Plan de mejoramiento institucional

La ruta para el mejoramiento institucional

Una condición necesaria para poner en marcha los procesos de mejoramiento escolar es que el equipo de gestión– conformado por diversos integrantes de la comunidad educativa y liderada por el director – se organice para realizar cada una de las actividades previstas. Esta tarea comprende: la organización de grupos de trabajo y la determinación de responsables, como con el establecimiento de las tareas y el establecimiento de tiempos y plazos para realizarlas.

Para apoyar este trabajo en los establecimientos educativos, de manera que sea muy eficiente y productivo, se propone una ruta de tres etapas que se repetirán periódicamente, puesto que son parte del ciclo del mejoramiento continuo. Éstas contienen, a su vez, pasos y actividades, cuya realización debe conducir a resultados precisos que permitirán avanzar a la etapa siguiente.

La primera etapa de la ruta del mejoramiento continua es la autoevaluación institucional. Este es el momento en el que el establecimiento educativo recopila, sistematiza, analiza y valora información relativa al desarrollo de sus acciones y los resultados de sus procesos en cada una de las cuatro áreas de gestión. Con ello es posible elaborar un balance de las fortalezas y oportunidades de mejoramiento, las cuales serán la base para la formulación y ejecución del plan de mejoramiento.

La segunda etapa consiste en la elaboración del plan de mejoramiento. Se recomienda que éste tenga un horizonte de tres años para los cuales se definirán objetivos, actividades, tiempos y responsables de cada tarea, de manera que se logren los propósitos acordados para cada una de las áreas de gestión.

Finalmente, la tercera etapa consiste en el seguimiento periódico al desarrollo del plan de mejoramiento, con el propósito de establecer cuáles fueron los resultados obtenidos, las dificultades y retrasos en la ejecución, los recursos utilizados y las razones por las cuales no se realizaron ciertas actividades. Esto permitirá revisar el logro de las metas y de los objetivos, así como efectuar los ajustes pertinentes.

Además, el seguimiento permite recopilar información para llevar a cabo un nuevo proceso de autoevaluación, que a su vez dará las bases para la elaboración de un nuevo plan de mejoramiento, al cual también será necesario hacerle seguimiento.

PRIMERA ETAPA: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

Este es el momento en el que el establecimiento educativo recoge, recopila, sistematiza, analiza y valora toda la información relacionada con el desarrollo de sus acciones y sus resultados en cada una de las cuatro áreas de gestión. La autoevaluación permite a la institución identificar sus fortalezas y oportunidades, con lo que podrá definir y poner en marcha un plan de mejoramiento en la siguiente etapa.

La autoevaluación debe ser liderada por el director, quien dirige el proceso, coordina los recursos y los equipos, asigna funciones y tareas, y responde por la calidad de los resultados. Para esto debe contar con el apoyo del equipo de gestión institucional y del consejo directivo, así como con la activa participación de representantes de todos los estamentos de la comunidad educativa.

SEGUNDA ETAPA: ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

El plan de mejoramiento es un conjunto de medidas establecidas por el rector o director y su equipo de gestión para producir, en un período determinado, cambios significativos en los objetivos estratégicos de la institución.

Para que los esfuerzos de las personas involucradas en la elaboración y ejecución del plan de mejoramiento sean fructíferos y lleven a los resultados esperados es fundamental que todos sepan a dónde se quiere llegar y compartan estos propósitos. Por lo tanto, es recomendable que esta etapa se realice con la participación de todos los integrantes de la institución, pues cuando se consulta y se tiene en cuenta el punto de vista de las personas, éstas asumen sus responsabilidades con altos niveles de compromiso.

El plan de mejoramiento contiene objetivos, metas, resultados esperados, actividades que se realizarán y sus responsables, así como el cronograma, los recursos necesarios para llevarlo a cabo y los indicadores para hacer seguimiento a su ejecución. El plan debe mantener una estrecha relación con el PEI, puesto que contribuye a su consolidación.

