Sistemas de soporte a la decisión: ¿Cómo asisten a la toma de decisiones en una organización?

Resumen

El objetivo general del desempeño de toda organización es el de crear valor económico, y es por lo tanto el objetivo último global que debe lograr toda decisión gerencial. Los buenos negocios que crean valor son el resultado de buenas decisiones y el uso eficiente y efectivo de sus recursos y capacidades. Debido al vertiginoso entorno globalizado con clientes más exigentes y mayores competencias, en la actualidad resulta imperioso para toda empresa contar con un sistema de soporte a la decisión que le permita mantener su ventaja competitiva al asistir de la mejor manera posible su proceso de toma de decisiones.

En el presente artículo presenta de manera general una vista de lo que son los DSS y lo que deben contener, así como sus principales características y las ventajas que pueden ofrecer a una organización.

Palabras Clave

Toma de decisiones, DSS, Sistemas de soporte a la decisión, Análisis multidimensional (OLAP), Proyecciones de información, Tendencias, What if, Características de los DSS, Ventajas de los DSS.

Contenido

La situación económica y social que caracteriza a la sociedad moderna genera profundos cambios en las organizaciones las cuales se preparan para ser más flexibles y establecen estrategias con el objetivo de adaptarse al entorno altamente turbulento en el que desarrollan sus acciones.

Ante ambientes tan poco estables y la imposibilidad de actuar a ciegas, los miembros de la organización y, en particular, su alta gerencia necesitan manipular grandes volúmenes de información para cumplir con sus funciones esenciales. Deben implementarse entonces, prácticas administrativas dirigidas a garantizar el éxito organizacional y entre ellas, la toma de decisiones, soportada en el análisis de información, es vital.

Con respecto al concepto "toma de decisiones", Schein, plantea: "la toma de decisiones es el proceso de identificación de un problema u oportunidad y la selección de una alternativa de acción entre varias existentes, es una actividad diligente clave en todo tipo de organización."

Quien toma una decisión debe identificar todas las alternativas disponibles, pronosticar sus consecuencias y evaluarlas según los objetivos y metas trazadas.

Para ello, se requiere: "En primer lugar, información actualizada sobre qué alternativas se encuentran disponibles en el presente o cuáles se deben considerar. En segundo lugar, se necesita información sobre el futuro: cuáles son las consecuencias de actuar según cada una de las diversas opciones. En tercer lugar, es indispensable la información sobre como pasar del presente al futuro: cuáles son los valores y las preferencias que se deben utilizar para seleccionar, entre las alternativas que, según los criterios establecidos, conducen del mejor modo a los resultados que deseados".

Este procedimiento ideal, en muchas ocasiones, debido a la escasez de tiempo y recursos para alcanzar este estado de conocimiento, es imposible aplicarlo en entornos tradicionales, por ello la necesidad de sistemas que posibiliten el análisis y la interpretación de la información disponible.

¿Qué es un sistema de soporte a la decisión?

Little (1970) define un DSS como un modelo basado en un conjunto de procedimientos para procesar datos y juicios que ayudan a los administradores a tomar decisiones.

Por otra parte Bonczek et al (1980) define un DSS como un sistema basado en computadoras con tres componentes clave: un sistema de lenguaje (un mecanismo para proveer comunicación entre el usuario y otros componentes del DSS), un sistema de conocimiento (repositorio de conocimiento sobre problemas, datos o procesos) y el sistema procesador de problemas (la unión entre los otros dos componentes).

Existen otras definiciones de DSS, sin embargo, en un sentido amplio, se define a este sistema, como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener de manera oportuna la información que se requiere mediante el proceso de la toma de decisiones que se desarrolla en un ambiente de incertidumbre. Ayudan a la toma de decisiones de los administradores al combinar datos, modelos analíticos sofisticados y software amigable en un solo sistema poderoso que puede dar soporte a la toma de decisiones semiestructuradas o no estructuradas.

¿Qué debe contener un DSS?

Análisis Multidimensional (OLAP): El análisis multidimensional no es privativo de arquitecturas multidimensionales, puede también llevarse a cabo en arquitectura relacional, diseñada para tal caso, lo importante para poder hacer Análisis Multidimensional no son las bases de datos, sino la estructura de la base de datos y las técnicas que se utilicen para su explotación. Las aplicaciones OLAP soportan ese tipo de análisis ya que dos de sus principales características son que permite el análisis y la multidimensionalidad.

