Contabilidad de costos para pequeñas y medianas empresas y el reto ante la globalización

COSTOS ANTE LA GLOBALIZACIÓN

La globalización como proceso en que se encuentran países que como México, tratan de lograr una mayor penetración de sus productos a nivel mundial, se encuentran ante el dilema de poder ser competitivos en cuanto a mayor producción, para obtener costos más bajos y una mejor calidad con un menor precio ¿Cómo lograrlo?

Por un lado, encontrando la forma más adecuada para producir con eficiencia, utilizando al máximo la capacidad de fabricación y por otro adecuando un método de costos cuya simplicidad permita ofrecer a tiempo información para una buena toma de decisiones gerencial.

En cuanto a métodos de fabricación, la sugerencia es tener o contar con un asesoramiento de ingeniería que les permita aprovechar la maquinaria y el equipo que se cuenta, adecuándolo al logro de una mayor producción sin desperdicios innecesarios que solamente hacen que la empresa obtenga mayores costos que no agregan valor al producto. Sistemas de manufactura los hay, muy eficientes que permiten aprovechar la maquinaria y equipo existente sin tener que efectuar mayores inversiones que puedan llevar en la mayor parte de los casos a un creciente costo financiero, que ocasionen a la empresa una situación desfavorable en cuanto a la competitividad. Por lo que hay que trabajar en el otro extremo los costos.

En el área de costos, se encuentra un método que si se analiza resulta de fácil implantación con resultados sorprendentes en relación con los costos conocidos como tradicionales, mejorando incluso las cifras obtenidas en cuanto a costos totales para obtener un posible precio de venta para compararlo con el que exista en el mercado y que logre ser competitivo. Esto se logra con el nuevo método SMP.; en el cual solo la materia prima forma parte del costo de producción.

Para lograr lo anterior, solo se necesita una buena dosis de sentido común y una computadora con su respectivo programa que elabore hojas electrónicas con datos que únicamente puedan ser cambiados mes con mes y mediante lo cual se produzca información para estar en condiciones de comparar lo acontecido contra la toma de decisiones que sirvió de base para el logro de objetivos que se fijó la empresa.

En cuanto a la exportación, los verdaderos líderes empresariales deberán estar atentos a:

Ganar la confianza de su mercado

Estar comprometidos con sus clientes

Respetar a lo interior y exterior de sus organizaciones

Trabajar con estusiasmo, ser positivos y siempre futuristas.

Pensar que sólo se puede exportar conquistando al mercado internacional con competitividad.

Actualmente se destina el 20% de las manufacturas a la exportación, en 1950 sólo se destinaba el 7%, se estima que en el año 2025 el 45% SE DESTINARÁ A LA EXPORTACIÓN.

La contabilidad de costos en general no ha evolucionado lo suficiente como para ofrecer un método que proporcione bases suficiente para una efectiva toma de decisiones en cuanto a la posibilidad de calcular posibles precios de venta o compararlos con los que se tienen establecidos o bien adecuarlos a los existentes en el mercado del sector correspondiente

La mayor parte de los métodos de costos dan una gran importancia al costo de producción total y unitario, el cual solamente sirve para valuar los artículos terminados y los que se encuentran en proceso, lo cual resulta inapropiado y hasta cierto punto obsoleto. Lo verdaderamente interesante para una empresa es que la contabilidad de costos le proporcione los costos unitarios totales que incluyan todos aquellos gastos derivados de la operación normal de la misma, es decir que incluyan los costos administrativos y de distribución o venta para que al aumentarles un porcentaje deseable de utilidad (que se puede medir) puedan establecer un posible precio de venta que pueda compararse con el mercado de sus productos o bien fijarlos ( cuando son nuevos productos) y poder ajustarlos a la demanda de los mismos.

