Manual Word, Power Point y Excel (página 3)

Centrada: en esta ocasión se situará en el centro.

Derecha:igual que las anteriores, pero en esta ocasión se sitúa a la derecha.

Otra:esta opción nos permite realizar una alineación manual.

Si escoges la opción Avanzado aparecerá una nueva ventana en la que podrás escoger la distancia que quieres que exista desde la imagen hasta el dibujo y además podrás seleccionar en que lado deseas que aparezca el texto.

•Selecciona la opción Estrecho y Ajustar a ambos lados.

• Acepta la ventana actual.

•Mueve la liebre hasta situarla en su sitio.

Se deberá moverla poco a poco para poder conseguir su situación correcta.

•Selecciona las mismas opciones para esta.

•Sitúala en su sitio.

Microsoft Excel

Introducción

En esta segunda parte del manual para alumno, vamos a aprender como a utilizar Excel, nos introduciremos en el mundo de las tablas.

Excel tiene una gran variedad de cosas que si eres persona de negocios, te va a servir mucho.

Excel esta diseñado principalmente para llevar  registros y calcular precios y costos de costos, esto te serviría o te servirá para tu empresa.

Empezar a trabajar con Microsoft Excel

Para empezar a trabajar con MICROSOFT EXCEL tenemos que familiarizarnos con el.  Para eso tenemos que  ver el entorno de Excel.

Como se puede  ver, también esta dividido en 3 partes

v  Una barra de control

v  Una barra de herramientas

v  3 Hojas de cálculo

HERRAMIENTAS DE MICROSOFT EXCEL

Las herramientas básicas de Microsoft Word tanto como las de Microsoft Excel son las mismas como son las de copiar, pegar, cortar, tipo de resalte y tamaño de letra, esas están incluidas en la pagina 4 y 5, solo mostrare las nuevas de Excel.

Barra de funciones: Esta es una de las cosas principales de Excel por ser tan eficiente y donde se muestran todas las formulas, las formulas y funciones las vamos a ver mas adelante.

 Autosuma: La autosuma me sirve para sumar 2 o mas celdas, obviamente que contengan números y da el resultado en otra celda.

 Orden Ascendente: Este botón es para que el texto en una celda en vez de que el texto vaya en orden de izquierda a derecha, vaya de arriba para abajo.

Graficas: Este botón es para insertar una grafica enhoja de cálculo, hay muchos tipos de graficas.

 Copiar Formato: Copia el formato de una celda a la que estaba seleccionada, comodinero, contabilidad, etc.

 Estilos: Estos son los estilos, nos sirven para identificar que tipo de moneda, porcentaje o decimales quiere uno. El primero es para moneda, solamente pones un numero y al quitar la selección de la celda aparece el signo de pesos y .00, el siguiente es porcentaje, hace lo mismo solamente que no se pone el signo de pesos sino el de por cientos, y el ultimo es para que aparezcan decimales a lado de el numero.

 Agregar o disminuir decimales: Estos botones sirven para disminuir o aumentar decimales en un número con muchos decimales.

 Unir celdas: Este botón es muy útil, es para unir 2 o mas celdas y sirve principalmente para titulares.

QUé ES MICROSOFT  EXCEL Y   CUALES  SON SUS CARACTERÍSTICAS

Excel es un programa que sirve para hacer hoja de cálculo y de eso se puede sacar mucho provecho, porque no solo es para hacer hojas, sino para calcular, convertir, expresas, graficar y muchas cosas más.

Las principales características de Excel son:

v  Es una hoja de calculo

v  Puede hacer cálculos muy largos

v  Tiene limitaciones increíblemente pequeñas

v  Una tabla no es un reto par Excel

v  Plantillas y ejemplos muy explícitos

v  Relleno y formato de celdas

FORMATO DE CELDAS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel2003 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la barra de menús o bien la barra de herramientas, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando la barra de menús:

De la barra de menús desplegar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas…

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.

A continuación se explica las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativos delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

Color:Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

Fuente normal:Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel2003 tiene por defecto.

INSERTAR UNA FILA O COLUMNA

Insertar una fila o una columna puede ser muy útil cuando hiciste mal los cálculos de filas o columnas te faltan o te sobran columnas, pero eso ya no es un obstáculo mas para Microsoft Excel

Es muy sencillo insertar una fila o columna. Digamos que se tienen 2 diferentes bases de datos y necesitas mas espacio en el medio, solo hay que seguir estas 2 instrucciones fáciles:

v  Selecciona una celda donde quieres que se inserte abajo tu nueva fila y has clic en el botón derecho y presiona insertar…

v  Selecciona insertar toda una fila y listo, te la inserta

 Este método también funciona con las columnas, solo has clic en insertar toda una columna.

También puedes eliminar una fila completa o columna, solamente haciendo estos 2 pasos:

v  Selecciona una celda donde quieres que se elimine en la misma fila (en la seleccionada) y has clic en el botón derecho y presiona eliminar…

v  Selecciona eliminar toda una fila y listo, esta eliminada

Esta, también funciona para las columnas, solo  se da clic en eliminar toda una columna.

