- Procedimiento
- Normas Generales:
- Perfil requerido para la prestación del servicio de vigilancia
- Puntos de Mejoras y la Comunicación Interna
Manual de Procedimientos en Puerta Principal
Entrada y Salida de Personal por Puerta Principal en horas laborables (De 07:00 hrs hasta las 23:30 hrs).
Procedimiento
Al personal de Empleados y Obreros le será requerido su carnet de identificación para ingresar al interior de la Planta (Trabajadores eventuales, portarán carnet de empleados provisionales).
Si algún empleado u obrero no tiene carnet de identificación, es comunicado inmediatamente a Recursos Humanos quien solucionaría esta situación.
Si un empleado u obrero llega retardado 15 minutos, después de su hora de entrada, se comunicará telefónicamente con Recursos Humanos, caso contrario a su Gerente respectivo, una vez aprobada su entrada, se anotará en el registro de retardo (Anexo Formato Nº 1 Nómina Fijos y Anexo Nº 2 Nómina Eventual).
Posteriormente dichos Formatos o reportes son enviados a Recursos Humanos.
La salida del personal es controlada mediante inspección visual, palpando los paquetes y bolsas que vayan a sacar, deben revisarse los envases para comida, a fin de constatar que estén vacíos y no contengan productos de la empresa.
Personal Administrativo:
Se les permite la entrada con sus respectivos vehículos al área de estacionamiento dentro de la Planta y se lleva el control de entradas y salidas (Formato Nº 3 de Personal).
Permisos de Nómina Diaria y Mensual en Horas Laborables:
Nómina Diaria: El personal sale de la planta en horas laborables con un "Pase de Planta", debidamente firmado por su Supervisor, colocar la hora de salida y posteriormente enviar los pases a la sección de nómina en Recursos Humanos.
Cualquier Personal Administrativo que salga o entre a la Planta deberá ser registrado en el Libro de Novedades.
Personas que vienen a visitar a Personal Obrero:
El Personal de vigilancia atenderá a los visitantes que vengan solicitando personal obrero y notificará al Supervisor de la persona solicitada o a Recursos Humanos.
Entrada y Salida de Visitantes en Horas Laborables:
El Personal de Vigilancia se comunicará telefónicamente con el Personal de Recepción y solicitará la autorización de entrada, una vez que reciba confirmación procederá a entregar el carnet de visitante y hará llegar a la persona hasta la oficina respectiva. NOTA: "Dicha persona solicitada debe figurar en el listado de personas autorizadas para recibir visitas, caso contrario, la persona solicitada debe acercarse a Vigilancia y no abandonar la Planta por ningún motivo, igualmente para el obrero."
Posteriormente, a la salida se le exige al visitante el carnet de visitante y se chequeará visualmente.
Atender al Personal que solicita Empleo en Horas Laborables:
El Personal de Vigilancia notificará a Recursos Humanos la presencia de Candidatos a ser seleccionados, y los hará pasar a dichas oficinas de acuerdo a las instrucciones que reciban.
Entrada y Salida de Proveedores:
Se solicita su autorización para su entrada a la Planta, una vez autorizada se le extiende un "Pase de Visitante". La Vigilancia si el proveedor trae muestras, equipo u otros materiales, preguntará si dicho material o equipo se quedará en la Planta o será retirado consigo al retirarse de la misma. El Jefe de Servicios Generales o el Jefe de Administración autorizarán la salida de cualquier Equipos y Materiales de los Proveedores que tengan que salir de la Planta.
Entrega de Materiales:
Seguir el mismo procedimiento del Visitante. El Proveedor debe solicitar al Jefe de Servicios Generales, quien autoriza la entrada de la mercancía y conformará la entrega de ésta, en los casos de devolución de materiales, el Jefe de Servicios Generales deberá hacer la observación en la nota de entrega o en la factura.