Así mismo, poder en un momento determinado enfrentarse a la reacción del mercado(positiva o negativa) investigando las posibles fallas internas que hayan dado motivo al establecimiento de un precio fuera de competencia, ajustando los precios bien sea por demasiado margen de utilidad calculado sobre el costo total, falta de producción que motive una reducción de costos o bien, exceso de gastos en alguno de los elementos del costo, la materia prima, los sueldos y salarios directos o algunos de los conceptos de costos indirectos de producción, de administración o distribución.

Lo anterior debe lograrse con una adecuada contabilidad de costos, entendiéndola no solamente con la registrada en libros-contabilidad de costos financiera, sino la operada fuera de libros-contabilidad de costos administrativa, recordando que "la contabilidad de costos es un enlace entre las dos contabilidades, financiera y administrativa".

La contabilidad financiera tradicional histórica con su gran desventaja de obtención de información tardía e inoportuna y la cual solamente proporciona el costo de producción, no los costos totales unitarios que incluyan los costos de administración y distribución, éstos calculados (en algunos casos) dentro de la contabilidad administrativa sobre bases inoperantes de unidades vendidas (totalmente inadecuada) o ventas en valores, la cual se estima insuficiente porque no relaciona la administración, área que interviene en la distribución y que debe tomarse en cuenta ponderándola con las ventas; motivo por el cual hay que tomar en cuenta bases dobles en cada prorrateo o asignación de costos que se realice para distribuirlos a los productos o lotes de artículos manufacturados.

. El descendiente del costeo tradicional, estimando los costos indirectos de producción, que proporciona el evitar los atrasos de información pero que resulta complicado en su manejo técnico cuando existen numerosos productos manufacturados y que dan lugar a que los contadores prendan una veladora a "San Agustín" sin buscar las causas de las variaciones en los costos indirectos de producción estimados y los reales, nos hacen pensar que no es posible seguir trabajando bajo este método y buscar otras posibilidades o alternativas que mejoren y cambien lo hasta hoy establecido.

Los métodos predeterminados, estimados y estándar, cuya complejidad contable les ha restado importancia porque además siguen las mismas bases de los costos reales tradicionales en cuanto a su registro y contabilización complicada y laboriosa. Algunas empresas han implantado el costeo estándar, sin pensar que cuando que existe inflación en un país no operan o bien se vuelven estimados puesto que se están corrigiendo continuamente y el estándar es para largos períodos de tiempo en el que no hay fluctuaciones importantes en los costos, originando que existan constantes desviaciones que es necesario aclarar con la consiguiente pérdida de tiempo de los responsables de la toma de decisiones, misma que se vuelve en la mayoría de los casos intrascendente e inoportuna por el atraso de la información. Además que tampoco se tienen bases adecuadas para el prorrateo extra-libros de los costos de administración y distribución ( si es que se efectúa)

El costeo variable, criticado en sus inicios en México, pero que muchas empresas lo han implantado porque así se los indican sus filiales de Norteamérica y que se basan en la utilidad marginal por producto y no en los costos totales unitarios (porque no se calculan, no los consideran necesario por el mismo método). Y en el cual no se sabe a ciencia cierta que si cuando se establecen precios de venta de acuerdo con la utilidad marginal es mejor o produce resultados más satisfactorios que el determinarlos con un costo total unitario como en el costeo tradicional (a menos que se efectué un prorrateo de costos fijos dentro de la contabilidad administrativa) comparando sus resultados con mucho cuidado para no caer en errores de apreciación porque habría que ser muy cuidadosos al tomar en cuenta los porcentajes que se quieran manejar para absorber costos fijos en el caso de la utilidad marginal y compararlo con el porcentaje de utilidad deseado como incremento del costo total unitario por producto, los cuales son muy diferentes y nos permite pensar que definitivamente ni se practica ni se hace en ninguna empresa.

