Información básica de libros contables

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Introducción

Para que una empresa surja y tenga éxito, es por medio de La contabilidad que se ejerza en dicha entidad. Así mismo, todo empresario individual así como las sociedades mercantiles deberán llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, la cual permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones mercantiles; así como la elaboración periódica de inventarios, balances y estados financieros.

Los libros de diario y de mayor le producen información muy valiosa al gerente de la empresa ya que lo ayuda a corregir los planes del negocio por cualquier variación desfavorable. En los libros de contabilidad se prohíbe: alterar el ordencronológico en los registros, dejar espacios en blanco,hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones, borrar o tachar en todo o en parte los valores de los asientos y arrancar hojas o alterar el orden de las mismas. Los libros contables van a tomar una función de vital importancia en la empresa, puesto que en ellos es donde se van aregistrar todas las actividades mercantiles que se realicen, de forma clara, ordenada y precisa.

¿Que son los Libros Contables?

Los libros de contabilidad, son registros o documentos que deben llevarobligatoria o voluntariamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un período de tiempo determinado. En Venezuela Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente el libro Diario, el libro mayor y el de inventario". En este sentido se hace necesario el estudio y adopción de las normas vigentes para su correcto uso y registro.

¿Qué son las Libro Diario?

Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor. es decir, los libros diarios Consiste en realizar un registro cronológico, diario, de todas las operaciones realizadas por un entidad, en el cual se deben anotarla fecha y los cargos y abonos resultantes de una operación, los nombres de las entidades con las que se celebró la transacción (bancos, clientes, deudores, proveedores, etc.9 y el tipo de documentación comprobatoria originada por la operación (facturas, recibos, notas, títulos de crédito, etc.), número de los documentos, condiciones bajo las cuales se pacto la operación, fechas de vencimiento, etc. Las anotaciones de los hechos contables en el Libro Diario se denominan asientos, las cuales exigen la identificación de los elementos afectados y la coordinación entre las cuentas que intervienen en los mismos.

En este libro se encuentra información como:

La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario. La descripción del comprobante.

La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta

Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.

¿Qué es el Libro Mayor?

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares. Es el registro donde se concentran los movimientos que tienen las cuentas de activo, pasivo, capital contable y resultados como consecuencia de las operaciones realizadas durante un período contable. A este libro se transcriben los asientos registrados previamente en el libro diario.

La función del libro mayor es acumular los movimientos y saldos de cuentas con las cuales se está en la posibilidad de prepara los estados financieros.

En él se encuentra la siguiente información:

La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).

El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan. El movimiento débito o crédito de cada cuenta.

Las operaciones mensuales.

Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionarel manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

El inventario: representa la existencia de bienes almacenados destinados a realizar una operación, sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación.

El libro de inventario y balances refleja los inventarios al inicio y al final del ejercicio o período económico de la empresa, la situación financiera: balance general a una fecha determinada y el resultado de operaciones: estado de ganancias y pérdidas, para un período contable.

Tradicionalmente se les ha denominado Libro de Inventarios y Balances e incluye los Inventarios y las Cuentas Anuales (Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y ganancias y Memoria).

Que lleva la información siguiente:

La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).

El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.

El valorque corresponde al valorunitario de cada artículo. El valorparcial de las operaciones.

El valortotal correspondiente a cada cuenta.

Inventario de Mercancías : Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Compras : Se carga por la adquisición de mercancías que realiza la empresa: son los productos con los que la empresa gira su actividad económica. Su saldo es deudor y representa el valor total nominal de la compra de mercancías que la empresa realizó en el ejercicio contable. compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.

El área de Compras tiene una importancia sustantiva en las empresas. Esto sucede porque es el área que articula las necesidades de producción de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea y, fundamentalmente, porque es el área en la que se genera el proceso de pagos, por lo tanto tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa.

Las cuentas anuales: comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto el ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria. Las cuentas anuales también denominados estados contables, estados financieros o informes financieros son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la Administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

La mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de información financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que, en la mayoría de los países del mundo, deben registrarse en organismos de control públicos o privados para poder ejercer la profesión.

El regis tro mercantil: es una institución administrativa que tiene por objeto la publicidad oficial de las situaciones jurídicas de los empresarios en él inscritos.

La función primordial del registro mercantil es ser un instrumento de publicidad. Los empresarios tienen obligación de comunicaruna serie de informaciones que se consideran esenciales de cara al tráfico jurídico, y el registro mercantil permite la publicidad de dicha información, para mayor seguridad jurídica y económica. También se pueden incluir voluntariamente ciertas informaciones por los empresarios autónomos, como los poderes de representación. Lo que hace el registro mercantil, en definitiva, es dar a conocer datos sobre aquellas personas, tanto jurídicas como físicas, que intervienen en las operaciones mercantiles. Gracias a este registro, los potenciales inversores, los individuos que analizan la contratación de sus productos o servicios y las oficinas públicas que requieran de los datos, tienen acceso a la información.

Las características del registro mercantil dependen de cada país. Por lo general se considera que este registro es la prueba que certifica la existencia legal de un comerciante y de su comercio.

Los datos consignados de cada comercio en el registro mercantil pueden incluir la matrícula comercial, el acta de conformación de una sociedad, los libros contables, las sucesiones y los embargos, entre otros.

Conclusión

La contabilidad es suministrar información a los distintos agentes económicos para ayudarles a tomar decisiones. La información contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un código contable único, completo e imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legitimo, justo y honesto en el registro, interpretación y utilización de los datos que proporciona. El estudio y manejo de la información de los libros diarios y mayor de un empresa nos proporciona la herramienta para conocer la situación de una empresa en un momento dado ya que por ejemplo de la cuenta de Banco podemos saber con que dinero contamos para transacciones futuras.

Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera mas simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial. Inventario de Mercancías lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las cuentas anuales muestran los datos culminantes del proceso contable del ejercicio y pueden llegar a manos de quien esté interesado en ello. De ahí que estos documentos deban ser claros y deban expresar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a la que se refieran. Para lograr la imagen fiel han debido aplicarse los principios de contabilidad generales, complementados con las normas particulares de valoración existentes para los elementos constitutivos del patrimonio y del resultado de la empresa.

Las cuentas anuales son el balance, la cuenta de «Pérdidas y ganancias» y la memoria, y han de formar una unidad. el registro mercantil dependen de cada país. Por lo general se considera que este registro es la prueba que certifica la existencia legal de un comerciante y de su comercio.