ENCABEZADOS Y RELLENO DE CELDAS

Los encabezados, probablemente sean una de las cosas que mas se usan en una base de datos, como el nombre de la empresa, nombre de transición, factura, etc.

Solo se tiene que seleccionar las columnas que se desea juntar, y has clic en el botón de combinar y centrar, así:

Para rellenar una celda, se puede usar la opción de relleno en el menú de herramientas "dibujo", si no se tiene, solamente hay que dar clic en. Solamente selecciona el color que quieres que una celda tenga de color y listo.

Ejemplo:

FÓRMULAS Y FUNCIONES

INTRODUCCIÓN

Esta unidad es una de las más importantes de este  semestre, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

FUNCIONES

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda donde se introdujo.

La sintaxis de cualquier función es:

Nombre _ función (argumento1; argumento2;…; argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

– Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

– Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

– Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

– Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA (A1:C8)

Tenemos la función SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda ETC.

INSERTAR UNA FUNCIÓN

Una función, es un comando que le das a Excel para que haga una cosa determinada, nosotros solo aprenderemos las 4 primeras cosas.

Pero primero, tienes que aprender los requisitos para una formula.

v  Tiene que empezar con el signo de igual, así le darás a entender a la computadora que vas a hacer una formula o función:

              Ejemplo: =

Después del signo de igual, tienes que decirle que es lo que quiere que haga (insertar función) las 4 funciones que vamos a ver son:

Suma: Suma todas las celdas seleccionadas

o            Promedio: Da el promedio de todas las celdas seleccionadas

o            Max: Te da el numero mas grande de las celdas seleccionadas

o            min.: Te da el numero mas pequeño de las celdas seleccionadas

Ejemplo: =suma

v  Ahora, tenemos que abrir paréntesis y ahí especificar donde es que queremos que sume, de el promedio, el mínimo o el máximo numero (en cual celda(s))

Ejemplo: =suma (a1, a2, a3)

v  Finalmente, solamente has clic en cualquier de las otras celdas y el resultado va a aparecer

Ejemplo:

Para métodos más fáciles, en vez de poner a1, a2, a3, a4…, puedes poner a1:a4

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

•Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar.

•Elegir la opción Función…

• O bien, hacer clic sobre el botón  de la barra de fórmulas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha.

Excel  nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

 Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá el cuadro que se muestra a continuación. En este ejemplo se eligió la función SUMA.

1. En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento o la referencia de la celda donde este el primer dato a ser sumado.

 2. En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA (A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA (A1:A5).

En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma  que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), máx. (Obtiene el valor máximo) o mín. (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones……

HACER UNA FÓRMULA

Una formula es casi como una función, una función es algo que la computadora ya tiene hecho (algo que esta guardado para que haga algo) y una formula, es como tu función personalizada.

La formula se hace casi igual que la función:

v  Empezamos con un signo de igual

v  Ahora tú puedes hacer una operación básica o larga con respecto a una celda

Los caracteres que se usan en operaciones básicas son:

+ Para sumar

– Para restar

* Para multiplicar

/ Para dividir

También puedes incluir una función en una formula como:

=a1+3*2*suma (a2:a4)

Las formulas son igual o mas útiles que las funciones porque la computadora no sabe a lo que una empresa, negocio o tu se van a enfrentar

Las formulas pueden "sustituir" a las funciones, por ejemplo:

En vez de =promedio (a1:a3) puedes poner =a1+a2+a3/3, claro que las funciones son mas practicas que las formulas, pero viéndolo desde otro punto de vista, es muy útil.

 Una fórmula es una ecuación que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes. Las fórmulas pueden contener números, operadores matemáticos, referencias a celdas o incluso funciones (las conocerá más adelante).

•Para trabajar con formulas tenga en cuenta:

•Siempre empiezan con el signo = colocado en la celda donde quiere que aparezca el resultado de la fórmula aplicada.

•Cada fórmula utiliza uno o más operadores aritméticos.

•Cada fórmula incluye 2 o más valores que combinan mediante operadores aritméticos. Cuando utiliza las fórmulas, Excel puede combinar números, referencias a celdas, además de otros valores.

Una vez haya decidido las operaciones que necesita y los datos con los que trabajará, se procede a construir la fórmula en la celda en la que quiere el resultado final. Vamos a tomar los siguientes datos como ejemplo:

Supongamos que queremos crear una fórmula para saber el precio total que pagaremos por producto. Se procede de la siguiente manera:

Haga clic sobre la celda D2 para convertirla en celda activa. Escriba el signo de igual (=)

Lo que queremos hacer es una multiplicación del precio unitario por la cantidad de productos. Recuerde que se trabaja con las referencias de las celdas, lo que garantiza que al realizar cualquier modificación en los datos de entrada de la fórmula, el resultado final se modificará automáticamente permitiendo mantenerse actualizado. Así, escriba luego del signo =B2*C2

Presione Enter y le aparecerá el resultado No es necesario que repita la misma operación para cada producto pues Excel tiene una función denominada Auto llenado que lo hace automáticamente. Continúe con los siguientes pasos:

Haga clic sobre la celda D2 (donde está el resultado). Observe que en la esquina inferior derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro

Coloque el puntero sobre el cuadro de auto llenado y arrastre hasta la celda D5. Aparecerán todos los resultados.