TERCERA ETAPA: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL PLAN DE

MEJORAMIENTO

El seguimiento requiere de la participación responsable y comprometida de las diferentes instancias del establecimiento educativo, bajo el liderazgo del rector o director y su equipo de gestión. Esto, por sí sólo, contribuye al fortalecimiento de las relaciones profesionales, a la consolidación de mecanismos organizados de participación democrática, a la generación de aprendizajes y a la construcción de conocimiento alrededor de nuevas prácticas.

Hay diferentes formas de valorar un plan de mejoramiento. Cuando esta labor se realiza durante su implementación, se habla de seguimiento o evaluación de proceso. Su propósito principal es detectar oportunamente aquellos factores que facilitan o limitan el logro de los resultados. Por lo tanto, lo que se busca es establecer en qué medida son adecuadas las acciones para lograr los objetivos propuestos.

A su vez, la evaluación de resultados pretende comparar lo logrado en el desarrollo del plan con lo propuesto inicialmente; la de impacto busca establecer si, como consecuencia de la ejecución del mismo, los beneficiarios de un proyecto y el equipo gestor presentan cambios duraderos.

PLAN DE MEJORAMIENTO: MARCO LÓGICO

El Plan de mejoramiento construido participativamente en las Instituciones Educativas se enmarca dentro de un proceso de integración que significa un reto para autoconocerse y redefinirse de tal modo que se logre alcanzar los resultados esperados en los estudiantes ,lo cual sólo es posible dentro de una gestión integral que permita su fortalecimiento mediante procesos sistemáticos de trabajo que apunten a la prestación de un servicio educativo con criterios de eficiencia ,calidad y equidad ;pues, el plan de mejoramiento no es otra cosa que la proposición de operar el Proyecto Educativo Institucional de forma mejorada.

La concepción de mejoramiento de la Institución, se concreta a partir de las acciones realizada en el proceso de integración desde las gestiones administrativa, pedagógica y directiva; el apoyo de la planeación estratégica para el diseño de la ruta del plan de mejoramiento y la aplicación de metodologías como del Marco Lógico.

Marisabel Maldonado et al (2007) sostiene que la técnica del Marco Lógico es una herramienta metodológica, que puede ser aplicada en organizaciones educativas, por cuanto permite focalizar una problemática, cuyo tratamiento contribuye a la mejora de la escuela y en la creación de una cultura para el cambio. El empleo de esta técnica posibilita la identificación de una necesidad de mejora, integrando expectativas, intereses, emociones y opiniones de los involucrados en la escuela estudiada. Los resultados se expresan en una serie de instrumentos: Análisis de los Involucrados, Árbol de Problemas, Árbol de Objetivos, Análisis de Alternativas y Matriz del Marco Lógico. Esta técnica para fomentar el consenso y compromiso de los actores en torno a los problemas que atenderán, las acciones a emprender y los resultados que desean obtener.

La herramienta del Marco Lógico sirve para detectar necesidades de mejoramiento. Para lograr este propósito se aplican cinco instrumentos, en la secuencia siguiente: Análisis de los Involucrados, Análisis de los Problemas, Análisis de los Objetivos, Análisis de Alternativas y Matriz del Marco Lógico:

• IDENTIFICACIÓN DE INVOLUCRADOS

Involucrados son todas las personas y organizaciones que tienen injerencia en el abordaje de determinado problema o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente al buscarle solución.

Según Héctor Medina (2009) es un análisis que consiste en identificar a todos los individuos, grupos y organizaciones que afectan o son afectados por los problemas (u oportunidades) de la situación considerada.

Eduardo Aldunate (2004) recomienda la necesidad para el buen desarrollo de un plan de mejoramiento reconocer a todos los involucrados, examinar sus intereses y expectativas con el fin de aprovechar y potenciar el apoyo de los involucrados, disminuir la oposición y conseguir el apoyo de los indiferentes.

Para la identificación de involucrados se utiliza las herramientas siguientes: el mapa de relaciones, el juego de roles y la tabla de expectativas fuerza.

