El control (página 3)

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DIAGRAMA DE RECORRIDO DE PROCESO

Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, la secuencia de rutinas simples, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. También se puede decir que es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y responsables de su ejecución.

IMPORTANCIA DEL DIAGRAMA DE RECORRIDO DE PROCESOS.

Es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad son considerados en la mayoría de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.

Permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, está distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas, mientras otros trabajan con mucha holgura.

Ayudan en la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas con el fin de tanto mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.

OBJETIVOS DEL DIAGRAMA DE RECORRIDO DE PROCESOS.

El objetivo fundamental del Diagrama de Flujo de es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización, si se quiere elaborando uno para cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones, procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas, es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje.

Con el objeto de adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su extenso uso, el Diagrama de flujo está elaborado de diferentes maneras:

* Por su formato: vertical, horizontal, panorámico y arquitectónico

* Por su propósito: forma, labores, métodos, analíticos, espacio, combinados

CARACTERÍSTICAS DEL DIAGRAMA DE RECORRIDO DE PROCESO.

Sintética: la representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida a pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

Simbolizada: la aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

De forma visible a un sistema o u proceso: los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas ni utilizar recursos sofisticados.

De uso: permite facilitar su empleo.

De destino: permite la correcta identificación de actividades.

De interacción: permite el acercamiento y coordinación.

TIPOS DE DIAGRAMAS DE RECORRIDO DE PROCESO.

Según su forma:

* Formato Vertical: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito

* Formato horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

* Formato panorámico: el proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

* Formato arquitectónico: describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los diagramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente representativos.

Por su propósito:

* De forma: se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización.

Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos.

* De labores: estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El termino labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato vertical.

* De método: son útiles para fines de adiestramiento y presentan además las manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para que sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.

* Analítico: presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para que sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.

* De espacio: presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.

* Combinados: presenta una combinación de dos o más diagramas de las clases anteriores. Se usa el diagrama de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis (que se hace, como se hace, para qué se hace). Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos

Por su presentación:

* De bloque: se presenta en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos. Representa la rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc., que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas.

* De detalles: Plasman las actividades en su más detallada expresión

DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO.

1. Especificar el objetivo del diagrama de flujo.
2. El formato o esqueleto del diagrama de flujo debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el diagrama de flujo y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.
3. Mostrar una misma dependencia más de una vez en el diagrama de flujo aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.
4. Las líneas indicadoras del diagrama de flujo deben ser más delgadas que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales.
5. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.
6. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del diagrama de flujo se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).
7. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande.
8. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el diagrama de flujo mediante una flecha interrumpida.
9. Al igual que vimos en los organigramas en los diagramas de flujos cuando varias líneas se diagrama de flujo sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas.
10. Siempre resultará mejor que el diagrama de flujos se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue.

CASO PRÁCTICO #6.

La empresa "la dorada" encarga a nuestra empresa 100 franelas para el uniforme de sus trabajadores. Tendremos que entregárselas en menos de 1 semana. A continuación se presentan las actividades para hacer efectiva dicha entrega:

Al cuarto día de trabajo tuvimos las franelas listas y entregadas a "La Dorada".

Cuando se realiza un diagrama de recorrido de proceso, las preguntas típicas que se deben hacer son:

1. QUE. ¿Que operaciones son realmente necesarias? ¿Se pueden eliminar algunas operaciones, Combinar o simplificarse? ¿Se debe rediseñar el producto para facilitar la producción?

2. QUIEN. ¿Quién realiza cada operación? ¿Puede rediseñarse la operación para utilizar menos habilidad o menos hora hombre? ¿Pueden combinarse las operaciones para enriquecer puestos y mejorar así la productividad o las condiciones de trabajo?

3. DONDE. ¿En donde se realiza cada operación? ¿Puede mejorarse la distribución para reducir la distancia que se recorre o para hacer que las operaciones sean más accesibles?

4. CUANDO. ¿Cuándo se realiza cada operación? ¿Existe un exceso de retrasos o almacenamiento? ¿Algunas operaciones ocasionan cuellos de botella?

5. COMO. ¿Cómo se hace la operación? ¿Pueden utilizarse mejores métodos, procedimientos o equipos? ¿Debe revisarse la operación para hacerla más fácil o para que consuma menos tiempo?

    A partir de las respuestas a estas preguntas, se pueden hacer mejoras en los procedimientos, tareas, equipo, materia prima, distribución o información para control administrativos. Básicamente el objetivo es añadir mayor valor al producto o al servicio mediante la eliminación del desperdicio o de actividades innecesarias en todas las etapas.

