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Diseño del manual de procedimientos para la elaboración de los informes de gestión del departamento de transporte

    edu.red CAPÍTULO I EL PROBLEMA   1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El complejo Industrial Siderúrgico (SIDOR) C. A. “Alfredo Maneiro” es una empresa venezolana, integrada por distintas áreas de producción las cuales son: Planta de Pellas, Planta de Reducción Directa, Acería y Colada Continua de Planchones, Acería y Colada Continua de Palanquillas, Laminación en Caliente, Laminación en Frío, Tren de Barras y Tren de Alambrón. La empresa constituye el principal productor de acero de la comunidad andina de naciones y el primer exportador privado de Venezuela. El Departamento de Transporte adscrito a la Gerencia de Servicios Industriales, es el encargado de prestar los servicios de Equipos Móviles y Equipos Ferroviarios en calidad, cantidad, oportunidad y rentabilidad. El Departamento de Transporte presenta mensualmente un informe de gestión a la Gerencia de Servicios Industriales en el cual se recopilan datos e información suministrada por el sistema SAP/R3 que, a través de cuadros y gráficos, permiten hacer una evaluación del desempeño de este departamento en cuanto a cumplimiento de objetivos y metas trazadas.  

    edu.red CAPÍTULO I El Departamento de Transporte presenta mensualmente un informe de gestión a la Gerencia de Servicios Industriales en el cual se recopilan datos e información suministrada por el sistema SAP/R3 que, a través de cuadros y gráficos, permiten hacer una evaluación del desempeño de este departamento en cuanto a cumplimiento de objetivos y metas trazadas. El problema se presenta cuando se comienza a elaborar el informe de gestión puesto que, en estos momentos, dicho informe se realiza siguiendo una serie de procedimientos preestablecidos los cuales no están incluidos en un manual, es decir, se tiene un esquema de trabajo pero no existe un referente escrito a través del cual se pueda llevar a cabo una sucesión de pasos que permitan redactar el informe de manera estricta y correcta que garantice la presentación a tiempo de éste y la exacta ejecución de los parámetros que deriven en resultados reflejados en él. Aunado a esto, el conocimiento de cómo elaborar este informe por parte de una sola persona crea dependencia del departamento hacia ésta, por lo tanto se quiere evitar esto mediante el desarrollo de un manual que dicte los parámetros a seguir a la hora de redactar los informes de gestión mensual, además de que sea una herramienta fácil, accesible, y entendible para todo el personal del área.  

    edu.red CAPÍTULO I 2. DELIMITACIÓN   El presente estudio se realizó concretamente en el Departamento de Transporte adscrito a la Gerencia de Servicios Industriales, en la Siderúrgica del Orinoco SIDOR; C.A “Alfredo Maneiro”, el cual se localiza en la Zona Industrial de Matanzas, Municipio Caroní, Estado Bolívar.   3. ALCANCE   El alcance de dicho estudio se centró en el Diseño de un Manual para la elaboración de los informes de gestión del Departamento de Transporte, y así lograr implementar este instrumento de gran utilidad que permita al departamento simplificar la elaboración de los informes de gestión a través de técnicas y procedimientos sencillos y precisos.

    edu.red 4. LIMITACIONES Las más resaltantes en el estudio fueron: El estudio se realizó en el turno 2 de trabajo (7:00am – 3:00pm), siendo este el horario permitido para los pasantes dentro de la empresa. Dependencia para la obtención de la información acerca de cómo se lleva a cabo la redacción de los informes de gestión en el Departamento de Transporte. Poca disponibilidad de material de apoyo referente a la elaboración de informes pasados. Carencia de computadoras en el área para realizar el trabajo diario. CAPÍTULO I

    edu.red CAPÍTULO I 5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA La importancia de este trabajo radica en la necesidad de Diseñar un Manual de Procedimientos para la Elaboración de los Informes de Gestión que permita la redacción de los mismos siguiendo un conjunto de parámetros consecutivos, que a su vez, sean sencillos y fáciles de entender por aquellos encargados de realizarlo. El Manual de Procedimientos para la Elaboración de los Informes de Gestión del Departamento de Transporte brinda un soporte esencial para analizar el buen ejercicio de la gestión con la finalidad de cumplir con los objetivos planteados a través del desempeño de estos, que contenga información precisa y detallada que contribuya a la correcta interpretación de tales informes.

