Contabilidad administrativa. Planeación y control de presupuestos

Introducción

Es frecuente encontrar empresarios que resaltan el éxito de sus empresas sin necesidad de recurrir a los presupuestos. Sin embargo, esta apreciación no es cierta porque de alguna manera u otra, consciente e inconsciente acuden a ellos porque consultan sus elementos esenciales, aunque en la estructura organizacional no haya una instancia encargada del trabajo presupuestal. La presupuestación ocurre en el momento de estimar el valor de la nomina, de precisar la cuantía de las facturas de las ventas o cuando estudian las condiciones de los créditos o empréstitos, en cuanto a sus repercusiones sobre los pronósticos de efectivo.

Para los directivos de la empresa donde se otorga la debida importancia a los buenos presupuestos, para quienes no lo utilizan y para quienes deseen implantar el sistema en cualquier organización, se presentan orientaciones de indudables beneficios.

En la actualidad se ha venido desarrollando una serie de investigaciones que ayudan a las empresas proyectar sus ingresos y sus ganancias, y fruto de esto aparecen los presupuestos conocidos como MAESTROS, los cuales son documentos completos de la planeación que incluyen varios presupuestos individuales. Normalmente, incluye los presupuestos de ventas, producción, materiales directos, mano de obra directa, gastos de fabricación, gastos de ventas y administración, entre otros.

En el desarrollo de nuestro tema me enfocare a la elaboración del presupuesto de producción, pero se tomara en cuenta el presupuesto de ventas; ya que este de mucha importancia para la elaboración de los demás presupuestos.

Presupuesto maestro

Este presupuesto deberá cubrir proyecciones de un trimestre o semestre del siguiente periodo. Generalmente cubre etapas de doce meses, con base en el año fiscal o el calendario de la empresa, denominándose presupuesto continuo, debido a que es sometido a un proceso de actualización por lo cual sus cifras deben ser flexibles.

Es un documento completo de planeación que incluye varios presupuestos individuales. Normalmente, incluye los presupuestos de ventas, producción, materiales directos, mano de obra directa, gastos de fabricación, gastos de ventas y de administración, al igual que un estado de resultados presupuestado y un estado de situación financiera presupuestado.

La preparación paso a paso de los diversos segmentos del presupuesto del presupuesto maestro exige consideraciones cuidadosas por parte de la gerencia, con muchas decisiones claves relacionadas con la fijación de precios, líneas de producto, programación de la producción, gastos de capital, investigación y desarrollo.

El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro es el pronóstico de ventas. El proceso termina con la elaboración del estado de ingresos presupuestado, el presupuesto de caja y el balance general presupuestado.

En esencia hay dos extremos en el desarrollo del presupuesto maestro:

• 1) El enfoque de la alta gerencia, los principales funcionarios, como los altos ejecutivos de ventas, producción, finanzas y administración, pronostican las ventas con base en su experiencia y conocimiento de la compañía y de la industria.

• 2) El enfoque de la base de la organización, el pronóstico empieza desde abajo con cada uno de los vendedores.

Presupuesto de operación

Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte Neurológica de la empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio.

Son componentes de este rubro:

• Presupuesto de Venta

• Presupuesto de producción

• Presupuesto de requerimiento de materiales

• Presupuesto mano de obra

• Presupuesto gastos de fabricación

• PRESUPUESTO DE VENTAS

El primer paso en el proceso para elaborar el presupuesto incluye la preparación de los pronósticos de ventas y la elaboración de un presupuesto de ventas. Este presupuesto es el primero ya que no se puede preparar los otros presupuestos sin antes calcular las ventas.

Por ejemplo, los administradores que preparan el presupuesto de producción deben tener un cálculo de ventas futuras antes de poder determinar el nivel de producción que necesitaran para satisfacer la demanda.

Las compañías de gran envergadura usan varios métodos sofisticados para calcular sus ventas, como contratar economistas, los cuales usan modelos matemáticos muy complicados para determinar el pronóstico de ventas de una manera cuasi-exacto. Y también existen empresas pequeñas que pueden desarrollar sus pronósticos con base al análisis de la tendencia de su propia información de ventas. Existen periódicos o revistas para todas las industrias y pueden proporcionar información útil para el desarrollo de los pronósticos de ventas. El personal de ventas puede ser otra buena fuente de información para elaborar el pronóstico de ventas.

