Aplicación de los 7 pasos de la mejora continua, un estudio de caso

Introducción

A través de los años los empresarios han manejado negocios trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir, planean únicamente a corto plazo; lo que conlleva a no alcanzar niveles óptimos de calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus negocios. Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la excelencia y la innovación que llevarán a los empresarios a aumentar su competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo tanto en un departamento determinado como en toda la empresa, se debe tomar en consideración que dicho proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado.

El mejoramiento continuo puede lograrse a través de la implantación de la metodología de los siete pasos. A continuación se presenta la aplicación de dicha metodología a la empresa Embobinados Industriales C.A (EMINCA).

Generalidades de la Empresa

• UBICACIÓN

La empresa Embobinados Industriales C.A (EMINCA) se encuentra ubicada en zona industrial Unare II, galpones de Corpoindustria, Galpón numero 5.

• OBJETIVO DE LA EMPRESA

La empresa se dedica a la reparación de motores eléctricos AC/DC, turbinas y generadores. Además presta servicios electromecánicos en general. Entre sus principales clientes se pueden mencionar: PDVSA, SIDOR, VENALUM Y ALCASA.

• DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL

La empresa Embobinados Industriales C.A (EMINCA), por la característica de su proceso productivo, cuenta con un almacén bastante seguro ya que resguardan materiales costosos. Sin embargo el almacén no es debidamente utilizado puesto que no se aprovecha de una manera óptima los espacios disponibles, además de estar desorganizado y no presenta una clasificación adecuada de los materiales.

• METODOLOGÍA A APLICAR

Para solventar la situación que presenta actualmente la empresa Embobinados Industriales C.A en su almacén, se aplicará la metodología de los siete pasos para la mejora continua.

PRIMER PASO

SELECCIÓN DE PROBLEMAS

Este paso tiene como objetivo la identificación de los problemas de calidad y productividad del departamento o unidad bajo análisis.

• Aclarar los conceptos de calidad y productividad en el grupo

CALIDAD es proporcionar un producto o servicio a los consumidores, que satisfaga plenamente sus expectativas y necesidades a un precio que refleje el valor real que el producto o servicio les provea, que este disponible y con las oportunidades que le convenga y que genere para la empresa las utilidades suficientes para desarrollarse saludablemente como empresa y grupo humano y así poder continuar con eficiencia a sus clientes.

PRODUCTIVIDAD es la relación existente entre los resultados logrados y los recursos empleados; es decir; se debe ser efectiva así como también eficiente en la utilización de los recursos disponibles.

• Listar en el grupo los problemas de calidad y productividad en la unidad de análisis (aplicar tormenta de ideas)

• Perdida de tiempo buscando materiales

• Desorden en el área almacén

• Dificultad de transito para los empleados en el área almacén

• El tamaño del almacén no es el adecuado para el volumen del material manejado por la empresa Embobinados Industriales C.A

• Perdida de materiales en el área almacén

• Falla en el despacho del material

• Clasificación inadecuada del material

• No aplicación de las normas de seguridad industrial

• Deterioro en los materiales

• Preselección de oportunidades de mejora:

Técnica de grupo nominal:

• Asignación de problemas:

• Puntuación

Con los resultados obtenidos de la tabla anterior se concluye que los tres (3) problemas primordiales son:

• Desorden en el área almacén

• Perdida de tiempo buscando materiales

• Clasificación inadecuada del material

Por decisión unánime el problema a atacar es el DESORDEN EN EL ÁREA DE ALMACÉN con un total de cuarenta y cinco (45) puntos.

SEGUNDO PASO

CUANTIFICACION Y SUBDIVISION DEL PROBLEMA U OPORTUNIDAD DE MEJORA SELECCIONADA

El objetivo de este paso es precisar la definición del problema, su cuantificación y la posible subdivisión en subproblemas o causas síntomas.

• Establecer los tipos de indicadores que reflejen el problema de DESORDEN EN EL ÁREA DE ALMACÉN:

• Tiempo de búsqueda de material

• Presencia de daños en el material

• Envió de material fuera de especificaciones

• Estratificar y/o subdividir el problema de DESORDEN EN EL ÁREA DE ALMACÉN en sus causas-síntomas

• Falta de compromiso de la gerencia

• Instrucciones insuficientes hacia el personal de la empresa Embobinados Industriales C.A

• Tamaño insuficiente del almacén

• Falta de normativas en cuanto a la distribución del almacén

• Clasificación de los materiales en el almacén

• Otras.

