COMO CONSTITUIR UNA ONG Jesús Antonio Jaime P. EAPA-FCA-UNH Acobamba agosto del 2011
INTRODUCCION El presente capitulo contiene información básica referida a la forma de constituir una ONG en el Perú y trámites fundamentales para su constitución formal; a la fecha de elaboración del mismo y, por tanto, está sujeto a la actualización pertinente, conforme a las modificaciones legales y/o administrativas que pudieran darse en el futuro. Este documento no sustituye la asesoría legal y/o contable específica que pudieran requerir los alumnos e interesados respecto con el funcionamiento o gestión ordinaria de una ONG. 2
¿ QUÉ ES UNA ONG ? ?Las Organizaciones No Gubernamentales (en adelante ONG´s) son organizaciones que ejecutan principalmente acciones de apoyo al desarrollo nacional y/o ejecutan proyectos de interés social. ?Caracteriza a las ONG´s el ser organizaciones privadas, no estatales y sin fines de lucro. ?En el Perú las personas jurídicas sin fines de lucro se encuentran básicamente reguladas por el Código Civil, y las personas jurídicas lucrativas (a las que comúnmente se alude como “empresas”), se encuentran reguladas por la Ley General de Sociedades. 3
?Las personas jurídicas privadas de finalidad no lucrativa reguladas en el Código Civil son la asociación, la fundación y el comité; de las cuales las más utilizadas para constituir una ONG son las dos primeras. ?Es decir, que cuando se quiera constituir una ONG en el Perú, para efectos legales, hablaremos de constituir una asociación o fundación. 4
LA ASOCIACION .El Código Civil define a la asociación como : – “organización estable de personas naturales o jurídicas, o de ambas, que a través de una actividad común persigue un fin no lucrativo”. – Conforme a la citada definición legal, caracteriza a las asociaciones: – Pluralidad de personas: esto es, dos o más miembros, que pueden ser personas naturales (físicas) o jurídicas, o ambas a la vez; entre las cuales se desarrolla un vínculo asociativo. 5
– Tener como objeto social una actividad en común: la legislación peruana no exige que el objeto social deba ser de interés social o utilidad pública, pudiendo ser de mutuo interés o beneficio propio de los miembros, siempre y cuando tenga finalidad no lucrativa. Así, por ejemplo, un club de recreo o esparcimiento, un gremio que agrupe empresarios; así como una organización de defensa de derechos humanos o una ONG pueden constituirse formalmente, en el Perú, bajo la figura de la asociación. – Contar con una organización estable, esto es, duradera. – Tener una finalidad no lucrativa: el carácter no lucrativo de este tipo de organizaciones está definido por la relación entre los integrantes y la organización, esto es, los miembros (asociados) no buscan un beneficio o enriquecimiento patrimonial, a través del reparto de utilidades u otra forma de aprovechamiento patrimonial, sino el desarrollo de la actividad común a desarrollar a través de la asociación. 6
7 MIEMBROS Los miembros de una asociación civil se denominan asociados y pueden ser personas naturales o jurídicas, o ambas a la vez, domiciliadas o no domiciliadas, nacionales o extranjeras. Cada asociado tiene derecho a voz y voto y participan en la Asamblea General de Asociados. En el caso que participe una persona jurídica como miembro de una asociación civil, debe acreditar a su representante (representante legal con facultades suficientes o apoderado especial). La calidad de asociado es inherente a la persona (miembro) y no es transmisible (objeto de cesión); salvo que lo permita el estatuto.