Salida de Materiales y/o Equipos de la Planta:
Para la salida de cualquier material que se va a reparación, consignación, rechazo, donación y venta deberá ser acompañado de la respectiva autorización de salida. El Vigilante verificará que el material físicamente coincida con el indicado en el formato.
Revisión y chequeo de salida de vehículos:
La Vigilancia revisará y chequeará el maletero de los vehículos que salgan de la Planta, cuidando de encontrar productos de la empresa y notificando cualquier anormalidad a Servicios Generales, Recursos Humanos o Gerencia General.
Se seguirá el mismo procedimiento con la salida de los desechos. Esta salida deberá ser autorizada por el Supervisor de Recepción o Jefe de Producción.
Normas Generales:
El Portón de Seguridad debe permanecer cerrado y solamente abrirse para permitir la entrada de vehículos, verificando con anticipación que sean trabajadores de la empresa, chequeando el carnet de identificación, en caso de que no sean trabajadores debe dársele el tratamiento de visitante y permitirle la entrada una vez que haya sido autorizada por la persona solicitada.
El retiro de cheques por parte de proveedores y liquidación de personal deben hacerse única y exclusivamente los días viernes de 08:00 a.m. a 12:00 p.m.
No debe permitirse la permanencia de ex – trabajadores y proveedores en el área de vigilancia más del tiempo necesario para la identificación y entrega del carnet respectivo.
Llamadas Telefónicas:
El Personal de Vigilancia debe mantener un trato cortés y agradable con todos los visitantes y personal empleado.
El Personal de Vigilancia debe contestar adecuadamente las llamadas telefónicas y ubicar lo más pronto posible a la persona solicitada.
La Entrada de Bicicletas:
Las Bicicletas de los trabajadores deben permanecer en el sitio establecido por la empresa.
El Vigilante debe cuidar de que se cumplan las normas de no ingerir alimentos y no fumar en la Caseta de Vigilancia, así como mantener el perfecto estado de limpieza y funcionamiento del área de trabajo, en el caso de rotura o desperfecto notificará al Jefe de Mantenimiento para que se tomen las medidas necesarias.
El Vigilante debe cuidar de que las permanencia de las personas no autorizadas, en horas no laborables, deberá hacerse mediante Memorándum, notificaciones escritas o por e-mail por los Jefes de Departamentos respectivos.
El Vigilante deberá notificar cualquier novedad que suceda en la Planta al Personal de Empleado de Guardia y asentarla en el libro de novedades.
El Vigilante no deberá abandonar su área de trabajo, y en caso contrario comunicar antes a la Recepción de la Planta.
Se prohíbe terminantemente la entrada de trabajadores a la Caseta de Vigilancia con excepción del Personal Administrativo de mantenimiento cuando realicen sus labores.
Perfil requerido para la prestación del servicio de vigilancia
Personalidad: Sea cortés pero SERIO, responda con precisión. No conteste vagamente SI o NO, No sé pero lo averiguaré enseguida.
Puntualidad: Llegue a su trabajo con anticipación para que tenga tiempo de uniformarse, recibir el servicio y recorrer las instalaciones.
Disciplina: Es la aceptación voluntaria y el cumplimiento de las reglas, normas, procedimientos, órdenes o instrucciones recibidas. Disciplina es buena educación para controlar sus emociones y desarrollar buenas costumbres y modales. Como Vigilante esto significa trabajar en armonía, con sus compañeros y su superior en beneficio del equipo de trabajo. Evite los Chismes, pero tramite las novedades. Un buen servicio representa prestigio y más trabajo para otros que están desempleados igual que lo estaba usted. Respete y acate las instrucciones de su Supervisor. Confórmese con las normas establecidas.
Reclamos: Es inevitable pero de vez en cuando surgen problemas, NO PIERDA LA CABEZA, sus reclamos serán recibidos y procesados por sus Supervisores.
