Presentación
La redacción administrativa hoy en día es muy importante en la sociedad ya que con esta nos desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea en empresas privadas o públicas. Es por ello que en el presente trabajo, producto del esfuerzo realizado, me he centrado en tres de los documentos más usados, el memorándum, el acta y la resolución. Al terminar esta lectura sabrá como redactar estos documentos administrativos.
El memorandum
Este término de origen latino designa al tipo de mensaje escrito más común en nuestros días dentro de la administración de instituciones o empresas oficiales y privadas. De hecho responde al consejo No lo diga, escríbalo.
El memorándum es una ayuda de memoria para uso interno que se cursa a una autoridad determinada, comunicándole una situación especial o exponiendo elementos de juicio referentes a un asunto en trámite, que le servirán de ayuda memoria para encarar la solución del caso.
Características:
Es informativo respecto de datos de interés para el personal perteneciente a una misma órbita administrativa.
Se utiliza internamente, no sale de los límites de la entidad que lo emite.
Se cursa de persona a persona cualquiera sea el nivel del cargo que cada uno ocupa.
Puede adquirir el carácter de: Detalle de tarea, resumen de labor, aviso a determinado destinatario, minuta de lo acordado oralmente, acta de lo tratado o concluido en una reunión.
Estructura del memorándum.
Los componentes esenciales son dos:
Encabezamiento: los datos correspondientes a esta parte del memorándum siempre se encuentran impresos y están referidos a :
Tipo de mensaje.
Número de producción de dependencia (N°…)
Tiempo de emisión (fecha:…)
Procedencia de la emisión (Producido por:..)
Destinatario de la información (para información de…)
Texto o cuerpo: la introducción del texto obvia las fórmulas de cortesía y está representada por la palabra OBJETO, seguida de dos puntos, impreso debajo y a la izquierda del encabezamiento.
La exposición del asunto se inicia con un infinitivo verbal: hacer presente; Detallar; Elevar; Resumir; Etc.
El lenguaje y el estilo del memorándum responden al nivel informativo o referencial de los escritos administrativos y al rubro al que pertenece la entidad dentro de la cual se cursa.
El acta
La palabra acta deriva del latín y significa los hechos o sucesos, lo sucedido.
El acta es un documento administrativo de valor testimonial público respecto de lo acontecido en una reunión o acto, que se acredita con la firma de las personas intervinientes y de los testigos presentes en su desarrollo.
Estructura de las actas.
El valor testimonial de las actas es resultado de la objetividad y precisión con que se consignan los datos y hechos en forma escrita.
El plan de producción de las actas contiene tres partes :
Encabezamiento: consiste en la correcta situación del hecho por referir a través de los siguientes datos:
Localidad, fecha, hora, sitio o sede, nómina de personas intervinientes, nómina de testigos, motivo de la reunión, carácter de la misma.
Cuerpo o texto: es el resumen o reseña fiel y ordenada de lo acontecido.
Cierre: cuando el tratamiento de un asunto o el hecho en si ha llegado a su conclusión, se deja constancia de ello, así como de la producción de la escritura, de la conformidad de los presentes con el contenido del acta, la nómina de firmantes y la hora de finalización de la reunión.
Observaciones sobre las actas.
Se escriben sin dejar sangrías, interlineas o espacios en blanco al fin del renglón.
No se utiliza el punto y a parte.
Si al finalizar el acta no se completase el último renglón, se traza una línea a los fines de evitar agregados que adulteren lo escrito previamente.
Las firmas de los intervinientes en el acto van a partir de del renglón siguiente al del cierre del acta, sin dejar interlíneas.
Los números de cantidades y fechas se escriben con letras.
La resolución
Es un documento administrativo de carácter regulativo.
Es la medida que dictan los ministros, secretarios de los Ministerios o de la Presidencia de la Nación u otras autoridades facultadas para ello, ya sea en uso de atribuciones propias o de aquellas que les hubieran sido delegadas, y que, según el tema, puede tener vigor y curso dentro de la jurisdicción respectiva o también fuera de ella.
Estructura de la resolución.
Visto: es la fórmula inicial con que se anuncia la razón del pronunciamiento de una decisión por parte de la autoridad competente. Cuando el visto no tiene contenido, se une a los Considerandos con la fórmula VISTO y CONSIDERANDO.
Considerando o expositiva: contiene las razones esenciales y circunstancias que se han de considerar en apoyo de la resolución. El último CONSIDERANDO encuadra la norma vigente que autoriza la medida.
Dispositiva: contiene lo resuelto o dispuesto, por autoridad competente; Se subdivide en artículos. Cada artículo de la resolución tratará un solo tema o aspecto.
La firma: consiste en la suscripción de lo resuelto por parte de la autoridad.
Observaciones:
Se escriben con mayúsculas las formulas distributivas VISTO, CONSIDERANDO y RESUELVE y el nombre del cargo de quien dicta la resolución.
La palabra ARTÍCULO se escribe con mayúsculas en la línea del margen que encuadra la escritura y no se subraya.
Cada CONSIDERANDO se inicia con letra mayúscula y concluye con punto final.
El ARTÍCULO es eminentemente dispositivo.
El encabezamiento de la parte DISPOSITIVA se centra en el espacio dispuesto para la escritura.
Anexos
Autor:
Delgado Roberto Manuel.
Trabajo final de Taller de comunicación y redacción para la gestión.