    edu.red CAPÍTULO I 6. OBJETIVOS A continuación, se presentan los objetivos tanto general como específicos del trabajo realizado: 6.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un Manual de Procedimientos para la Elaboración de los Informes de Gestión del Departamento de Transporte de Sidor. 6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Estudiar y Evaluar el procedimiento actual de elaboración de los informes de gestión. 2. Analizar los Pro y los Contra del método existente de redacción. 3. Examinar los procesos de obtención de datos e información necesaria para realizar los informes de gestión. 4. Registrar las fuentes de origen de los datos e información utilizados en la elaboración de los informes de gestión. 5. Plantear un esquema de pasos sucesivos para la ejecución del informe de gestión. 6. Elaborar un manual de procedimiento para la correcta redacción de los informes.

    edu.red CAPÍTULO IV MARCO METODOLÓGICO 1. TIPO DE ESTUDIO El estudio que se realizó en el Departamento de Transporte fue de tipo descriptivo ya que permitió describir, analizar y estudiar los métodos de elaboración de informes de gestión del departamento de transporte. Se considera de tipo aplicado ya que estableció herramientas para la redacción de los informes de gestión del departamento de transporte. De igual manera se considera de campo porque permitió la recolección de datos a través de la observación directa y acceso al sistema SAP/R3 u otros para obtener la información.

    edu.red CAPÍTULO IV 2. POBLACIÓN Y MUESTRA La población estuvo definida por todos los procedimientos (pasos, técnicas, etc.) utilizados para la redacción de los informes de gestión del Departamento de Transporte y la Muestra representada por aquellos procedimientos que fueron parte del manual de procedimientos para desarrollar los informes de gestión. 3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS Entrevistas no estructuradas. Observación directa de los procesos de trabajo. Referencia Bibliográfica.

    edu.red CAPÍTULO IV 4. Instrumentos 4.1 Recursos Físicos Microsoft Word. Microsoft Excel. SAP/R3. 4.2 Equipos de Protección Personal Botas de Seguridad. Lentes de seguridad. Protectores Respiratorios. Protectores Auditivos. Pantalón y camisa de Blue jeans. Casco de Seguridad. 4.3 Recurso Humano Un (1) Asesor Académico: Ing. Industrial. Un (1) Asesor Industrial: Ing. Industrial. Personal que labora en el Departamento de Transporte

    edu.red CAPÍTULO IV 4.4 PROCEDIMIENTOS: Los pasos que se llevarán a cabo en esta investigación serán los siguientes: Recopilación de información acerca de los informes de gestión del Departamento de Transporte. Identificación de los servicios del Departamento de Transporte. Revisión de la bibliografía e información relacionada con el tema para la realización del marco teórico. Realización de entrevistas a los responsables de la carga de datos reflejados en el sistema SAP/R3 del Departamento de Transporte, utilizados para la elaboración de informes de gestión. Registro de las fuentes de origen de los datos e información necesaria para realizar los informes. Observación y análisis del método actual de redacción de los informes de gestión. Estudio de los pro y contra del procedimiento actual seguido. Planteamiento de un esquema de pasos sucesivos para la realización del informe. Elaboración de un manual de procedimientos para la ejecución del informe de gestión.