Nota: cuando las formulas contienen varias operaciones a la vez, siempre se separan las de mayor rango de las de menor usando paréntesis. Ej: = (B2+B3)*C2

GRÁFICAS Y TIPOS DE ELLAS

Las graficas son otras de las cosas más importantes de Excel, ellas nos pueden representar los resultados de miles de cosas como boletas, recibos, préstamos, etc., en un simple dibujo.

Vamos a ver como insertar una grafica y que nos muestren los datos de celdas actuales.

v  Selecciona los datos que quieres representar

v  Has clic en el botón para insertar la grafica

v  Has clic en la grafica que quieras insertar en tu hoja (tipos de graficas mas adelante)

v  Has clic en siguiente

v  En el siguiente paso, omítelo (2/4)

v  En el paso 3 de 4 puedes incluir un titulo y ponerle etiquetas a los ejes X e Y

v  En el ultimo paso solamente tienes que especificar si quieres poner la grafica en la misma hoja o en una nueva

 Los tipos de gráficas son:

Columnas y barras: Para comparar valores

Líneas: Mostrar fácilmente muchos números

Circular: El por ciento de un todo

Área: Presenta la tendencia a través de el tiempo

ASISTENTE DE GRÁFICOS EN EXCEL

  El  Asistente de Gráficos es una de las características más atractivas de Excel. Con ella puede crear fácilmente varias clases de gráficos en base a los datos de su hoja de cálculos.  El Asistente nos guía paso a paso, para convertir sus números en un atrayente y colorido gráfico.  

Algunos de los muchos tipos de gráficos, hay uno, para llenar cada una de sus necesidades.

Para esta pequeña introducción de Gráficos, yo aplicare  un solo  tipo de gráfico que es el circular. Un gráfico circular funciona bien, cuando uno quiere ver cuanto corresponde a cada parte del todo.

PASOS  PARA REALIZAR  UN GRAFICO

Ejemplo grafico circula:

1. Para usar el asistente de gráficos, primero debe seleccionar los datos a ser graficados.

2. Por ejemplo seleccionar el rango A7:A13, las etiquetas de fila en la sección Ingresos. 

Mantener apretada la tecla CTRL, desplazar hacia la derecha y seleccionar el rango   N7:N13, los totales de cada fila en la sección Ingresos. 

3. Hacer un clic en  el botón del Asistente Gráfico. El diálogo del Asistente se abre en el paso 1 de 4.  

  4. Experimentar: Seleccionar cada tipo de gráfico y hacer un clic en cada uno de los subtipos. Hacer un clic en el botón, Presionar para ver muestra, la barra debajo de los subtipos. El panel nos mostrara como se verán los datos que acaba de seleccionar al utilizar ese subtipo. ¿Qué tipos parecen útiles para estos datos del Presupuesto?

5. Seleccionar el tipo de Grafico Circular  y el primer subtipo en la fila de arriba.  

  6. Hacer un clic en el botón Presionar para ver muestra y mantener apretado el botón del ratón, mientras mira el panel con la vista preliminar en el diálogo. Muestra aproximadamente como se verán los datos en este tipo de gráfico.

7. Hacer un clic en Siguiente. Se abre el paso 2 del asistente, mostrando los rangos usados para el gráfico.   

El rango de datos usa referencias absolutas. Esos signos $ distribuidos por los alrededores, esta vez no significan dinero! Si usted mueve sus datos dentro de la hoja, el gráfico cambiará sus referencias para hacer juego.  Es súper útil!

•Se notara que el nombre de hoja  está incluido en las celdas de referencia, seguidos por un signo de exclamación. Se puede leer el signo de exclamación! como "Bang" cuando exprese el rango en voz alta. Los rangos están separados por una coma. De manera que el formato correcto para el rango de datos es NombredeHoja!$Columna$Filia: $Columna$Fila y ponga una coma entre cada rango usado en el gráfico. La ficha de Series es usada cuando se grafica más de un juego de datos a la vez. 

8. Hacer un clic en Siguiente. Pasó 3 del asistente y se abre en el rótulo Títulos. El grafico circular variará de acuerdo a sus propios cambios.   

9. Para el Título del Gráfico escribir   Presupuesto 1998- Ingresos.

10. Hacer un clic en la ficha Leyenda. Una variedad de leyendas le dicen que es lo que representan los colores del gráfico. Aquí también se puede elegir la ubicación de la leyenda.

