Indice1. Relevamiento2. Preparación del plan de relevamiento4. Identificación del flujo del producto5. Identificación del flujo de información6. Necesidades de las areas7. Presentación del informe de relevamiento8. Formulario de identificacion de documentos
- El objeto de esta fase es "Determinar la situación existente en el sistema actual".
- Es una investigación detallada de las áreas componentes de la organización.
- Puede durar entre 20 y 40 días, dependiendo de la magnitud y sobre todo de la complejidad del sistema afectado.
- Técnicas para la recolección de datos y documentos:
- Entrevista personal.
- Observación personal.
- Investigación.
- Reunión de trabajo.
- Cuestionario.
- Estimaciones.
- Muestreo.
- Redacción de informes.
- Graficación.
Directiva Para El Relevamiento
- La da el más alto nivel posible.
- Normalmente es verbal y permite continuar con la aplicación de la metodología.
- El hecho de dar esta directiva significa que se aprueba el informe del reconocimiento.
2. Preparación del plan de relevamiento
- Antecedentes
- Identificación del problema
- Descripción.
- Plan de reconocimiento.
- Informe de reconocimiento.
- Identificación del contexto
- Idem reconocimiento. (Limitación del área o áreas afectadas por el problema en la organización)
- Ejecución
- Técnicas a emplear.
Detallar las técnicas a emplear durante esta fase.
En caso de haber más de un problema debe asignarse el orden de prioridad para su análisis.
- Asignación de prioridades.
- División de la tarea en etapas.
Es conveniente dividirla de la siguiente manera:
- Primera visita, análisis.
- Segunda visita, análisis y evaluación.
- Preparación de informe.
- Exposición de resultados.
- Otra sub-división necesaria.
- Equipo del Proyecto EP/AS
- Tiene responsabilidad primaria en la ejecución del Relevamiento y en la confección y presentación del informe.
- Deberá detectar la situación existente en el sistema considerado, para lo cual:
- Analizará si la información que cada área recibe es adecuada y oportuna en función de la misión y de las tareas que le competen al área.
- Determinará la carencia de información en el mismo sentido.
- Analizará los puntos de control existentes en los flujos de información.
- Llenará los formularios necesarios registrando el tipo y volumen de los datos, como ser:
- Matriz dato-formulario.
- Matriz dato-archivo.
- Diagrama multicolumnar para flujo de información o de producto.
- Requerirá opinión a los usuarios sobre necesidades de información.
- Referente a los recursos, los más significativos serán los de personal y papelería.
3. Exposición del plan de relevamiento
- El objeto de este informe es difundir el plan entre el personal directivo de la organización.
- Convendrá que el gerente o autoridad representativa presida la reunión. De esta forma se motivará al usuario para que apoye la tarea del EP.
- La exposición la realizará el Jefe del EP o el AS.
- Participarán los encargados de las áreas afectadas o vinculadas con el problema.
- Se tomará nota de los participantes, fechas, instrucciones adicionales recibidas y otros datos de interés.
4. Identificación del flujo del producto
- El flujo de producto debe considerarse en relación con el flujo de información derivado del primero e identificar la relación entre ambos.
Su recorrido a través del organismo – recepción – control de calidad – transporte – almacenaje – etc. – no tiene que coincidir necesariamente con el flujo de información que genera – control de remitos – actualización de stock – registros contables – pago de facturas – etc.
- Por ejemplo: en un sistema de compras, el producto está representado por los bienes de cambio o uso que se obtienen.
- Normalmente se programa la visita según la secuencia del flujo del producto.
Algunos aspectos a tener en cuenta:
- La visita se hará acompañado por personas que conozcan las operaciones.
- Seguir el proceso en secuencia lógica.
- Observar el cumplimiento de las normas de control.
- Registrar resultados.
- Tiempos (De transporte, de demoras y total de proceso)
- Porcentaje del tiempo insumido en transportes, con respecto al tiempo de proceso.
- Porcentaje de los retrasos o demoras en el proceso, con respecto al tiempo total.
- Exactitud
- Porcentaje de destinos erróneos.
- Tipo de control de calidad: total o muestreo. Porcentaje de rechazos de insumos y de productos terminados.
- Conveniencia de cada tarea
- Desplazamiento innecesario
- Almacenamiento en lapsos excesivos.
- Necesidad de cada tarea
- Duplicación (Misma tareas en diferentes áreas)
- Dispersión de esfuerzos en tareas simples e interrelacionadas.
- Eficiencia
- Disposición de insumos/productos en forma oportuna.
- Adecuación y/o suficiencia de espacios.
