Todo trabajo dentro de una compañía es realmente necesario y obligatorio pero en los cargos de mayor peso dentro de una compañía es el cargo que amerita mayor responsabilidad, por ello es necesario que una secretaria que aspira ser excelente, pueda realizar sus funciones con eficiencia, y puntualidad la responsabilidad viene a ser unas de las características mas vitales de una secretaria.
La Responsabilidad amerita puntualidad, pulcritud en los trabajos, puntualidad en cuanto asistencia, respeto del horario, y prontitud en cuanto a cada una de las tareas que deba realizar
Perfil de secretaria
Capítulo anterior: 5 – Responsabilidad Capítulo siguiente: 7 – Confiabilidad
Unos de los perfiles que requieren mayor atención, en cuanto a sus postura, dentro de la empresa, son:
· Los Gerentes,· Los Administradores,· Los Contadores,· Los Coordinadores,· Los Supervisores,· Y la Secretaria.
Este es el personal que generalmente llevan el reto de dirigir la empresa hacia la excelencia, cuando cualquiera de estos factores de un equipo de trabajo expresa una mala imagen, la confiabilidad en la empresa, tiende a bajar de nivel, por ellos es que todos y cada uno de estos autores, deben mantener un perfil que genere credibilidad, confiabilidad y respeto.
De la misma manera en que cada Personal en su cargo, genere credibilidad, confiabilidad y respeto, en esa misma medida, van a percibir, el trato de todos los demás miembros de su equipo de trabajo
Confiabilidad
Capítulo anterior: 6 – Perfil de secretaria Capítulo siguiente: 8 – Activa y dinámica
Toda secretaria tiene acceso a los documentos más importantes de su compañía; archivo, inventario, relación de gastos, relación de precios, Actas, registros de la empresa, nominas de empleados, decisiones internas de la compañía, y muchas otro tipo de documentación privada de la empresa.
La secretaria debe formar parte de la Confiabilidad de la empresa y todos los documentos a los que la secretaria tenga acceso deben mantenerse estrictamente archivados, organizados, protegido, y garantizando el cuidado y protección acerca del contenido, evitar su extravío, evitar que personas ajenas tengan acceso a esos documentos o a los datos privados contenidos en ellos
Activa y dinámica
Capítulo anterior: 7 – Confiabilidad Capítulo siguiente: 9 – El ambiente, recursos y herramientas de trabajo
Las habilidades y las destrezas de una secretaria, le permiten escalar otras posiciones dentro de la empresa, mejorar el procedimiento ya establecido, con respecto a ese cargo, y darle mayor valor al servicio que presta dentro de una empresa.
Toda empresa necesita una secretaria, dinámica, activa y productiva, que se sienta el avance y desarrollo, de cada una de las ejecuciones de sus funciones dentro de la empresa.
El prestigio que tenga El Cargo de Secretaria dentro de una empresa, dependerá del nivel de desenvolvimiento que tenga, la persona que ejecuta dicho cargo.
El ambiente, recursos y herramientas de trabajo
Capítulo anterior: 8 – Activa y dinámica Capítulo siguiente: 10 – Accesibilidad
La Secretaria es responsable de su ambiente de trabajo, de que exista un orden en todas las cosas concernientes a su trabajo.
Toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo, y todas los recursos, mobiliarios, documentación, y espacio que este a su cargo, tales como:
- Archivo,- Escritorio,- Carpetas,- Libros de Actas,- Libros Ingresos,- Carpetas Nóminas,- Carpetas de Facturación,- Carpeta con Relación de gastos,- Documentos registrados en la Computadora,- Buzón de Archivos,- Cualquier otro recurso, que este bajo su responsabilidad.
No es permitido, que toda documentación de la empresa, que este bajo la supervisión de la secretaria, estén desordenados, extraviados, sin pulcritud, deteriorado, sin culminar el trabajo, pospuesto para última hora.
Accesibilidad
Capítulo anterior: 9 – El ambiente, recursos y herramientas de trabajo
Si bien es cierto que hay que considerar la privacidad que se le debe tener a los documentos, herramientas, y espacios, que le son confiados a la secretaria, también es absolutamente necesario, de que toda secretaria, mantenga todo su trabajo, recursos, y ambiente, dispuestos de manera accesibles, para el momento, en que la empresa amerite que otro personal se encargue de determinada labor que corresponda al acceso a esa documentación, a esos archivos, a esos espacios, o a esos recursos, o en caso de que amerite, una suplente en el cargo, una ampliación del personal en esa área, ascensión, remoción o la sustitución de la secretaria, estos recursos, ambientes y documentos puedan estar disponibles, para las personas que ameriten usarlos, para el cumplimiento de sus funciones.
Autor:
Maria de los A. Pérez
Fecha de publicación: 21/04/08
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