• Cuantificar el impacto de cada subdivisión

Por la falta de datos numéricos o estadísticos se utilizara la técnica de grupo nominal para jerarquizar cualitativamente las posibles causas-síntomas.

Según los resultados de la tabla obtenida se pudo jerarquizar las causas-síntomas de la siguiente manera:

• 1. Falta de normativas en cuanto a la distribución del almacén.

• 2. Clasificación de los materiales en el almacén.

• 3. Instrucciones insuficientes hacia personal de la empresa Embobinados Industriales C.A.

• 4. Falta de compromiso de la gerencia.

• 5. Tamaño insuficiente del almacén.

• 6. Otras.

TERCER PASO

ANALISIS DE CAUSAS RAICES ESPECÍFICAS

Se deben identificar y verificar las causas raíces específicas del problema en cuestión, aquellas cuyas eliminación garantizará la no renuncia del mismo.

• Listar causas de ocurrencia aplicando tormenta de idea para cada subdivisión del problema

Falta de normativas en cuanto a la distribución del almacén

• Falta de planificación

• Poca capacidad de mantener el orden por parte de los empleados

Clasificación de los materiales en el almacén

• Estantería inadecuada

• Señalización inexistentes en los estantes

• Falta de conocimientos de las características de los materiales

Instrucciones insuficientes hacia personal de la empresa Embobinados Industriales C.A

• Falta de organización

Falta de compromiso de la gerencia

• Desinterés en el mejoramiento de la producción

• Conformismo por parte de la empresa con el proceso productivo.

Tamaño insuficiente del almacén

• Diseño inadecuado

• Distribución incorrecta del espacio.

Otras.

• Diagrama Causa – Efecto

• Cuantificar las causas para verificar su impacto

Para cuantificar las causas se realizó una encuesta a todo el personal de EMINCA constituido por 25 empleados, la encuesta constaba de la siguiente pregunta:

Los resultados obtenidos de la encuesta realizada fueron:

• Diagrama de Pareto

Análisis

Como se puede apreciar en el diagrama, los pocos vitales que representan el 20% de las causas son:

• Falta de normativas en cuanto a la distribución del almacén

• Falta de compromiso de la gerencia

• Instrucciones insuficientes hacia personal de la empresa

Estas causas van a resolver el 80% del problema según la regla de Pareto. Son las causas que se van a tratar con prioridad.

PASO CUATRO

ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE DESEMPEÑO EXIGIDO (METAS DE MEJORAMIENTO)

Aquí se debe establecer el nivel de desempeño exigido al sistema o unidad y las metas a alcanzar sucesivamente.

• Metas a alcanzar

• Compromiso por parte del personal

• Almacén organizado y ordenado

• Mejorar la conservación de los materiales

• Reducir tiempo de búsqueda de materiales dentro del almacén.

• Visualización del comportamiento si las cosas ocurriesen sin contra tiempos ni deficiencias

En esta actividad se debe visualizar la situación deseada. Para el caso del problema identificado DESORDEN EN EL ALMACÉN, concibiendo la situación en que no existan las causas falta de normativas en cuanto a la distribución del almacén, clasificación de los materiales en el almacén, Instrucciones insuficientes hacia personal de la empresa, falta de compromiso de la gerencia, tamaño insuficiente del almacén, entre otras, se lograrían todas las metas propuestas anteriormente.

QUINTO PASO

DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES

El objetivo de este paso es identificar y programar las soluciones que incidirán significativamente en la eliminación de las causas raíces.

Para cada causa se plantean las siguientes soluciones encontradas a través de una tormenta de ideas:

Falta de normativas en cuanto a la distribución del almacén

• Crear las normativas necesarias para mantener el adecuado funcionamiento del almacén y enfocarse en su aplicación.

Clasificación de los materiales en el almacén

• Estratificación y mayor detalle en la clasificación de los materiales

Instrucciones insuficientes hacia personal de la empresa

• Programar charlas instructivas dirigidas al personal que labora en la empresa en cuestión.

Falta de compromiso de la gerencia

• Adiestramiento a la gerencia acerca de los beneficios que generan una adecuada planificación de manejo de recursos.

Tamaño insuficiente del almacén

• Realizar una ampliación de las instalaciones del almacén actual

• Habilitar otra zona para el almacenamiento de materiales.

• Seleccionar las soluciones a realizar

De las causas: falta de normativas en cuanto a la distribución del almacén, clasificación de los materiales en el almacén, Instrucciones insuficientes hacia personal de la empresa, falta de compromiso de la gerencia; se acordó aplicar las soluciones planteadas.

En cuanto al tamaño insuficiente del almacén, por votación se seleccionó la solución: Habilitar otra zona para el almacenamiento de materiales.