• ANÁLISIS DEL PROBLEMA

El análisis de involucrados es fundamental para poder obtener información sobre los intereses, problemas percibidos, recursos, intereses en una estrategia y conflictos esenciales. A partir de esta información se identifica el problema central, sus causas y consecuencias. El análisis del problema consiste en examinar de manera precisa, clara y completa, los problemas existentes, además, identificar el problema central, con las causas que lo provocan y los efectos que produce.

Para realizar el análisis del problema se utiliza la herramienta del árbol de problema. El cual es un instrumento que ayuda a comprender la problemática y expresar la relación que existe entre el problema, las causas que lo originan y los efectos que provoca.

Ricardo Muller (2010) recomienda los siguientes pasos para elaborar el Árbol de problemas:

• Colocar el problema principal en el centro. La descripción de éste debe lograrse por consenso entre los participantes y debe estar formulado en pocas palabras.

• Identificar los otros problemas que son causas directas del problema principal (que son las causas inmediatas) y colocarlos debajo del problema de desarrollo, las cuales están basadas en la cadena de valor o en el proceso productivo de cada propuesta.

• Seguir colocando otros problemas con el mismo principio: que sean causas de los problemas anteriormente encontrados (causas mediatas o de segundo nivel). Proseguir hasta llegar a las causas que son raíces.

• Identificar los efectos del problema principal, tanto los inmediatos como los mediatos, y colocarlos por encima de éste.

• ANÁLISIS DE LOS OBJETIVOS

El modo más práctico de definir un objetivo es analizar la situación deseada, es decir de la situación del problema solucionado.

Edgar Ortegón et al (2005) sostienen que los objetivos son las guías del estudio y constituyen la proyección al futuro de una situación que los afectados consideran deseable. A partir de la identificación del problema es posible determinar el objetivo general, que corresponde, frente al problema, en términos de una acción positiva con el fin de contar con un punto de referencia para la definición de propósitos más específicos y la búsqueda de posibles alternativas de solución. También es necesario describir los objetivos específicos, estos son las soluciones concretas que el proyecto debe alcanzar en un tiempo determinado. El objetivo específico es el logro de una situación deseable.

Para el análisis de los objetivos se utiliza la herramienta de árbol de objetivos. El cual es una herramienta que sirve para mostrar la situación que se alcanzaría cuando sean solucionadas todas las situaciones negativas incluidas en el Árbol de Problemas. Expresa una relación Medio-Fin. En este sentido, la palabra medio significa la acción más conveniente para hacer realidad un motivo al que se le denomina fin.

Iván Silva (2003) sugiere seguir los siguientes pasos para elaborar el árbol de objetivos:

• Cambiar todas las condiciones negativas del árbol de problemas a condiciones positivas que se estime que son deseadas y viables de ser alcanzadas. Al hacer esto, todas las que eran causas en el árbol de problemas se transforman en medios en el árbol de objetivos, los que eran efectos se transforman en fines y lo que era el problema central se convierte en el objetivo central o propósito del proyecto. Haciendo el símil con el revelado de una fotografía, el árbol de problemas es el negativo y el árbol de objetivos es el positivo que se obtiene a partir de aquel. Como se puede comprender, si el segundo no es más que poner en blanco el primero, es muy importante haber confeccionado bien el árbol de causas y efectos, para poder llegar a buenos fines y medios. La importancia, además, radica en que de este último se deben deducir las alternativas de solución para superar el problema.

• Una vez que se ha construido el árbol de objetivos es necesario examinar las relaciones de medios y fines que se han establecido para garantizar la validez e integridad del esquema de análisis. Si al revelar el árbol de causas y efectos se determinan inconsistencias es necesario volver a revisarlo para detectar las fallas que se puedan haber producido. Si se estima necesario, y siempre teniendo presente que el método debe ser todo lo flexible que sea necesario, se deben modificar las formulaciones que no se consideren correctas, se deben agregar nuevos objetivos que se consideren relevantes y no estaban incluidos y se deben eliminar aquellos que no eran efectivos.

• IDENTIFICACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS (ACCIONES DE SOLUCIÓN)

Después de elaborar el árbol de objetivos se procede al análisis de las alternativas. Este consiste comparar las diferentes alternativas y escoger la alternativa más viable.