ORGANIZACION • Los órganos sociales fundamentales de una asociación previstos en el Código Civil son la Asamblea General de Asociados y el Consejo Directivo. La Asamblea General de Asociados es el órgano supremo de la asociación y está integrada por la totalidad de los asociados hábiles5 de la misma. El estatuto debe fijar a quién corresponde la representación legal de la asociación (Director Ejecutivo, Presidente u otra denominación) y el ámbito de sus facultades. 8
La Asamblea General de Asociados tiene como atribuciones: elegir a las personas que integran el consejo directivo, aprobar cuentas y balances, modificar (total o parcialmente) el estatuto, acordar la disolución de la asociación y los demás asuntos que no sean competencia de otros órganos. Asimismo, el estatuto de una asociación, conforme a sus intereses sociales, puede otorgar a la Asamblea General de Asociados las facultades que estime pertinentes. Específicos de ser el caso; período de duración; adopción de acuerdos y otros aspectos vinculados a su funcionamiento. 9
Asimismo, el estatuto puede establecer libremente órganos adicionales a los previstos en el Código Civil, como por ejemplo, comités ejecutivos, programas descentralizados consultivos o asesores, según se estime conveniente al interés social, definiendo los aspectos vinculados a su funcionamiento: atribuciones, composición, adopción de acuerdos, según el caso. 10
PATRIMONIO • El estatuto de la asociación debe expresar, entre otras disposiciones, los bienes que integran el patrimonio social. En la práctica, los RRPP, a la fecha, no exigen (como en el caso de una sociedad anónima, por ejemplo, donde hay disposición legal expresa) que los miembros acrediten el depósito bancario, de ser el caso, de sus aportes o el pago del patrimonio inicial.No obstante, el estatuto debe indicar la forma cómo se integrará el patrimonio de la asociación (cuotas de asociados, donaciones, otros ingresos conforme a su objeto social, entre otros). 11
12 ¿COMO SE CONSTITUYE UNA ONG ? Trámite de inscripción registral -Primer Paso: Elaboración del acta de constitución social y estatuto. – En principio, una vez que se ha decidido el nombre o denominación a adoptar, resulta conveniente realizar una búsqueda en la Oficina Registral donde se vaya a inscribir la asociación para verificar si existe inscrito un nombre igual o similar al que se pretende adoptar. – El acta de constitución social es el documento que contiene la declaración de voluntad de los asociados (fundadores) de constituir una asociación civil determinada, la aprobación del estatuto y la designación de los cargos directivos correspondientes.
• El acta de constitución social se transcribe en el Libro de Actas de Asamblea General de Asociados, legalizado notarialmente y debe ser firmada por los asociados participantes en la constitución social (asociados fundadores). – Los asociados fundadores deben indicar en el acta de constitución social sus nombres completos, documento de identidad y domicilio. Del mismo modo, tales datos se deben establecer respecto de la designación de los miembros del Consejo Directivo y directivos en general de la asociación. – En el caso que participen personas jurídicas como asociados, se debe indicar el dato de inscripción registral, domicilio, RUC (de ser el caso) y nombres completos e identificación de su representante legal con facultades suficientes o apoderado especial para participar en la constitución de la asociación y para representarlo en la Asamblea General de Asociados 13
14 •El estatuto de la asociación es el principal documento que regula el ordenamiento interno de la asociación y, conforme al Código Civil, debe expresar: •- Denominación, duración (así como fecha de inicio de actividades) y domicilio. •- Objeto social. •- Bienes que integran el patrimonio social. •- Constitución y funcionamiento de la Asamblea General de Asociados, Consejo Directivo y demás órganos de la asociación. •- Condiciones para la admisión, renuncia y exclusión de los asociados •- Modificación del estatuto. •- Disolución y liquidación social y destino final del patrimonio social. •- Otros pactos y condiciones que se establezcan.
• Segundo Paso: Legalización de libros sociales • Se debe legalizar ante Notario Público9 el Libro de Actas y el Libro Registro de Asociados. Se pueden legalizar, de manera separada, Libro de Actas de Asamblea General de Asociados y Libro de Actas de Consejo Directivo. • Pueden ser libros empastados u hojas sueltas. Los libros de actas (sean empastados u hojas sueltas) se deben legalizar antes de su uso. 15
•El Libro Registro de Asociados debe contener el registro actualizado de los asociados, donde consten, como mínimo, los siguientes datos: nombres completos, actividad, domicilio, fecha de admisión (así como de retiro) de cada asociado, indicación de ocupar cargos de administración o representación, de ser el caso. •Costo: legalización notarial: S/. 15.00 – S/. 25.00 aproximadamente, por libro. 16