   11. Hacer un clic en cada opción para ver que efecto produce. Terminar con la leyenda a la derecha.

12. Hacer un clic en la ficha,  Rótulo de Datos. Se puede elegir que clase de etiquetas sean mostradas

13. Seleccionar Mostrar porcentaje o en  Porcentaje y tildar el cuadro para Mostrar líneas guía.

14. Hacer un clic en el botón  Siguiente para continuar. Se abre el Paso 4. 

  15. Elegir con un clic  En una hoja nueva y escribir  en  Ingresos.

16. Hacer un clic en el botón Terminar.

Aparece el gráfico terminado en una nueva hoja gráfica llamada Ingresos.

 17. Hacer un clic en la barra Fórmula y escribir  su nombre, 2 espacios, la fecha, 6 espacios, Proyecto 1: Introducción a Excel  y pulse ENTRAR. Aparece un marco o cuadro de texto conteniendo su texto en el centro de la hoja.  

18. Arrastrar el marco/cuadro de texto hacia arriba a la izquierda del fondo blanco del gráfico.

Hacer un clic en  Vista Preliminar de Impresión,  para ver como se imprimirá este gráfico.  Si fuera necesario, haga sus correcciones. 

  Hacer un clic en el botón   Imprimir,  para que se imprima la hoja solamente. Los parámetros por defecto harán que se impriman todas las páginas de las hojas activa(s). En este caso hay una sola página.   

EJERCICIO DE CLASE

•Fx= suma (A1:A4)

•FX= suma (B1:B4)

•Fx= suma (C1:C4)

•Fx= suma (D1:D4)

•Fx= suma (E1:E4)

Que aprendí, aprendí a usar el Asistente Gráfico para:

•Seleccionar datos y rótulos 

•Seleccionar tipo de gráfico

•Dar formato al título del gráfico, leyendas, etiquetas

•Crear gráfico en hoja separada 

•Imprimir un gráfico.

•Fx= promedio (B3:F3)

•Fx= promedio (B4:F4)

•Fx= promedio (B5:F5)

•Fx= promedio (B6:F6)

•Fx= promedio (B7:F7)

Microsoft Office Power Point

INTRODUCCIÓN

¿Qué es una presentación de PowerPoint?

PowerPoint es un programa específico dedicado a la creación y visualización de presentaciones, entendidas como una manera estructurada de presentar información.

Desde hace bastantes años, se han utilizado los sistemas de presentación (acetatos, retroproyector,…) como un mero apoyo a la exposición oral de unos contenidos determinados. Actualmente, la principal virtud de las presentaciones es que permiten integrar fácilmente información de diferentes tipos (texto, imagen. sonido, vídeo,…) enriqueciendo así el discurso oral, hasta convertirse en verdaderas experiencias multimedia. Pero no queda ahí la cosa…

¿Qué es una diapositiva?

Las diapositivas son cada uno de los elementos que constituyen la presentación y cada una de ellas podría identificarse con una lámina o página. Se pueden crear y modificar de manera individual.

El número de diapositivas varía en función del contenido de la presentación, pero en general, podemos decir que es aconsejable que cada diapositiva contenga una única idea o elemento de información.

Casi siempre resulta de mayor eficacia didáctica usar una herramienta informática de un modo técnico más elemental, pero con una mayor visión pedagógica.

El Power Point es un programa que sirve para crear presentaciones gráficas de manera rápida y sencilla: pueden crearse transparencias para reuniones empresariales, diapositivas para reuniones de marketing o efectos especiales para las presentaciones con monitor.

Presentación.- Si pincha sobre el icono de la varita mágica aparecerá una ventana en la que se explican varios modelos de autodiseño de entre los que podrá elegir aquel que le interese. Así, el propio programa realizará automáticamente todas las estructuras necesarias, como tablas, efectos y preguntas. También puede utilizar un autodiseño como base para otro diseño tomando su estructura principal e integrándola con otras tablas y preguntas. En la práctica, el programa coloca las preguntas según el orden que establezcamos para las respuestas y con relación a lo que queramos hacer.

Diapositivas.- Si elige esta opción, el programa le preguntará dónde quiere guardar la Base de Datos y con qué nombre. Si hace clic sobre Crea, se abre también la ventana de Base de Datos, que contiene los seis tipos de objetos que caracterizan la estructura de Access.

Archivos de impresión.- Con este término se indica el archivo en el que se incluyen diapositivas, plantillas, notas del autor y la propia estructura de la presentación.

Clasificación de diapositivas.-Son las páginas de la presentación que incluyen títulos, textos, gráficos, formas, imágenes prediseñadas y plantillas. Se entregan al público como apoyo de la presentación. Consisten en una impresión reducida de las diapositivas (hasta 6 por página) con información añadida (nombre de la empresa, etc.).

Esquema.- Se presenta junto a una diapositiva en miniatura (esquema). Se puede llevar a cabo la presentación trabajando en la pantalla "Esquema" que permite visualizar el título y el texto principal sin incluir el gráfico ni el texto tecleado en la casilla de texto.