- Porcentaje de reclamos de las áreas que reciben los resultados del sistema.
- Sirve para visualizar la secuencia.
- Convendrá completarlo con las observaciones que se recojan en las visitas.
Diagrama de flujo del producto.
5. Identificación del flujo de información
Es fundamental para la visión del conjunto del sistema relevado.
- Por departamentos
- Analiza el conjunto de tareas, informes y archivos en cada departamento que interviene en el sistema.
- No muestra el pasaje de documentos entre los departamentos.
- Estímulo-respuesta
- Se comienza por un estímulo – por ejemplo la solicitud de alta de un empleado y se sigue el flujo hasta que concluye la acción correspondiente.
- Permite seguir los documentos a través de los distintos departamentos, detectar los archivos que se usan y el destino final de cada una de las copias.
- Orientado hacia actividades
- El método estímulo-respuesta permite el seguimiento de una actividad, pero un sistema, normalmente, abarca un conjunto de actividades interrelacionadas.
- Con este método deben identificarse cada actividad. Ejemplo de un sistema de control de inventario:
- Gestión de compra.
- Recepción.
- Control de calidad.
- Almacenaje.
- Distribución.
- Facturación.
- Análisis de salidas
- Se comienza analizando los documentos de salida.
- Se recorre hacia atrás, verificando archivos y procedimientos hasta llegar a los formularios originales.
- El método a emplear dependerá de cada situación.
- Se podrán emplear métodos mixtos. Se puede relevar cada actividad por estímulo-respuesta y cada tarea podrá ser clarificada luego por departamento, siguiendo la secuencia lógica de ocurrencia.
- Cualquiera sea el método empleado, el AS deberá volcar en un diagrama multicolumnar para flujo de información, los aspectos detectados.
Contenido del diagrama de flujo.
Anexo Diagrama de Flujo de Información.
Descripción del contenido del diagrama
- Nombre del sistema.
Ej.: INVENTARIOS se puede dividir en: COMPRAS, REGISTRACION, CONTROL DE CALIDAD.
- Nombre de las funciones en las que se puede dividir el sistema:
- Una columna para cada una de las áreas participantes del sistema.
- Una columna para detallar las actividades que se emplean en cada paso.
- Una columna para las observaciones.
- Se enumeran los pasos en los que intervienen las diferentes áreas, en secuencia lógica.
- Se detallan los formularios que remite cada área.
- Se detallan los archivos que se usa o utiliza cada área.
- Se detallan los listados que emite el centro de cómputos.
- Se detallan las tareas que se cumplen en cada paso.
- En el caso en que alguno de los pasos de la secuencia de tareas merezca una observación – carencia, redundancia, omisión, control, faltante, etc. Se la dejará asentada en esta columna.
Para cada uno de los formularios, listados o archivos que se incluyan en el diagrama se agregará un "formulario de identificación de documentos". Asimismo los datos que contienen los formularios, archivos y listados se detallarán mediante las siguientes:
- Matriz dato-formulario.
- Matriz dato-archivo.
- Matriz dato-listado.
En cada una de ellas se incluirá:
- Una columna por cada formulario/archivo/listado.
- Una fila por cada dato.
- Una x en la intersección correspondiente.
- De oportunidad
- Existencia de atrasos.
- Informes inoportunos.
- De exactitud
- Porcentaje de correcciones y reclamos.
- Grado de exactitud.
- De conveniencia
- Relación del procedimiento con el costo-beneficio.
- Valor de la información para la toma de decisiones.
- Uso de todas las copias de los documentos.
- Duplicación de tareas.
El objetivo es obtener la primera opinión sobre las necesidades de las áreas afectadas por el problema y de las que se aprecie, intervendrán en el nuevo sistema.
Estas necesidades podrán ser:
- Directas:
Son:
Los datos a agregar (Necesarios pero que no se reciben en el área relevada).
a modificar
a transferir (a otra área),
o a suprimir.
Las tareas a agregar
a modificar,
a transferir,
a suprimir.
- Indirectas
Personal, equipos, locales u otro recurso que puede ser necesario para el cumplimiento de tareas del sistema actual.
Evaluación De La Situación Existente
El objeto de este paso será reunir, analizar y evaluar la información obtenida en los pasos anteriores, la que permitirá elaborar nuevas ideas para perfeccionar el sistema actual.
- Costos
En este aspecto intervienen factores:
- Directos: costos en personal, mantenimiento de equipos, compra-alquiler, papelería, etc.
- Indirectos: costos por carencia de información oportuna y confiable, por ineficiencia de controles, etc.
