Outsourcing

Este método actualmente muy utilizado por muchas empresas, consiste en contratar y delegar procesos de la empresa que no están ligados con la actividad o el giro principal de la organización, a un tercero. Entendiéndose esto a otra empresa externa que tenga experiencia en el ramo a contratar, permitiendo un mayor enfoque en su objetivo principal, reduciendo considerablemente los costos.

Se ha sabido que al contratar una empresa externa los costos se han reducido hasta en un 80%.

Este sistema no es nuevo en México, se inicio hace mas de 40 años ofreciendo servicios de limpieza y vigilancia para empresas, pero ahora en día, se ofrece una gama muy amplia de servicios de toda clase y costos, por ejemplo las mas comunes son: reclutamiento y selección de personal, la de mantenimiento de sistemas de información, de procesamiento de datos, etc.

Cuando se contrata una empresa ajena se podría decir que se encarga de parte del negocio, agilizando a la empresa arrendataria su labor principal al no enfocarse en labores que no generan valor, pero esto no quiere decir que no son importantes ya que también se deben de atender con la seriedad, eficacia y el profesionalismo necesario. El arrendador forma parte de la empresa informalmente

¿POR QUE UTILIZAR EL OUTSOURCING?

Una de las razones principales, mas no la única importante era la de reducir los costos de operación de la empresa; pero encontramos también que cuando se contrata a una empresa externa esta es especializada en el servicio que ofrece por lo tanto nos genera una mayor calidad en el servicio que presta, además en lugar de tener todos los datos de nomina, seguro social, sindicatos, etc. se le asigna un solo pago a la empresa proveedora del servicio por lo que la empresa se encarga de todo lo referente a pagos de empleados y lo que esto conlleva, dando mas margen a la empresa solicitadora del servicio , al enfoque de su tiempo , esfuerzo y a su giro principal.

Muchas actividades de la empresa se pueden arrendar por outsourcing, para esto es imperativo que se haga una comparación de costos que a la empresa le genera tener dicha actividad o departamento y me refiero a costos financieros y de tiempo que si alquilando los mismos servicios por una empresa ajena a la nuestra podrían disminuir, por que se podría dar el caso que los costos financieros fueran muy semejantes pero en tiempo y problemas que a la empresa le genera podrían ser muy elevados entonces seria recomendable recurrir a este medio para no perder el enfoque en actividades no primarias de la empresa, y así enfocarse en el rubro principal, esto suena un poco absurdo como contratando a alguien ajeno, el costo podría disminuir, pero lo que causa esta disminución en el precio es que la empresa que se contrata su giro principal es el servicio que presta y a mayor escala de servicios se pueden dar menores costos.

Tenemos como algo básico y fundamental al contratar el servicio de outsourcing, que nunca se debe considerar contratar actividades primarias y principales de la empresa ya que como son fundamentales se podría prestar para que la empresa contratada tuviera acceso a información vital de la empresa, que la podría utilizar en contra, lógicamente no se va a contratar a cualquier empresa que nos ofrezca sus servicios, se tiene que revisar minuciosamente sus referencias y capacidad e historia en el ramo que se dedica para así minimizar los riesgos posibles

VENTAJAS PRINCIPALES DEL OUTSOURCING

*Menores costos.

*Mayor calidad en el servicio.

*Mayor tiempo para que la empresa se dedique a su giro principal dejando actividades secundarias a otra empresa.

*Maneja de una manera mucho mas eficiente las labores que pueden causar problemas ala empresa

VENTAJAS ESTRATEGICAS AL CONTRATAR OUTSOURCING

*Le permite a la empresa enfocarse al máximo en sus actividades empresariales.

*Se incrementan los beneficios de reingeniería.

*Permite destinar los recursos para otro tipo de propósitos

*Los riesgos se comparten.

*El proveedor del servicio ofrece una calidad mayor en su trabajo, por ser este especializado.

DESVENTAJAS PRINCIPALES DEL OUTSOURCING

*El costo puede que sea superior al esperado.

*En caso de que el proveedor no resulte satisfactorio, el cambio de proveedor genera gasto financiero y te tiempo.