CREAR UNA DIAPOSITIVA

Cómo crear una diapositiva: Cuando se abre el programa seleccionando "Presentación en blanco", aparecerá una ventana en la que podrá elegir entre 12 alternativas distintas: Diapositiva de Título, Lista con Viñetas, Texto a Dos Columnas, Tabla, Texto y Gráfico, Gráfico y Texto, Organigrama, Gráfico, Texto e Imagen Prediseñada, Sólo Título y en Blanco.

Se elije la que se considere  mejor y se adapte a que deseamos (después podrá cambiar el diseño de una diapositiva así como su orden). Los diseños automáticos incluyen dónde colocar los distintos tipos de títulos, texto, imágenes prediseñadas, elementos gráficos y organigramas. Se activan haciendo doble clic sobre ellos, o bien seleccionándolos y haciendo click sobre el botón Aceptar.

Una vez abierta la primera diapositiva, haciendo click sobre el área en sí, se puede escribir el texto que prefiera, insertar gráficos e imágenes y formatearlo todo con los procedimientos habituales.

VENTANA POWER POINT: BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ESTADO

Barra de estado.- Está colocada en la parte inferior de la venta e indica el número de la diapositiva sobre la que se está trabajando. En esta barra también hay otra opción denominada General. Si hace doble click sobre esta última, accederá a 17 modelos de diapositivas distintas.

Botones para la vista.- Puede visualizar el trabajo de cinco formas distintas:

-Vista normal: podrá teclear el texto, modificar el diseño, añadir gráficos, imágenes, sonidos y vídeos.

-Vista esquema: podrá modificar el título y el texto, cambiando las áreas respectivas, insertando encabezados o pies de páginas e, incluso, el número de página. Sirve para organizar la presentación y para desarrollar rápidamente contenido.

-Vista diapositiva: podrá tener una idea del conjunto y reordenar las diapositivas.

-Vista clasificadora de diapositivas:permite ejecutar la presentación en la pantalla y hacer cambios en los tiempos de exposición de cada diapositiva.

-Presentación con diapositivas: permite ejecutar la presentación en la pantalla y hacer cambios en los tiempos de exposición de cada diapositiva.

Barra de herramientas.- Al iniciar el programa pueden verse las barras de herramientas Estándar y de Formato bajo la barra de menú. Es aconsejable insertar rápidamente la barra de Dibujo, que se colocará sobre la barra de estado. Por lo tanto, puede insertarse o quitar una barra de herramientas particular seleccionándola o marcándola en Ver-Barra de Herramientas. Además, se puede personalizar la barra añadiendo o quitando botones. Para ello, hay que hacer  lo siguiente:

•Menú Herramientas > Personalizar >  click sobre la carpeta Comandos.

•En el cajetín Categorías, seleccionar la categoría del comando que incluye el botón que desee insertar.

• Arrastrar el botón que se desea añadir recolocándolo en la posición deseada en la barra de Herramientas

• click sobre Cerrar

Uso de los Comandos.- Se pueden activar los comandos de distintas maneras:

•click sobre el menú Herramientas

•Eligir el comando y muévalo a la barra de menú

•Eligir el comando en el menú de elección rápida (botón derecho del ratón)

INSERTAR, ELIMINAR Y REORDENAR DIAPOSITIVAS

Insertar diapositivas.- Una vez realizada la primera diapositiva, puede añadirse más. Para hacerlo, siga los siguientes pasos:

•Elegir Insertar Nueva Diapositiva o bien hacer click sobre el botón Nueva Diapositiva de la barra de herramientas.

•Elegir el diseño que desee en la ventana que aparezca para la nueva diapositiva y click en Aceptar.

De esta manera podrá crear cuantas diapositivas desee.

Cómo cambiar el diseño de una diapositiva.-Para cambiar el diseño de una diapositiva, hacer lo siguiente:

•Elegir Formato>Diseño de la Diapositiva

•Aparecerá una ventana para la nueva diapositiva que contendrá el diseño que estaba utilizando, hacer click sobre el nuevo diseño y pulse el botón Aceptar.

Aún así, se deberá tener en cuenta que cualquier diseño puede ser modificado si cambia las áreas respectivas reconstruidas pulsando sobre los botones de redimensionamiento. Si lo desplaza a otra posición (el ratón tomará la forma de flecha de cuatro puntas) creará espacios para que pueda insertar imágenes.

Eliminar una diapositiva.-Para eliminar una diapositiva se deberá:

•Ir a Vista Diapositiva o Vista Clasificadora de diapositiva, elegir Modificar>Eliminar diapositiva

•Seleccionar en Vista Diapositiva o Esquema la que le interesa y elija Modificar>Eliminar diapositiva

Cambiar el orden de las diapositivas.- Para alterar el orden de las diapositivas deberá:

•Ir a vista Esquema, seleccione la diapositiva que quiera mover y arrástrela hasta la nueva posición (el puntero del ratón se convertirá en una flecha de cuatro puntas)

•La diapositiva se moverá hasta la nueva posición en Vista Diapositiva (una línea vertical indicará el punto en la que debe insertarla).