• Tercer Paso: Elaboración de la minuta y elevación a escritura pública. • El acta de constitución social, transcrita y firmada por los asociados en el Libro de Actas, y el Libro Registro de Asociados (conteniendo los datos de los asociados fundadores), se elevan a través de una minuta, ante un Notario Público, para que proceda a extender la escritura pública (documento público) correspondiente, para poder a su vez, presentar la constitución social a los Registros Públicos. 17
• La minuta puede ser firmada por uno o más asociados autorizados expresamente en el acta de constitución social para firmar, en representación de los asociados, la minuta y escritura pública u otra documentación necesaria para formalizar la constitución de la asociación. • La minuta debe ser autorizada por abogado debidamente registrado en el Colegio de Abogados. • Costo (derechos notariales): S/.250.00 – S/. 400.00 aproximadamente11 18
• Cuarto Paso: Inscripción en Registros Públicos • La constitución social se inscribe en el Registro de Personas Jurídicas de la Oficina Registral de la SUNARP: Superintendencia Nacional de los Registros Públicos, correspondiente al lugar fijado como domicilio por la asociación. • La inscripción registral es el requisito constitutivo para adquirir la condición formal de persona jurídica. 19
• Documentos a presentar: • -Formato SUNARP de solicitud de inscripción debidamente llenado y suscrito. • -Escritura pública de constitución de la asociación (otorgada ante notario público). La escritura pública contiene el acta de constitución que aprueba el estatuto contenida en el Libro de Actas; así como el índice de registro de asociados contenido en el Libro Registro de Asociados. • – Recibo de pago de derechos registrales 20
• Costo (derechos registrales): 0.60% UIT por derecho de calificación y 0.24% UIT por derechos de inscripción. • Adicionalmente, por nombramiento del primer Consejo Directivo se aplican como derechos registrales, el 0.36% UIT por calificación, y 0.24% por inscripción • Plazo: 35 días hábiles, contados a partir del ingreso del título de constitución social a los Registros Públicos. • Datos de la entidad: • 21
¿Qué trámites básicos se necesitan para el funcionamiento regular de una ONG? ?Administración Tributaria (SUNAT) ?1. Registro Único de Contribuyentes (RUC) Las personas jurídicas deben inscribirse en el Registro Único de Contribuyentes, a cargo de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria – SUNAT . La inscripción en el RUC se efectuará siempre que la entidad inicie sus actividades dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de su inscripción. 22
Documentos a presentar: • Generales: • Exhibir: (i) Documento de identidad original del representante legal; (ii) Uno de los siguientes documentos: recibo de agua, luz, teléfono fijo, televisión por cable, cuya fecha de vencimiento de pago se encuentre comprendida en los últimos dos meses o la última declaración jurada del predio o autoevalúo. El domicilio fiscal declarado debe ser el mismo que aparece en los documentos antes indicados 23
• Específicos (para personas jurídicas): • Exhibir: Original o copia simple del Testimonio de la Escritura Pública de Constitución Social, con la inscripción registral correspondiente. • – Formularios firmados por el representante legal: ??Formulario 2119: “Solicitud de Inscripción o Comunicación de Afectación de Tributos”. ??Formulario 2054: “Representantes legales y apoderados”. Para efectos de declarar (“dar de alta”) a los representantes legales. Los representantes legales deben ser los mismos que aparecen en la Escritura Pública de Constitución Social, debidamente inscrita en los Registros Públicos. 24
??Formulario 2046: “Establecimientos Anexo”. En el caso de contar con establecimientos anexos (oficinas, por ejemplo) en lugar distinto al señalado como domicilio fiscal. • De ser realizado por una persona natural autorizada, ésta deberá exhibir su documento de identidad original y presentar carta poder con firma legalizada notarialmente o autenticada por fedatario17 de la SUNAT (otorgada por el representante legal de la persona jurídica). • Costo: Gratuito. • Plazo: Aprobación automática. • 25
• • Registro de Entidades Exoneradas del Impuesto a la Renta • Documentos a presentar: • – Formulario 2119: “Solicitud de Inscripción o Comunicación de Afectación de Tributos” firmado por el representante legal acreditado en el RUC. – En el caso de asociaciones: copia simple del instrumento de constitución (y modificatoria, de ser el caso), inscrito en los Registros Públicos. – En el caso de presentación del PDT-RUC, adicionalmente se debe adjuntar carta poder firmada por el representante legal de la persona jurídica que autoriza expresamente a realizar dicho trámite. • • Costo: gratuito. Plazo: cuarenta y cinco (45) días hábiles. 26
Legalización de Libros Contables • De manera general, de acuerdo a la actual Ley del Impuesto a la Renta,las personas jurídicas están obligadas a llevar contabilidad completa; no existiendo exoneración expresa en la mencionada Ley para el caso de las asociaciones o fundaciones. • Por contabilidad completa se suele entender los siguientes libros: Caja,Diario, Mayor, Inventarios y Balances. Los libros contables se legalizan ante Notario Público del lugar del domicilio fiscal de la entidad. • Pueden ser libros empastados, hojas sueltas, continuas o computarizadas. • Los libros contables (sean empastados u hojas sueltas) se deben legalizar antes de su uso. • Costo: legalización notarial: S/. 15.00 – S/. 25.00 aproximadamente, por libro. 27