En general, los presupuesto de ventas son parte ciencia y parte arte. En si, los pronósticos de los modelos matemáticos más sofisticados se ajustan tomando como base el juicio profesional de administradores con experiencia.

• PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN

Las cantidades del presupuesto deben estar estrechamente con las del presupuesto de ventas y los niveles de inventario deseado. Básicamente el presupuesto de producción es el presupuesto de ventas ajustado por los cambios en el inventario.

Antes de adelantar el trabajo en el presupuesto de producción, debe determinarse si la fábrica puede producir las cantidades estimadas en el presupuesto de ventas. La producción debe planearse a nivel eficiente. Si los inventarios son demasiados bajos la producción puede interrumpirse, si son muy altos, los costos de manejo pueden ser excesivos

El presupuesto de producción se puede elaborar una vez que se ha preparado el presupuesto de ventas. Para decir cuánto producir, los administradores tienen que tomar en cuenta cuánto esperan vender, cuánto hay en el inventario inicial y cuánto desean tener en el inventario final.

La cantidad que deben producirse se puede calcular con la siguiente fórmula:

A continuación se detallan algunos presupuestos que están correlacionados con el presupuesto de producción, estos son:

• El presupuesto de compras de materiales directos,

• El de mano de obra directa

• El de gastos de fabricación.

• PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIALES DIRECTOS

Este es uno de los primeros presupuestos de costos que debe prepararse, puesto que las cantidades por comprar y los programas de entrega deben establecerse rápidamente para que los materiales directos estén disponibles cuando se necesiten. Por lo general, se dispone de una hoja de especificación o fórmula para cada producto que muestra el tipo y la cantidad de cada material directo por unidad de producción.

Con base en esta hoja, el departamento de compras prepara los programas de compra y entrega que deben estar estrechamente coordinados con el presupuesto de producción y con los programas de entrega del proveedor.

La cantidad de materiales directos que se deben comprar depende de la cantidad necesaria para la producción y la cantidad necesaria para el inventario final. Obviamente una empresa necesita tener ciertos materiales directos a la mano al final del periodo para utilizarlos en la producción en el inicio del siguiente periodo.

La cantidad que deben producirse se puede calcular con la siguiente fórmula:

• PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTA

Por lo general, los ingenieros fijan las necesidades de mano de obra directa con base en los estudios de tiempo. El presupuesto de la mano de obra directa debe estar coordinado con los de producción, de compras y con las demás partes del presupuesto maestro. La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costos indirectos de fabricación. El departamento de personal deberá expresar en los presupuestos de mano de obra directa e indirecta los tipos y la cantidad de empleados requeridos y cuando se necesitan. Si el programa de producción demanda mas trabajadores de los que están realmente empleados, el departamento de personal hará una lista de los trabajadores que deben ser suspendidos después de tener en cuenta sus habilidades y los derechos de antigüedad de cada uno de ellos, de acuerdo con la política de la compañía o el convenio colectivo entre el sindicato y la empresa.

El costo de la mano de obra directa se calcula multiplicando el número de unidades producidas por las horas de la mano de obra por unidad y la tarifa por hora.

• PRESUPUESTO DE GASTOS DE FABRICACIÓN

Los jefes de departamento deben ser responsables de los costos incurridos por sus respectivos departamentos. Cualquier costo asignado al departamento debe mostrarse por separado de aquellos de los que el jefe de departamento es directamente responsable. Por lo general, el jefe de departamento preparara los presupuestos del departamento correspondiente al periodo presupuestado. Después de la revisión efectuada por el comité de presupuesto, al jefe de departamento se le solicita verificar y comentar cualquier revisión antes de su aprobación final. Para un mejor control de los costos fijos y variables se separan como sigue: los costos fijos tienen valores totales asignados en soles, en tanto que a los costos variables se les asignan tasas, por ejemplo, con base a las horas de mano de obra directa.

El costo por unidad de producción de cada partida de costo variable se multiplica por la cantidad producida en cada periodo.

Grafico de algunos componentes del Presupuesto Maestro

• PRESUPUESTO DE INVENTARIOS FINALES:

Las cantidades del inventario presupuestado al final de mes se necesitan para el inventario de materiales directos y de artículos terminados en el presupuesto del costo de artículos y el balance general presupuestado.

FORMULA:

Costo del inventario final presupuestado = inventario final*costo estándar por unidad

• PRESUPUESTO DEL COSTO DE ARTICULOS VENDIDOS:

Las partes que constituyen el presupuesto del costo de los artículos vendidos pueden tomarse de presupuestos individuales previamente descritos y ajustados por los cambios en inventario.