Utilizar la vista esquema.- Se usa siempre que desee crear una sola vez ciertos elementos, estos aparecerán en todas las diapositivas (por ejemplo, la fecha, un logotipo, etc.).

Por lo tanto, se  podrá modificar el formato del esquema en cualquier momento. Para activarlo:

•Elegir Ver>Clasificado, o bien click sobre el icono de la barra de herramientas.

Para insertar datos, números y notas a pie de página, vaya a Ver>Clasificador. Ahora seleccione formato.

TEXTOS Y FONDOS EN LAS DIAPOSITIVAS

Añadir texto a las diapositivas.-Cuando se crea una diapositiva que contiene un título y texto, basta con pinchar sobre el título que señala: "Hacer click para añadir el título" y "Hacer click para añadir el texto", y tan sólo añadir el texto que desee.

Cómo insertar texto dentro de un dibujo.-Se puede escribir el texto dentro de una figura para que este se adapte al mismo formato. Para lograrlo hay que hacer lo siguiente:

•Visualice la barra de dibujo (Ver>Barra de Herramientas>Dibujo) y dibuje un polígono, elimine el relleno, empiece a escribir y luego elija Formato>Autoformas. Seleccione Cuadro de Texto y haga click sobre "Ajustar línea de texto a de la autoforma" y "Ajustar tamaño de la autoforma del texto".

Insertar colores de fondo a las diapositivas.-Para rellenar el fondo de las diapositivas debe seleccionar Formato>Fondo y ahora seleccionar un color entre los ocho que se le proponen. También puede hacer click sobre Otros Colores y elegir el que desee de la gama estándar o de otra personalizada.

También pueden seleccionarse efectos de relleno. En ese caso, se abre una ventana en la que aparecen cuatro opciones:

•Degradado: para obtener un degradado con uno o más colores

•Trama: donde podrá elegir entre varios tipos

•Textura: hay múltiples motivos tanto para colores en primer plano como para colores en el fondo

•Imagen: permite insertar en el fondo de la diapositiva una imagen importada de otra aplicación

HERRAMIENTAS DE DIBUJO

Las herramientas de dibujo permiten diseñar fácilmente los objetos que hay que añadir a las presentaciones. Para abrir la barra de herramientas de dibujo se debe ir a Ver>Barra de herramientas>Dibujo.

Para dibujar círculos, cuadrados y polígonos regulares deberá hacer click sobre el instrumento correspondiente y hacer el dibujo, manteniendo apretada la tecla mayúscula. Hay que tener en cuenta que:

•Apretando la tecla Control se empieza a dibujar desde el centro del dibujo.

•Apretando Control más Mayúsculas se dibuja una figura regular a partir del centro.

Si no se mantiene apretado el botón Mayúsculas podrá diseñar rectángulos, elipsis y polígonos irregulares.

•Para dibujar líneas y arcos se debe seleccionar el instrumento pertinente haciendo click en el botón Autoforma y buscando, en la ventana que le aparecerá, el arco en Forma y la línea en Líneas. Por lo tanto, hacer click en la diapositiva y arrastre el dibujo hasta obtener las dimensiones que desee: si mantiene pulsada la tecla Mayúsculas sobre la línea conseguirá que estas se inclinen de 15 en 15 grados; con Control dibujará una línea a partir del centro. Si aplica Mayúsculas al arco obtendrá una circunferencia y si aplica la tecla Control obtendrá una elipsis.

•Para modificar una línea o un arco basta con seleccionar y pinchar sobre Estilo de la línea o Estilo del Guión. Para cambiar el color deberá pulsar sobre Color de línea.

•Para hacer rotar la figura bastará con seleccionarla, elegir la herramienta Girar libremente, hacer click en uno de los extremos y arrastrarla.

•Para redimensionar bastará con seleccionarla y arrastrar uno de los extremos.

Si se va a utilizar más veces el mismo dibujo se deberá hacer doble click en su interior para que se mantenga en función hasta que no se vuelva a hacer click sobre el mismo. Con el botón de Formas se pueden realizar distintos tipos de objetos, como flechas, estrellas y conectores. Basta con seleccionar la forma que se desee, hacer click y arrastrar hasta obtener el tamaño deseado.

USAR OBJETOS

Cómo usar los objetos.- Por objetos entendemos texto, líneas y formas creadas con las herramientas pertinentes, aunque no las imágenes importadas de otras aplicaciones.

•Para seleccionar más de un objeto, hay que  mantener apretada la tecla mayúscula o bien marque el contorno del mismo con el rectángulo de selección haciendo click sobre un punto exterior y arrastrando. Para seleccionar todos los objetos presentes en una diapositiva se debe elegir Edición>Seleccionar Todo o bien pulsar control+E.

