INTRODUCCIÓN El presupuesto es definido como “Cómputo anticipado de costos de obras y rentas”. El proceso presupuestario no implica solo el cálculo de cifras. Podríamos decir que es un sistema integral donde se presta particular atención a la fijación de unos objetivos con base en los cuales se planifican y controlan las diferentes actividades que puede realizar una administración. Hasta hace algunos años ésta era la forma de administrar de muchos empresarios. El progreso o el fracaso de la organización era el premio o el castigo que obtenía únicamente el gerente y de esos resultados dependía la supervivencia en el puesto. Hoy el enfoque ha cambiado. Los resultados dependen generalmente de un grupo humano que se compromete y lucha por unos objetivos que se ha trazado.
Presupuesto Empresarial Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones; este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
Objetivos del presupuesto Consideración del futuro, para que los planes trazados, permitan la obtención de la utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten. La coordinación de todas las actividades, para obtener ése fin. Asegurar la liquidez financiera de la empresa. Establecer el control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la dirección que se lleva con relación a los objetivos establecidos.
Requisitos para un buen PRESUPUESTO empresarial Conocimiento de la Empresa Coordinación para la ejecución del plan o política Dirección y Vigilancia Exposición del plan o política Fijación del Periodo Presupuestal Apoyo Directivo
IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en términos contables los diversos componentes de su plan total de acción. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
El proceso presupuestario es un sistema integral donde se presta particular atención a la fijación de unos objetivos con base en los cuales se planifican y controlan las diferentes actividades que puede realizar una administración. GERENCIA Y SISTEMA PRESUPUESTARIO
El Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control, específicamente comprende el desarrollo y aplicación de: Objetivos generales y a largo plazo para la empresa. La especificación de las metas de la empresa. Un plan de utilidades a largo plazo desarrollando en términos generales. Un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades pertinentes. (divisiones, productos, proyectos). Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas. Procedimientos de seguimiento. GERENCIA Y SISTEMA PRESUPUESTARIO
El buen empresario debe planear en forma inteligente tanto sus ingresos y gastos como sus operaciones con el objeto de obtener utilidades las cuales se logran de manera más eficiente si se coordinan o relacionan sistemáticamente todas las actividades de la empresa. Le corresponde además establecer un adecuado control para determinar las variaciones procurando fijar correctivos con el objeto de evitar que en estimaciones futuras se hagan cálculos desproporcionados. GERENCIA Y SISTEMA PRESUPUESTARIO
Preparación e instalación de un buen SISTEMA PRESUPUESTARIO Formalmente, el empresario que debe utilizar el presupuesto como herramienta de planificación y control debe considerar cinco etapas en su preparación, ya se trate de comenzar o cuando ya se tenga implementado el sistema. Presupuesto Empresarial
Preparación e instalación de un buen SISTEMA PRESUPUESTARIO El presupuesto de una organización supone la base para tomar la decisión que permite que las realizaciones efectivas se ajusten lo más posible a sus objetivos establecidos, normalmente se elaboran los presupuestos para periodos de un año, representando la concretización de los objetivos fijados a más largo plazo. Los objetivos de la empresa están íntimamente ligados a los presupuestos, su jerarquización y coordinación en el tiempo son imprescindibles para desarrollarlos eficazmente, utilizando para ello la gestión presupuestaria. Tiene por objeto prever la asignación de los recursos entre las diferentes alternativas de gasto, así como los ingresos con que financiarlos.
El punto clave para la exactitud de la mayor parte de los presupuestos de efectivo, es la proyección de las ventas. Son estimaciones que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar limite de tiempo. El presupuesto de ventas se basa en el pronóstico de ventas, por lo que dicho pronostico debe ser realizado cuidadosamente y con exactitud para que el proceso presupuestal sea mucho más confiable. El pronóstico de ventas suministra los gastos para elaborar los presupuestos de: Producción Compras Gastos de ventas Gastos administrativos Presupuesto de ventas
Este presupuesto incluye todos los gastos del departamento de ventas principal como de otras subdivisiones que existan y estén adscritas a la empresa principal. Para elaborar dicho presupuesto es condición importante tener presente al personal de ventas, sus sueldos y comisiones, ya que son ellos quienes visitan a los clientes y hacen que estos formulen pedidos. Es el presupuesto de mayor cuidado por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto financiero. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo. Presupuesto de gastos relacionados con las ventas
Presupuesto de producción e inventarios Para la valuación de los presupuestos de producción, inventarios y costo de producción y/o adquisición de los artículos vendidos, la situación ideal sino es que la única mejor alternativa, es la utilización de costos estándar, que constituyen las metas a lograr en el campo de la eficiencia y, dentro de esto, el estándar marginal representa la mejor posibilidad potencialmente aplicable; los costos estimados serían la segunda alternativa, básicamente en entidades de mediana y poca.