El costeo ABC, el cual algunos autores afirman que es mejor que los anteriores, lo cual no ha sido probado, dando lugar a opiniones contradictorias acerca de sus bondades, por lo cual estimo que puede resultar completamente inadecuado el querer implementarlo sin conocer cabalmente como operan en realidad nuestras empresas de manufactura. (quizás en compañías de servicios o instituciones de banca y organismos del Estado se puedan producir interesantes resultados o bien como complemento dentro de los métodos de costos para determinados fines complementando y auxiliando eficazmente a las empresas manufactureras)

Otros métodos cuyos planteamientos son interesantes pero que no proporcionan soluciones efectivas en la contabilidad de costos y que quienes los han estudiado no han propuesto soluciones efectivas de operación y registro, pueden resultar aventuras riesgosas en cuanto a su implantación, desconociendo los efectos que puedan causar, tal es el caso del método de cadena de valor o del ciclo de vida de los productos.

Ante este panorama desolador surge el método SMP (solo materia prima)

Derivado de la filosofía manufacturera del Justo a tiempo, por el impacto que tiene sobre los costos, pero que no ha sido desarrollado hasta la fecha, contablemente hablando (solo por el suscrito) y aún cuando ha sido tratado en anteriores Congresos de Costos, no ha sido posible discutirlo con los colegas de profesión, debido a que no ha existido una estancia de reflexión que lo permita, por un lado por falta de tiempo o bien porque no se ha comprendido cabalmente su uso e implementación.

El método SMP, ha sido probado con éxito en empresas pequeñas y medianas (una con alrededor de 320 diferentes productos agrupados por lotes similares en cuanto a su composición y costo de materia prima) por lo cual si se pregunta si puede ser viable, la respuesta es afirmativa 100% incluyendo a grandes empresas y no solo a las que va dedicado el presente trabajo, las pequeñas y medianas empresas MYPES.

Por lo tanto, se diseña el plan para el logro de los objetivos a corto y mediano plazos como sigue:

• 1. Rediseñar su catálogo de cuentas, en cuanto a los conceptos de gastos, clasificándolos en fijos y variables y directos e indirectos.

2. Implantar el método de costos SMP (solo materia prima) derivado de la filosofía manufacturera del Justo a tiempo, considerando solamente la materia prima como elemento del costo de producción y los otros elementos del costo, los sueldos y salarios (mano de obra) y los costos indirectos de producción, agruparlos en un solo rubro como "Costo de conversión", lo cual daría lugar a la siguiente clasificación:

Costo de conversión, conceptos fijos y variables.

Los sueldos y salarios directos e indirectos dentro de los costos indirectos de producción incluirán todos sus conceptos incluyendo todas las prestaciones adicionales a cargo de la empresa, derivadas del pago a los trabajadores de la fábrica que intervienen directa e indirectamente en la producción.

Costo de conversión fijo.

Costos indirectos

Sueldos y salarios directos.

Sueldos y salarios indirectos.

Vacaciones

Prima de vacaciones

Aguinaldo anual

Seguro social

Fondo de pensión y vivienda

Impuesto sobre nóminas.

Renta

Depreciaciones

Amortizaciones

Mantenimiento ( cuando existen contratos )

Honorarios ( cuando existan contratos )

Seguros

Uniformes, botas, etcétera.

Fianzas

Despensas

Nota. Algunos costos indirectos pueden ser directos, por ejemplo los honorarios que se paguen a los ingenieros o técnicos para una reparación de una determinada maquinaria o equipo en la cual se produzca uno o varios productos, los cuales deben ser cargados directamente al costo de ese producto o línea de productos, por lo que no existe una clasificación completamente definida.

Costo de conversión variable.

Costos indirectos

Horas extras*

Premios por productividad*

Compensaciones y gratificaciones extras*

Indemnizaciones

Energía eléctrica*

Teléfonos

Papelería y útiles de oficina*

Gasolinas y lubricantes

Refacciones y accesorios*

Pasajes y gastos de viaje

Capacitación

Gastos de fin de año

Herramientas de consumo*

Cuotas y suscripciones

Materiales indirectos*

No deducibles y otros conceptos identificables.

