MANUAL DE ORGANIZACIÓN EN LA OBRA “Campaña de Guayana” Tutor Académico: MSc. Ing. Iván Turmero Tutor Industrial : Ing. Victoria Mileo Realizado por: RAMÍREZ , Yanelys
CIUDAD GUAYANA, NOVIEMBRE DE 2008 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA“ ANTONIO JOSÉ DE SUCRE ”VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZDEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIALPRÁCTICA PROFESIONAL UNEXPO
Hoy en día es de vital importancia para toda organización la documentación de procesos, con el fin de entender el funcionamiento de la misma, y para mejorar constantemente los procesos a fin de alcanzar la excelencia administrativa y minimizar los posibles errores Un manual de organización es un documento de suma importancia para el éxito administrativo, ya que, incluye puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Es por estas razones entre otras que se presenta la necesidad de utilizar un manual como herramienta para optimizar los procesos realizados en una la Obra Campaña Guayana INTRODUCCIÓN
Actualmente en la empresa CVG FERROCASA existen una serie de manuales organizativos y de procedimientos, sin embargo en lo que respecta a la Gerencia de proyectos específicamente en el desarrollo urbanístico “Campaña Guayana” anteriormente llamado Guayana Country Club, una de las obras con mayor proyección, y que la empresa filial de la CVG tomó como responsabilidad de continuar con el proyecto, no posee ningún tipo de manual administrativo implementado hasta la fecha.
Antecedentes
El proyecto “Campaña Guayana”, es actualmente el más complicado de las aspiraciones de la empresa CVG FERROCASA, ya que, representa grandes retos tanto organizacionales como sociales.
A pesar del incremento en los precios de los materiales y de la mano de obra, CVG Ferrocasa sigue vendiendo las viviendas a los precios originales, lo cual ocasiona una enorme pérdida. Sin embargo, dicha política se mantiene para respetar el derecho de los compradores.
De allí la importancia de mantener organizado el proceso tanto de requisición de materiales, como la contratación y supervisión de las cooperativas que llevan a cabo la obra, para lograr esto, se propone realizar un estudio de organización para la elaboración e implementación del manual de organizacional en la empresa, para mejorar la calidad de servicio y así ser eficiente y eficaz a la hora de enfrentar el compromiso con los compradores.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Se expresan a continuación algunas dificultades dentro de la obra “Campaña de Guayana” que ocasiona ciertas fallas en el proceso y cumplimiento de los objetivos de la organización
Entropía funcional Falta de delimitación de los roles y responsabilidades para el personal de la empresa. El flujo de información es deficiente Manejo de materiales inadecuado Inexactitud en establecimientos de estándares para las solicitudes de materiales por parte de las cooperativas que se encargan del desarrollo de la obra. Deficiencia en el manejo de stock de seguridad en inventarios. Obsolescencia de los equipos de trabajo.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Este manual tomará en cuenta todos los procesos que se llevan a cabo en el urbanismo “Campaña de Guayana” abarca el estudio de organización y la realización de un manual de organización para mejorar la efectividad, calidad del servicio y eficiencia del Proyecto
ALCANCE
DELIMITACIONES El estudio tendrá lugar en el Ud-247 Av. Atlántico entre UNEG y Urb. Villa Africana, Puerto Ordaz, en la obra “Campaña de Guayana” y abarcara solamente al personal del dicho proyecto y por consiguiente los procesos que aquí se llevan a cabo.
En este caso el tiempo es limitante, en vista de que los demás factores como las referencias bibliografías y el apoyo incondicional de su personal han facilitado en gran medida la realización de este estudio LIMITACIONES
El orden y la normalización de todos los procesos se convierte en una prioridad para lograr un control eficiente y efectivo de las actividades y monitorear el rendimiento del personal. Este tipo de manuales no solo repercuten en una mejora para el desempeño operativo de una empresa sino que brindan un soporte a las decisiones administrativas y sientan las bases para el crecimiento institucional. Sobre todo en un proyecto tan significativo y con alcance social preponderante como lo es Campaña de Guayana.
La realización de este estudio de organización permite tener el control y una visión organizativa y evita la fuga de responsabilidades que no permite alcanzar los objetivos de cada departamento y en consecuencia de las unidades y organización. Además de optimizar los procesos que se desarrollan y obtener resultados satisfactorios con fines a alcanzar la excelencia en la gestión. Es por ello que surge la necesidad de implantar un Manual de Organización.
