Análisis del sistema de gestión de envíos de documentación técnica de la obra de rehabilitación

(Gp:) INTRODUCCIÓN La Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (Macagua), actualmente se encuentra en un proceso de rehabilitación de la Casa de Máquinas I, el cual se lleva a cabo bajo acuerdos bilaterales entre el gobierno de la República Bolivariana de Venezuela y Argentina.

(Gp:) INTRODUCCIÓN El presente estudio estuvo orientado al análisis del sistema de gestión de envíos de documentación técnica de la obra de Rehabilitación de Casa de Máquinas I – Macagua, para describir la situación actual en la que se encuentra, identificar los factores que inciden en su desempeño y determinar posibles condiciones para optimizar su funcionamiento. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA

(Gp:) INTRODUCCIÓN Para dicho análisis se revisó el historial de envíos realizados durante el año 2013, se desarrollaron indicadores para la evaluación de la gestión y se condujeron entrevistas con el personal a cargo del procesamiento de los envíos, de esta manera se pudo examinar en forma detallada el comportamiento actual sistema y se establecieron propuestas de funcionamiento orientadas a maximizar la eficiencia del mismo.

(Gp:) PERFIL DE LA EMPRESA Industrias Metalúrgicas Pescarmona S.A. (IMPSA) es una empresa centenaria dedicada a proveer soluciones integrales para la generación de energía eléctrica a partir de recursos naturales, equipos para la industria de procesos y servicios ambientales.

(Gp:) MISIÓN Brindar mejores beneficios a la sociedad mediante la producción de productos y servicios de alto valor agregado a través del crecimiento continuo y sustentado de los negocios. Utilizar para este objetivo la innovación vinculada al desarrollo de proyectos de infraestructura para la producción de energía limpia a partir de fuentes renovables, de equipos para procesos y de servicios logísticos para el movimiento de bienes e información.

(Gp:) VISIÓN Ser un motor de desarrollo para el mundo con nuevos productos y servicios de alto valor agregado y tecnología, creando riqueza y ayudando al desarrollo de las comunidades en las que actúa. Ser impulsor del desarrollo nacional, regional y mundial a través de sus productos e innovaciones tecnológicas. 

(Gp:) VALORES

(Gp:) OBJETIVOS PRINCIPALES

(Gp:) POLITICA DE CALIDAD

(Gp:) UNIDADES DE TRABAJO DE IMPSA

(Gp:) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

(Gp:) DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE PASANTÍA El área donde se realiza la investigación es la Sala Técnica de la Casa de Máquinas I de la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre, bajo la supervisión de la empresa IMPSA Caribe C.A. Para el análisis del sistema de gestión de envíos de documentación técnica del proyecto de Rehabilitación de Casa de Máquinas I

(Gp:) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Actualmente la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (Macagua), se encuentra en un proceso de rehabilitación de la Casa de Máquinas I. IMPSA Caribe C.A., se encuentra; como ejecutor del proyecto de rehabilitación bajo la supervisión de Corporación Eléctrica Nacional (CORPOELEC). Para el correcto desarrollo del proyecto IMPSA Caribe C.A. presenta un sistema de gestión de envíos de documentación técnica, que consiste en todos los pasos a seguir para la descarga, impresión, entrega y registro de todos los documentos emitidos por la empresa, ya sea desde Argentina o Venezuela, que deben ser consignados a CORPOELEC.

(Gp:) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA A partir del año 2010 se empieza a llevar una hoja de evaluación de la gestión de envíos, la cual presenta una valoración del desempeño mensual dependiendo de los tiempos promedios de entrega estos, basados en disposiciones establecidas por el Departamento de Calidad IMPSA Caribe, distribuidas de la siguiente manera: Tomando en cuenta este criterio de evaluación se observa la presencia de una problemática en el sistema de gestión de envíos, puesto que, al consultar la hoja de evaluación de envíos que Ingeniería le entrega al departamento de Control de Calidad, la calificación para todos los meses de los años 2011 y 2012 fue Mala, a excepción de Febrero de 2012 que fue Regular.

(Gp:) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Derivadas de la problemática presente se generan ciertas consecuencias para la empresa como son: Retrasos en la aprobación de la documentación consignada a CORPOELEC. Incumplimiento de cláusulas contractuales. Descontento del cliente. A su vez, de no ser atendida esta situación y si las condiciones persisten, se afectaría negativamente a IMPSA Caribe C.A. en el área financiera, puesto que al demorarse la entrega de los documentos, se alargan los tiempos de espera para la aprobación de CORPOELEC, lo que genera retrasos en la obra, incurriendo así en incumplimiento de contrato, que se traduce en multas y pérdida económica para la empresa y la consiguiente disminución de la rentabilidad del proyecto.

(Gp:) OBJETIVOS

(Gp:) DELIMITACIÓN La investigación se realizó en el Estado Bolívar, Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre, en el Departamento de Sala Técnica de la Casa de Máquinas I, de la empresa IMPSA Caribe C.A., durante un periodo de dieciséis (16) semanas. Abarcando un estudio basado en el análisis del comportamiento del sistema de gestión de envíos de la documentación técnica generada en el año 2013. Con el fin de diagnosticar la situación actual del sistema y proporcionar información que servirá de apoyo para la toma de decisiones y plantear propuestas de mejora orientadas al cumplimiento de los compromisos de la empresa con CORPOELEC.

