1 Agenda Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental. Digitalización. Aspectos Fundamentales Proceso de digitalización Tipos de Escáner. Tipología de documentos. Fotografía Digital. Conclusiones
2 Introducción: evolución de la TI Tecnología posibilitante La promesa El cambio El negocio interconectado en red La empresa ampliada La empresa integrada El equipo de alto desempeño El individuo efectivo “La red”
Computación interempresarial
Infoestructura empresarial
Computación en grupos de trabajo
Reasignación de relaciones externas
Transformación organizacional
Rediseño de procesos y cargos de negocios
Aprendizaje de eficiencia en las tareas
3 Introducción: los SIG no cubren todas las necesidades CG V F C RH P CP ERP + GEST. DOC. (Gp:) CG (Gp:) RRHH (Gp:) MANT (Gp:) ACT. FIJO (Gp:) LIQ. HAB (Gp:) CPRAS (Gp:) CP (Gp:) FACT (Gp:) CC (Gp:) COSTOS (Gp:) EST. VTAS (Gp:) FINAN
Gestión documental tradicional Gestión del conocimiento
4 Ineficiencias en la Gestión Documental Tradicional Pérdida de tiempo en la generación de documentos compartidos. Pérdida de valor por no generar una base de conocimiento de la empresa. Gasto en materiales, accesorios y equipos de impresión por no poder compartir documentos electrónicamente
Gasto en espacio y material para el almacenamiento de documentos físicos. Desorden en el ámbito de trabajo por el exceso de papel impreso. Archivo descentralizado; cada ordenador y cada cajón se convierten en un archivo.
Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y de información de los mismos. Mayores tiempos y costes de distribución de documentos.
Pérdida de tiempo en el mantenimiento de la documentación. Pérdida de documentos. Falta de seguridad y confidencialidad en el acceso a la información. GENERACIÓN ARCHIVO BÚSQUEDA Y DISTRIBUCIÓN MANTENIMIENTO
5 Mejores Prácticas en la Gestión Documental Como consecuencia de las ineficiencias en la Gestión Documental tradicional las organizaciones están implantando “Iniciativas de Gestión Electrónica de Documentos”.
Repositorio Central Herramientas de Gestión Documental GENERACIÓN ARCHIVO MANTENIMIENTO BÚSQUEDA Y DISTRIBUCIÓN
6 Implantación de una Gestión Electrónica de Documentos Una “Iniciativa de Gestión Electrónica de Documentos” incluye las siguientes fases:
Organización de la información de la empresa. Definición de políticas y estrategias de organización
Digitalización de la documentación OCR e indexación de toda la documentación.
Publicación de la documentación a la organización. Gestión y mantenimiento de la documentación.
(Gp:) Para su implantación se requieren Recursos Humanos especializados, Tecnología y Formación
7 Propuesta de Valor de una Gestión Electrónica de Documentos Reducción de gastos. (Gp:) Generación de una base de conocimiento.
(Gp:) Mayor orden y calidad en el ámbito de trabajo.
(Gp:) Reducción de espacio.
(Gp:) Reducción de tiempos de búsqueda.
Implantación Gestión Electrónica de Documentos Beneficios (Gp:) BENEFICIOS: Ahorro de costes Eficiencia Generación de valor
8 Implantación de una Gestión Electrónica de Documentos PUBLICACIÓN, GESTIÓN y MANTENIMIENTO DIGITALIZACIÓN, OCR E INDEXACIÓN ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO Auditoría de información. Estrategia de gestión del conocimiento. Mapa de conocimiento. Definición de políticas y procedimientos. Organización de archivos. Digitalización de documentos e imágenes. OCR. Captura de información. Indexación y clasificación. QA de indexaciones automáticas.
Publicación personalizada de la información a múltiples usuarios. Gestión de archivos. Mantenimiento integral de la gestión documental.
9 BIBLIOTECAS VIRTUALES GESTION DE ARCHIVOS GESTION DE FLUJOS DE TRABAJO Catalogación de fondos Búsqueda y recuperación de fondo digital/físico Publicación/Consulta de fondos digitales Préstamos/Adquisiciones Organización física de los archivos Descripción/Indización de materiales Expurgo/Depuración Gestión de autorizaciones. Definición de los flujos de trabajo Creación de documentos modelo Vinculación de documentos al proceso Herramientas de Gestión Documental Base de Datos Documental (textos, imágenes, video, sonido, otros) Internet Intranet GESTORES DE CONTENIDO
10 Agenda Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental. Digitalización. Aspectos Fundamentales Proceso de digitalización Tipos de Escáner. Tipología de documentos. Fotografía Digital. Conclusiones
Qué es la Digitalización “Expresar datos en formato digital”. (RAE) “Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia de números según ciertas reglas” (Diccionario Vox) Operación de transformar algo analógico –entendido como algo físico y real- en algo digital –entendido como conjunto de unidades lógicas denominadas bits. Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador. Proceso por el cual se obtiene fotos electrónicas tomadas de una escena o escaneadas de documentos (fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones).
12 Por qué Digitalizar
Elimina el extravío de documentos. Permite un acceso rápido y fácil a la información. Permite almacenar información en múltiples formatos electrónicos. Controla el acceso a la información. Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos. Permite simultaneidad de usuarios en el mismo documento.
La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de almacenar acceder y distribuir documentación.
Protege la información Agiliza el servicio a los clientes. Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet. Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos. Optimiza el espacio físico convirtiendo montones de papel en soportes ópticos.
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