Elaboración de un informe de costes

2. Resumen
3. La contabilidad de costes para la toma de decisiones empresariales
4. Elaboración de un informe de costes en un hotel para decidir sobre externalizar o internalizar la lavandería
5. Discusión del informe de costes

RESUMEN:

El objetivo de este trabajo es explicar la cuestión de la elaboración de informes de costes para la adopción de decisiones empresariales e ilustrar dicha problemática mediante un caso particular. De ahí, que se presente el caso –concebido para fines de docencia universitaria– de un hotel que tiene que decidir sobre la externalización o no de la actividad de lavandería, basándose para ello, entre otros criterios, en el informe de los costes correspondientes a cada opción.

1. LA CONTABILIDAD DE COSTES PARA LA TOMA DE DECISIONES EMPRESARIALES

La Contabilidad de Costes en una organización es un subsistema de información contable que se acomoda a las circunstancias específicas de la empresa:

2. circunstancias informativas (necesidades concretas de información sobre costes y medios técnicos y humanos para obtener y procesar datos y suministrar informes),
3. circunstancias productivas, y
4. circunstancias organizativas (estructura organizativa, sistema de dirección, etc.).

Asimismo, los objetivos de un subsistema de información contable de costes pueden ser diversos:

2. valoración de las existencias para la elaboración de las Cuentas Anuales de la contabilidad financiera;
3. determinación y análisis de los costes y márgenes de los productos fabricados y vendidos por la empresa, a efectos de adoptar determinadas decisiones relacionadas con el ámbito productivo; y
4. determinación y análisis de los costes de los centros a efectos de planificación y control de la actividad productiva y asignación de responsabilidades.

Si nos movemos en el segundo de los objetivos antes citados, de forma genérica, son aplicables los siguientes instrumentos, técnicas y/o conceptos: análisis coste-volumen-beneficio, modelos de coste variable (versiones simplificada y evolucionada), costes y beneficios diferenciales y costes de oportunidad, entre otros.

Siguiendo a Rosanas y Ballarín (1986, p. 37), el proceso racional de toma de decisiones se puede esquematizar en cinco pasos lógicos:

2. Definir el problema,
3. establecer unos criterios,
4. generar y explicitar las alternativas de decisión que se consideran,
5. análisis de las alternativas con respecto a los criterios elegidos como relevantes (análisis numérico o no dependiendo de la naturaleza de cada criterio, sopesar criterios cuantitativos y no cuantitativos), y
6. tomar la decisión viendo la importancia relativa de los distintos criterios combinado con el grado en que cada alternativa lo satisface.

Para la adopción de una decisión empresarial se ha de disponer de los costes relevantes para ello, siendo aquellos por lo general, los costes diferenciales predeterminados, es decir, los costes futuros calculados para una alternativa de decisión y que son distintos respecto al resto de alternativas. Como señalan los mecionados autores (p. 41) conviene destacar lo siguiente: El concepto de coste diferencial está íntimamente relacionado con una decisión concreta, tomando una de las alternativas como punto de referencia; los costes diferenciales no siempre son los costes variables (depende principalmente de cual sea la variable principal de decisión) o los costes directos de un producto (sí lo son cuando la decisión es si fabricar o no un determinado producto).

A continuación se ilustra lo anterior mediante la presentación de un caso decisional extraído de la práctica empresarial real. La decisión se refiere a la posible externalización de una actividad de una empresa perteneciente al sector servicios.

2. ELABORACION DE UN INFORME DE COSTES EN UN HOTEL PARA DECIDIR SOBRE EXTERNALIZAR O INTERNALIZAR LA LAVANDERIA

Este caso práctico se refiere a la elaboración de un informe de costes requerido para decidir sobre la opción "Lavandería externa" que se plantea la empresa Hotel COBO.

El Hotel COBO actualmente tiene contratado con la Lavandería ROPASA el lavado de toda la ropa sucia generada en su establecimiento. La Dirección del hotel está pensando en la posibilidad de tener lavandería propia, por lo que encargó el correspondiente estudio de costes. El Informe de costes que se presenta a continuación muestra los costes de cada opción, estando pendientes las conclusiones en función de los costes diferenciales.