Presupuesto de producción e inventarios Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado, donde el ejecutivo de más jerarquía en el área de producción tiene la responsabilidad de este presupuesto, ya que es la persona que tiene poder de mando o modo de tomar decisiones respecto a éste, quien a su vez puede delegar funciones y autoridad pero no responsabilidad.
Son estimados que de manera especifica intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma que debe concordar con el presupuesto de producción. Presupuesto de costos de producción Es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada..
Características del Presupuesto de costos de producción Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada línea o molde. Debe estimarse el costo. No todos requieren los mismos materiales. El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en el costo de producción.
Presupuesto de inventarios Se refiere al inventario de artículos terminados para su venta, dado que puede considerarse que el de materias primas y otros materiales son parte del presupuesto de compras de artículos terminados además de que el proceso no es práctico determinarlo sino sólo para su efecto en la proyección del costo de producción de los artículos vendidos. Por ello son válidas las consideraciones formuladas en el apartado del presupuesto de compras en cuanto al punto de reorden, máximos y mínimos, margen de seguridad o al dar efecto a eventos como vacaciones generales de la planta, suspensión temporal de la producción por incosteabilidad de mantener en operación a la planta todo el año, etc. Por tratarse de un presupuesto financiero la responsabilidad del mismo debe estar a cargo del Contralor.
Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción. Garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna de materias primas, materiales, artículos de consumo e inventarios para su venta Obtener adecuados precios de adquisición, lo cual incluiría el máximo aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras. Coordinadamente con lo anterior evitar en lo posible la sobre inversión en inventarios. Presupuesto de compras y materiales directos
Otros asuntos de importancia a desarrollar dentro de la formulación del presupuesto de compras son: Presupuesto de compras y materiales directos Estimar el inventario de materias primas y demás materiales al inicio del periodo a presupuestar. Investigar a actuales y posibles proveedores, seleccionarlos y determinar con cuáles se trabajará durante el período a presupuestar, obtener sus cotizaciones, definir sus condiciones de pago, plazos de entrega, descuentos, bonificaciones, etc. Determinar la anticipación ideal del presupuesto de compras en relación al de producción dando consideración a plazos de entrega de los proveedores seleccionados y a los tiempos de transportación en compras locales y de importación.
Este presupuesto trata de diagnosticar claramente las necesidades de recursos humanos y cómo actuar, de acuerdo con dicho diagnostico para satisfacer los requerimientos de la producción planeada. Este presupuesto permite la determinación del estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o si los actuales son suficientes. El presupuesto de mano de obra debe estar en armonía con la planificación realizada para la producción de unidades a fabricarse, razón por la cual es necesario que este presupuesto se realice especificando horas y costo de mano de obra por tiempo y por producto. Presupuesto de mano de obra directa
El presupuesto debe elaborarse con anticipación de todos los centros de responsabilidad del área productiva que efectúan cualquier gasto productivo indirecto. Es importante que al elaborar dicho presupuesto, se detecta perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de gastos indirectos, de manera que los gastos de fabricación variables se presupuesten en función del volumen de producción previamente de capacidad independiente al volumen de producción presupuestado. A continuación se presentan grupos de costos que por su influencia e interpretación en los presupuestos requieren ser analizados en detalle: Costos fijos, variables, semi-variables Costos directos e indirectos Costos controlables y no controlables Presupuesto de costos indirectos de fabricación
Son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Características Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio. Rige su aspecto legal en la legislación laboral vigente. Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación. Presupuesto de gastos administrativos
Comprende todo el cuadro de renovación de maquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados. Presupuesto de inversión de capital
El Presupuesto de Inversiones sirve para: Prever las Inversiones que realizaremos en período de tiempo considerado y la Financiación específica para éstas. Prever las repercusiones de las Inversiones y su Financiación sobre los gastos e Ingresos del período considerado y de los futuros. Conocer las compras e ingresos a distribuir en varios períodos, que tendrán una repercusión sobre la previsión de pagos y cobros. Presupuesto de inversión de capital
La Elaboración del Presupuesto del Capital Involucra: Presupuesto de inversión de capital La generación de propuesta de proyectos de inversión, consistente con los objetivos estratégicos de la empresa. La estimación de los flujos de efectivo de operaciones, incrementales y después de impuestos para el proyecto de inversión. La evaluación de los flujos de efectivo incrementales del proyecto. La selección de proyectos basándose en un criterio de aceptación de maximización del valor. La reevaluación continua de los proyectos de inversión implementados y el desempeño de auditorias posteriores para los proyectos completados.
Permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo. El departamento financiero de la empresa en casi todas las ocasiones presta atención a la planeación de excedentes de caja como a la planeación de sus déficit, ya que al obtener remanentes estos pueden ser invertidos, pero por el contrario si hay faltante planear la forma de buscar financiamiento a corto plazo. Presupuesto de efectivo Es un Programa que muestra los flujos proyectados de efectivo (entradas, salidas y saldos) de una empresa a lo largo de un período de tiempo determinado
Está integrado básicamente por dos áreas que son: El primero de ellos se refiere propiamente a las actividades de producir, vender y administrar la organización, que son las actividades típicas a través de las cuáles una empresa realiza su misión de ofrecer productos o servicios a la sociedad. El Presupuesto Financiero consiste en fijar los estimados de inversión de venta, e ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa Presupuesto de Operación Presupuesto Financiero Presupuesto maestro
Presupuesto maestro Presupuesto de Ventas Presupuesto de Producción Estados de Resultados Presupuestarios Balance General Presupuestados Presupuesto de Cajas Plan Maestro
Los resultados no satisfactorios requieren la aplicación de presión sobre los individuos responsables o de las correcciones de las condiciones que contribuyeron a la obtención de tales resultados. En otros casos, la comparación puede señalar la conveniencia de modificar el presupuesto y no la de imponerlo. Las cifras reales deben comprarse con las presupuestadas a intervalos frecuentes, para que las diferencias determinadas se analicen y sean ejecutadas las medidas correctivas oportunamente. Sistemas de control y ajustes presupuestarios
El gerente financiero de la empresa “ALTELUM" S.A se encuentra recolectando información que le permita elaborar el presupuesto de ventas, de producción, de compras de materia prima para el año 2008. De las reuniones de coordinación con los gerentes de las otras áreas de la empresa se obtuvieron los siguientes datos presupuestado para el año 2008. Los datos aportados son: Caso práctico
Presupuesto Empresarial Caso práctico
Presupuesto de producción en unidades Caso práctico Presupuesto de Compras- Materia Prima
Caso práctico Análisis: Para la realización de un presupuesto empresarial se debe tener en cuenta el volumen de ventas y el valor de venta unitario para cada uno de los productos que se realiza en la empresa, en este caso P y Q para determinar el costo total de venta $ 94500. En el presupuesto de producción en unidades se suma el volumen de ventas con el inventario final menos el inventario inicial lo que es equivalente a la cantidad de producción en este caso para P 6800 y para Q 1550. Finalmente en el presupuesto de compras y materia prima se toma en cuenta la producción por la cantidad de materia prima A y B para los productos P y Q dando como resultado el total de unidades A: 80400, B: 63700 y luego multiplicado por su respectivo costo unitario obtenemos el monto de $120600 para A y $133770 para B.
conclusiones El presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones, basado en una eficiencia razonable. El proceso presupuestario no implica solo el cálculo de cifras. Podríamos decir que es un sistema integral donde se presta particular atención a la fijación de unos objetivos con base en los cuales se planifican y controlan las diferentes actividades que puede realizar una administración. El presupuesto de producción son estimaciones que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. Presupuesto de gastos relacionados con las ventas, incluye todos los gastos del departamento de ventas tanto del principal como de otras subdivisiones que existan y estén adscritas a la empresa principal.
conclusiones El presupuesto de inversión de capital, comprende todo el cuadro de renovación de maquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados. La formulación de un presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos- Para implantar efectivamente un sistema presupuestario en necesario el apoyo de la alta gerencia, el diseño adecuado del sistema para solventar las necesidades de la organización, la dirección y supervisión efectiva del sistema.