Evaluación de la productividad y diseño de un plan de mejoras en el departamento de presupuesto

INTRODUCCIÓN La Empresa Sociedad de Construcciones SOMOR, C.A. es una organización perteneciente al Grupo de Empresas Morgado, nace con la necesidad de contribuir a la construcción de Ciudad Guayana, de incursionar en el Sector Económico e Industrial y gran parte del sur oriente de Venezuela. En lo que respecta a Productividad, sabemos que hoy día no es competitivo quien no cumple con calidad, producción, bajos costos, tiempos estándares, eficiencia, innovación, nuevos métodos de trabajo, tecnología y muchos otros conceptos que hacen que cada día la productividad sea un punto de cuidado en los planes a largo y mediano plazo.. En el presente trabajo de grado se propuso la evaluación de la productividad que permitió el diseño de un plan de mejora en el Departamento de Presupuestos de la empresa Sociedad de Construcciones SOMOR, C.A. La realización de este trabajo fue de mucha importancia ya que a través de un diagnóstico más objetivo de la situación actual del departamento se obtuvo una correcta evaluación de la productividad y se llevaron a cabo mejoras, no solo para la unidad funcional, sino también para la organización.

CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA (Gp:) DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOS METODOLOGÍA SEGUIMIENTO EVALUACIÓN CONTROL MEJORA MEDICIÓN EVALUACIÓN PRODUCTIVIDAD (Gp:) CALIDAD (Gp:) RENDIMIENTO (Gp:) Satisfacción de los clientes internos y externos, mediante el cumplimiento de los requisitos y los tiempos de entrega. Garantizó la ejecución de los procesos de una manera más organizada y controlada, lo cual repercutió en la motivación del personal involucrado. (Gp:) PRODUCTIVIDAD

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: OBJETIVOS DEL PROYECTO (Gp:) OBJETIVO GENERAL: (Gp:) Evaluar la Productividad en el Departamento de Presupuestos de la Empresa SOCIEDAD DE CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A. Diseñar un plan para el mejoramiento de la Productividad en el Departamento de Presupuestos de la Empresa SOCIEDAD DE CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A. Analizar las referencias bibliográficas y documentación teórica y técnica referida a productividad, índices de gestión, Modelo de Productividad, etc. Diagnosticar los procesos de la unidad funcional, con el fin de conocer a profundidad como se ejecutan. Analizar los resultados del diagnóstico para identificar los procesos estratégicos, medulares y de apoyo. Crear el Diagrama de Flujo de Procesos (D.F.P.) de la Unidad Funcional. Crear Diagrama de Caracterización para la Unidad Funcional . Elaborar indicadores e índices para medir la productividad de la Unidad Funcional. Analizar los resultados del ciclo de proceso de medición de la productividad . Establecer una metodología para la elaboración de presupuestos de la Unidad Funcional. Proponer un plan de mejoras para aumentar la productividad en el Departamento de Presupuestos

BASES TEÓRICAS MODELO DEL PROCESO DE PRODUCTIVIDAD

Productividad Empresarial BASES TEÓRICAS CICLO DE PRODUCTIVIDAD Productividad Empresarial Medición Evaluación Mejoramiento

Indicador de gestión se define como una relación entre variables que permite observar aspectos de una situación y compararlos con las metas y los objetivos propuestos. Los Indicadores de Gestión en cualquier organización deben cumplir con los siguientes requisitos:   Permanecer apoyado en los objetivos de tal forma que permitan la proyección de la organización hacia el futuro. Comparar constantemente los resultados planeados con los obtenidos. Mantenerse lo suficientemente actualizado y flexible para cambiar el rumbo de la empresa cuando se considere necesario. BASES TEÓRICAS INDICADORES E ÍNDICES DE GESTIÓN

La Efectividad es la relación entre los resultados logrados y los resultados que nos habríamos propuesto, y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que hemos planificado: cantidades a producir, clientes a tener, órdenes de compra a colocar, etc. BASES TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA

La Eficiencia es utilizada para dar cuenta del uso de los recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones: la primera con relación entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos que se ha estimado o programado utilizar, la segunda, como el grado en que se aprovechan los recursos utilizados transformándolos en productos. BASES TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA

La Eficacia valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio que prestamos. Las organizaciones dependen mucho más para su supervivencia y éxito a largo plazo de las mejoras en su eficacia que de las mejoras de su eficiencia. BASES TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA

BASES TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA Es difícil decidir qué proporción de los recursos de una organización deberían dedicarse aumentar su eficacia y que proporción a incrementar su eficiencia, a causa de que las más importantes mutaciones del entorno que determinan la eficacia generalmente comienzan y se desarrollan lentamente.