Nota. Algunos conceptos en determinadas ocasiones pueden ser directos y deberán ser cargados directamente al producto o línea de productos y han sido marcados con un apóstrofe *.

Solamente el ejecutivo encargado de formular las pólizas de contabilidad y mediante una comunicación efectiva con quienes originaron el pago, puede lograr establecer la diferencia entre los cargos considerados tradicionalmente indirectos, como directos, la comunicación interna deberá ser con el personal de fábrica (jefe de fábrica o superintendente), el gerente, contralor, contador o persona encargada de los pagos.

El listado anterior, desde luego trata de ser solamente enunciativo más no limitativo y se formaría de acuerdo a cada empresa, atendiendo al criterio y políticas internas de la misma.

La base de prorrateo del costo de conversión sería:

A) Atendiendo a la filosofía Justo a tiempo (JIT) la velocidad de producción (throughput speed) horas o minutos totales de proceso para un producto o bien

B) Bases alternativas ponderadas, las cuales según criterio personal serían:

a. El importe de las materias primas con

b. El importe de los minutos de trabajo directo. Lo cual determinaría un número como resultado de la multiplicación de las bases a y b, que serviría como denominador para efectuar el prorrateo. o bien un base triple: C) Sumando el importe de las materias primas y los sueldos y salarios de cada producción por los minutos reales trabajados directamente en su elaboración.

El criterio de B combinaría los esfuerzos del costo del dinero invertido en las materias primas que es elevado sobre todo en los países en vías de desarrollo y los minutos de trabajo directo y, el criterio C, más completo suma todas las erogaciones directas de la producción relacionadas con los minutos de trabajo directo de los productos o lote de los mismos.

Para los costos de administración, las bases dobles sugeridas serían:

• Ventas en valores por el costo de conversión más el costo de la materia prima

• Ventas en valores por el costo de conversión

• El margen sobre ventas (utilidad bruta) porque encierra las ventas y sus tres elementos del costo, dando origen a la administración de la utilidad.

Para los costos de distribución:

• Ventas en valores por el costo de administración

• Ventas en valores por el costo de administración sumado al costo de la fábrica, el costo SMP y el costo de conversión.

Desde luego las bases dobles sugeridas proporcionan costos más justos y razonables que como se acostumbra hasta la fecha utilizando una sola base; lo cual se mostrará en el ejemplo que se ilustra más adelante.

Contabilidad de costos con el método SMP.

La metodología para llevar a cabo el método contable del SMP, se puede resumir en lo siguiente:

• 1. Hoja de costos del contenido de materia de cada producto, valuada a su último precio o valor de mercado y su correspondiente costo total SMP.

• 2. Valuación de las salidas del almacén de materias primas (consumos de cada orden de producción o de cada proceso) al costo SMP. de cada producto, abono a éste almacén con cargo a la cuenta de Producción en proceso.

• 3. Valuación de la producción terminada totalmente a su costo SMP. Cargo al almacén de artículos terminados con abono a Producción en proceso.

• 4. Valuación de las ventas al costo SMP. Cargo a la cuenta Costo de producción de lo vendido con abono al almacén de artículos terminados.

La cuenta de Producción en proceso queda automáticamente valuada al costo SMP, por la producción que aún no ha sido terminada. Si se desea verificar su saldo, se efectúa un recuento físico y se valúa al costo SMP.

Este sencillo procedimiento equivale a una reducción efectiva hasta de un 85% del trabajo contable efectuado con cualquier otro método de costos, produciendo finalmente el mismo resultado, mejorándolo y con una información más oportuna para la toma de decisiones.

La información quedará expresada en un estado de resultados por producto o lote de productos en el cual se hacen los cálculos de acuerdo con las cifras anotadas en el mismo y con las bases de prorrateo que sean adoptadas. En el mismo estado se determinan los costos totales y unitarios y en hoja electrónica por separado se pueden determinar fácilmente los costos de todos los artículos que forman un lote o línea de productos.