    edu.red CAPÍTULO V 1. INFORME DE GESTIÓN ACTUAL En la actualidad en el Departamento de Transporte es utilizado el sistema SAP/R3 para la recepción de las solicitudes de servicios de los Equipo Móvil y Ferroviarios. El sistema SAP/R3 se encuentra en vigencia desde el año 2.000, dicho sistema controla desde la existencia, dotación y suministros de materiales, hasta las solicitudes emitidas por los usuarios de los servicios de éste departamento en un periodo específico. 2. CARACTERÍSTICAS DEL INFORME DE GESTIÓN Dicho informe está compuesto de la siguiente manera: (Gp:) Informe de Gestión (Gp:) Sector de Mantenimiento (Gp:) Sector de Operaciones

    edu.red CAPÍTULO V 2.1 RESUMEN DE LA GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE A través de este grafico se puede observar el porcentaje de cumplimiento del departamento de transporte mes a mes, en cuanto a servicios se refiere. En él se reflejan los siguientes datos: Cumplimiento Total Transporte. Cumplimiento Equipos Sidor. Cumplimiento Equipos Contratados. Materiales Transferidos Equipo Móvil (Toneladas). Mano de Obra Horas Trabajadas / Horas Locomotora Utilizadas. Toneladas Movilizadas/Vía Férrea. Porcentaje de Demoras Atribuibles a Transporte. Avisos Y Ordenes M0, M2 y PM02. Horas de sobretiempo real del personal de operaciones. Horas de sobretiempo real del personal de mantenimiento. Horas de Días Libres Trabajados por el personal de operaciones y de mantenimiento.

    edu.red CAPÍTULO V 2.2 GESTIÓN DEL SECTOR DE OPERACIONES DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Contiene información que refleja el desempeño del Sector de Operaciones en cuanto a asignación de equipos fijos y contratados se refiere. Esta parte del informe esta compuesta, entre otros, por los siguientes elementos: 2.2.1 Cumplimiento Total Equipos Transporte Refleja el Total de horas de servicios prestados, tanto reales como programados, por los equipos fijos y contratados asignados por el departamento de transporte. Fuente: Informe de gestión Septiembre 2009

    edu.red CAPÍTULO V 2.2.2 Cumplimiento Equipos Sidor Representa el total de horas de servicios reales y programados de los equipos propios de SIDOR. Entre sus características están: Horas de servicios reales vs Horas de servicio programados. Porcentaje Cumplimiento real vs Porcentaje Cumplimiento objetivo. Fuente: Informe de gestión Septiembre 2009

    edu.red CAPÍTULO V 2.2.3 Cumplimiento Equipos Contratados Representa el total de horas de servicios reales y programados de los equipos contratados de SIDOR. Entre sus características están: Horas de servicios reales vs Horas de servicio programados. Porcentaje Cumplimiento real vs Porcentaje Cumplimiento objetivo. Fuente: Informe de gestión Septiembre 2009

    edu.red CAPÍTULO V 2.2.4 Materiales Transferidos Equipo Móvil Contiene el total de toneladas de Hierro de Reducción Directa (HRD) y aditivos movilizados por los equipos móviles asignados por el departamento de transporte en el mes, tanto las toneladas reales como las programadas. El mismo contiene los siguientes elementos: Total toneladas HRD reales. Total toneladas Aditivos reales. Total toneladas HRD programadas. Total toneladas Aditivos programados.

    edu.red CAPÍTULO V 2.2.5 Mano de Obra Horas Trabajadas/Horas Locomotora Utilizadas En ella se muestra las horas de locomotoras utilizadas y las horas hombre trabajadas por los operarios de estas, cantidades expresadas en miles de horas al mes. Entre sus características están: Horas Hombre trabajadas por los operadores en el mes. Horas Maquinas de uso de las locomotoras en el mes. Horas Hombre / horas Maquinas.

    edu.red CAPÍTULO V 2.2.6 Toneladas Movilizadas / Vía Férrea Representa en miles la cantidad de toneladas movilizadas a través de vía férrea por Muelle Interno, Planchones, Laminación en Caliente, Laminación en Frío, Palanquillas y Alambrones, así como el total de toneladas movilizadas. Esta lámina presenta las siguientes características: El total de toneladas están expresadas en miles. Se incluye el total de toneladas de chatarra movilizadas por vía férrea. Presenta el balance mes a mes para evaluar posibles variaciones. Fuente: Informe de gestión Septiembre 2009

