La comunicación en una empresa es la base del funcionamiento de la misma. El estar en conocimiento de todos los movimientos así sean extraños para los demás en este caso los departamentos; también debe saber lo que pasa con los otros para tomar medidas acerca la producción. Los cambios en las ventas de ciertos productos para así ver la rentabilidad de lo que se tiene para hacer los negocios.
Otra base fundamental de la comunicación en una empresa son las relaciones, que también deciden lo que es comunicado entre los compañeros de trabajo.
La información es lo más importante de cada área, por que con esta es como se cuantifica y califica la calidad del departamento basados en los informes dados por cada trabajador encargado hecho gracias al análisis en base de resultados en cada área.
La información también es la parte mas descriptiva de una empresa, con esta se puede observar la calidad de cada una de sus partes y crear así un concepto tal vez magnificado del desarrollo de esta, aunque la mayoría de los casos estos conceptos pueden ser erróneos ya que una parte no puede ser necesariamente la realidad empresarial; en la mayoría de los casos no todos los departamentos son parejos, ni todos aportan un orden racional dentro de las labores de la empresa en si, es decir, que no todo departamento forma parte del desarrollo de producción por ejemplo, pero este si toma como herramienta de desarrollo a otros sin que de pronto en un caso dado a falta de uno este decaiga, es por esto que el informe constante acera de los errores mas propensos es necesario para conocer de que falencias se debe encargar un cierto departamento.
Es por esta razón que en las empresas el exceso de información a parte de importante es bastante tedioso para cuando se requiera comprender o abrir un criterio acerca de un problema o requerimiento los cuales son bastante comunes para examinar los niveles de desarrollo y evaluar las metas a cumplir, para toda esta cantidad de asuntos se han tenido que crear viras formas de hacer lo más fácil, todo esto se puede hacer a trabes de filtros de información que considere solo lo mas importante para la empresa, es decir información clave resumida en el caso del libro se hace en tres informes de una pagina, el desarrollo de esto sirve para que cada miembro de la organización desde los nieles mas altos a los niveles mas bajos se involucren en lograr el éxito de la misma.
El primer informe se conoce como informe de bloque en este se pueden identificar los factores de éxito a trabes de cuatro pasos que no solo facilitan el éxito del gerente sino también el de todo el grupo: El primer paso consiste en conocer las relaciones importantes, el segundo es hacer una definición de las áreas de éxito desde diferente puntos de vista, el tercero es identificar los factores críticos de éxito para cada área de éxito, el cuarto es determinar donde encontrar el status de cada factor critico de éxito. También es necesario que deban establecerse metas en este informe y estas metas a su vez deben estar clasificadas en niveles tales como: mínimo, satisfactorio y sobresaliente lo que permitirá conocer las tendencias buenas o malas, todo esto esta representado en un cuadro.
Es importante resalta que cada Gerente define sus propias áreas de éxito desde su punto de vista, el de los usuarios, sus proveedores, sus empleados y jefes, en el libro uno de los gerentes no hizo esto y scott y el informan le advirtieron que debía elegir sus propias áreas de éxito.
El segundo informe es denominado Informe de Realimentación este informe ayuda al Gerente a vigilar su progreso en el camino al éxito, es decir, examinar el Status de cada factor crítico de éxito para ver si se ha alcanzado un nivel de metas satisfactorias, en caso contrario ajustar las estrategias y los planes para conservar el rumbo.
Este se hace en base al informe de enfoque, en el informe de realimentación se apuntan los resultados positivos siendo estos considerados como el logro de las metas, y los negativos que sería donde se implementarían los reajustes para lograr las metas que hasta los momentos no se han logrado alcanzar.
Este informe permite medir la trayectoria del desempeño, considerando lo positivo como eficiencia total y lo negativo como la necesidad de verificar las estrategias implementadas y su creatividad, la tendencia en este informe se representa como buena para lo positivo y mala para lo negativo.
El tercer informe es llamado Informe de Gerencia aquí se concatenan los informes de una página, es este último informe el que le permite al gerente conocer que esta sucediendo en los inferiores a él, el informe de enfoque y el de realimentación le permite conocer sobre sus propios factores críticos de éxito.