•Para reagrupar uno o más objetos, una vez seleccionados, se deberá elegir el botón Dibujo y luego el comando Reagrupar. También se  puede hacerse la operación inversa, es decir Dibujo>Desagrupar.

•Para cambiar de sitio un objeto ha de seleccionarlo y arrastrarlo

•Para alinear más objetos se deberá seleccionarlos y luego elegir Dibujo>Alinear o Distribuir, haciendo click sobre la posición deseada (Alinear a la izquierda o derecha). Para poner un objeto en primer plano o segundo hay que seleccionarlo y elegir Dibujo>Ordenar>Traer al Frente o Enviar al Fondo o Traer adelante o Enviar atrás.

•Para girar o voltear un objeto, una vez seleccionado, se deberá ir a Dibujo>Girar o Voltear, haciendo click sobre una de las opciones presentes.

•Para cortar, copiar o pegar objetos, lo mejor es recurrir a sus respectivos iconos.

•Para redimensionar un objeto, tras haberlo seleccionado, se deberá pulsar sobre los cuadrados de redimensionamiento, apretando Mayúsculas si quiere redimensionarlo de forma uniforme.

•Para rellenar un objeto, que por defecto vienen coloreados de verde, basta con seleccionar y pulsar sobre el icono de Color de Relleno, que le ofrecerá la posibilidad de elegir entre los ocho colores presentados, así como hacer uso de otros colores de relleno o de efectos especiales.

•Para sombrear un objeto, tras haberlo seleccionado, deberá utilizar el icono Sobre de la barra de herramientas Formato, si el objeto es texto, o bien usar el icono Sombra de la barra de herramientas Dibujo si no se trata de texto.

ANIMAR OBJETOS E INTRODUCIR SONIDOS

Cómo animar objetos en una diapositiva.- El título, texto y las ilustraciones pueden animarse para que, durante la presentación aparezcan de cierta manera (desde arriba, desde abajo, etc.). se podrá, incluso, asociarles un sonido. Para lograr esto se deberá:

•Elegir Presentación Diapositiva>Preestablecer Animación y, a continuación, elegir en la ventana que aparecerá la animación que desee (Automática, Volar, Cámara, Destello, etc.). Observara el efecto que ha logrado en Presentación Diapositiva y preestablezca la animación.

•Si en lugar de eso se prefiere insertar efectos no preestablecidos, se deberá elegir la Presentación Diapositiva>Personalizar Animación.

En este último caso, en la venta que se abra se deberá:

•Elegir la carpeta Orden e Intervalos, hacer click sobre el objeto que desee animar (puede cambiarse el orden en cualquier momento actuando sobre el recuadro Orden e Intervalos).

•En la parte derecha de la misma carpeta, en el recuadro Iniciar Animación, haga click sobre la frase "Al hacer click con el ratón" y luego sobre la frase "Automáticamente segundos después del evento anterior".

•Pase a la carpeta Efectos y elija en Animación y Sonido de Entrada, si desea que a la aparición del objeto le acompañe algún tipo de sonido.

•se Repite esta operación para todos los demás objetos.

•Si en la diapositiva hay algún gráfico, usted puede regular su entrada en la carpeta Efectos de Gráficos, al elegir cómo quiere que aparezcan las distintas categorías de datos que componen el mismo.

Cómo insertar un sonido grabado al inicio de la presentación.- Grabe en una carpeta de trabajo el sonido desde

Inicio>Programas>Accesorios>Multimedia>Grabadora de Sonidos. Luego, vaya a Presentación>Personalizar Animación, y elija el primer elemento de la diapositiva al que quiere asociar el sonido y busque en el menú desplegable que dice "sin sonido" donde dice "otro sonido", cuando aparezca el cuadro de diálogo hay que buscar el que grabó.

Entre el primer y el segundo objeto de la diapositiva debe haber tiempo suficiente para que suene el tono por completo (regúlelo en Iniciar Animación segundos después del evento anterior).

CREACIÓN Y EJECUCIÓN DE PRESENTACIONES

Creación y ejecución de presentaciones.-Una vez realizadas todas las diapositivas, animados los textos, e insertados los sonidos, se podrá pasar a la Presentación utilizando las plantillas predefinidas o bien personalizándola. Vemos:

-Con plantillas predefinidas: se elije Ver Presentación con Diapositiva. Aparecerá la primera diapositiva ocupando toda la pantalla: para pasar a la siguiente se deberá pulsar con el botón izquierdo del ratón en cualquier sitio de la misma o bien sobre el menú desplegable que ofrece distintas opciones (Seguir, Ir a, etc.). Resulta especialmente interesante la opción de la Pluma, que podrá seleccionar en Opciones del Puntero, para poder escribir en la pantalla evidenciando de tal manera las partes más fundamentales, pudiendo incluso cambiar el color de la misma si lo desea (Opciones del Puntero>Color de la Pluma).

