Los documentos especiales en el contexto de la archivística

Introducción

A partir del siglo XIX, con la creciente aparición de nuevos soportes y formatos de información documental, los centros de información y las disciplinas encargadas de su estudio, se han visto obligados a buscar formas o métodos de trabajo acordes a las características que los nuevos acervos exigen. Sin embargo el problema no inicia con la forma de procesamiento técnico. Las dificultades parten desde su denominación y significado mismo.

En el ámbito de los archivos existen pocos estudios acerca del concepto y características de éstos documentos, a los que llamaremos especiales, mismos que carecen de un enfoque común o que incluso caen en contradicciones; predominando la ambigüedad y la falta de un análisis integral desde la perspectiva de la teoría archivística. Por lo tanto, impera una visión diversa, confusa e intuitiva y en consecuencia carente de uniformidad.

Lo anterior podría afectar las posibilidades de desarrollo de la estructura teórica de la archivística, además de que la ausencia de una delimitación clara y precisa de dichos acervos se refleja en la vaguedad de los conceptos utilizados para denominarlos y en los problemas para su demarcación como grupo documental sujeto de un proceso de organización archivística.

Dentro de cualquier disciplina, en este caso la archivística, es necesario contar con un lenguaje propio que permita la adecuada comunicación entre quienes se dedican a ejercerla o estudiarla. Ineludible resulta que términos y conceptos sean claros y precisos para que la práctica del conocimiento resulte exitosa y al mismo tiempo haga viable la evolución de la ciencia o disciplina.

Por otra parte, si consideramos a la Archivística como una disciplina conformada por un conjunto de conocimientos metódicamente estructurados, resultado del análisis minucioso de la práctica y del razonamiento lógico; debemos saber ubicar cualquiera de sus partes dentro de dicha estructura, considerando de manera objetiva las características que las vinculan con ese todo.

De esta manera, es importante la delimitación de los elementos que conforman el objeto de estudio de la archivística. Por ejemplo: cuando decimos fondo nos referimos a algo muy concreto; un conjunto de documentos con una procedencia común en la gestión administrativa de una institución. De éste concepto se parte para la aplicación o delimitación de otros conocimientos archivísticos, mas si aquel llega a tomar algunos matices de ambigüedad, desencadena una serie de imprecisiones y consecuencias en conocimientos o aplicaciones prácticas posteriores.

Es por lo tanto de suma trascendencia analizar e identificar cuales son los componentes y aspectos que permiten tanto la definición clara como la ubicación exacta de estos acervos dentro del cuerpo teórico de la archivística; así como de las consecuencias metodológicas aplicables a los mismos.

Con base en lo anterior, se plantea que el problema central en este trabajo reside en encontrar los elementos necesarios para definirlos y ubicarlos como objeto de estudio de la archivística, partiendo de las bases teóricas de ésta. Es decir, el objetivo del presente estudio reside en proponer los criterios que unifiquen la conceptualización objetiva de los documentos especiales, delimitando su ubicación dentro de la estructura teórica de la archivística e identificando las diferencias en los procesos de archivo aplicables a los mismos.

El desarrollo de esta disertación se fundamenta esencialmente en una investigación bibliográfica en fuentes de naturaleza preferentemente archivística, a fin de recopilar los esbozos de diferentes autores en relación a la conceptualización y tratamiento de documentos especiales, complementado con el punto de vista del autor que se sustenta en su formación académica y experiencia en la profesión, tanto en la práctica en los archivos como en la docencia. A partir de la información reunida se realiza una labor de análisis e inferencias, para establecer planteamientos en lo genérico y no en lo específico. Es decir, se pretende postular ideas que aplicarían para los documentos especiales en su conjunto, mas no se pretende pormenorizar en cada clase o tipo de dichos documentos. Lo anterior porque el estudio y desarrollo del tratamiento archivístico de cada uno de ellos implicaría un tema de investigación independiente para cada caso.

El presente estudio fue sustentado como trabajo recepcional para obtener el título de licenciado en Archivonomía, en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía; fue asesorado por la Lic. María del Carmen Petrichole y revisado por los licenciados Arturo Hernández Rojas y Gustavo Villanueva Bazán así como por la Maestra Georgina Flores Padilla. A ellos se les agradece infinitamente las recomendaciones sugeridas.

La disertación se realiza en cuatro capítulos. Se inicia con un estudio de las denominaciones y significados asignados a los documentos especiales, a fin de identificar en forma clara las características de los conceptos esbozados por diferentes autores, para delimitar y diferenciar los que son congruentes con el tema en cuestión, de aquellos que pueden entrar en otras vertientes de estudio.