Estos costos adquieren relevancia si se los analiza en función del beneficio que el sistema relevado proporciona. Recordar que la información oportuna y confiable para la toma de decisiones claves en la organización es de vital importancia.
7. Presentación del informe de relevamiento
- Introducción
- Se recalcará la finalidad del relevamiento: "Determinar la situación existente en el sistema actual".
- Se definirá el problema. Para ello se completó la información durante el desarrollo de esta etapa.
- Es necesario dejar aclarado que inconvenientes produce el problema.
Ej.:
- Pérdidas de tiempo, de beneficio, de información, etc.
- Problemas legales como ser infracciones a leyes, reglamentaciones, decretos, normas contables, etc.
- Problemas de seguridad como son los accidentes, siniestros, etc.
- Los antecedentes son el plan de reconocimiento, el informe del reconocimiento y el plan de relevamiento.
- Descripcion general del sistema actual
- Se describirá textualmente el sistema afectado por el problema que genera este estudio.
- Se deberá expresar:
- Propósito/finalidad del sistema,
- Naturaleza del sistema.
- Areas que participan.
- Responsables del sistema.
- Procedimientos.
- Se agregará el flujo del producto y de la información.
- Documentación existente
- Se agregará un ejemplar o copia de cada uno de los documentos que entre, genere o salga del sistema (formularios de entrada – archivos manuales o vuelcos – listados de salida).
- Se tratará de organizar esta documentación por área participante.
- Cada documento llevará un formulario de identificación
- Evaluacion de la situacion actual
- Situacion existente
Debera como minimo, mencionarse si los hubiera, los siguientes problemas:
- Carencia de informacion (Es necesaria pero no se produce o emite)
- Redundancias (Duplicaciones, repoeticiones, información superflua)
- Omisiones (Es necesaria, está prevista pero no se produce o emite)
A cada uno de estos problemas se los identificará a través de:
- Area responsable.
- Tarea vinculada.
- Momento en que se produce.
- Otros datos que permitan su ubicación en el diagrama de flujo de información.
Los documentos mencionados contienen datos y los datos deben ser analizados. Para ello es conveniente agregar como anexo las siguientes matrices:
- Dato-formulario.
- Dato-archivo.
- Dato-listado.
Para poder definir los recursos que necesitará el nuevo sistema será conveniente que se esté en condiciones de estimar la cuantificación de las transacciones que procesa el sistema y su evolución en función del tiempo.
- Necesidades de las áreas
El AS/EP deberá emitir opinión sobre cada una de las necesidades expresadas por las áreas.
- Consideraciones finales
- Se deberán dar conclusiones sobre lo expresado precedentemente a título de resúmen.
- Deben ser claras y precisas para que el nivel directo/gerencial, etc., conozca lo necesario para adaptar la decisión o no de continuar.
- Las políticas propuestas son recomendaciones del EP sobre la posible inclusión y/o modificación de normas y procedimientos que deberá contener el nuevo sistema a diseñar. Serán genéricas y buscarán simplificar los procedimientos o controles operativos.
- Se expresará la conveniencia o no de seguir adelante y se dará la prioridad con información sobre:
- Grado de importancia.
- Vigencia.
- Tendencia.
- Si se expresa la "conveniencia" posteriormente se dará la "oportunidad" de continuar con la metodología.
- Habrá un párrafo donde se requerirá del más alto nivel de la organización las decisiones necesarias para dar continuidad a la tarea. Es decir que será necesario que se apruebe este informe sobre todo en las "necesidades de las áreas" y en las "políticas propuestas".
Esta es la ocacsión en que se incluirán aspectos en los que el EP no puede decidir por sí.
8. Formulario de identificacion de documentos
Identificacion: colocar el código, el nombre y una descripción.
Finalidad: expresar su objeto.
Origen: área que lo genera.
Cantidad De Copias Y Distribucion: expresar la cantidad y como se las distribuye individualmente.
Volumen: cantidad en un cierto intervalo.
Tiempos Promedio: en cada área, duración de los procesos.
Soporte: medio.
Formatos – Tamaños Y Calidad De Papel:
Este formulario acompañará a cada uno de los listados, archivos y formularios que se incluyan en el diagrama de flujo.
Informe Del Relevamiento Introduccion. Finalida Definición del problema. Antecedentes.
Descripcion del sistema actual descripción en general. Flujo del producto y de la información. Documentación existente. Evaluacion del sistema actual situación existente. Necesidades de las áreas. Consideraciones finales
Conclusiones. Política propuesta. Decisiones necesarias.
Autor:
Eduardo Horacio Quinn