2.1. Primera Opción: Lavandería Propia

Definición del Hotel: Es un hotel de 3 estrellas, con servicio de 4 estrellas. Tiene 140 habitaciones con una capacidad de 170 plazas. El restaurante tiene una capacidad de 150 personas/día. Tienen alimentación de gas y agua caliente centralizada.

Proceso Lavandería – Operaciones: Lavado-Secado (Ropa rizo); Lavado-Calandrado (Ropa plana)

Cambios de ropa en habitaciones: Ropa cama 3 cambios semanales. Ropa baño un cambio diario.

Cambios de ropa en restaurante: Por cada tres personas como promedio se usa un mantel y un cubremantel.

Necesidad de ropa a procesar (PRODUCCIÓN PREVISTA):

170 plazas x 2 sábanas x 3 cambios = 1.020 sábanas/semana

170 plazas x 1 funda alm. x 3 cambios = 510 fundas/semana

170 plazas x 1 colcha x 3 cambios = 510 colchas/semana

170 plazas x 1 toalla baño x 7 cambios = 1.190 toallas baño/semana

170 plazas x 1 toalla lava. x 7 cambios = 1.190 toallas lava./semana

170 plazas x 1 toalla bide x 7 cambios = 1.190 toallas bide/semana

170 plazas x 1 alfombra baño x 7 cambios = 1.190 alfombras baño/semana

(150 plazas : 3 ) x 7 cambios = 350 manteles/semana

(150 plazas : 3 ) x 7 cambios = 350 cubremanteles/semana

150 plazas x 1 x 7 cambios = 1.050 servilletas/semana

1.020 sábanas/semana x 0,65 kg. = 663 kg./semana

510 fundas/semana x 0,15 kg. = 77 kg./semana

510 colchas/semana x 1 kg. = 510 kg./semana

1.190 toallas baño/semana x 0,55 kg. = 655 kg./semana

1.190 toallas lava./semana x 0,20 kg. = 238 kg./semana

1.190 toallas bide/semana x 0,05 kg. = 60 kg./semana

1.190 alfombras baño/semana x 0,175 kg. = 208 kg./semana

350 manteles/semana x 0,560 kg. = 196 kg./semana

350 cubremanteles/semana x 0,16 kg. = 56 kg./semana

1.050 servilletas/semana x 0,06 kg. = 63 kg./semana

TOTAL = 2.726 kg./semana

(Ropa plana = 1.565 kg./semana; Ropa rizo = 1.161 kg./semana)

MAQUINARIA NECESARIA (CAPACIDAD):

• Lavado: Considerando 45 minutos como tiempo medio del ciclo y 40 horas de trabajo semanales tenemos,

2.726 kg./semana : 40 = 68 kg./hora

68 kg./h. x 45 : 60 = 51 kg./ciclo

Atendiendo a la oferta del mercado se eligen 3 lavadoras (2 del Modelo XY45 y 1 del Modelo GH66) que cubren las necesidades previstas; y cuyo precio total de adquisición es 10.000.000 u.m.

• Secado: Suponiendo que la ropa (sólo rizo para el secado) llega con una humedad residual del 62% tenemos,

1.161 kg./sem. x 0,62 : 40 = 18 kg. agua/hora a extraer

Atendiendo a la oferta en el mercado se elige 1 secadora Modelo A45 que cubre las necesidades previstas; y cuyo precio total de adquisición es 750.000 u.m.

• Calandrado: Suponiendo que la ropa llega con una humedad residual máxima del 50% tenemos,

1.565 kg./sem. : 40 = 39 kg./hora

Atendiendo a la oferta en el mercado se elige 1 calandra Modelo MZ que cubren las necesidades previstas; y cuyo precio total de adquisición es 4.250.000 u.m.

Datos (estimados) Técnicos y Económicos de la Mano de Obra:

Para atender a la demanda total (producción prevista: 2.726 kg./semana) se considera que es suficiente con 2 personas a tiempo completo (6 días/semana x 7 horas/día).

El coste de mano de obra previsto es de 30.000 u.m./semana por persona.

DATOS (ESTIMADOS) TECNICOS Y ECONÓMICOS DE CIP VARIABLES:

Costes unitarios de los factores (componente económico):

Precio del kwh. 12,8 u.m.