(Gp:) JUSTIFICACIÓN La investigación es de gran utilidad para la empresa, ya que permite identificar y solventar los factores que generan demoras en la entrega de documentación a CORPOELEC, proporcionando información para la toma de decisiones y propuesta de mejoras que conlleven a diversos beneficios como menores tiempos de duración de los envíos, afianzar las líneas de comunicación con CORPOELEC y agilizar el proceso de aprobación de los documentos, ayudando a la empresa a cumplir con los contratos establecidos, evitando multas y pérdidas económicas. (Gp:) COMUNICACIÓN

(Gp:) TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

(Gp:) POBLACIÓN Y MUESTRA

(Gp:) TÉCNICAS E INTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

(Gp:) PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO

(Gp:) PROCESO ACTUAL DEL SISTEMA DE ENVÍOS El procedimiento que sigue la gestión de los envíos desde que éstos son generados hasta su entrega al cliente se realiza con la siguiente secuencia.

(Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013

(Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013

(Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013 Se observa que la gestión de los envíos relacionados con la SE, se realiza de manera satisfactoria y sin problemas, pero a su vez, se evidencia la presencia de una problemática relacionada a los envíos de LMH, LEEM y CM1, los cuales se caracterizan porque el manejo, la impresión, la organización de los documentos y respaldo de las cartas se realiza en Tocoma.

(Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013 Se evidencia la presencia de una problemática puesto que de los 10 meses registrados, solo cinco (Enero, Mayo, Junio, Agosto y Septiembre) poseen valores que dentro del rango de evaluación de gestión presente en la empresa pueden considerarse como Buenos, mientras el resto se encuentra en el rango de Regular a Malo, además se puede notar que los tiempos promedio de envíos de los distintos meses no son constantes y presentan variaciones considerables de un mes a otro, lo cual puede indicar la falta de un método estándar de trabajo, o causas ajenas a la empresa que no permiten el funcionamiento normal de la gestión

(Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013 De los 10 meses estudiados, solo la mitad de estos presenta tiempos promedio de entrega por debajo de los cuatro (04) días, valor que se considera como el límite de un envío satisfactorio, además se observa que aunque el 63.27% de todos los envíos que se han realizado a lo largo del año se encuentran por debajo de dicho límite, este cifra no es suficiente para afirmar que se realiza una buena gestión, ya que existen variaciones considerables de desempeño entre un mes y otro, lo que indica que no existe un método de trabajo estándar que permita la continuidad y estabilidad del sistema y que por lo tanto permite varias posibilidades para su optimización.

(Gp:) INFORMACIÓN DE ENVÍOS REALIZADOS EN EL 2013 A partir de la tabla anterior se puede evidenciar que no existe una relación directa entre el tiempo de duración de un envío y la cantidad y tamaño de hojas que este contenga

(Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO Para obtener una idea general sobre el estado del sistema, se procedió a la elaboración de una entrevista estructurada al Ing. Moisés Rojas, Jefe de Sala Técnica y encargado de la gestión de los envíos en la obra de Macagua por parte de IMPSA Caribe C.A.

(Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO

(Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO

(Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO

(Gp:) TÉCNICA DEL INTERROGATORIO

(Gp:) CAUSAS DE LOS RETRASOS EN LA GESTIÓN DE ENVÍOS A partir del análisis del proceso para la gestión de envíos y de la información obtenida mediante los datos históricos y la entrevista al supervisor del sistema se identifican y clasifican las distintas causas que generan retrasos en la gestión de envíos de documentación técnica

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Para dar solución a la problemática presente en el sistema de gestión de envíos se plantea el traslado del personal que actualmente se encuentra ubicado en unas instalaciones con un espacio total de 48 m2, a las Oficinas N°2 de IMPSA en Macagua, las cuales se encuentran en proceso de construcción y que tendrán un espacio total disponible de 110 m2. Como consecuencia de esta mudanza la empresa contara con el espacio necesario para:

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Al tener las instalaciones, el personal y los equipos para el manejo de todo tipo de documentación técnica en Macagua, se evitaría el procesamiento de éstos en Tocoma y en la Torre Balear, permitiendo el desarrollo integral de toda la gestión de cartas y documentos en un mismo lugar, eliminando los retrasos asociados a la falta de disponibilidad del plotter, la ausencia de supervisión de los métodos de trabajo, el traslado de los documentos y los tiempos muertos relacionados a la coordinación entre el personal de las distintas áreas. Optimizando de esta manera el sistema de gestión de envíos y disminuyendo los tiempos de entrega los mismos.

(Gp:) PROCESO PROPUESTO Ya trasladado el personal y los equipos para el desarrollo del sistema de gestión de envíos a las Oficinas N°2 de IMPSA en Macagua, se propone el siguiente proceso para el manejo de los envíos desde que son generados hasta que son entregados al cliente:

(Gp:) CONCLUSIONES

(Gp:) CONCLUSIONES

(Gp:) CONCLUSIONES

(Gp:) RECOMENDACIONES