Propuesta para potenciar la Gestión de Información a través de un portal corporativo
Enviado por Yadira R. Nieves Lahaba
El presente trabajo forma parte de la investigación realizada para optar por el titulo de licenciada de Bibliotecnología y Ciencias de la Información de la Facultad de Comunicación de la Universidad de la Habana de la diplomante Jessie Concepción Pérez, en el año 2008
Probados son los beneficios que aporta una adecuada gestión de información en cualquier organización así como el rol que desempeña como insumo, en el proceso de toma de decisiones.
Las organizaciones realizan actividades para localizar la información relevante dentro del gran cúmulo de información que se produce convirtiendo su gestión en un proceso que contribuye a elevar el desempeño organizacional.
A pesar de ese reconocimiento no todas las organizaciones enfocan la gestión de información como un elemento estratégico y las acciones se reducen a ser salvadoras y desesperadas en un momento de crisis.
Se hace imprescindible considerar la información en un sentido más amplio, la información es un factor estratégico transversal a toda la organización y ante el cual todo ente organizacional tiene una responsabilidad.
Gestión de Información
La gestión de información (GI) implica identificar la información que realmente se necesita, buscarla, recuperarla, analizarla, registrarla, diseminarla, divulgarla y por supuesto utilizarla. El proceso de GI debe percibirse como proceso que encadena la decisión a la acción, que toma en cuenta los activos organizacionales de forma que este reconocimiento potencie su actuación sobre la base de sus capacidades distintivas.
En el desarrollo de los procesos de la GI es preciso tener dominio de los diferentes tipos de informaciones que existen en ella, de la dinámica de los flujos, del ciclo de vida de la información, del conocimiento que tienen sus integrantes acerca del manejo de la información y el uso de las tecnologías. Por lo que es necesario realizar:
Un análisis de las necesidades de información de la organización. Este paso garantiza la identificación de insuficiencias en el suministro de información para el cumplimiento de los objetivos organizacionales
Un diagnóstico de la situación de la gestión de información. Aporta la identificación y el reconocimiento de los requerimientos de información, los documentos externos e internos que se utilizan, con quién o con quiénes la comparten y las duplicidades que existen.
Una auditoría de información (AI): Identifica y evalúa los recursos informativos, reconociendo además la información que carece de relevancia para el desarrollo de la organización, determina el grado de conocimiento y/o desconocimiento que se tiene, ya sea de las fuentes, servicios y sistemas relacionados con el trabajo informacional de la organización.
El enfoque de la GI debe tener las mismas dimensiones para la dinámica de los procesos internos de la organización como para los procesos que involucran a los agentes externos con los que se relaciona. Es aquí donde las plataformas digitales sirven de soporte y punto de encuentro para dar a conocer las capacidades distintivas de la organización.
Hoy en día los portales, como plataforma digital, se convierten en el sitio de entrada a buscadores y a servicios de información. Se puede considerar que un portal ayuda a que los agentes del entorno puedan encontrar la información que realmente necesitan, accediendo a ella rápidamente, de forma segura, centralizada y ordenada, debido a su papel como instrumento a partir de los cuales los sistemas de gestión de información visualizan su información acorde a la estrategia empresarial diseñada.
La utilización eficaz de un portal corporativo mejora la organización, disposición y control de la información existente en la organización. Mejora la productividad y facilita la comunicación con usuarios, clientes, proveedores y colaboradores, pudiendo llegar a convertirse en el principal punto de acceso a la información de la empresa.
Pero con el solo hecho de proponérselo no se logra una adecuada interacción entre organización y sus agentes del entorno. El portal debe habilitarse integrando los recursos de información que posee la empresa, hacerlos accesibles al usuario a través de sistemas de búsqueda y organización, independientemente del formato, los meta-datos nativos, la interfaz del productor y los mecanismos de autenticación.
Propuesta
La propuesta de la utilización de un portal corporativo para la potenciación de la gestión de información en organizaciones que brindan servicios técnicos, de reparación y de postventa, pretende permitir incrementar los niveles de eficacia y eficiencia de forma que la organización pueda responder con mayor agilidad y efectividad a los requerimientos de los clientes.
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