Observación Directa Esta técnica permitirá conocer e identificar directa y objetivamente la situación actual y realizar un análisis más detallado y cuidadoso de los procedimientos recopilando la información necesaria para fortalecer el diseño del documento. Materiales Lápiz y papel, utilizados en las entrevistas para hacer anotaciones. Base de datos de la oficina de almacén, y compras de la empresa CVG FERROCASA. Memoria USB, para almacenar toda la información concerniente al proyecto realizado, por su facilidad de manejo y bajo costo, para el respaldo de la información. Computadora para procesar información y datos.
PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO: A continuación se presenta el procedimiento planteado para la realización de esta investigación: Identificar las actividades y procesos que se realizan en el urbanismo “Campaña de Guayana” Definir y formular el problema, de acuerdo a los requerimientos establecidos por la Coordinadora general del proyecto. Realizar entrevistas de tipo no estructurado al personal encargado de almacén, el personal que laboran en equipo de trabajo de inspección y por último el personal de compras. Elaborar la documentación necesaria. Realizar conclusiones y recomendaciones. Elaborar el informe.
El estudio fue realizado en la empresa CVG FERROCASA S.A., específicamente en la obra “Campaña de Guayana”, con el fin de mostrar la condiciones en las que se desarrolla el proyecto urbanístico, dichos datos fueron recolectados por medio de entrevistas, encuestas y la observación directa, permitiendo hacer un análisis en la búsqueda de un proceso lo mas eficiente y cercano a la excelencia en el desarrollo de los procesos.
SITUACIÓN ACTUAL
La función principal de “Campaña de Guayana” es programar, coordinar y dirigir las actividades de análisis, evaluación, inspección, sobre las Cooperativas que se encargan de la culminación de la obra, así como el suministro de los materiales necesarios para este fin. Para garantizar la prestación efectiva y oportuna de los servicios de apoyo técnico de ingeniería, de conformidad con las directrices de presidencia
URBANISMO CAMPAÑA GUAYANA
El desarrollo de las actividades y procesos en estudio cuentan con una estructura organizativa funcional, que hace posible que se logren los objetivos, sin embargo, el nivel de efectividad se asocia más a las estrategias gerenciales aplicadas y al esfuerzo de un personal responsable que al seguimiento de una normativa o un manual de procedimientos
EVALUACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DESARROLLADOS DENTRO DE LA OBRA CAMPAÑA DE GUAYANA
El urbanismo “Campaña de Guayana”, en la actualidad no cuenta con un manual en donde se describa y defina claramente las responsabilidades y funciones de cada cargo, por tanto el personal que labora desconoce de las funciones de algunas personas pertenecientes a estos y a su vez esta desinformación promueve una inconformidad.
EVALUACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DESARROLLADOS DENTRO DE LA OBRA CAMPAÑA DE GUAYANA
Principio del Objetivo Este principio se cumple a medias debido a que al personal no encuentra claramente definido el objetivo y las funciones que debe desempeñar para el cumplimiento del eficaz de las metas establecidas por el proyecto. Al organizar se debe tener en cuenta que el propósito en el que se fundamenta la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.
CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS
Principio de Especialización. La obra cumple con este principio, los distintos procesos se encuentran divididos según el rol que cada uno desempeña estos son: Control de almacén, Inspección de Obras, Coordinación general en donde a su vez cada trabajador realiza el trabajo especializado por área. La división del trabajo, permite a cada empleado una actividad más localizada y especifica, se obtiene mayor eficiencia, precisión y habilidad. Producir más y mejor con el mismo esfuerzo.
CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS
Principio de Equilibrio de Autoridad–Responsabilidad. La autoridad correspondiente, no se encuentra claramente definida en el desarrollo del proceso y actividades realizadas en el proyecto, no se le esta dando cumplimiento al principio.
Principio de Equilibrio Dirección-Control. El establecimiento de las funciones de control adecuadas para asegurar la unidad de mando, se encuentran en proceso de mejora a fines de lograr la ejecución de metas establecidas.
CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS
Principio de Centralización. Este principio no se esta cumpliendo del todo ya que muchas veces las unidades funcionales trabajan paralelas unas de otras y el flujo de información entre las mismas es deficiente.
Principio de Jerarquía. Una organización debe contar con una serie de niveles jerárquicos desde la autoridad suprema hasta los puestos de menor importancia. Debido a la inexistencia de organigramas que indiquen los niveles jerárquicos el cumplimiento de rangos se realiza con esfuerzo extras debido a que el personal no tiene definido la cadena de mando.
CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS
Principio de Orden. “Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar”. Actualmente se intenta instituir este principio reorganizando y elaborándose herramientas que permitan mantener el proceso tal y como debe funcionar, reorganizando políticas de inventario, controles de los almacenes, y seguimiento al material en transito. Este principio se encuentra en vías de realizarse, sin embargo es necesaria la implementación de estrategias que ayuden con la transformación.
CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS
Principio de Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. Y en este caso no existe tal documentación. El principio no se cumple.
Principio de Formalización de Roles. No se aplica actualmente la formalización de funciones para cada empleado. No existe descripción de roles.
CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS
Principio de No Inhibir el Potencial del Trabajador. La organización no debe ser tan estructurada y controladora que inhiba al trabajador para madurar y aplicar todo su potencial, este principio se esta aplicando y el empleado tienes la posibilidad de aportar ideas que permitan el mejoramiento de las actividades que este realiza.
Principio de Flexibilidad. Se cumple cabalmente con este principio, y se esta en la búsqueda constante de soluciones constructivas que permitan modelar el proceso.
CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS
Principio de Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones de medio ambiente, esto es de vital importancia debido a que la obra presenta diariamente cambios inesperados y situaciones a las cuales el trabajador debe adaptarse este principio se cumple explícitamente.
CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS
ANÁLISIS DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES
En este capitulo se presentan las propuestas generadas en función de la evaluación previa realizada; abarca procedimientos, cargos y funciones del equipo de trabajo. Estos documentos forman parte del manual de organización, instrumento fundamental dentro de la estructura de documentación que permitirá analizar el proceso interno, con el propósito de optimizarlo en la búsqueda de niveles de eficiencia, eficacia y calidad del equipo de trabajo cada
SITUACIÓN PROPUESTA
Diagramas funcionales Establece la dirección del área estudiada, sus macrofunciones, las relaciones de estas con su contexto interno y externo y su objetivo funcional. Organigramas Son representaciones graficas de la estructura formal de una organización que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos y la autoridad existente dentro de ellas. SITUACIÓN PROPUESTA
-Mapa de Proceso Un mapa de procesos permite tener una visión global del sistema en este caso de lo que se denomina la organización ( la empresa) Visualiza la relación entre la organización y las partes interesadas. Permite obtener una primera idea sobre las operaciones, las funciones y los procesos. – Diagramas de flujo Un diagrama de flujo es la representación grafica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución; en pocas palabras es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
LINEAMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
Descripción de unidades y cargos Se incluirán las descripciones de cada unidad administrativa así como las descripciones de los cargos que conforman la obra, ordenadas por nivel de jerarquía. Resumen y evaluación de cargos Se realizará un cuadro resumen de los cargos presentados dentro del manual.
Además de esto se organizó la disposición de los procesos, con el fin de reafirmar y respaldar la disposición del personal en equipos de trabajo y dando una visión global de cómo se llevan a cabo habitualmente.
SITUACIÓN PROPUESTA
Una vez estudiado el problema, definido las necesidades y realizada la propuesta solo queda hacer las acotaciones finales para dar el cierre al proyecto, a continuación las conclusiones. Se diseño el manual de organización de la Obra “Campaña de Guayana” para la Gerencia de Proyectos en la empresa CVG FERROCASA. El diseño y la disposición de los procesos fue formulado disponiendo los procesos por equipos de trabajo, permitiendo exponer los detalles de las actividades realizadas en Campaña de Guayana.
CONCLUSIONES
Se diseñaron los distintos organigramas y diagramas funcionales que mostraran de forma organizada los niveles jerárquicos y la distribución del proceso. El manual organizativo será de apoyo no sólo para el personal de la misma sino también para los futuros trabajadores y pasantes que deseen obtener una información detallada acerca de los procesos estudiados. Se diseño un Mapa de procesos y Diagramas de flujo correspondientes, con el fin de describir el proceso de forma didáctica.
CONCLUSIONES
Implantar un sistema de control de gestión, que optimice el proceso y siente las bases para la mejora continua de la calidad del servicio. Crear un manual de instrucciones que explique paso a paso como hacer cada una de las tareas determinadas, dentro de los equipos de trabajo tanto de inspección como de almacén. Proponer ante la instancia correspondiente los manuales a modo de instituirlos como documentos legítimos de la empresa, en vías de la certificación de Normas ISO 9000. RECOMENDACIONES
Evaluando la carga de responsabilidad de los puestos establecidos, a manera de distribuir de forma equitativa el desenvolvimiento de las funciones. Distribuir y dar a conocer el manual al personal de la Obra “Campaña de Guayana” Programar revisiones periódicas del manual de manera que no pierda vigencia en el tiempo. Realizar un estudio de movimiento para evitar daños evitables en el material, clasificándolo y organizándolo para así obtener más efectividad y rapidez en el proceso de distribución de RECOMENDACIONES
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