dentro como fuera de la institución, abarcan:
Este análisis debe ser realizado con la participación de todos los involucrados: Clientes, Proveedores, Ejecutores y Gerentes | ||
Seleccionar la mejor alternativa de solución | ¿Cuál es la mejor solución para el problema? | Una solución final exigirá una ponderación cuidadosa, de la utilización de esquemas y criterios de juicio adecuados. Para aumentar la racionalidad y disminuir riesgos es fundamental que la selección de la mejor alternativa sea una decisión participativa y compartida por los diferentes factores involucrados en el problema. | ||
Divulgación de la solución final aprobada | ¿Cómo informar a todos sobre la solución final? | Una comunicación clara, abierta y transparente a todas las personas afectadas por la solución escogida requiere una explicación adecuada sobre la solución final y sus posibles consecuencias. Las informaciones pueden ser comunicadas en reuniones o por documentos escritos La divulgación es fundamental para obtener una comprensión y apoyo de todos los involucrados estableciendo las bases necesarias para el éxito de la ejecución. | ||
Implantar la solución final | ¿Cómo garantizar la ejecución de la solución final? | Para implantar una solución final es conveniente que se elabore un plan y se ejecute una experiencia inicial. El éxito de la implantación va a depender de la cooperación de todos los involucrados y de la estrategia seleccionada para lograr el funcionamiento de la solución. | ||
Evaluar la implantación de la solución final | ¿Cómo se evalúa la implantación de la solución final? | La observación de la marcha de la solución requiere:
| ||
Fuente: Pons (2003); Villa, Eulalia (2006)
Para la presente investigacion, se esogen las herramientas siguientes a ser aplicadas en el trabajo de campo: Diagrama SIPOC, diagramas de de flujos, UTI, y a su vez, sesiones de trabajo con especialistas de reconocido prestigio y la tormenta de ideas las cuales permitiran obtener la informacion necesaria para estudiar el proceso docente educativo, el cual sera objeto de estudio en este trabajo.
Diagrama SIPOC
Una de las herramientas fundamentales que posibilitan el comienzo de una gestión de/o por procesos es el diagrama SIPOC.
Esta herramienta usada en la metodología seis sigma, es utilizada por un equipo para identificar todos los elementos relevantes de un proceso organizacional antes de que el trabajo comience. Ayuda a definir un proyecto complejo que pueda no estar bien enfocado. El nombre de la herramienta incita a un equipo considerar a los suministradores (la "S" en el SIPOC) del proceso, de las entradas (la "I" en el SIPOC), del proceso (la "P" en el SIPOC) que su equipo está mejorando, de las salidas ("la O" del SIPOC) , y de los clientes(" la C" en el SIPOC) que reciben las salidas del proceso. Los requerimientos de los clientes se sugieren añadir al final del SIPOC con la letra "R" para un mejor conocimiento del proceso.
La herramienta SIPOC es particularmente útil cuando, por ejemplo, no se tiene claridad suficiente acerca de aspectos tales como:
¿Quién provee entradas al proceso?
¿Qué especificaciones se plantean a las entradas?
¿Qué actividades conforman el proceso?
¿Cómo se interrelacionan estas actividades?
¿Quiénes son los clientes verdaderos del proceso?
¿Cuáles son los requerimientos de los clientes?, entre otros
Los diagramas SIPOC no son difíciles de elaborar. Los pasos a seguir son los siguientes:
Habilite un área que permita que el equipo elabore el diagrama SIPOC.
Comience con el proceso.
Identifique las salidas de este proceso.
Identifique a los clientes que recibirán las salidas de este proceso.
Identifique los requisitos preliminares de los clientes.
Identifique las entradas requeridas para que el proceso funcione correctamente.
Identifique a los suministradores de las entradas que son requeridas por el proceso.
Elabore el diagrama.
Técnica UTI (Urgencia, Tendencia e Impacto)
Esta técnica es adecuada para definir prioridades de mejora. La definición de prioridades es la identificación de los asuntos más importantes de una lista de pendientes, para definir con cuál comenzar. Una prioridad debe atenderse en términos de la urgencia, la tendencia y el impacto asociados con ésta.
Urgencia:
Se relaciona con el tiempo disponible frente al tiempo necesario para realizar una actividad. Para cuantificarla se cuenta con una escala de 1 a 10 en la que se califica con 1 a la menos urgente, aumentando la calificación hasta 10, para la más urgente. Tenga en cuenta que se le puede asignar el mismo puntaje a varias oportunidades.
Tendencia:
Describe las consecuencias de tomar la acción sobre una situación. Hay situaciones que permanecen idénticas si no se hace algo. Otras se agravan al no atenderlas. Finalmente, se hallan las que se solucionan con solo dejar pasar el tiempo. Se deben considerar como principales, entonces, las que tienden a agravarse al no atenderlas, por lo cual se le dará un valor de 10; a las que se solucionan con el tiempo, el valor 5; y las que permanecen idénticas si no se hace algo, se califican con el valor 1.
Impacto:
Se refiere a la incidencia de la acción o actividad que se está analizando en los resultados de la gestión de determinada área o la empresa en su conjunto. Para cuantificar esta variable se cuenta con una escala de 1 a 10 en la que se califica con el valor 1 a las oportunidades de menor impacto, aumentando la calificación hasta 10, para las de mayor impacto. Tenga en cuenta que le puede asignar el mismo puntaje a varias oportunidades.
Procedimientos para la gestión de procesos
Existen varios procedimientos para la Gestión por Procesos. Todos, en mayor o menor medida consideran la mejora continua y al trabajo de equipo como condicionantes para su mecanismo de desarrollo, con independencia del campo de aplicación.
Se identifican los desarrollados por: yo te los doy
De los procedimientos estudiados, se escoge el desarrollado por Pons y Villa (2006), debido a que estos autores han desarrollado el mismo en procesos de la educacion superior en el area geografica de latinoamerica y el caribe, determinandose la descripcion, diagnostico y mejora de los procesos claves, especificamente los relativos a la docencia y la investigacion.
Conclusiones del Capítulo
1. La Gestión de Procesos es un sistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades de una organización. Esta filosofia esta sustentada en satisfacer las necesidades y expectativas del cliente y lograr a través de todas las acciones diarias una organización más competitiva, haciendose necesaria la inclusion de este enfoque en las instituciones universitarias, para que estas cumplan con el encargo que la sociedad le solicita.
2. En la busqueda bibliografica realizada se identifican procedimientos para llevar a cabo el enfoque de Gestion de procesos, identificandose aquel que se distingue por el uso de herramientas universales propias de la Ingenieria Industrial y por su aplicación en el sector educativo universitario de america latina y el caribe, por lo que sera desarrollado para darle cumplimiento al objetivo planteado en esta investigacion.
,
Autor:
Mauribel Wettel
| Página siguiente |