De la pluma de ganso al chip , ¿existe el cambio cualitativo? (página 2)

2. La digitalización de los procesos de intercambio de información: procesos de compra y facturación

Ahora bien, indudablemente el lenguaje XBRL permite agilizar los intercambios de información y el análisis posterior de los Estados Contables, auxiliando a Gerentes, Inversores, Analistas, etc. que no se verán en la tediosa tarea de volver a digitar, para su conversión de documento escrito a información binaria, los distintos informes contables.

Pero, que pasa a nivel operativo? Esto es, que avance se ha producido a nivel de intercambio de información de base, facturación, compras ,emisión de pagos, etc.

Nosotros creemos, que a nivel operativo diario, se esta exactamente igual, que previo a la adopción del lenguaje XBRL para los Estados e Informes Contables. En todo el proceso administrativo contable, existe una doble digitación, cuando no, una triple o cuadruple digitación de los mismos registros.

En los procesos de compras y facturación, los funcionarios administrativos de las empresas proveedoras y compradoras, digitan exactamente lo mismo, unos dandole salida a los articulos y registrando los movimientos en las cuentas de deudores, otros, registrando la entrada de articulos y los movientos en las cuentas de acreedores, existe una fenomenal ducplicación de tareas que tiene un costo enorme para la administración de las empresas vinculadas.

Veamos un ejemplo de un proceso habitual de compras, a saber:

2. determinación de la necesidad de compras: supongamos que estamos informatizados y el sistema nos reporta el o los artículos que debemos incorporar a nuestro stock. Procedemos entonces a llamar por teléfono, enviar un mail o establecer algún mecanismo de comunicación con nuestros proveedores para efectuar el pedido mediante una Orden de compra.
3. Confección de la factura y / o remito : bajo el supuesto de que las condiciones de precio y pago ya fueron aceptadas, un funcionario del proveedor deberá emitir un remito y / o factura seleccionando los artículos pedidos y asignandoles precio de acuerdo a una lista dada. Posteriormente el sistema contable efectuará los asientos de estilo.
4. Registro del ingreso de mercaderias y factura recibida: exactamente igual pero en sentido inverso, en lugar de baja de stock, alta y en lugar de deudor, acreedor, algún funcionario administrativo, deberá volver a digitar artículo por artículo, cantidad por cantidad de la factrura de compra recibida.

Como vemos anteriormente, al igual que en los informes financieros que debían digitarse nuevamente, a nivel administrativo, en el día a día esta situación se repite miles de veces, códigos de artículos, cantidades, precios, re digitados en vendedores y compradores, altas de stock que se correlacionan exactamente con bajas de strock.

Parecería que el viejo principio contable de la " partida doble " hubiese sido mal interpretado como " digitar todo dos veces "

Entonces surge la pregunta, no podría formularse un mecanismo de ingreso – egreso de bienes que no implique la re digitación y la duplicación de tareas ?

El gran problema : los códigos de los artículos.

Todo esta inmensa duplicación de tareas existe porque no son compatibles los códigos de los vendedores y compradores,vale decir el mismo articulo, se llama de una manera en el proveedor y de otra diferente en el comprador, cuando no de maneras diferentes en las distintas sucursales del comprador. Es como si una persona, cada vez que viaja se cambia el nombre en cada país que visita,por tanto debe saber en donde se encuentra para saber como se llama, suena ridículo, pero eso es lo que hacemos a nivel administrativo.

Juan es Juan en todos lados……

Si mantuviéramos el nombre de los proveedores, vale decir sus códigos, si no existiera la más que difundida costumbre de re codificar cada artículo en cada compra, simplemente con un archivo plano con los datos de la compra los sistemas de cada empresa podrían alimentarse de la misma fuente.

El re ingreso de datos existe porque cada vez que se compra un ítem en una empresa se coloca el código interno del mismo y se debe registrar el movimiento a stock por dicho código. Si los códigos fueran los mismos o existiera un traductor, los sistemas podrían ingresar "facturas digitales "simplemente leyendo los archivos enviados por el proveedor.

El funcionamiento, si se digitalizara el proceso sería:

Si bien el esquema de funcionamiento es similar al normal, la gran diferencia se encuentra en la no existencia de re codificación de los artículos y por tanto el ingreso a los sistemas se efectúa en forma directa "capturando "los datos en forma digital.

En definitiva si vendedores se ponen de acuerdo en tipos de campos, formatos y códigos de transferencia de los artículos, se elimina totalmente la digitación en el momento de la compra. Lo antedicho se constituye en un avance muy importante a la hora de hacer mas eficiente los procesos administrativos, se ahorran miles de horas de digitación, se pueden efectuar conciliaciones de las cuentas on line, etc.

El mismo avance que implica XBRL para la información consolidada, se puede aplicar a la información de base de la contabilidad.