Precio del m3 de agua fría. 70,0 u.m.

Precio del m3 de agua caliente. 300,0 u.m.

Precio del Kilo de detergente. 110,0 u.m.

Precio del m3 gas (GLP). 95,5 u.m.

Consumos unitarios de los factores (componente técnico):

Lavadoras Modelo XY45 Lavadora Modelo GH66

Energía: 2,2 kwh. Energía eléctrica: 0,85 kwh.

Agua fría: 0,329 m3/ciclo Agua fría: 0,086 m3/ciclo

Agua caliente: 0,09 m3/ciclo Agua caliente: 0,013 m3/ciclo

Detergente: 10 grs./kg. ropa

Secadora Calandra

Gas: 0,047 m3 /kg.ropa con grado de Energía eléctrica: 0,5 kwh.

humedad del 62% Gas: 1,272 m3/hora

COSTE PRESUPUESTADO DE AMORTIZACION (CIP FIJO):

El coste de adquisición previsto de la maquinaria es de 15.000.000 u.m., se le estima una vida útil de 6 años y un valor residual de 1.500.000 u.m. La jornada dedicada a la lavandería es de 7 horas diarias, de lunes a sábado y, 50 semanas al año. Los cálculos técnicos nos indican que el conjunto de la maquinaria perderá un 5% de días de trabajo por reparaciones y mantenimiento durante el primer año, y que esa pérdida crecerá cada año a un ritmo del 5%. Asimismo se perderá rendimiento de manera progresiva, de tal forma que la ropa tratada en 60 minutos durante el primer y el segundo año, equivaldrá a la tratada en 69 minutos durante el tercer y el cuarto año, y a la tratada en 75 minutos durante el quinto y el sexto año.

Se calcula el coste anual de amortización, utilizando un sistema a costes predeterminados, cuyo método de reparto se basa en la consideración de las horas homogéneas de utilización de la maquinaria. Es decir, se amortiza utilizando una unidad homogénea resultante de la combinación de varios criterios. Los rendimientos equivalentes serán para los años de la vida útil estimada:

Año Rendimiento Año Rendimiento

1 1 4 60/69=0,87

2 1 5 60/75=0,80

3 60/69=0,87 6 60/75=0,80

Calculamos a continuación los días de trabajo perdidos cada año y, por tanto, las horas efectivas trabajadas. Teniendo en cuenta los rendimientos anteriores determinados, podremos establecer las unidades, en este caso las horas homogéneas (1 x 2).

Años Días/ %días Días Días Horas trabajadas Rendi- Unidades

Año perdidos(*) perdidos trabaj. (1) miento (2) Homogéneas

1 300 5% 15 285 1.995 1 1.995

2 300 10% 30 270 1.890 1 1.890

3 300 16% 48 252 1.764 0,87 1.535

4 300 22% 66 234 1.638 0,87 1.425

5 300 28% 84 216 1.512 0,80 1.210

6 300 34% 102 198 1.386 0,80 1.109

Sumas 1.800 115 345 1.455 10.185 – 9.164

(*) ((1,05)n -1) x 100

El valor amortizable será:

Vo – Vn = 15.000.000 – 1.500.000 = 13.500.000 u.m.

El coste de amortización de cada hora homogénea será:

(Vo – Vn )/ suma de unidades homog. = 13.500.000 / 9.164 = 1.473,155827 u.m.

Las cuotas de amortización anual para cada año serán las siguientes:

Unidades (u horas) Cte.Amortiz./hora Cuota anual

Años homogéneas homogénea de amortización

(1) (2) (1 x 2)

1 1.995 1.473,1558 2.938.946

2 1.890 1.473,1558 2.784.265

3 1.535 1.473,1558 2.261.294

4 1.425 1.473,1558 2.099.247

5 1.210 1.473,1558 1.782.518

6 1.109 1.473,1558 1.633.730

TOTAL 9.164 13.500.000

El coste de amortización de la hora efectiva trabajada para cada año, puede calcularse mediante el producto del coste de la hora homogénea por el correspondiente rendimiento calculado para ese año.