Presupuesto del costo de artículos vendidos = Presupuestos de consumo de materiales directos + Presupuestos de mano de obra directa + Presupuesto de costos indirectos de fabricación + Inventario inicial de artículos terminados – Inventario final de artículos terminados

• PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTA

Los gastos de venta están formados por diferentes partidas, algunas fijas y otras variables. Los principales gastos fijos son salarios y depreciación; los principales gastos variables, como comisiones y publicidad, se basan en las cifras de dólares por concepto de ventas y, por tanto varían directamente con las ventas.

Presupuesto de gastos de venta= Gastos fijos totales por ítem + (ventas en dólares * tasa de gastos variables % por ítem)

• PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS:

Los gastos en esta categoría deben clasificarse de tal manera que a los individuos de la organización encargados de su incurrimiento y control de gastos específicos se les cargue la responsabilidad. En algunos casos, una parte de estos gastos puede asignarse a operaciones como compra o investigación, pero en este caso consideraremos todas las partidas como gastos fijos no asignable. Puesto que son gastos fijos, será necesario tener un solo presupuesto para cada unos de los meses del primer trimestre

Presupuesto de gastos administrativos = Suma de los gastos fijos

• ESTADO DE INGRESOS PRESUPUESTADO:

El resultado final de todos los presupuestos operativos, como ventas, costo de los artículos vendidos, gasto de ventas y administrativos, se resume en el estado de ingresos presupuestado. Allí se presenta el resultado neto de las operaciones del periodo presupuestado

Presupuesto financiero

Es una herramienta mediante el cual se planea la estructura financiera de la empresa, es decir, la mezcla o combinación optima de créditos de terceros y capital propio de accionistas, bajo la premisa de establecer lo que puede funcionar en la empresa.

• PRESUPUESTO DE CAJA:

El presupuesto de caja se reconoce como una herramienta gerencial básica, y la cuidados planeación del efectivo se considera un elemento de rutina en una gerencia eficiente. Los buenos presupuestos de caja contribuyen en forma significativa a la estabilización de los saldos de caja y a mantener estos saldos razonablemente cercanos a las continuas necesidades de efectivo, por lo general los presupuestos de caja ayudan a evitar cambios arriesgados en la situación de efectivo que puedan poner en peligro la posición de crédito de la compañía o posiblemente violar las provisiones de un contrato de valores. Debe hacerse una cuidados planeación del efectivo, en especial para las grandes salidas de caja, como pagos de préstamos bancarios, retiros de títulos valores, adquisiciones de otras compañías, gastos de capital

• PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS:

En el presupuesto de ingreso y egresos los administradores planean en monto y el tiempo de los flujos de efectivo. La información de este presupuesto es un suplemento necesario a la información que aparece en el estado de resultados presupuestado. Es posible que una compañía proyecte un monto importante de ingreso neto y aun asi pueda enfrentar riesgos financieros debido a que todos sus planes puedan implicar mas flujos de salida que de entrada. Por ejemplo, se puede reconocer una cantidad considerable de ingresos cuando se realiza una venta importante, sin embargo el efectivo que se recibe como pago por la venta puede no llegar en muchos meses. Considere también el caso de una compañía que hace una compra importante de equipo. Aun cuando las reservas de efetivo se pueden reducir de inmediato por el costo total del equipo, el ingreso del periodo en curso solamente se reducirá por una fracción del costo del equipo ( es decir por el monto de la depreciación). Al planear con cuidado el recibo o desembolsos de efectivo, las compañías pueden preveer la escacez de efectivo y pueden hacer los arreglos para pedir prestados fondos o mejorar su posición de efectivo. O talvez si se provee un excendete de efectivo, la compañía puede buscar oportunidades de inversión adicionales o estudiar un pago de dividendos mayor a sus accionistas

• PRESUPUESTO DE SITUACION FINANCIERA:

El ultimo componente del presupuesto maestro es el estado de situación financiera presupuestado. El presupuesto es simplemente el estado de situación financiera planeado (algunas veces llamado estado de situación proforma). Los administradores pueden usar este presupuesto para valorar el efecto que las decisiones que han planeado tendrán sobre la futura posición financiera de la empresa.

Autor:

Mario Alonso Rodríguez Morillas

DOCENTE: Vergara Gamarra, Julio Cesar

CICLO: III

2010