    edu.red 2.3 GESTIÓN DEL SECTOR MANTENIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Refleja lo que ha sido la gestión del área de mantenimiento en relación a la planificación y procesamiento de las tareas de mantenimiento de los equipos y vías férreas. El responsable de mantenimiento es el Grupo Técnico. Esta parte del informe esta compuesta por los siguientes elementos: 2.3.1 Gráfico Disponibles y Porcentaje de Disponibilidad Por Tipo de Equipos Acumulado Detalla toda la información concerniente al número de horas que estuvieron o no disponibles los equipos. En él se observa lo siguiente: Horas Calendario, Horas Disponible, Horas efectivas y Horas Fallas y el Número de equipos operados en el mes. % Disponibilidad en el mes y el % Disponibilidad objetivo. Total de fallas que presentaron los equipos en el mes. CAPÍTULO V

    edu.red CAPÍTULO V   2.3.2 Porcentaje Disponibilidad de Equipos críticos en el mes Detalla el porcentaje de disponibilidad de los equipos con respecto al porcentaje meta. En el se pueden observar los siguientes elementos: Número de fallas que presentaron los equipos a lo largo del mes en contraste con lo preestablecido. Número de horas que no estuvieron disponibles los equipos con respecto a lo planteado. Fuente: Informe de gestión Septiembre 2009

    edu.red 2.3.3 Fallas y Duración. Parte Objeto En este grafico se totaliza el número de fallas y el número de horas fallas de todos los equipos incluyendo las locomotoras. El término “Parte Objeto” forma parte de la catalogación de un aviso de avería (M2). Representa el elemento técnico causante de la falla. De éste grafico se puede extraer la siguiente información: Total de horas fallas de todos los equipos en el mes. Categorización de las fallas de los equipos por elementos, es decir, motor, eléctricos, transmisión. CAPÍTULO V Fuente: Informe de gestión Septiembre 2009

    edu.red CAPÍTULO VI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROPUESTO   El Manual de Procedimientos para la Elaboración de los Informes de Gestión es el conjunto de pasos y de procedimientos administrativos a través de los cuales se elabora el informe de gestión en el Departamento de Transporte. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo del personal del Departamento de Transporte y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. El Manual de Procedimientos permite aumentar la eficiencia del personal del Departamento, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo, al momento de elaborar el informe de gestión. De allí que, para el diseño del Manual de Procedimientos para la Elaboración de los Informes de Gestión se recopiló toda la información referente al método actual seguido y se registró la fuente de origen de los datos del sistema SAP/R3.

    edu.red CAPÍTULO VI 1. PASOS PARA EL DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS INFORMES DE GESTIÓN A continuación se presenta una serie de pasos que llevaron a diseñar el Manual de Procedimientos: PASO I: Establecer el proceso a estudiar. PASO II: Identificación de los datos del informe y el origen de éstos. PASO III: Definición de los procedimientos para elaborar los gráficos. PASO IV: Ordenamiento y secuenciación de los procedimientos. PASO V: Diseño del manual de procedimientos. PASO VI: Validación de los procedimientos propuestos en el manual.

    edu.red CAPÍTULO VI 1.1 PASO I: ESTABLECER EL PROCESO A ESTUDIAR Es importante definir el proceso que se desea estudiar y, por tanto; se escogió el proceso de elaboración de los Informes de Gestión del Departamento de Transporte, del cual se desea elaborar un manual de procedimientos que permita realizar los informes por medio de éste. 1.1.1 Estructura del Informe de Gestión El informe de gestión esta compuesto por información referente al Departamento de Transporte, específicamente, Servicios de Equipo Móvil y Servicios Ferroviarios. (Gp:) Informe de Gestión (Gp:) Sector de Mantenimiento (Gp:) Sector de Operaciones