Veamos como funcionaria el proceso:

1)Envío de lista de precios en archivo digital o páginas Web:

Los proveedores enviarían un formato digital de lista de precios y códigos de artículo, o generarían un pagina web a efectos de se colocaran las ordenes de compra

2) Envío digital de facturación:

Una vez aceptado el pedido y en cuanto se envía la mercadería, se envía por internet una factura digital con los mismos datos de la factura común que acompaña la mercadería.

3) Captura de información:

Una vez que arriba la mercadería es verificada la misma y se controla la factura digital con la factura enviada.

Realizado este proceso los sistemas informáticos, que "entienden "la factura de los proveedores, Juan es Juan y no Diego o Alberto, incorporan las facturas al sistema de stock y generan el asiento contable.

Como venos en realidad, la única vez que debieron digitarse los códigos e ingresarse las facturas, fue al construir las ordenes de compra digitales o la página web.

Por último desde el punto de vista de la oficina recaudadora, sería muy fácil controlar que los montos de impuestos facturados por una parte, sean exactamente los deducidos por la otra.

3. Existió un salto cualitativo ¿? : incorporar inteligencia

Ahora, si bien es cierto que el planteo anterior implica un avance adicional a los procesos administrativos, es de hecho la aplicación de los mismos conceptos de standarización de formatos y digitalización que se aplica en XBRL.

Ahorra tiempo operativo, elimina re digitaciones, pero en realidad pensamos que no significa un gran cambio en los procesos, simplemente se hacen más eficientes.

Por tanto, sobreviene la pregunta, cuando se da el salto cualitativo?

Creemos que el gran cambio se da cuando se aprovecha el gran potencial de proceso y almacenamiento de lo sistemas actuales. A las velocidades actuales, es perfectamente viable pensar en que los sistemas informáticos realicen actividades autónomas, hoy reservadas exclusivamente a los distintos funcionarios de la organización.

Esto es, si a los sistemas se los programa con reglas de comportamiento y se los conecta a internet, dada la capacidad de dialogo que existe entre los mismos, es perfectamente viable que el pedido de precios a un proveedor, incluso la compra hasta los límites que se fijen puede realizarse de forma autónoma.

Una vez que los códigos de los artículos se estandarizan o se traducen, un sistema al llegar al punto de reposición puede perfectamente a través de la red interconectarse con las empresas proveedoras, "dialogar "entre los sistemas y ordenar los pedidos.

A su vez, una vez que fueron formulados y entregados los mismos, los sistemas pueden integrar a sus sistemas contables la información de facturación que les es enviada.

Obviamente debe establecerse un control de recepción de mercadería, como mencionábamos antes, de manera que no se incorpore a los sistemas mercadería que no fue debidamente controlada.

Si bien parece un concepto demasiado futurista la interconexión de sistemas, el dialogo autónomo y la respuesta programada, es exactamente lo que se hace en la ciencia médica curando se implante un marcapaso programable o un cardiofebrilador. O sea, miles de personas en el mundo viven gracias a que hay sistemas que censan, se conectan y actúan absolutamente solos.

Por tanto, creemos que en la ciencia contable al igual que en la ciencia médica, se puede dar el gran salto, ya sea en programación de compras, como en transferencias de efectivo o el área comercial. Los sistemas deberán censar, comparar con sus reglas de comportamiento y actuar……

Es definitiva la Inteligencia Artifiicial aplicada a los procesos contables, como define Elaine Rich y Kevin Niigth (1):

"La inteligencia Artificial (IA) estudia como lograr que las máquinas realicen tareas que, por el momento, son realizadas por Seres Humanos "

En definitiva, debemos ser capaces de emular el comportamiento humano, mediante reglas diseñadas a priori aplicables a los sistemas contables, a vía de ejemplo:

Regla:

Si stock<x y mes_año entre a y b y flujo_caja>y entonces emitir orden compra

En definitiva si no tengo stock, estoy en un periodo del año que necesito cumplir con el stock minino y puedo pagarlo, entonces: coloco el pedido. Estos conceptos son los que se denominan Sistemas Expertos:

Si premisa entonces conclusión

A este tipo de problemas se pueden encontrar variantes combinado varias reglas lógicas o se resuelven asimismo con los denominados Sistemas Basados en Casos, que aplican la experiencia pasada para resolver un caso actual

Por tanto concluimos que al igual que en un atleta de salto triple, en los 80´ apoyamos el primer pie con el advenimiento de los PCs, en los 90 ´ a través de los intercambios de información contable ( XBRL ) apoyamos el segundo, pero el gran salto hacia delante lo daremos cuando seamos capaces de delegar a sistemas inteligentes, tareas que hasta hoy solo confiamos en nuestros propios funcionarios administrativos de distinta jerarquía…..

Cr. Eduardo Montico