Como cada miembro de la Organización esta involucrado en el proceso, cuando el Gerente concatena los informes de realimentación de las personas que le informan directamente observará todas las anotaciones positivas y la colocará en el lado derecho de su informe de gerencia y los negativos en la parte inferior de la hoja, las personas que se destaque se colocan al lado izquierdo.
Esto le permite al gerente ser más justo a la hora de entregar las recompensas ya que se dirige directamente al trabajador que ha realizado un excelente desempeño y no como usualmente ocurre que las gratificaciones las reciben los jefes.
Es necesario para poner en práctica el informe de gerencia que las organizaciones que cuenten con sucursales en otros estados o países posean un sistema de información basado en los computadores que les permita mantener la evaluación de los informes de una pagina en cada una de ella, así el gerente conoce el desempeño de cada uno de sus integrantes en cualquier lugar donde se encuentren.
En la Empresa utilizada como ejemplo en la lectura los problemas relacionados con la baja productividad, la disminución de la rentabilidad, la caída en las ventas era producto de la no Planificación y de la ausencia de Comunicación, la Administración en una página les permitió identificar los verdaderos problemas y solucionarlos para ello fue necesario la participación de cada uno de los miembros de la Organización, todos recibieron instrucción sobre la Administración en una página y todos la implementaron llegando a constituirse como una de las Organizaciones más éxitosa.
La administración en una pagina trata a partir de la historia de Brian Scott, recién nombrado como trabajador de Xcorp por su exitosa carrera en otras empresas como persona fundamental en su desarrollo. xcorp una turbulenta compañía manufacturera, cuyas ventas estaban decayendo, sus inventarios, acumulando, al tiempo que sus competidores fortalecían su posición en el mercado.
Al asumir su nuevo cargo, Scott descubre que, aun cuando está sumergido en todo tipo de información de varios departamentos de la empresa, no puede entender con claridad "qué está ocurriendo". Sin saber lo que pasa, no logrará resolver los problemas de Xcorp.
Al entrevistarse con los gerentes de cada área, se encuentra con que todos acusan al otro por todo nadie sabe responder sobre que es lo malo que hay en la empresa al llegar a la compañía, Scott se da cuenta de que existe una terrible desunión entre los miembros del equipo directivo y una clara falta de entendimiento sobre el problema en sí.
Afortunadamente una persona misteriosa que se hace llamar: "Infoman" aparece aunque scout hacia caso omiso a las cartas decide prestarles atención y al contactarlo el informan promete solucionar todos los problemas de información de Scott y la empresa. Introduce un sistema gerencial que le da a Scott, y a cada uno de los gerentes de Xcorp, tres informes de una página: El Informe de Enfoque, el Informe de Retroalimentación y el Informe de Administración. El Infoman dice a un escéptico Scott que, con estos tres informes, los gerentes podrán manejar efectivamente al personal a su cargo.
El Informe de Enfoque, explica el Infoman, enfoca a cada gerente en la información clave que es relevante al trabajo de esa persona, este informe contiene una lista del valor agregado único perteneciente a sea persona para la organización y sirve para que el gerente se mantenga enfocado en lo que es importante para su nivel.
El Informe de Retroalimentación le da a cada gerente individual, un (feedback) sobre su desempeño, al resaltar lo bueno y lo malo del Informe de Enfoque.
El Informe de Administración, por su parte, arroja las buenas y las malas noticias más importantes acerca del desempeño de los individuos que, directa o indirectamente, reportan al gerente.
Todo el sistema está conectado a través de un software denominado, El programa de una página, que se conecta a las bases de datos de la empresa y extrae la información requerida por los tres informes de una página. Para que el software proporcione información adaptada a cada persona, necesita una definición sobre qué tipo de información es importante para esa persona,
El Infoman sugiere que lo importante se puede determinar a partir de un proceso denominado Los Cuatro Pasos Sencillos. Cada gerente deberá pasar por este proceso para definir una serie de factores únicos y relevantes en su trabajo. Estos factores medibles se denominan Factores Claves del Éxito.