Manténgase despierto y alerta: Recuerde que se le paga es apara que vigile, no para dormir. Si usted se duerme la primera víctima puede ser usted mismo, utilice el día libre para descansar.
Uso del Uniforme: El Uniforme debe usarse únicamente en horas de servicio, recuerde que usted NO ES POLICÍA, lo que suceda en la Empresa de enfrente o en la del lado no es asunto suyo, usted responde por su servicio y si es necesario con alguien hágalo pero sin descuidar lo suyo.
Uso del Teléfono: Utilice el teléfono para llamadas de emergencia únicamente. Al Contestarlo, No diga usted: "ALÓ!, identifíquese diciendo siempre el nombre de la Empresa y luego Buenas Noches, Buenas Tardes o Buenos Días, según sea la situación.
Personas Extrañas: Las únicas personas autorizadas para entrar a las instalaciones fuera de las horas de labor, son los empleados de la Empresa previa identificación de los mismos y posteriormente anotarlos en el control de novedades con hora de salida.
No se Familiarice: Sus amigos son los otros vigilantes y sus Supervisores. Los Empleados de la empresa, buscaran su amistad para abusar de usted. Sea cortés con ellos, pero no se familiarice, ni se juegue con ellos. Esto le puede costar su trabajo ya que su autoridad se relaja y se pierde.
Sea Confidencial: Como Vigilante, se encontrará de situaciones en la empresa que no debe comentar con nadie. Usted es un hombre de confianza de la empresa, y los hombres de confianza son aquellos que ven, oyen, leen y callan. Considere su trabajo como Confidencial y Privado, nunca comente con otras personas las funciones o asuntos manejados por usted. No murmure de Servicios Administrativos de Seguridad, sino con sus compañeros, al hacerlo con extraños equivale escupir para arriba, lo que desacredita a su compañía y a usted también.
Espere al Relevo: Si usted le entrega el servicio a otro vigilante, debe esperarlo si por cualquier razón no vino debe continuar con su servicio y reportarlo. Usted no puede abandonar el servicio, ni entregárselo a su compañero el cual venga a recibirlo en estado de ebriedad, el hacerlo está cometiendo una falla grave incurriendo en encubrimiento.
Puntos de Mejoras y la Comunicación Interna
Pagos de Prestaciones Sociales, Semanas y Pagos pendientes, Constancias de trabajo, Cheque de Alimentación, Seguro Social serán atendidos exclusivamente los días Martes y Jueves de 1:00 p.m. hasta las 4:30 p.m.
Atención de Solicitud de Empleo (Llenado de Planillas) todas las mañanas de 08:00 a.m. a 11:00 a.m., Lunes a Viernes, en la Casilla externa de la Vigilancia.
Amonestar al Personal de Empleados y Obreros que se encuentren en las cercas perimétricas hablando con personal externo en horas laborables y/o almorzando fuera del área del comedor.
Mantener la confidencialidad de informaciones que puedan afectar positiva o negativa a la empresa, hasta que esta sea oficial.
No pude haber personal de otras empresas reunidas con trabajadores de nuestra empresa, especialmente a la hora del mediodía. Prohibido el acceso a la antesala de vigilancia.
Mantener la Puerta de la Casilla de Vigilancia cerrada solo abrirla cuando se requiera la comunicación por radio o teléfono con algún trabajador.
Dar acceso al Personal con carnet que identifique el área a la cual se dirige, ya que así se controlará adecuadamente la distribución interna del personal.
Realizar lista de funciones para ser fijada en el área de seguridad, que sirva de información al personal de seguridad externa.
Controlar la entrega de la llave del Cuarto de Caballeros y Mujeres, ya que se pierden los objetos personales sin ningún responsable.
Coordinar con el Dpto. Compras, para que la persona responsable sea diligente en recibir mercancías de proveedores, minimizando el lapso de espera de los mismos.
Seguro, de que la aplicación de estas medidas redundará en beneficio de la Organización.
Autor:
Edgar Tovar