    El análisis de recorrido de proceso, no solo tiene una naturaleza tecnológica, este tipo de análisis también afecta al diseño de puestos y los aspectos sociales del ambiente de trabajo. El análisis de recorrido de proceso se puede considerar como un problema socio técnico.

       Se debe poner mucha atención en el elemento humano en el análisis del recorrido de proceso, no solo para el diseño del nuevo sistema, sino también para obtener la aceptación de los cambios. La investigación ha demostrado que la mejor manera de lograrlo es involucrando a las personas afectadas en todas las etapas del diagnostico del diseño. Esto tiende a promover la propiedad individual del nuevo sistema y, por lo tanto, reduce los temores relacionados con el cambio.  

INVENTARIO

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.

Importancia del inventario.

Los problemas de inventarios pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando existe un mal manejo del inventario, los resultados no son agradables el empresarios pierde la utilidad bruta de los artículos. Por el contrario si una empresa mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas. Para un mejor control de los inventarios, puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la empresa.

La base de cualquier empresa sin importar cual sea la actividad económica que realiza es el inventario, ya que este es vital para la realización de sus actividades, por cuanto el mismo es utilizado por cualquier tipo de empresa para mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable la cantidad de material con que cuenta la empresa para un período de tiempo determinado.

TIPOS DE INVENTARIO.

1. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La Materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

2. Inventario de Materia Prima:

   El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento determinado.

   Una de las características del Inventario de producción en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

3. Inventarios de Productos en Proceso:

   Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber este alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventario de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir, su nivel esta dado por la demanda.

4. Inventario de Productos Terminados:
5. Inventario de Materiales y Suministros:

En el inventario de materiales y suministros se incluye:

• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria.
• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en la industria tienen gran significación.
• Los Artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos.

Métodos para valorar o valuar los inventarios.

1. El método P.E.P.S, significa que las primeras unidades que entran son las primeras en salir, este método se refiere en el costo más antiguo, se basa en la suposición en que los costos deben cargase contra los ingresos en el orden de que estos ocurran. De acuerdo a este método quedan para el inventario disponible al final del ejercicio económico los materiales o las unidades compradas recientemente, ya que los primeros artículos fueron vendidos.

   En una economía con tendencia al alza cualquier inventario valorado por este método tendrá un valor superior al obtenido si usan otro método, ya que los últimos precios son siempre los mas altos, por lo tanto, el costo de mercancía será mas bajo, donde se deduce que la utilidad bruta será más alta. Y los impuestos sobre la renta serán más altos.

   Este método tiene la ventaja de cómo el inventario esta valorado a los costos más recientes, el balance general estará actualizado con los precios más reales en cuanto a sus inventarios y la desventaja de este método es que presenta el hecho de que muestra las ganancias muy altas y como resultado los impuestos sobre la renta son elevados.

2. Métodos Primeros en Entrar, Primeros en Salir (P.E.P.S)

   Este método significa que las últimas unidades que se compraron son las primeras que salen, este método se refiere al costo más reciente, supone que los costos más recientes se deben aplicar a la mercancía vendida. Relaciona los costos corrientes con los ingresos corrientes, es decir, cuando los precios suben se imputan cotos mas alto a los ingresos corrientes y cuando los precios bajan se imputan costos mas bajos.

   Este método presenta la ventaja de que muestra los costos de producción o materiales a los precios más actualizados y permiten por lo tanto fijar políticas de precios de venta más de acuerdo con la realidad y arropa unas ganancias menores, lo que trae como consecuencia que el impuesto sobre la renta sea menor. La desventaja es que muestra los inventarios en el balance general de una forma desactualizada en cuanto los precios que rigen en el mercado.

3. Método de Ultimas en Entrar, Primeras en Salir (U.E.P.S)

   Este método es quizás el mas utilizado en la actualidad, porque tiene en cuanta tanto los precios viejos como los nuevos, y es además la forma mas sencilla de calcular el costo final de los inventarios, especialmente en aquellas empresas que producen gran diversidad de artículos. Este método señala que las mercancías que salen deben cargarse a un costo promedio que se basa en el número de unidades adquiridas en cada nivel de precios, el costo promedio se aplica al inventario final para calcular su valor total.

   El promedio ponderado se determina dividiendo el total de los costos del inventario disponible, incluyendo lo que quede del inventario inicial, por el número total de unidades. La ventaja de este método que es sencillo aplicarlo, y se puede aplicar en cualquier tipo de empresa y la desventaja es que presenta los inventarios desactualizados.

4. Método de Promedio Ponderado.
5. Método de Promedio Aritmético.

Este método es muy simple, basta con sumar los costos unitarios de todas las compras incluyendo el del inventario inicial, y la suma de ellos se divide por el numero de los costos unitarios, el precio unitario que resulta, se multiplica por las unidades del inventario final para obtener el costo del inventario.