CASO PRÁCTICO SMP.

Impremex, S.A., es una compañía dedicada a la manufactura de artículos de cartón y papel, con cuatro líneas de producción y por el mes de junio realiza las siguientes operaciones:

Línea 1, bolsas en diferentes presentaciones, característica del mes: La misma producción se fabrica y se vende.

Línea 2, sobres en diferentes presentaciones, característica del mes: de la producción del mes quedan 400 en proceso, el resto se vende

Línea 3, folders en diferentes presentaciones, característica del mes: de la producción del mes quedan 40 millares en el almacén de artículos terminados, el resto se vende, su producción es menor, pero el precio de venta es 3.6 veces mayor al de la línea 2.

Línea 4 , papel stock en diferentes presentaciones, característica del mes: producción en escala, precio menor a las demás líneas, venta mayor a la producción del mes (por existencias en el almacén), devoluciones de artículos facturados el mes anterior.

Los saldos iniciales de las cuentas de almacén son:

Producción en proceso inicial $ 27,472, correspondiente a 800 millares de papel stock a $ 34.34 millar

Almacén de artículos terminados $ 160,000

INFORME DE PRODUCCIÓN DEL MES

Línea 1 Línea 2 Línea 3 Línea 4

Millares 820 5,800 1,840 38,000 +

Del proceso inicial 800

En proceso 400

Tiempo utilizado en la producción:

Minutos millar 9,840 11,600 6,145.6 116,400

Total minutos 143,985.6

Por la producción del mes se expidieron las ordenes de producción correspondientes

Línea 1 Línea 2 Línea 3 Línea 4

Costo SMP millar $ 181.95 61.61 197.32 34.34

VENTAS

En Millares 820 5,200 1,800 38,200

Devoluciones 400

Precio de venta $ 364 $ 110 $ 396 $ 65

$ 4,066,280 $ 298,480 $ 572,000 $ 712,800 $ 2,483,000

Compras de materias primas $ 2,200,000

Costo de conversión $ 1,080,000, de los cuales $ 600,000 son fijos y $ 480,000 variables

Base sugerida de prorrateo Costo SMP x minutos

Costo de administración $ 460,000, de los cuales $ 260,000 son fijos y $ 200,000 variables

BASE PARA EL CASO PLANTEADO EN VIRTUD DE QUE UNA LÍNEA ES LA QUE ARROJA UNA UTILIDAD CONSIDERABLE EN RELACIÓN CON LAS DEMÁS. MARGEN SOBRE LA VENTA (después del costo de conversión aplicado)

Costo de distribución $ 240,000, de los cuales $ 160,000 son fijos y $ 80,000 variables

Base sugerida de prorrateo Ventas $ x costo de administración asignado.

SOLUCIONES:

a) Registro de operaciones en cuentas de contabilidad, compras de materia prima, producción terminada y de proceso, ventas al costo y a precio de venta, devoluciones sobre ventas y la utilidad contable, saldos de la cuenta de Pérdidas y ganancias.

b) Prorrateos correspondientes de las cuentas de costos.

c) Estado de resultados SMP. con porcentajes

d) Costos unitarios por línea y por concepto de costo, su comparación contra el precio de venta y porcentajes de utilidad sobre el costo total y sobre el precio de venta.

e) Estado de resultados costo variable. Conversión del SMP a costeo variable.

f) Consideración de convertir el SMP. al costeo tradicional y su efecto en las utilidades

g).Cálculo en el caso de considerar un lote con varios productos. Determinación del costo total unitario por producto.

h) COSTOS PARA EXPORTACIÓN

Autor:

Raúl Andrés Cárdenas Y Nápoles

Enviado por:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"?

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2016.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE, JUAN BOSCH Y ANDRÉS CASTILLO DE LEÓN – POR SIEMPRE"?