    edu.red CAPÍTULO VI Una vez definido el campo de trabajo, es necesario precisar el área específica concerniente a la labor efectuada, es decir, el informe contiene información relativa a la gestión del Departamento de Transporte, que está compuesto por el Sector de operaciones y el Sector de Mantenimiento, de allí que, el manual que se desarrolló contiene procedimientos que permiten graficar lo que es la gestión de estos sectores, asegurando entonces que el trabajo desarrollado concierne a todo el departamento en conjunto. 1.2 PASO II: IDENTIFICACIÓN DE LOS DATOS Y EL ORIGEN DE ÉSTOS El informe presenta la gestión del Departamento de Transporte en cuanto a asignación de equipos y cumplimiento se refiere. Toda la información contenida en el informe proviene del sistema SAP/R3; dicha información es enviada allí por personal tanto de equipo móvil como de ferroviarios, y ésta se obtiene del registro que llevan los jefes de mantenimiento y de operaciones, programadores, lideres técnicos, supervisores y personal de logística encargados del seguimiento de las actividades que se realizan en este departamento. Es importante saber y conocer donde están contenidos estos datos al momento que se comienza a realizar el informe, porque evita pérdidas de tiempo y facilita el inicio del mismo.

    edu.red CAPÍTULO VI 1.3 PASO III: DEFINICIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR LOS GRÁFICOS Un procedimiento es la forma de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma para obtener un resultado, de allí que, cuando se habla de definir los procedimientos de elaboración nos referimos a pasos estandarizados creados en este trabajo en función de la simplificación de las acciones a ejecutar para realizar los gráficos contenidos en el informe. Dicha propuesta se originó según los requerimientos del Departamento de Transporte, el cual necesitaba realizar el informe en el menor tiempo posible empleando para ello la menor cantidad de pasos para su obtención. 1.3.1 Características de los Procedimientos Para seleccionar un procedimiento que se incluyera en el manual, el mismo debía cumplir con ciertas características como: Objetividad. Simpleza. Exactitud.

    edu.red CAPÍTULO VI 1.4 PASO IV: ORDENAMIENTO Y SECUENCIACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS En el proceso de diseño de indicadores de gestión no existe un procedimiento, tipo o una metodología estándar, sin embargo se recomienda tener una serie de pasos y requisitos previos que aseguren la coherencia del conjunto de indicadores que se construyan. Como se planteo anteriormente, en este modelo ya se definieron los puntos críticos o actividades a medir, en donde es de suma importancia determinar que se desea medir para así, por medio de los indicadores; medir y evaluar los cambios presentes en una actividad a través del tiempo ya que dichos indicadores son instrumentos valiosos que permiten la orientación de cómo se pueden alcanzar mejores resultados de la gestión. 1.5 PASO V: DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Una vez definidos los procedimientos y determinada la secuenciación de los mismos, es necesario proceder a diseñar la estructura del manual. El proceso de diseño, implica las siguientes fases:

    edu.red CAPÍTULO VI 1.5.1 FASES DEL DISEÑO DEL MANUAL Observar y analizar el método utilizado anteriormente en el departamento y analizar los procedimientos empleados para elaborar el informe, tomando aquellos que sean precisos y desechando aquellos que presenten obstáculos para el ejecutor del manual. Planear y proyectar la sistematización del método de elaboración de los informes, haciendo uso de un esquema de pasos y proponiendo un modo de solucionar esta necesidad, por medio de un manual de procedimientos, como herramienta de uso para este departamento en particular. Construir y ejecutar llevando a la realidad la idea inicial, por medio de métodos y procedimientos sencillos y efectivos. Estos tres actos, se van haciendo uno tras otro, y continuamente. 4. Evaluar, ya que es necesario saber cuando el diseño está finalizado, ejecutando el mismo para verificar lo exacto de los procedimientos y midiendo el impacto en positivo que este traerá en lo sucesivo, es decir, reducción del tiempo de elaboración del informe, presentación a tiempo del mismo a la Gerencia y confiabilidad en los datos reflejados en el informe.

