Elementos y etapas en el proceso de decisiones

El proceso de toma de decisiones no ocurre de manera continua, sino que está formado por diversas actividades que ocurren en momentos diferentes, la existencia de diferentes etapas y los diferentes requisitos en cada una de ellas, indican que los sistemas deben tener capacidades internas múltiples y deben ser flexibles y fáciles de usar

En líneas generales, tomar una decisión implica definir el propósito, listar las opciones disponibles, evaluar las opciones, escoger entre las opciones disponibles y convertir la opción seleccionada en acción.

Elementos en el proceso de decisiones

Toda decisión viene motivada en origen por la existencia de un problema que se ha detectado y que se pretende solucionar. Decidir consiste en la elección de una posible solución entre varios recursos de acción alternativos. Por tanto, no se puede hablar de toma de decisiones ante una situación problemática para lo que no existe más que una alternativa. Cuando existe una solución posible del problema, no hay capacidad de elección y por tanto, no hay decisión.

Aun en el caso de contar con varias alternativas posibles, para poder hablar de decisión es necesario que el decisor esté capacitado y dispuesto a dedicar cierto tiempo y recursos a analizar el problema y sus posibles soluciones.

La toma de decisiones está basada en cinco elementos básicos:

• Información:

Estas se recogen tanto para los aspectos que están a favor como en contra del problema, con el fin de definir sus limitaciones. Sin embargo si la información no puede obtenerse, la decisión entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen en la categoría de información general.

• Conocimientos:

Si quien toma la decisión tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el problema o de una situación similar, entonces estos pueden utilizarse para seleccionar un curso de acción favorable. En caso de carecer de conocimientos, es necesario buscar consejo en quienes están informados.

• Experiencia:

Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona información para la solución del próximo problema similar. Si ha encontrado una solución aceptable, con mayor razón tenderá a repetirla cuando surja un problema parecido. Si carecemos de experiencia entonces tendremos que experimentar; pero sólo en el caso en que las consecuencias de un mal experimento no sean desastrosas. Por lo tanto, los problemas más importantes no pueden solucionarse con experimentos.

• Análisis:

No puede hablarse de un método en particular para analizar un problema, debe existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros ingredientes. En ausencia de un método para analizar matemáticamente un problema es posible estudiarlo con otros métodos diferentes. Si estos otros métodos también fallan, entonces debe confiarse en la intuición. Algunas personas se ríen de la intuición, pero si los otros ingredientes de la toma de decisiones no señalan un camino que tomar, entonces ésta es la única opción disponible.

• Juicio:

El juicio es necesario para combinar la información, los conocimientos, la experiencia y el análisis, con el fin de seleccionar el curso de acción apropiado. No existen substitutos para el buen juicio

Los elementos en el proceso de toma de decisiones se simplifican en:

1. Quienes toman las decisiones

Son los individuos o los grupos que en realidad escogen entre las opciones

2. Metas de la organización a las que contribuye la decisión

Estas metas deben ser frecuentemente objetivos organizacionales

3. Opciones pertinentes

Son aquellas que se consideran factibles para resolver un problema existente.

4. Jerarquía de las opciones

Proceso de jerarquizar las opciones de las más deseables a las menos deseables.

5. Selección de la alternativa

Es la escogencia real entre opciones disponibles, por lo general se escoge la alternativa que maximice el beneficio a largo plazo para la empresa.

Etapas en el proceso de decisiones

Más que un evento, la toma de decisiones es un proceso; esto es, en lugar de un hecho puntual, aislado, la misma transcurre alrededor de una serie de fases o etapas interconectadas.

No obstante, ante una situación de toma de decisiones las personas no actúan necesariamente de una manera metódica, desde la primera hasta la última fase; algunas parecen progresar linealmente mientras que en otras se producen grandes fluctuaciones.

Cada fase supone la presencia de ciertas actitudes y la realización de diversas tareas, cumplidas las cuales se avanza hacia la fase subsiguiente. Si la persona omite cualquiera de ellas antes de comprometerse con una opción particular, o lleva a cabo alguna(s) descuidadamente, se dificulta la toma de una decisión acertada.

Otros investigadores, al estudiar la toma de decisiones generales, la conciben también como un proceso; entre ellos se destacan:

Irving Janis quien propone un modelo de una decisión estable, conformada por cinco etapas principales: