Diseño de un sistema de gestión organizacional para el instituto municipal del deporte del municipio Caroní

CONTENIDOS DE LA PRESENTACIÓN Antecedentes Objetivo General y Específicos Marco Metodológico Situación Actual Análisis de Resultados Conclusiones y Recomendaciones

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA PROBLEMA JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA ANTECEDENTES En los inicios del siglo XXI se han evidenciado que la complejidad y magnitud de los problemas que se presentan en la educación física, el deporte y la recreación en nuestra región, se desprenden de la poca implementación de programas deportivos dirigidos a este sector, a la baja motivación para participar en las actividades deportivas, al alto costo de los materiales deportivos y al déficit de recurso humano capacitado para la atención deportiva. Para que una persona pueda desempeñarse con calidad dentro de su cargo, se tienen que establecer y delimitar con claridad, cuáles son los objetivos y funciones que el empleado debe realizar, además de las políticas tanto institucionales como de la dependencia. Toda empresa debe tener definido el cargo que desempeña cada uno de sus integrantes, con esto se evita improvisaciones en el personal que labora en esta institución y se mejora la calidad con que éstos realizan sus actividades.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar un Sistema de Gestión Organizacional en el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI). . 1. Diagnosticar la situación de la estructura organizativa en el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI). 2. Definir las estrategias generales a través de la Matriz FODA en el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI). . 3. Elaborar un Manual de Organización en el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI). 4. Elaborar un sistema de indicadores en el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI). 5. Automatizar el sistema de gestión organizacional del Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (IMDECARONI).

MARCO METODOLÓGICO   TIPO DE ESTUDIO POBLACIÓN Y MUESTRA INSTRUMENTOS No Experimental Descriptiva De campo 138 Personas Entrevistas, Encuestas, Observación Directa

SITUACIÓN ACTUAL Programas Macro Eventos Deportivos Programa de Deporte Para Todos Programa de Deporte Municipal Programa de Deporte Estudiantil Programa de Capacitación e Investigación Deportiva Programa de Operatividad DESCRIPCIÓN DE IMDECARONÍ

SITUACIÓN ACTUAL EVALUACIÓN DE LAS ENCUESTAS Gerente General Los Supervisores de los Programas. Analista Contable. Secretarias. Asistente Administrativo Personas Entrevistadas

SITUACIÓN ACTUAL   Análisis cuantitativo y cualitativo del Criterio 1: Liderazgo Análisis cuantitativo y cualitativo del Criterio 2: Planificación Estratégica

Análisis cuantitativo y cualitativo del Criterio 3: Gerencia General Análisis cuantitativo y cualitativo del Criterio 4: Recursos SITUACIÓN ACTUAL

Análisis cuantitativo y cualitativo del Criterio 5: Resultados en Clientes. Análisis cuantitativo y cualitativo del Criterio 6: Resultados en Personas SITUACIÓN ACTUAL

Análisis cuantitativo y cualitativo del Criterio 7: Resultados en la Sociedad. SITUACIÓN ACTUAL

ANÁLISIS DE RESULTADOS ANÁLISIS DE LA MATRIZ FODA

SITUACIÓN ACTUAL PLAN DE ACCIÓN

ANÁLISIS DE RESULTADOS INDICADORES DE GESTIÓN INDICADOR: PORCENTAJE DE CONFORMIDAD DEL SERVICIO Definición Del Indicador a) Conceptual Mide en porcentaje la relación entre las actividades deportivas ejecutadas en el Municipio, las cuales cumplen con los requisitos del cliente (Normas y Reglamentos del Deporte) entre las actividades planificadas en un período anual.