BASES TEÓRICAS TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO (Gp:) Diagrama Causa Efecto (Gp:) Diagrama de Pareto Histogramas

BASES TEÓRICAS TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO Diagrama de Gantt (Gp:) Hojas de Verificación Tormenta de Ideas

Descripción de la Empresa: SOMOR, C.A., nace con la necesidad de contribuir a la construcción de Ciudad Guayana y gran parte del sur oriente de Venezuela. Misión: Ser una organización moderna tecnológicamente avanzada, competitiva y con equipos altamente capacitados Visión: Ser la empresa líder en calidad productiva y competitiva a nivel de construcción en toda Venezuela, impulsando el desarrollo y generando así empleos. MARCO REFERENCIAL

MARCO REFERENCIAL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA SOMOR, C.A

MARCO REFERENCIAL ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOS

DISEÑO METODOLÓGICO (Gp:) El estudio propuesto desarrollado en el Departamento de Presupuestos de la Empresa está conformado por cinco (5) personas y dado que es un número de sujetos manejable el autor decidió trabajar con toda la población por lo que la población y muestra de este trabajo serán idénticas. (Gp:) POBLACIÓN Y MUESTRA (Gp:) INVESTIGACIÓN NO EXPERIMENTAL DE DOS FASES: 1) EVALUATIVA Y 2) TIPO APLICADA O TECNOLÒGICA (Gp:) TIPO DE ESTUDIO (Gp:) INSTRUMENTOS RECOLECCIÓN DE DATOS (Gp:) PROCEDIMIENTOS

DISEÑO METODOLÓGICO INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS (Gp:) ENCUESTAS Y ENTREVISTAS (Gp:) EXCEL (Gp:) PROJECT (Gp:) POWER POINT (Gp:) WORD (Gp:) PAQUETES COMPUTARIZADOS (Gp:) RED DE INTERNET, BIBLIOTECAS Y OTRAS FUENTES

RESULTADOS SITUACIÓN ACTUAL Actualmente no existen mediciones que permitan conocer la productividad del departamento, y por ende se desconoce el valor que indicaría cómo mejorar la productividad, tampoco existe una medición del rendimiento de las actividades productivas de los factores de producción relacionadas con el factor trabajo, factor trabajador y factor capital. Debido a lo antes expuesto fue necesario elaborar una metodología para la elaboración de un presupuesto ya que un presupuesto mal elaborado puede llevar al cierre de la empresa a través de una de las siguientes alternativas: Si el precio Ofertado es muy bajo, la obra presentará pérdidas al final. Si el precio es muy elevado los trabajos serán otorgados a otra empresa. Cuanto mayor sea la apertura de la economía del mercado y cuanto mayor sea la competencia, mayor importancia tendrá la presentación de presupuestos bien elaborados. Seguidamente podrá verse el mapa de procesos elaborado durante el desarrollo de este trabajo y el Diagrama de Flujo de Procesos del Departamento de Presupuestos SOMOR, C.A elaborado con la finalidad de conocer cada actividad relacionada en la elaboración de las Licitaciones.

RESULTADOS MAPA DE PROCESOS

(Gp:) GG: Gerente General GTC: Gerente Técnico-Comercial GAd: Gerente de Administración GC: Gerente Comercial GRI: Gerente Relaciones Industriales JP: Jefe de Presupuesto JO: Jefe de Operaciones JI: Jefe de Ingeniería Jcto: Jefe de Contratos JC: Jefe de Compras E: Estimador SP: Secretaria de Presupuesto (Gp:) Carpeta Nº 1: Documentos entregados por el cliente Carpeta Nº 2: Determinación de Costos Directos, Indirectos y Sub-Contratos Carpeta Nº3: Oferta de SOMOR (Gp:) JP: Será el responsable de todo el proceso (Gp:) SI (Gp:) SI (Gp:) NO (Gp:) NO (Gp:) Ingreso de carpeta Nº 1 (Gp:) JP/E Elaborar y presentar estimado Resumen y Cronograma de entrega a (Gp:) JP/E Elaborar carpeta Nº 2 y 3 (Gp:) Oferta de mucho interés (Gp:) GG Firmar p/aprobación (Gp:) SP Elaborar Carta Excusa para la firma del GG (Gp:) GG Tomar Decisión (Gp:) GG Firmar carta excusa (Gp:) Entregar al cliente (Gp:) GTC/JP Instruir y Coordinar Proceso de Elaboración de Oferta (Gp:) E/SP Asignar Nº Oferta Elaborar Carpetas Nº 2 y 3 (Gp:) Jcto Estudiar términos contractuales (Gp:) GAd Determinar costos asociados (Fianzas, Seguros, Impuestos, etc.) (Gp:) Jcto/GC Estudiar, analizar y definir sub-contratos (Gp:) JC Procura de precios de insumos (Gp:) JI Elaborar y/o revisar cómputos y memoria descriptiva, revisar especificac. técnicas (Gp:) GRI Estudiar y revisar las cargas sociales y términos seguridad industrial (Gp:) JO Elaborar cronograma de trabajo, equipos y mano obra directos e indirectos, definir inst. provisionales (Gp:) A RESULTADOS FLUJOGRAMA DE PROCESOS – DEL DPTO. PRESUPUESTOS