CASO PRÁCTICO #7.

Con el método Primeros en Entrar, Primeros en Salir (P.E.P.S):

-El día 01-01-06 entran 100 artículos a Bs. 300.000.

-El día 02-01-06 entran 200 artículos a Bs. 200.000.

-El día 02-01-06 salen 80 artículos. (Calcular el precio de salida)

-El día 03-01-06 salen 40 artículos. (Calcular el precio de salida)

Para la primera salida, los 80 artículos salen al precio de la primera entrada: Bs. 300.000.

Para la segunda salida, aún nos quedan 20 artículos de la primera entrada para salir a Bs. 300.000. Después, agotados los artículos de la primera entrada, los 20 siguientes saldrán al precio de la segunda entrada, es decir, a Bs. 200.000. Es decir, los 40 artículos de la segunda salida salen:

20 a Bs. 300.000

20 a Bs. 200.000

Nos quedarán todavía en almacén 180 artículos de la segunda entrada a Bs. 200.000 para la siguiente salida de artículos (si hubiese).

Con el método de Últimas en Entrar, Primeras en Salir (U.E.P.S):

-El día 01-01-06 entran 100 artículos a Bs. 300.000.

-El día 02-01-06 entran 200 artículos a Bs. 200.000.

-El día 02-01-06 salen 80 artículos. Saldrán a Bs. 200.000. (Precio de la última entrada)

-El día 03-01-06 salen 40 artículos. Saldrán a Bs. 200.000. (Los precios de la última entrada aún no se han agotado, y nos quedarán todavía 80 artículos para salir a Bs. 200.000. Una vez agotados, la siguiente salida se haría a Bs. 300.000).

Con el método de Promedio Aritmético:

-Compra de 500 unidades a Bs. 200.000.

-Compra de 400 unidades a Bs. 230.000.

-Venta de 400 unidades a Bs. 200.000

-Venta de 250 unidades a Bs. 215.000

En la primera salida, como salen sólo 400 unidades y éstas corresponden todas a la primera entrada, no se aplica ningún tipo de promedio para calcular el precio de salida. Pero en la segunda salida, como salen 100 unidades de la primera entrada y 150 de la segunda, lo que se hace es calcular el precio promedio. Este promedio se halla sumando los precios de las unidades de las entradas que se ven afectadas, y esta suma se divide por el número de precios que se han visto afectados. En este caso sería:

(200.000 + 230.000) / 2 = Bs. 215 .000

Con el método de Promedio Ponderado

-Se multiplican las unidades entradas por su valor

-Se multiplican las unidades que ya existieran en el almacén por su precio medio ponderado

-Se suman los resultados obtenidos

-Se divide entre las unidades ya existentes más las unidades que acaban de entrar.

Vamos a ver cómo hemos llegado a establecer el PMP de cada artículo saliente:

-Cuando no teníamos ninguna entrada, hicimos una entrada en almacén de 300 unidades a Bs. 200.000. El valor del almacén pasa a ser de 60.000.000.

-En el segundo movimiento, entran 200 unidades a 220.000, o sea, una entrada de 44.000.000. Para calcular el PMP hacemos lo siguiente:

Antes: 300 * 200.000 = 60.000.000

Ahora: 200 * 220.000 = 44.000.000

Bs. 104.000.000 en 500 unidades

El PMP es 104.000.000 / 500 = 208.000/unidad

-En el tercer movimiento salen 100 unidades con un valor que viene indicando por PMP calculado. Quedan menos unidades en el almacén, pero el PMP se mantiene.

-En el cuarto movimiento entran 1000 unidades a 215.000. El cálculo es:

Antes: 400 * 208.000 = 83.200.000

Ahora: 1000 * 215.000 = 215.000.000

Bs. 298.200.000 en 1400 unidades

El PMP es 298.200.000 / 1400 = Bs. 213.000/unidad

CONCLUSIÓN.

El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: control preliminar, control concurrente, control posterior

El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la empresa.

La aplicación del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso que se quiera controlar es importante porque establece medidas para corregir las actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen las medidas correctivas, proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

BIBLIOGRAFÍA.

CHIAVENATTO, Adalberto. Administración: Proceso Administrativo. Tercera Edición.

STONER, James A. F. Stoner; FREEMAN, Edward R. Administración. 1996. Sexta Edición

www.monografias.com

www.gestiopolis.com

www.unlu.edu.ar

REALIZADO POR:

Bekita Sánchez

SEXTO SEMESTRE LIC. ADMINISTRACIÓN COMERCIAL

11/06/2006

Partes: 1, 2, 3