Los criterios que pueden manejarse para la valoración de las diferentes alternativas detectadas son muy variados:

• Recursos disponibles, tanto en lo que hace referencia a los recursos materiales –financieros – como a los recursos humanos –capacidades.

• Tiempo estimado para el logro de los distintos objetivos que se valoran.

• Adecuación a las prioridades de cada una de las partes implicadas en el proceso.

• Riesgos identificados en cada una de las alternativas/Probabilidades de logro de los objetivos.

• Contribución de las diferentes alternativas al logro de objetivos de carácter más general.

• Posibles efectos generados por el logro de los diferentes objetivos valorados.

• Vinculación entre las distintas alternativas y los colectivos seleccionados como beneficiarios prioritarios.

• Posibilidades de viabilidad de cada una de las alternativas.

• MATRIZ DEL MARCO LÓGICO

El marco lógico se presenta como una matriz cuatro por cuatro: una tabla de cuatro columnas

y cuatro filas.

Las columnas suministran la siguiente información:

• Un resumen narrativo de los objetivos y las actividades, jerárquicamente estructuradas.

• Los indicadores o expresión cuantitativa de los objetivos.

• Los medios de verificación de los indicadores.

• Los supuestos o factores externos que plantean riesgos u oportunidades al proyecto.

Las filas de la matriz presentan información acerca de los objetivos, indicadores, medios de verificación y supuestos en cuatro momentos diferentes de la vida prevista del proyecto:

• La primera fila contiene el Fin al cual el proyecto contribuirá de manera significativa, luego de que haya estado en funcionamiento por un período razonable.

• La segunda fila contiene el Propósito logrado cuando la ejecución del proyecto haya concluido.

• La tercera fila contiene los Productos/Resultados, que serán conseguidos en el transcurso de la ejecución del proyecto.

• La cuarta fila contiene las Actividades requeridas para producir los productos o resultados.

Heidrun Derflinger et al (2007) proponen una matriz de Marco Lógico y la definición de sus elementos:

Para complementar la metodología del Marco Lógico hay que añadir un cronograma de actividades y el presupuesto del plan de mejoramiento.

Esquema de un plan de mejoramiento

1. Datos generales

1.1. Denominación del Plan

1.2. Institución Educativa

1.3. Visión

1.4. Misión

1.5. Objetivos estratégicos

1.6. Responsables del Plan

• Directivo

• Profesor(a)

• Alumno (a)

• Padres de familia

1.7. Inicio

1.8. Termino

2. Situación actual

2.1. Análisis de involucrados

2.2. Análisis de los problemas

3. Situación deseable

3.1. Análisis de los objetivos

4. Estrategias para alcanzar el objetivo

5. Matriz del Plan

6. Cronograma de actividades

7. Presupuesto

Fuentes consultadas

• ALDUNATE, Eduardo. (2004). Metodología del marco lógico. Chile: ILPES.

• DERFLINGER, Heidrun et al (2007). Manual para Formulación de Proyectos aplicando la Metodología del Marco Lógico. Dinamarca: ADD.

• MALDONADO, Marisabel et al. (2007) .El marco lógico y las organizaciones educativas Contribución metodológica para la mejora de la escuela. SAPIENS, dic. 2007, vol.8, no.2, p.147-167

• MEDINA, Héctor. (2009). Diseño de proyectos de inversión con el enfoque de marco lógico. San José: IICA.

• MULLER, Ricardo. (2010). Manual para la presentación de proyectos. Lima: FONDOEMPLEO.

• SILVA, Iván. (2003) .Preparación y Evaluación de Proyectos de Desarrollo Local, Chile: ILPES.

• ORTEGÓN, Edgar et al (2005). Metodología general de identificación, preparación y evaluación de proyectos de inversión pública. Chile: CEPAL.

• VALDERRAMA, James et al. (2008).Guía para el mejoramiento institucional Colombia: Ministerio de Educación Nacional.

Autor:

Profesor: Segundo Casimiro Hoyos Rivas