MEJORAMIENTO CONTINUO Es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo.
PASOS PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO
IDENTIFICACION DE LA EMPRESA Es una empresa fundada en noviembre de 1988 con la misión de proveer equipos y herramientas de ferretería en general y materiales para la construcción a las industrias básicas y privadas, ferreterías y público en general. Esta ubicada en la Av. Antonio Cisneros- Zona Industrial Chirica. San Félix. Tiene 223 personas laborando: 112 obreros y 111 empleados
FUNCIÓN DE LA EMPRESA Se dedica a la venta de materiales y equipos para ferreterías y construcción. Tiene representantes de ventas en los siguientes estados: Bolívar Amazonas Sucre Delta Amacuro Monagas Anzoategui Guarico Apure Mérida
PRODUCTOS QUE OFRECE Cables eléctricos: ICONE -TW-THW-SPT-STInterruptores, breckers, tomacorrientes:EAGLE, WESTINGHOSUES Bombillos, lámparas, tableros, cajetines: LUMINEX, GE, PHILIPSTuberías eléctricas, plásticas y EMT PRODUCTOS ELECTRICOS Máquina de soldarCompresoresDesmalezadoraPlantas eléctricasMotobombasHidroneumáticos EQUPOS DE SOLDADURA
PRODUCTOS QUE OFRECE Equipos de oxicorteSopletes PicosManguerasElectrodos: Comunes y de acero inoxidablePinzas de porta electrodosPinza para tierra Para aguas blancas y aguas negrasConexiones para tuberíasCanales para desagües y accesorios
PRODUCTOS QUE OFRECE (Gp:) PEGAMENTOS Pega, contacto, blanca HERCULESProductos selladores,tratadores de rosca LOCTITE (Gp:) IMPERMEABILIZACION Mantos: Normales y Aluminizadosasfalto liquido, plásticos y thinerIPA, BITUPLAS Y OTROS
PRODUCTOS QUE OFRECE Accesorios CORONA (Gp:) LAMINAS PARA TECHADO Y MALLAS (Gp:) LAMINAS PAR TECHADOLaminas de zinc galvanizadasLaminas traslucidasLaminas Acerolit MALLASPara la Industria VICSONPara el Campo
PASO 1 SELECCIONAR OPORTUNIDAD DE MEJORA
Luego de conocer la empresa y sus diferentes Departamentos, pudimos detectar una serie de problemas o fallas, entre los cuales están: EN CUANTO A DESPACHOS Tardanza en la atención al Cliente Alta frecuencia de errores en los despachos Problemas con la impresora de Guías de Despachos Falta de orden y cuidado al tomar los materiales de los estantes Despacho de materiales dañados o defectuosos Constantes cruces de material Deficiencias en el proceso de empaque de pedidos de ventas al mayor y corporativo
EN CUANTO A ORGANIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO Inadecuado manejo de materiales Insuficiencia de estanterías para almacenar materiales Mala distribución de los materiales Compras excesivas de material sin analizar la capacidad de almacenamiento Falta de adecuada identificación de estanterías Exceso de suciedad en los pasillos de estanterías en el Almacén Falta de control en las devoluciones
OTRAS OBSERVACIONES Ausencia de una Estructura Organizativa Definida Ausencia de Mando y Liderazgo en los Patios 1, 2 y 3 Ausencia Total de una Unidad de Control de Inventarios Ausencia de Normas y Procedimientos Formales Desconocimiento de las Funciones y Responsabilidades Alta rotación de personal Contratación de Personal no Calificado Falta de formación y Desarrollo Personal Sustracción de Material Mala organización del Departamento de Recursos Humanos
PASO 2 CLARIFICAR, CUANTIFICAR Y DIVIDIR
DIAGRAMA DE PARETO (Gp:) CAUSAS (Gp:) FRECUENCIA (Gp:) % RELATIVO DE FRECUENCIA (Gp:) % FRECUENCIA RELATIVA ACUMULADA (Gp:) Alta frecuencia de errores en los despachos (Gp:) 60 (Gp:) 37.50 (Gp:) 37.5 (Gp:) Despacho de materiales dañados o defectuosos (Gp:) 40 (Gp:) 25.00 (Gp:) 62.5 (Gp:) Manejo inadecuado de materiales (Gp:) 20 (Gp:) 12.50 (Gp:) 75.00 (Gp:) Mala distribución de los materiales (Gp:) 17 (Gp:) 10.62 (Gp:) 85.62 (Gp:) Falta de Higiene en los Almacenes (Gp:) 15 (Gp:) 9.38 (Gp:) 95.00 (Gp:) Sustracción de Materiales (Gp:) 8 (Gp:) 5.00 (Gp:) 100 (Gp:) TOTAL (Gp:) 160 (Gp:) 100 (Gp:)
PASO 3 ANÁLISIS DE CAUSAS
(Gp:) Ausencia de Normas y Procedimientos (Gp:) Ausencia total de unidad de Control de Inventarios (Gp:) Despacho de materiales dañados (Gp:) Manejo inadecuado de materiales (Gp:) Exceso de suciedad en los almacenes (Gp:) Problemas con la Impresora de Guías de Despacho (Gp:) Mala distribución de los materiales (Gp:) Falta de Formación y Desarrollo del Personal (Gp:) Sustracción de Material (Gp:) Tardanza en la atención al Cliente (Gp:) Constantes cruces de material CLIENTE INSATISFECHO (Gp:) Ausencia de Estructura organizativa (Gp:) Alta rotación de Personal (Gp:) Contratación de Personal No Calificado (Gp:) Los Despachadores no saber manejar el Sistema de Medidas DIAGRAMA DE CAUSA – EFECTO (Gp:) MEDICION (Gp:) MANO DE OBRA (Gp:) MAQUINAS (Gp:) MEDIO AMBIENTE (Gp:) MATERIALES (Gp:) METODOS
PASO 4 ESTABLECER NIVEL EXIGIDO
