INTRODUCCION
Diariamente es necesario enfrentar problemas y conflictos a los cuales se les deben encontrar soluciones aceptables de acuerdo al contexto. El proceso de solucionar problemas implica una serie de capacidades y habilidades del pensamiento que es importante desarrollar y evaluar en la preparación académica.
Una de las capacidades más importantes en la resolución de problemas es la de hacer preguntas que permitan surgir de un conflicto y sortear la dificultad, algunas preguntas pueden servir para identificar el problema, otras para buscar alternativas, etc. Es posible preguntarse: ¿qué es lo que hace problemática esta situación? ¿Qué me falta por saber?
¿Cuántos problemas están involucrados? ¿Cuál voy a intentar resolver? ¿Qué es lo que no funciona? ¿Cuáles son las alternativas que se pueden tomar? ¿Qué conozco sobre este tema? ¿Por dónde puedo empezar para que sea más fácil? etc.
1. DEFINICIÓN DE PROBLEMAS
Cuando hablamos de problemas, estamos hablando de elementos que obstaculizan el correcto o normal desempeño de los procesos, situaciones y fenómenos que nos rodean. Estos problemas pueden ser alteraciones generadas accidental o voluntariamente por agentes externos y su resolución se convierte entonces en algo de suma importancia para restituir las condiciones de normalidad antes existentes. Para esto existen diferentes herramientas para la solución de problemas como son:
a. Brainstorming (Tormenta de Ideas)
En los términos más simple, es un grupo de personas que usan su poder de pensamiento colectivo para crear ideas.
El brainstorming, puede definirse también como un método que permite producir ideas sobre los problemas de un área o las causas que generan los mismos o soluciones que podrían generarse al respecto.
Reglas para llevar a cabo una tormenta de ideas:
– Escoger a alguien para ser el facilitador y apunte las ideas.
– Anotar todas las ideas que surgen en una hoja. Todas las ideas aportan por más descabelladas que parezcan.
– Escribir cada idea en el menor número de palabras posibles
– Establecer un tiempo límite para la sesión.
– Formatear la creatividad. Construir sobre ideas de otros
– Eliminar las duplicaciones o similitudes.
Aplicación Real:
b. Matriz de Multivotación
La Multivotación es una técnica en grupo para reducir una larga lista de elementos a unos pocos manejables (generalmente de tres a cinco).
Esta herramienta es utilizada después de realizada una tormenta de ideas. Teniendo la lista de los posibles problemas, los miembros del grupo someten a votación cada una de las ideas, cada miembro deberá escoger una sola idea durante las rondas. Esta matriz deberá recorrer de 2 a 3 rondas de votación separando entre ronda y ronda las ideas con mayor votación.
Aplicación Real
c. Matriz de Selección de proyectos
Las ideas que tuvieron mayor cantidad de votos después de la última ronda de la matriz anterior, son seleccionadas como posibles proyectos de mejora y solución del problema. Dentro de esta matriz se realiza una relación entre los posibles proyectos de mejora con algunos criterios seleccionados anteriormente, que se basan en las necesidades del cliente, el tiempo de implementación, los efectos sobre la productividad y los efectos sobre la inversión requerida y la rentabilidad percibida. Colocando una escala de calificación.
En esta matriz los miembros del grupo tendrán que votar sobre la relación que existe entre los posibles proyectos de mejora y los criterios definidos basándose en la escala de calificación.
Aplicación Real
Resumen de matriz de selección
Dentro de esta matriz se realiza la relación que existe entre los posibles proyectos de mejora y los criterios. Sumando al final de la matriz las valoraciones según su relación.
Aplicación Real:
2. IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS
a. Diagrama de Ishikawa o de Causa Efecto
El diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de causa-efecto, que por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama de espina de pez, que consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha. Fue creado por el licenciado en química japonés Dr.Kaoru Ishikawa en el año 1943.
Representa gráficamente las relaciones múltiples de causa – efecto entre las diversas variables que intervienen en un proceso. En teoría general de sistemas, un diagrama causal es un tipo de diagrama que muestra gráficamente las entradas o inputs, el proceso, y las salidas o outputs de un sistema (causa-efecto), con su respectiva retroalimentación (feedback) para el subsistema de control.
Causa: El problema analizado puede provenir de diversos ámbitos como la salud, calidad de productos y servicios, fenómenos sociales, organización, etc. A este eje horizontal van llegando líneas oblicuas -como las espinas de un pez- que representan las causas valoradas como tales por las personas participantes en el análisis del problema. A su vez, cada una de estas líneas que representa una posible causa, recibe otras líneas perpendiculares que representan las causas secundarias. Cada grupo formado por una posible causa primaria y las causas secundarias que se le relacionan forman un grupo de causas con naturaleza común. Este tipo de herramienta permite un análisis participativo mediante grupos de mejora o grupos de análisis, que mediante técnicas como por ejemplo la lluvia de ideas, sesiones de creatividad, y otras, facilita un resultado óptimo en el entendimiento de las causas que originan un problema, con lo que puede ser posible la solución del mismo.
Aplicación Real:
b. Diagrama Por qué – Por qué (Why – Why)
El objetivo principal de este diagrama es resolver problemas bastante reduccionistas y orientado a resolver los efectos y las consecuencias del problema; en lugar de identificar sus causas y atacar el problema en su origen.
Metodología de aplicación:
1.- Observar que es necesario siempre identificar y definir la función útil principal de las causas principales.
2.- Añadir causas secundarias en cada rama
3.- Comprobar la lógica toda del diagrama porque-porque
4.- Finalmente integrar el diagrama relacionando cada una de las causas derivadas el diagrama Causa Efecto. La causa que mas se interrelaciones sera la causa critica o dominante
3. DISEÑO DE LA SOLUCIÓN
a. Análisis de campo de fuerzas
El Análisis del Campo de Fuerzas es una herramienta que es utilizada para ayudar a facilitar el cambio. El Análisis del Campo de Fuerzas ve el cambio como fuerzas diferentes que compiten entre sí. Existen dos fuerzas con las que trabajaremos aquí. Las Fuezas Impulsoras (Driving Forces), las cuales facilitan el cambio y las Fuerzas Restringentes (Restraining Forces), las cuales evitan que el cambio ocurra. Esta herramienta se enfoca en la identificación de estas fuerzas y en relacionarlas con el cambio potencial.
Se puede utilizar en cualquier momento que se espere un cambio significativo. El Análisis del Campo de Fuerzas nos ayuda a determinar hasta dónde el cambio puede ser difícil. El Análisis del Campo de Fuerzas nos permite ver los factores que contribuyen al éxito o fracaso de la solución propuesta.
Aplicación Real
b. Plan de Acción
Los planes de acción son instrumentos gerenciales de programación y control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Estratégico.
Dichos planes, en líneas generales, se colocan en un espacio definido de tiempo y responsabilidad, las tareas específicas, para contribuir a alcanzar objetivos superiores. Todos los planes de acción presentan su estructura de modo "personalizado" para cada proyecto, es decir, depende de los objetivos y los recursos, cada administrador presenta su plan de acción adecuado a sus necesidades y metas.
Para realizar el control del plan de acción, es necesario definir un indicador, que nos muestre la efectividad de la implementación del plan.
Aplicación Real: Plan de Acción
Autor:
Paola Gomez