INDICADOR: PORCENTAJE DE CONFORMIDAD DEL SERVICIO Definición Del Indicador b) Matemática ANÁLISIS DE RESULTADOS Leyenda: CPCS= Cumplimiento del Porcentaje de Conformidad del Servicio. RCSE= Resultados de la Conformidad del Servicio Ejecutado. SET= Servicio Ejecutado Total

3. Objetivo del Indicador Proporcionar información respecto al grado de conformidad del servicio de las actividades programadas en el plan de ejecución para evaluar su eficacia y definir acciones que aseguren el cumplimiento de las actividades programadas. 4. Fuentes de Recolección de Datos Los datos se recogen de los usuarios beneficiados y de las actividades planificadas y ejecutadas anualmente en el Instituto. 5. Responsables de la Recolección de Datos Los Supervisores de cada programa son los encargados de recopilar la información obtenida durante las actividades realizadas. El Coordinador es el responsable del seguimiento y control del indicador. ANÁLISIS DE RESULTADOS

6. Reportes y Consideraciones de Gestión a) Niveles de Referencia b) Consideraciones de Gestión ANÁLISIS DE RESULTADOS

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Para garantizar una mejor organización y un mayor desempeño de las funciones en sus cargos se elaboró un Manual de Organización, el cual servirá como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistematizada la información e instrucciones sobre: objetivos, normas, políticas, funciones, procedimiento y autoridad que se consideran necesarios para facilitar el desarrollo de las actividades o tareas ANÁLISIS DE RESULTADOS

SISTEMA SOFTWARE El programa es sencillo y de fácil acceso al usuario, posee información clara, actualizada y objetiva. A continuación se presentan los pasos a seguir para su elaboración: ANÁLISIS DE RESULTADOS

CONCLUSIONES Mediante un estudio realizado en el Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní (Imdecaroní), se evidencio que este no cuenta con un Manual de Organización cumpliendo con esas labores que describan las responsabilidades, funciones de cada cargo y la sistematización racional de los recursos, para el mejor funcionamiento del Instituto. De acuerdo a la Relación de Cargos y a la Estructura Organizativa del Instituto, se observo que este carece de personal en algunos cargos lo que genera un exceso de trabajo y la responsabilidad que tienen algunas personas de realizar funciones adicionales a su cargo. En las encuestas realizadas al personal se observo que a pesar de no tener sistematizada la información, el personal que labora en el Instituto conoce las funciones de su cargos y los lineamientos de Imdecaroní.

CONCLUSIONES Mediante las encuestas realizadas al personal que labora en Imdecaroní, se evaluaron siete (7) criterio que son: Liderazgo, Planificación Estratégica, Gerencia General, Recursos, Resultados en Clientes, Resultados en Personas, Resultados en la Sociedad, obteniéndose como resultado de un 100% un 89% en la situación actual con una brecha de 11%, lo que significa que el Instituto dentro de la escala del estudio organizativo se considera bueno ya que existe organización y liderazgo, se realizan mediciones positivas y sostenidas.   De acuerdo al análisis realizado en la Matriz FODA, se elaboro un Plan de Acción que contiene las estrategias, los responsables y el tiempo de ejecución de las actividades, para el mejoramiento continuo del Instituto Municipal del Deporte del Municipio Caroní.   6. El Sistema de Gestión Organizacional está realizado bajo el programa Flash y contiene documentos que muestra el manual de organización, organigramas, antecedentes, funciones, políticas, indicadores, bases legales, objetivos y las personas que conforman el Instituto.

RECOMENDACIONES Implementar el Manual de Organización conjuntamente con el Software del Sistema de Gestión Organizacional, y actualizar continuamente la información contenida en él. Asegurarse de que todo el personal del Instituto conozca sus funciones y la descripción de su cargo, así como también que conozca todo el Manual de Organización. Hacer convenios con universidades o instituciones reconocidas para la realización de trabajos y manuales internos en los departamentos, como una forma de contribuir en la mejora continua del Instituto.   Buscar la certificación ISO 9001: 2000, del Instituto para mejorar la calidad del servicio prestado.

RECOMENDACIONES Implementar el Plan FODA para mejorar los factores internos y externos de Imdecaroní.  Implementar el indicador del nivel de incidencia de los Cursos, Talleres y Jornadas de Formación para medir el aprendizaje del Personal en cuanto a sus conocimientos y la puesta en marcha en el Desempeño Laboral   La página Intranet que poseen esta muy limitada por lo que se debería de ampliar la información e incluirle elementos interactivos.