Para toda empresa lo más importante o su fin último es satisfacer las expectativas de sus Clientes. Por lo tanto para lograrlo debe funcionar de la siguiente manera: Atender de manera eficiente y rápida a sus Clientes, para que de esta forma los mismos se sientan como en casa y quieran volver a ella. Que no se produzcan fallas, demoras o errores eb los despachos Que la impresora de Guías de Despacho funcione de manera correcta Que los estantes de los materiales estén debidamente identificados y ordenados Que haya un proceso de empaque de materiales adecuados Atender de manera eficiente y rápida a sus Clientes, para que de esta forma los mismos se sientan como en casa y quieran volver a ella. Almacenes completamente ordenados y limpios, lo cual favorece la imagen de la empresa Que la empresa cuente con una Estructura Organizativa definida Que exista liderazgo y mando dentro de la organización Que exista una Unidad de Control de Inventarios Que la empresa cuente con Normas y Procedimientos Formales Que la empresa promueva la Formación y el Desarrollo del Personal Que los empleados de la organización estén comprometidos con la misma
PASO 5 GENERAR Y PROGRAMAR SOLUCIONES
Eliminar la excesiva rotación del personal. Para ello se recomienda ingresar personal nuevo a los Almacenes En el Patio 3 donde se tienen los materiales de construcción se recomienda salir de los upervisores de despacho que tienen contrato por tiempo determinado e ingresar nuevos supervisores con nivel de T.S.U. Aplicar Principios de Administración de Recursos Humanos en el área de Reclutamiento y Selección de Personal Proporcionarle inducción al personal nuevo que ingresa a la organización. La cual debe estar basada en los siguientes puntos: Visión de negocios de la empresa Ubicación del Almacén dentro de la Estructura organizativa de la empresa Funciones y Responsabilidades del cargo Procedimientos de Recepción, Almacenamiento y Despacho de Materiales Normas de Higiene y Seguridad Industrial en el área Hacer un inventario de todos los materiales dañados pero en condiciones recuperables. Diseñar y mandar a fabricar un lote de bolsas plásticas y cajas de cartón en tres medidas diferentes (pequeña, mediana y grande) para mejorar la presentación de los productos preparados para los despachos y entrega a Clientes.
Determinar, en base a los materiales que se encuentran sin ubicación fija de estantes, las necesidades reales de espacio y de estanterías para almacenar adecuadamente esos materiales. Hacer una redistribución de los materiales de Ferretería tomando en consideración los siguientes criterios: Grupos de Materiales, Rotación y Frecuencia de Salida. Antes de realizar la compra de alguna determinada cantidad de un producto, previamente deberá analizarse la capacidad de almacenamiento disponible y el nivel de demanda del mismo. Para el Almacén de Ferretería diseñar y mandar a fabricar un lote de etiquetas autoadhesivas para colocarlas en los estantes y que permitan identificar un material mediante: (Gp:) Código: (Gp:) Descrpción General: (Gp:) U/M: (Gp:) Ubicación: Diseñar y mandar a fabricar estanterías con separadores para almacenar adecuadamente todo el material. Para controlar al personal de los Almacenes, se recomienda activar el Sistema de Monitoreo por Cámaras, actualmente instalado en la Ferretería.
PASO 6 VERIFICAR LAS SOLUCIONES
Realizar la Estructura Organizativa de la empresa La Gerencia de Recursos Humanos deberá realizar la solicitud de personal capacitado a través de diferentes medios: radio, prensa, internet. Implantar una Unidad de Control de Inventarios Mantener el orden en la ubicación de los materiales en el Almacén, así como la higiene y limpieza del mismo.
PASO 7 ESTABLECER ACCIONES DE GARANTÍA
La Gerencia de Recursos Humanos deberá hacerle un seguimiento al personal para constatar que estén cumpliendo a cabalidad con sus funciones y si están respetando las normas establecidas en la empresa Ya que la empresa no cuenta con una estructura organizativa, proponemos la siguiente la asegurar que las soluciones anteriormente expuestas cumplan cabalmente.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Todos los gerentes buscan que sus empresas mejoren continuamente sus productos, la prestación de sus servicios o sus procesos, este es un común denominador que atañe a todas las personas que dirigen empresas, el mejoramiento continuo trae como consecuencias: menores costos, mayor capacidad de cumplir en los tiempos de entrega, mayor calidad del servicio, mayores ventas… Pero, por qué es una realidad que se ve materializada en muy pocas empresas y por qué la gran mayoría de ellas no puede lograr la mejora continua real. Simplemente por que no toman en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. Identificar quiénes son los clientes 2. Determinar las necesidades de los clientes identificados 3. Traducir dichas necesidades al lenguaje de la empresa 4. Optimizar las características del producto (servicio) para satisfacer las necesidades del cliente y las de la empresa 5. Desarrollar un proceso capaz de producir el producto (servicio) 6. Optimizar del proceso (servicio) 7. Demostrar que el proceso puede producir el producto (servicio) en condiciones operativas 8. Transferir el proceso a las fuerzas productivas