Agencia Peruana de Cooperación Internacional (APCI) . Registro de Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo (ONGD) Receptoras de Cooperación Técnica Internacional § Como se ha indicado, las ONG´s no son, en el Perú, un tipo especial de persona jurídica; sino que se constituyen formalmente bajo la figura legal de la asociación o la fundación; siendo la primera la más utilizada. § Sin embargo, existe legislación especial en materia de Cooperación Técnica Internacional que establece el “Registro de Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo, Receptoras de Cooperación Técnica Internacional (ONGD-PERU)”. 28
• Para efectos de la legislación en materia de Cooperación Técnica Internacional y para los fines específicos de la inscripción en el registro antes indicado, se define a las ONGS´s como: “ Caracteriza a estas personas jurídicas el carecer de fines de lucro y tener como finalidad la realización de acciones de desarrollo que involucran la Cooperación Técnica Internacional en una o más modalidades ”. • Es decir las ONG´s que pueden acceder a la inscripción en el registro antes indicado son: • a. Personas jurídicas sin fines de lucro; en el Perú se organizan bajo la figura de la asociación o la fundación. • b. Su objeto social es realizar acciones de desarrollo. • c. Las acciones que desarrollan involucran Cooperación Técnica Internacional. 29
• El beneficio principal que, a la fecha, otorga el Registro de ONG´S antes indicado está referido a la devolución del Impuesto General a las Ventas (IGV) y del Impuesto de Promoción Municipal (IPM), que se paga en las compras de bienes y servicios efectuadas con financiación proveniente de donaciones del exterior y de la cooperación técnica internacional no reembolsable otorgadas por Gobiernos e Instituciones Extranjeras u Organismos de Cooperación Técnica Internacional, a favor de tales entidades y previo registro del Plan Operativo del programa, proyecto o actividad. Para tales efectos, se deberán cumplir los requisitos establecidos en el Decreto Legislativo N° 783 y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N° 036-94-EF. 30
• El trámite para la inscripción en el Registro de ONG´s se realiza actualmente ante la Agencia Peruana de Cooperación Internacional-APCI. • El Registro tiene una duración de dos (2) años, pudiendo ser renovado por períodos similares, previa presentación anual de los informes pertinentes sobre las actividades realizadas. • Documentos a presentar para la inscripción en el Registro ONGD-PERÚ: • – Solicitud dirigida al Director Ejecutivo de la Agencia Peruana de Cooperación Internacional-APCI.24 • – Copia simple de la escritura de constitución, otorgada por Notario Público, donde figuren el estatuto, fines y objetivos y vinculación a las prioridades nacionales. • – Ficha de Inscripción, debida y obligatoriamente llenada. • – Copia literal original, certificada de su inscripción en los Registros Públicos, expedida con antigüedad no mayor de tres meses calendario, conteniendo así fuere el caso modificaciones al estatuto y la nómina del Consejo Directivo vigente. 31
32 • – Nómina del Consejo Directivo vigente y de los asociados con nombres completos y documentos de identidad. • – Información sobre los programas, proyectos y/o actividades a desarrollar durante un período de dos años, indicando con claridad los objetivos y metas programadas, población beneficiaria, ubicación en los ámbitos regional, sectorial y/o local; señalando los recursos previsibles provenientes de Cooperación Técnica Internacional, indicando en cada• caso la fuente cooperante, país de procedencia y el monto anual y total estimado en US$ dólares americanos. • – Presentar la opinión favorable recabada del Sector si su ámbito de operación es nacional, o del Gobierno Regional correspondiente, si su ámbito de operación es un Departamento previa evaluación de un Proyecto por este sector. • – En el caso de tratarse de Fundaciones, se deberá presentar copia de la Resolución de inscripción expedida por el Consejo de Supervigilancia de Fundaciones.
la § § Adicionalmente, es recomendable presentar documentación siguiente: -Información de las actividades realizadas en los últimos años relacionadas con proyectos de desarrollo en beneficio de las clases más necesitadas con las constancias respectivas. – Breve resumen de la capacitación y trayectoria profesional. Costo: gratuito. Plazo: 30 días calendario. Datos de la entidad: – Web: www.apci.gob.pe – Domicilio: José Pardo 261, Miraflores, Lima. 33
REFLEXIÓN FINAL •“ No existe nada más difícil de emprender, más peligroso de dirigir o más incierto en su éxito, que encabezar la introducción de un nuevo orden de cosas, ya que el innovador tiene como enemigos a todos aquellos que han triunfado con las viejas condiciones, y como defensores tibios a quienes pueden triunfar bajo el nuevo orden de cosas”. MAQUIAVELO 34