El Infoman describe los Cuatro Pasos Sencillos de la siguiente manera:
El primero es identificar áreas de éxito, como: calidad, rapidez y rentabilidad. Luego de identificar cada área, El Infoman explica que el programa de administración en una pagina puede accesar la información de la empresa para extraer la adecuada información "positiva" relacionada a cada factor de éxito de cada gerente y general tres informes a la medida de cada uno, el de Administración, el de Enfoque, y el de Retroalimentación, utilizando únicamente información clave que se requiere.
El Informe de Administración es particularmente importante para resolver los problemas de "sobrecarga de información" que detecta Scott.
Es un informe que muestra, tanto las buenas como las malas excepciones de tal forma que Scott puede mirar a los factores críticos de éxito de sus reportes, directos e indirectos, observar su situación actual ver el status de las metas y examinar la tendencia en la información. Aparecen también los nombres de los empleados que se han desempeñado extraordinariamente bien o mal. Superando la resistencia de una parte de los jugadores importantes en su organización, Scott logra introducir el Sistema de Administración en una Página en Xcorp. Al definir el éxito para cada área de la organización y fijar metas concretas, los gerentes se enfocan en las actividades clave que están enfocadas directamente al cambio de Xcorp.
Como resultado de un enfoque más claro, el desempeño de Xcorp comienza a mejorar notablemente. Scott le agradece enormemente al Infoman su ayuda al darse cuenta de que sus gerentes están enfocados y motivados, observando tendencias en el desempeño de áreas claves y detectando y resolviendo problemas que sean más graves.
Aprecia, también, el hecho de que el sistema es transparente, lo que permite que los buenos elementos que, incluso se encuentran varias jerarquías por abajo de él, sean notables y puedan ser identificados. Decide, también, incentivar a los buenos elementos. Gracias a todo esto Scott ha logrado levantar la compañía y le debe su éxito a la administración en una página.
El objetivo de la administración en una página es hacer caer en cuenta a los gerentes que deben tener claro cuales son los problemas que originan en una organización déficit de calidad de servicio, disminución en la producción, en las ventas y baja rentabilidad, es decir, conocer lo que es lo que esta mal para poder solucionarlo.
No debe permitir dejarse influenciar por las críticas de otros miembros de la organización sobre el trabajo de los demás, debe estar enfocado en lograr el éxito de la organización y el suyo como tal.
La administración en una página permite a los gerentes identificar loa factores claves de la información que pueden ser relacionados con el éxito de la compañía y poder ser aplicados al suyo propio.
Lo que en verdad siempre quiere conseguir un gerente es tener éxito tanto fuera como dentro de su trabajo, todo esto se logra si el gerente o la persona como tal se mantiene enfocado en lo verdaderos problemas a solucionar, evitando distracciones además debe tratar de mantener la relacione dentro de la compañía para establecer un nivel de comunicación alto dentro del grupo de trabajo esto hace que los gerentes de área de cada nivel de trabajo en la empresa puedan saber de las otras personas que están por debajo de ellas en el estatus de la compañía tienen un nivel de trabajo por lo menos aceptable dentro de su desempeño lo que hace un buen ambiente de trabajo, para mantener este buen nivel se sugiere crear un sistema de recompensas para mantener motivado al trabajador así como lo hizo scott.
En las empresas de hoy en día el desarrollo de la administración en una página seria bastante importante ya que el constante desarrollo de tecnologías en un ambiente complejo de los negocios crea un colapso informativo entre lo que se debe saber y lo que sobra de este lo que no es bueno en una toma de decisión que se requiera como oportuna, para esto es que se han creado el desarrollo de factores claves para el éxito que ayudan de cierta manera para la consecución de las metas propuestas todo esto se esquematiza con la analogía de la Internet que dice que si se esta en un mar de información se debe recurrir a un mecanismo que me permita seleccionar solamente la información que se necesita de ese mar para ello se han creado filtros, y este filtro en la administración seria la administración en una pagina.
En la actualidad hay vario negocios exitosos que no han aplicado la administraron en una pagina pero su éxito se da es a corto plazo mientras que con la administraron en una pagina se mantendrán.
En conclusión la administración en una página demuestra que no se necesitan grandes extensiones de información para lograr un equilibrio sino la información clave de lo que se quiere solo en una página.
Juan Esteban Londoño