    edu.red CAPÍTULO VI 1.6 PASO VI: VALIDACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS Este paso nos permite hacer una evaluación del manual propuesto y de los procedimientos contenidos en él, a través de la aplicación del mismo en la elaboración del informe, en este caso, del informe del mes de enero 2010. Mediante esto certificamos que cada uno de los procedimientos incluidos en el manual, están correctos y en estricto orden de ubicación, lo cual garantiza que sea una herramienta sumamente útil y valiosa para el departamento. Hacer uso del manual de procedimientos para realizar el informe de gestión proporciona un escenario de preevaluación para determinar la veracidad de lo hecho, así como también, el mejoramiento y optimización de algún o de algunos de los procedimientos que así lo requiriesen en caso de que éste o éstos no cumpliesen con lo solicitado. 2. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS INFORMES DE GESTIÓN El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS sintetiza de forma clara, ordenada y precisa los procesos que se deben llevar a cabo al momento de redactar los informes. Además sirve como base de información oportuna y relevante, es decir; ofrece en todo momento la información que realmente se necesita.

    edu.red CAPÍTULO VI El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS presenta las siguientes ventajas: Es factible su utilización en una computadora o en material impreso. Esta formulado en un lenguaje técnico y a la vez sencillo, fácil de entender por cualquier persona que haga vida en el departamento o fuera de él. Esta numerado de manera que sea casi imposible saltar y obviar cualquier paso contenido en él, ya que todos están en estricto orden de ubicación. Puede ser utilizado por todo el personal del departamento tanto para realizar el informe de gestión como para consultar algún tipo de información referente a éste. Posee un registro del origen de los datos del informe, facilitando así su obtención y la localización de éstos, es decir, no solo permite conocer cuales son los datos sino también de donde provienen y quien los suministra a través de sistema SAP/R3. Es un método directo y conciso que garantiza el rápido aprendizaje de cada uno de sus pasos a medida que éste sea usado con regularidad a través del tiempo.

    edu.red CAPÍTULO VI 3. MONITOREO Y EVALUACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROPUESTO Es necesario que se monitoree y se evalué el manual de procedimientos para certificar que se están cumpliendo a cabalidad cada uno de los pasos de forma rígida y secuencial, asegurando que la información contenida en el informe es fehaciente y que los procedimientos propuestos están siendo implementados a través de la utilización del manual, permitiendo así el reconocimiento de este instrumento como un aliado para el departamento a la hora de realizar los informes y la retroalimentación sobre los resultados, además de la interacción entre los encargados de las áreas del departamento de Transporte (Operaciones y Mantenimiento) y la Gerencia de Servicios Industriales.

    edu.red CAPÍTULO VI CONCLUSIONES Una vez realizado el Manual de Procedimientos para la elaboración de los Informes de gestión, las conclusiones a las cuales se llegaron fueron las siguientes: El Manual propuesto permitirá obtener información del sistema SAP/R3 a través del registro que posee del origen de los datos, los cuales son necesarios para realizar dicho informe. El Manual de Procedimientos permitirá la redacción y realización del informe de una manera mucho más eficiente debido a la consecución de sus pasos y la simplicidad de sus estamentos. No habrá dependencia ni supeditación del departamento al momento de elaborar el informe dado que sus procedimientos son tan sencillos y fáciles de aplicar que puede ser utilizado por todo el personal del departamento. Existirá una drástica disminución en el tiempo de realización del informe gracias a la exactitud y simpleza del contenido del manual, lo cual deriva en una sucesión de pasos cuyo final es el informe de gestión concluido.

    edu.red CAPÍTULO VI RECOMENDACIONES Para un buen uso del Manual de Procedimientos se recomienda lo siguiente: Realizar el informe de gestión siempre apegado a los estamentos contenidos en el manual, es decir, se debe consultar el manual a la hora de redactar el informe para evitar eludir cualquier paso que conlleve a retrasos en su elaboración y desvirtuación de sus resultados. Determinar una fecha idónea para comenzar a redactar el informe para que, mediante la utilización del manual y con un rango de tiempo acorde, se pueda hacer uso correcto de este instrumento de la mano con una fecha planificada que permita contar con suficiente tiempo tanto para la elaboración del informe como para la presentación de éste. Exhortar a los jefes de las principales áreas (Mantenimiento y Operaciones) a que sean los encargados de dar a conocer y ejecutar el manual propuesto, con la finalidad de que se implemente su utilización.