Dentro de los niveles estratégicos organizacionales, la información se concibe como una serie de hechos multidimensionales, jerárquicos y relacionados; como ejemplo, los datos de inventarios, ventas y compras están interrelacionados y dependen entre si. La idea del análisis multidimensional es facilitar la consulta y análisis al usuario al presentar una visión muy sencilla de los datos, muy similar a la forma como él ve la organización. La información puede ser accesada desde diferentes variables organizacionales y pivotear la perspectiva.

Los almacenes multidimensionales guardan de modo lógico sus datos en arreglos utilizando el concepto conocido como "cubo".

Proyecciones de Información: Las proyecciones de negocio ofrecen al usuario un pronóstico de lo que puede ocurrir en el futuro, basándose en análisis estadístico y de regresión.

Tendencias: Utiliza la información presente y pasada para evaluar el comportamiento de determinada variable en el tiempo.

What If : Análisis prospectivo de un indicador al modificarse una o más variables que inciden en su comportamiento.

Características de los DSS

Entre las principales características que presentan los sistemas de soporte a la decisión se pueden citar:

Interactividad: sistema computacional con la posibilidad de interactuar en forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de tomar decisiones.
Frecuencia de Uso: Tiene una utilización frecuente por parte de la administración media y alta para el desempeño de su función.
Variedad de Usuarios: Puede emplearse por usuarios de diferentes áreas funcionales como ventas, producción, administración, finanzas y/o recursos humanos.
Flexibilidad: Permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: Autocráticos, Participativos, etc.
Desarrollo: Permite que el usuario desarrolle de manera directa modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática.
Interacción Ambiental: Permite la posibilidad de interactuar con información externa como parte de los modelos de decisión.
Comunicación Inter-Organizacional: Facilita la comunicación de información relevante de los niveles altos a los niveles operativos y viceversa, a través de gráficas.
Acceso a base de Datos: Tiene la capacidad de accesar información de las bases de datos corporativas.
Simplicidad: Simple y fácil de aprender y utilizar por el usuario final.

Ventajas de los DSS

Algunas de las ventajas que ofrecen los DSS a una organización son:

Sistemas interactivos con resultados aplicables a los procesos de negocios.
Eliminación de intermediarios en el proceso de adquisición de información.
Reportes personalizados, a la medida del ejecutivo.
Disminución del lead time en el proceso de adquisición de datos.
Información expuesta en términos de negocios.
Análisis de alternativas de acción en entornos controlados.
Visualización gráfica de los indicadores claves para los distintos procesos de la empresa.
Facilita el proceso de toma de decisiones y por ende la productividad de la organización.

Dependiendo del sistema específico de soporte que la empresa u organización desee implementar, se obtendrán beneficios palpables en cuanto a tiempos optimizados, disminución de costos y beneficios obtenidos en aquellos procesos de negocios a los que se aplique.

Conclusión

Después de dejar en claro que para la alta gerencia de toda organización el llevar a cabo una adecuada y acertada tarea de toma de decisiones como actividad fundamental para asegurar el desarrollo y la competitividad de la misma organización, se entiende entonces que en la actualidad todo tipo de organización busque contar con los mejores sistemas computacionales que ayuden en sus procesos de toma de decisiones.

Sin embargo, es importante que las empresas que deseen implementar un DSS tomen en cuenta que para que dicha implementación resulte exitosa, debe existir un gran apoyo e involucramiento por parte de la alta dirección, así como también una adecuada capacitación para los usuarios finales de la aplicación.

Lo anterior, debido a que un DSS no soluciona problemas, solo apoya en el proceso de la toma de decisiones y finalmente la responsabilidad de tomar una decisión, de optarla y de realizarla es de los administradores o de las personas, no del DSS.

Bibliografía

[1] Díaz Daymara. "Toma de decisiones: el imperativo diario de la vida en la organización moderna". Consultado el 03/01/2006 en:

http://www.bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_3_05/aci10305.htm

[2] Turban, Efraim; Aronson, Jay E; Peng Liag, Ting. "Decision Support Systems and Intelligent Systems". Prentice Hall. Seventh Edition. Cap. 3. Pags. 103-104.

[3] Sistema de Soporte a la toma de Decisiones (DSS). Consultado el 03/01/2006 en: http://www.geocities.com/SiliconValley/Pines/7894/introduccion/dss.html

[4] Acerca de Business Intelligence. Consultado el 03/02/2006 en: http://www.bitam.com/spanish/TecAnalisis.htm#dss

[5] Sistemas de Soporte de Decisión. Consultado el 03/02/2006 en: http://www.divsar.com.ar/servicios/ssd.htm

Presentado por:

Dulce Karelia Salazar

Ing. en Sistemas Computacionales

Actualmente alumna de MTI de la Universidad Virtual del ITESM