JUSTIFICACIÓN
Realizar un estudio y manual de organización dentro de la empresa de “CVG FERROCASA.” Específicamente en Urbanismo “Campaña de Guayana”, con el objetivo de mejorar el desarrollo y desempeño de las funciones y procesos, eficacia y eficiencia que optimicen el desarrollo de la obra.
OBJETIVO GENERAL
Establecer un modelo de Organización que contribuya a mejorar los procesos, por medio del cumplimiento de estándares en cada cargo a considerar. Identificar los factores que afectan en el cumplimiento de las metas proyectadas del proyecto y determinar de que manera influye en la organización. Definir cuales son las barreras en la parte organizativa y comunicacional de la empresa. Crear un Manual de Organización que se adapte a las condiciones de la empresa para un mejor desempeño de las actividades Realizar un diagnóstico de la situación actual de la estructura organizativa. Elaborar diagramas y organigramas respectivos al Proyecto “Campaña de Guayana”. Estudiar la distribución de los procesos en función del personal por equipo de trabajo
OBJETIVOS ESPECIFICOS
CVG Ferrocasa, fue creada en el año 1987, para promover el desarrollo urbano de la región Guayana, fortaleciendo el equilibrio territorial que demanda el mercado, contribuyendo así con el crecimiento de la economía regional a través de esfuerzos hacia un desarrollo.
Direccionar esfuerzos hacia un desarrollo armónico-social en el ámbito habitacional, educacional, turístico, comercial e industrial; ejecutados a través de asociaciones estratégicas con empresas nacionales y extranjeras bajo el compromiso de la conservación ambiental. CVG Ferrocasa ha urbanizado cerca de dos millones de metros cuadrados de terreno, ha construido 736 unidades de vivienda y más de 15 mil metros cuadrados de áreas comerciales. De igual manera, se le reconocen a esta empresa tutelada de la CVG, los servicios prestados a la comunidad en la señalización de calles y avenidas, y en la construcción de cementerios, contribuyendo así con el vertiginoso crecimiento de Guayana.
GENERALIDADES DE LA EMPRESAHISTORIA
La empresa se encuentra ubicada calle Caicara con carretera el Miamo. Centro Empresarial Ferrocasa, Torre “A” Municipio Autónomo Caroní, Puerto Ordaz, Estado Bolívar. GENERALIDADES DE LA EMPRESAUBICACIÓN
Este proyecto está planificado para alojar a unas 763 en 440 casas de 86,06m2, 211 Town House de 114,95m2 , 84 apartamentos de 88,70 m2 y 28 Penthouse de 156,67 m2. El urbanismo contempla, además, una importante área comercial, una parcela para servicio de edificaciones públicas, área para edificaciones escolares y asistenciales, parque recreativo, caminerias y canchas deportivas. Y esta ubicado en Ud-247 Av. Atlántico entre UNEG y Urb. Villa Africana, Puerto Ordaz. PROYECTO CAMPAÑA GUAYANA
TIPO DE INVESTIGACIÓN El tipo de investigación realizada se considera del tipo descriptiva y evaluativa. Es descriptiva debido a que permitirá describir, analizar e interpretar la situación actual de los procedimientos que se llevan a cabo en la sección de la gerencia de proyectos, específicamente el urbanismos “Campaña de Guayana” . Es del tipo evaluativa porque nos permite emitir un juicio basado en un estudio que determine si son necesarios cambios a los procedimientos actuales a manera de optimizarlos
METODOLOGÍA
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN El estudio se elaboró a partir de una investigación con diseño no experimental de campo, debido a que la información requerida se recogerá directamente en el sitio en estudio, con la colaboración del personal encargado de llevar adelante los procesos a documentar.
METODOLOGÍA
Revisión De Documentos Se refiere a la revisión de documentos y proyectos de otras unidades organizativas de la empresa y proyectos elaborados anteriormente, los cuales servirán de soporte o guía para elaborar la documentación necesaria. Entrevistas Estas entrevistas no estructuradas serán una fuente de información muy importante, ya que permitirán levantar la documentación necesaria para conocer la ejecución de las actividades, realizadas de manera directa con el personal encargado de realizar estos procesos. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
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