• Diseñar plan de acción

Para solventar el problema se diseño el siguiente plan de acción de acuerdo a las soluciones, y el orden es como sigue:

• 1. Adiestramiento a la gerencia

• 2. Creación las normativas.

• 3. Programación de charlas instructivas dirigidas al personal.

• 4. Habilitar otra zona para el almacenamiento de materiales

• 5. Estratificación y mayor detalle en la clasificación de los materiales

SEXTO PASO

IMPLANTACIÓN DE SOLUCIONES

Seguidamente de la implementación de las soluciones planteadas según el plan de acción, se notó un cambio significativo en el tiempo de ubicación de materiales.

En general, el resultado obtenido por la implementación del adiestramiento a la gerencia, que se basó en una charla sobre la planificación de procesos productivos, fue satisfactorio. La gerencia, tomó conciencia acerca de las acciones que debió ejecutar para la mejora del funcionamiento del área del almacén, lo cual facilitó la realización de las otras soluciones.

Con la creación de normativas se logró fijar los parámetros a seguir para el ordenamiento y el mantenimiento del almacén.

Las charlas instructivas dirigidas al personal permitieron la concientización y elevar el nivel de conocimiento de los empleados.

Con la habilitación de otra zona para el almacenamiento de materiales se logró descongestionar el almacén original, mejoró la distribución y se optimizó el espacio disponible.

La estratificación en la clasificación de los materiales se facilitó el almacenamiento y organización de los materiales.

SEPTIMO PASO

ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES DE GARANTIA

El objetivo de este paso es asegurar el mantenimiento del nuevo nivel de desempeño alcanzado. De él dependerá la estabilidad en los resultados y la acumulación de aprendizaje para profundizar el proceso.

Para esto se propone:

• Normalización de procedimientos y métodos: Para esto es necesario estandarizar el procedimiento de almacenado: con las nuevas normas establecidas y el nuevo nivel de conocimiento del personal, todo esto se realiza con la finalidad de mantener en orden establecido en el área del almacén.

• Documentación y difusión de la historia del proceso de mejoramiento: Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la mejora obtenida. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Conclusiones

Luego de la aplicación de los siete pasos de la mejora continua en la empresa Embobinados Industriales C.A , utilizada para identificar y solventar los problemas más relevantes de calidad y productividad almacén, se pudo observar que la principal causa de los problemas está relacionada con la gerencia.

La metodología de los siete pasos y el uso de herramientas es la base de la resolución sistemática de los problemas. La empresa cuenta con una filosofía de calidad pero esto no es suficiente, es necesario transformar las ideas en mejoras tangibles, y esta transformación se logra con métodos y herramientas adecuadas. Este ciclo, aplicado una y otra vez a diversos problemas, promueve el trabajo en equipo y lleva a la empresa a hacer de la mejora continua un modo de vida.

En las primeras etapas de introducción del método de los siete pasos, el personal debe concentrarse en el proceso en sí, preocupándose más por su utilización correcta que por buscar la perfección de la solución del problema tratado. En estas etapas es fundamental promover un cambio cultural, creando actitudes positivas hacia la mejora y conocimiento detallado de las actividades realizadas son indispensables para el éxito.

Bibliografia

• Duque, Esteban. Nov 19, 2007. MEJORAMIENTOCONTINUO. Consultado el día 01 de marzo de 2008 de la de la World Wide Web: http://www.freelancecolombia.com/foros/viewtopic.php?t=201

• Pérez, Reyner, (Sin fecha). METODOLOGÍA DE MEJORA PROPUESTA POR LA CAF Consultado el día 01 de marzo de 2008 de la World Wide Web: http://www.acse.com.ar/shop/imprimirnoticia.asp?notid=199

Anexos

• ANTES DE LA MEJORA

A1. ALMACEN

A2. ESPACIOS SUBUTILIZADOS

A3. DESORDEN

• DESPUES DE LA MEJORA

A4. PINTURAS ORGANIZADAS

A5. BOMBONAS

A6. NORMAS

A7. ROLLOS DE COBRE

A8. ROYAFLEX

A9. PORTA CONEXIONES

A10. PRODUCTOS INFLAMABLES

A11. ESTANTES HABILITADOS

Autor:

Barraza Neyxi

Gonzalez Arnaldo

Hernandez Lorena

Rosales Diana

Serrano Alexander

Prof.: Ing. Scandra Mora

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

ANTONO JOSÉ DE SUCRE

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

CALIDAD

PUERTO ORDAZ, MARZO DE 2008