*Perdida de control directo sobre esa área.

*Como se tiene una empresa ajena, las actualizaciones e innovaciones de esa área las obtiene la empresa mientras la compañía que contrata no las adquiere.

*El proveedor externo podría utilizar la información que obtenga en beneficio personal, incluso se puede convertir en competencia.

AREAS QUE SI PUEDEN PASARSE A OUTSOURCING?

En una empresa u organización existen varias áreas o departamentos que pueden ser otorgadas a pasar a outsourcing, estas no solo comprenden las sistemas de producción si no que también, sino que también a infinidad de áreas de la empresa, entre las mas comunes tenemos.

*En los sistemas financieros

*En las labores de Mercadotecnia

*En el área de Recursos Humanos

*Sistema Administrativos.

*Sistemas Contables

*En actividades secundarias: limpieza, vigilancia, comedores, papelería, etc.,

ÁREAS QUE NO SE DEBEN CONTRATAR PARA OUTSOURCING

*La tesorería

*El control a proveedores

*El servicio a cliente

*Distribución y ventas

*La administración de la calidad.

*La administración estratégica

PRINCIPALES RIESGOS AL CONTRATAR EL SERVICIO DE OUTSOURCING

*El rechazo por parte del personal a este servicio.

*Se incrementa la dependencia sobre personal externo ala empresa.

*No se puede controlar el personal contratado.

*Que el proveedor que seleccionemos no sea el adecuado.

*Haber realizadazo una mala negociación en el contrato.

CONSEJOS PARA UN BUEN OUTSOURCING?

1.-Tener una buena asesoria: una buena asesoria es indispensable, pues así se evitaran problemas, peligros y riesgos innecesarios, un buen asesor es de gran ayuda para realizar una negociación adecuada identificando la mejor opción para la empresa, así como el mejor precio al contratar a alguien externo.

2.-Identificar las capacidades: es de suma importancia identificar las capacidades que requiere la empresa y establecer que giro nenecita al contratar.

3.-Involucrar líderes: por lo general los que realizan las elecciones para elegir ala empresa externa que ayudara en las labores de la empresa son los abogados de la misma, pero esto no debe ser así ya que lo altos ejecutivos también tienen que estar involucrados en dichas elecciones.

4.-Crear un compromiso: cuando se negocia un contrato con alguien externo es de suma importancia llevar una buena relación cliente– prestador para que así se mantengan bien protegidos los intereses de la compañía.

5.- Integración del equipo: en este punto nos referimos a que tanto el personal externo como el interno lleven una relación amena, para así no generar problemas que nos puedan traer consecuencias para la empresa.

6.-Valorar el personal: es importante establecer roles y reglas en el convenio, asi como seguirlas adecuadamente, ya que si estas no son seguidas correctamente nos puede causar deserción o despido de personal que nos perjudicaría tanto económicamente como en perdida de tiempo.

7.-Medir el antes y el después de outsourcing: es de gran importancia hacer una revisión del antes y el después de haber implantado la estrategia de outsourcing, para saber si el cambio nos funciono o no, si el proveedor es el adecuado, etc.

CONCLUSIONES

En la actualidad existe una tendencia empresarial muy marcada al uso del outsourcing, ya que día con día las empresas buscan lograr mayor eficiencia y calidad bajado sus costos de operación, ya que los procesos y actividades que puede realizarse de forma externa son muchísimos, el outsourcing es una herramienta muy confiable y de una marcada tendencia en los empresarios de hoy manejando esta tendencia a su mayor conveniencia.

Bibliografías:

http://www.monografias.com/trabajos10/outso/outso

http://www.allixltda.com/portafolio/outsourcing/

Manual de outsourcing informático (análisis y contratación) Emilio Del Peso Navarro

Successful it outsourcing; from choosing a provider to managing the project –Elizabeth Sparrow

JUAN ANGEL DIAZ BELTRAN

INSTITUTO TECNOLOGICO DE SONORA

MATERIA: EVALUACION DE SISTEMAS DE INFORMACION