-Presentación personalizada: hay que Ver la Presentación con Diapositivas>Preparar Presentación y seleccione las diapositivas que le interesen. En especial seleccione si las diapositivas cambiarán cuando haga click con el ratón (Modalidad manual) o si pasarán solas (A Intervalos Grabados), aunque eso ya lo veremos más adelante. Vaya a Presentación con Diapositivas y se le abrirá la diapositiva y abajo a la derecha aparecerá un reloj indicando cuanto tiempo durará la diapositiva.

También se puede tocar el botón izquierdo del ratón para pasar a la siguiente diapositiva, haciendo lo mismo hasta llegar al final. Al acabar esta se podrá ver cuál ha sido la duración total de la presentación y si desea podrá grabar los nuevos intervalos a la hora de visualizar la presentación. Si responde "Sí", la presentación aparecerá con el desplazamiento automático de las diapositivas, siempre después de haber elegido Presentación con Diapositivas o haber hecho click sobre el icono colocado abajo a la izquierda.

DIAPOSITIVAS OCULTAS, TRANSICIONES

Cómo añadir una diapositiva oculta.-uno puede crear una diapositiva y sólo sacarla a la luz si lo considera oportuno. Para hacerlo será necesario que:

•Se cree la diapositiva y elija Presentación Diapositiva>Ocultar Diapositiva. Cuando esté haciendo la presentación, que no deberá ser automáticamente sino manual, bastará con tocar el botón derecho del ratón y elegir Ir a>Diapositiva Oculta

Como adjuntar una diapositiva negra al final.- Sirve para cerrar la presentación sin volver a la página de Power Point. Puede hacerse de dos maneras distintas. Para ello, hay que ir a Herramientas>Opciones>Ver> seleccione Terminar con Diapositiva Negra

Cómo ver las notas del orador durante la presentación.-se podrá suspender momentáneamente la presentación para visualizar las notas del orador (en su momento escritas en las notas de página) si pulsa el botón derecho del ratón y elige la opción Notas del Orador.

Añadir transiciones.- Las transiciones son efectos especiales visibles en pantalla cuando se pasa de una diapositiva a otra. Para lograr obtener una transición debe:

-Hacer click sobre el botón de Vista Diapositiva, situado abajo a la izquierda. Elegir el menú Presentación Transición de Diapositiva. En el cuadro Efecto, seleccionar lo que se desee del menú desplegable que aparezca al hacer click sobre el triángulo negro. Debajo seleccionar Lento, Medio o Rápido. Elegir si esta debe aparecer con "Un click de ratón" o "Automáticamente tras algunos segundos". Apriete el botón Aplica si quiere que tal cambio sólo afecte a la diapositiva seleccionada. En cambio, si se desea que esto se aplique a todas, pulsar en "Aplicar a todas".

BOTONES DE ACCIÓN Y PLANTILLAS

Cómo usar los botones de acción.- Vaya a Presentación>Botones de Acción. v Se verá que puede elegir entre 12 tipos de botones de acción diferentes, cada uno con una función distinta. Una vez elegido el que le interesa, bastará con hacer click sobre el lugar en el que quiera colocarlo de la diapositiva y arrastrarlo hasta obtener el tamaño deseado. Entonces, aparecerá el cuadro de diálogo de Configuración de la Acción. Si se hace click sobre "Hipervínculo a" podrá unir la diapositiva actual a la precedente, a la siguiente, a la última o a la que sea (elegir la palabra Diapositiva) o bien elija Examinar…, y buscar en la

Carpeta correspondiente un sonido o una película. De esta manera creará fácilmente un hipervínculo. Para hacer que el pulsador tenga las dimensiones deseadas, bastará con pinchar sobre él con el ratón, apretar el botón derecho y elegir Formato de Autoforma y luego Tamaño. Además, podrá dar un aspecto tridimensional a un  botón  si  arrastra hacia el interior  el  cuadrillo  amarillo  que  aparece cuando se selecciona el botón.

Plantillas.-Mediante el uso de plantillas (al iniciar el programa seleccione Plantillas de Diseño) uno podrá realizar una presentación con un formato y unos colores ya establecidos para crear distintas combinaciones de texto y gráficos. Están a su disposición varios tipos que puede elegir de la carpeta Formato>Aplicar plantilla de diseño y después seleccionar de la ventana que se abra el tipo que prefiera. Si en vez de eso elige la carpeta Presentaciones (Archivo>Nuevo) accederá a una variadas colección de presentaciones ya realizadas.

Cómo abrir una presentación ya existente.- Si elige esta opción, aparecerá una venta en la que se deberá buscar las carpetas con trabajos ya terminados o en fase de realización.

Autor:

Rebeca Barrios

UNIVERSIDAD VERACRUZANA

FACULTAD DE CONTADURÍA

CAMPUS TUXPAN

CATEDRÁTICO:     L.I.A. OTHON DARÍO CAMACHO

CARRERA:            LIC. EN CONTADURÍA PÚBLICA

TUXPAN DE RODRÍGUEZ CANO VER. ENERO DEL 2009

MANUAL DE COMPUTACIÓN BÁSICA