Coste de amortización de 1 h. efectiva de trabajo (CA – HE) en el año X

Año CA – HE Año CA – HE

1 1.473,1558 4 1.281,6456

2 1.473,1558 5 1.178,5247

3 1.281,6456 6 1.178,5247

A efectos de este estudio se tomará como referencia el CA – HE de años 3 y 4 (1.281,6456) siendo entonces el Coste de Amortización presupuestado para una semana:

1.281,6456 u.m./h. x 42 h./semana = 53.829,1152 u.m./semana

CÁLCULO DEL COSTE DEL TRATAMIENTO DE LA ROPA (Coste estándar unitario de producción):

I.- Coste de la Mano de Obra:

30.000 u.m./semana x 2 personas = 60.000 u.m./semana

60.000 u.m./semana : 2.726 kg./semana = 22 u.m./kg.

II.- Coste de procesamiento variable:

a) Proceso de Lavado: 2.726 kg./sem. x 4,2 u.m./kg. = 11.449 u.m./sem.

– Electricidad:

((2.2 + 0,85) x 12,8) : 68 = 0,98 u.m./kg.

– Agua:

((0,329 + 0,086) x 70 ) + ((0,09 + 0,013) x 300 ) = 110 u.m./ciclo

110 u.m./ciclo : 51 kg./ciclo = 2,15 u.m./kg.

– Detergente:

0,01 kg. D/kg. x 110 u.m./kg. = 1,1 u.m./kg.

0,98 + 2,15 + 1,1 = 4,2 u.m./kg.

b) Proceso de Secado: 1.161 kg./sem. x 2,8 u.m./kg. = 3.250 u.m./sem.

– Gas: 0,047 x 95,5 x 0,62 = 2,8 u.m./kg.

c) Proceso de Calandrado: 1.565 kg./sem. x 3,3 u.m./kg. = 5.164 u.m./sem.

– Electricidad:

(0,5 x 12,8 ) : 39 = 0,164 u.m./kg.

– Gas:

(1,272 x 95,5) : 39 = 3,115 u.m./kg.

0,164 + 3,115 = 3,3 u.m./kg.

III.- Coste de procesamiento fijo: 53.829,1152 u.m./semana

COSTE TOTAL POR SEMANA: 60.000 + 11.449 + 3.250 + 5.164 + 53.829 = 133.692 U.m./sem.

COSTE TOTAL POR KILO DE ROPA : 133.692 u.m./sem. : 2.726 kg/sem

= 49 u.m./kg.

2.2. Segunda Opción: Lavandería Externa

Actualmente la empresa lava toda su ropa en una Lavandería externa. Los costes actuales medios de un juego de cama son:

COSTE PESO

1 colcha 125 1.000

2 sábanas 70 1.300

1 funda 15 0,150

1 toalla baño 35 0.550

1 toalla lavabo 20 0.200

1 toalla bidet 15 0.050

1 alfombrín 20 0.175

1 mantel 35 0.560

1 cubremantel 15 0.160

1 servilleta 15 0.060

TOTAL 365 4.205

Precio por Kg. = 365 u.m. : 4.205 kg. = 87 u.m./kg.

3. Como puede observarse, el informe se ha enfocado a responder a una comparación del coste de una unidad de producto (Kgr. de ropa tratada) tomando como referencia temporal una semana.

   ¿Sería aceptable dicha comparación?

   ¿Se contemplan todos los cálculos y todos los costes necesarios en cada opción?

   ¿Qué conclusiones deberían completar este informe?

   La experiencia obtenida en la discusión de este caso práctico en diversos foros con estudiantes de Ciencias Económicas y Empresariales, ha permitido completar el informe presentado con enfoques diversos bajo hipótesis de realidades empresariales distintas.

4. DISCUSIÓN DEL INFORME DE COSTES.
5. BIBLIOGRAFIA.

HERNANDO MOLINER, G. (2004): Supuestos prácticos de Contabilidad de Costes. Universidad de Cantabria. Santander.

MALLO, C.; MIR, F.; REQUENA, J. M. Y SERRA, V. (1994): Contabilidad de Gestión. Cálculo, análisis y control de costes para la toma de decisiones. Ariel. Barcelona.

ROSANAS, J. M. Y BALLARIN, E. (1986): Contabilidad de Costes para Toma de Decisiones. Ediciones Desclée de Brouwer. Bilbao.

AUTORA:

Gemma Hernando Moliner