RESULTADOS FLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO. PRESUPUESTOS (Gp:) GG: Gerente General GTC: Gerente Técnico-Comercial GAd: Gerente de Administración GC: Gerente Comercial GRI: Gerente Relaciones Industriales JP: Jefe de Presupuesto JO: Jefe de Operaciones JI: Jefe de Ingeniería Jcto: Jefe de Contratos JC: Jefe de Compras E: Estimador SP: Secretaria de Presupuesto (Gp:) Carpeta Nº 1: Documentos entregados por el cliente Carpeta Nº 2: Determinación de Costos Directos, Indirectos y Sub-Contratos Carpeta Nº3: Oferta de SOMOR (Gp:) JP: Será el responsable de todo el proceso

(Gp:) NO (Gp:) NO (Gp:) GG Firma carpeta Nº 3 (Gp:) SI (Gp:) SI (Gp:) B (Gp:) JTC/JP Revisar y Aprobar Carpeta N° 3 (Gp:) JP/GTC Presentar Carpeta N° 3 a GG (Gp:) GG Revisar y Aprobar Carpeta N° 3 (Gp:) GTC/JP Instruir para entrega carpeta N° 3 al cliente (Gp:) SP Recibir y Archivar Constancia de Recepción de carpeta Nª 3 (Gp:) JP/E/SP Corregir carpeta N° 3 (Gp:) JP Presentar Carpeta N° 3 a GTC (Gp:) JP/E/SP Elaboración carpeta N° 3 (Gp:) GG: Gerente General GTC: Gerente Técnico-Comercial GAd: Gerente de Administración GC: Gerente Comercial GRI: Gerente Relaciones Industriales JP: Jefe de Presupuesto JO: Jefe de Operaciones JI: Jefe de Ingeniería Jcto: Jefe de Contratos JC: Jefe de Compras E: Estimador SP: Secretaria de Presupuesto (Gp:) Carpeta Nº 1: Documentos entregados por el cliente Carpeta Nº 2: Determinación de Costos Directos, Indirectos y Sub-Contratos Carpeta Nº3: Oferta de SOMOR (Gp:) JP: Será el responsable de todo el proceso RESULTADOS FLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO. PRESUPUESTOS

RESULTADOS DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

RESULTADOS INDICADORES DE GESTIÓN – DPTO. PRESUPUESTOS

RESULTADOS INDICADORES DE GESTIÓN – DPTO. PRESUPUESTOS

RESULTADOS PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA MEDICIÒN DE LA PRODUCTIVIDAD Para el estudio de la productividad del Departamento de Presupuestos de la empresa SOMOR, se empleo el  Ciclo del proceso de medición, evaluación y mejoramiento de la productividad empresarial, según Porras. ETAPA 1: MEDICIÓN ENTRE PERIODOS Para poder realizar la medición entre periodos, primeramente se generó el modelo de productividad del Departamento de Presupuestos SOMOR, C.A., según se muestra en la figura siguiente :

RESULTADOS MODELO DE PRODUCTIVIDAD

RESULTADOS CÁLCULO DE INDICADORES E ÍNDICES Una vez obtenidos los resultados de los indicadores propuestos por cada mes correspondiente, se realizo el cálculo de índices de las relaciones de productividad que se presentan a continuación:

Cálculo de Índices (Relaciones de Productividad) map = mejor periodo anterior. Cálculo de Índices (Relaciones de Productividad por Proyecto del Indicador Tiempo de Entregas OT) Cálculo de Índices (Relaciones de Productividad por Proyecto del Indicador OT Cerradas) RESULTADOS CÁLCULO DE ÍNDICES

RESULTADOS ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes. Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes del proyecto Aumento de la Capacidad de la Laguna de Almacenamiento.

RESULTADOS ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes del proyecto Construcción del Conjunto Residencial Agua Linda. Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes del proyecto Construcción del Comando VIP

RESULTADOS ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes del proyecto Construcción de los Refugios Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes para mejoras de proceso

RESULTADOS ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes. Tiempos de entrega por cada proyecto y mejoras de proceso.

RESULTADOS ANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADAS O/T cerradas en el mes para Proyecto Aumento de la Laguna de Almacenamiento O/T cerradas en el mes para Proyecto Construcción del conjunto residencial Agua Linda.

RESULTADOS ANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADAS O/T cerradas en el mes para el proyecto Construcción del comando VIP. O/T cerradas en el mes para las mejoras de proceso

RESULTADOS ANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADAS (Gp:) 0,00 (Gp:) 0,20 (Gp:) 0,40 (Gp:) 0,60 (Gp:) 0,80 (Gp:) 1,00 (Gp:) 1,20 (Gp:) oct (Gp:) nov (Gp:) dic (Gp:) ene (Gp:) feb (Gp:) mar (Gp:) abr (Gp:) may (Gp:) Proyecto Construcción de los Refugios O/T cerradas en el mes para Proyecto Construcción de los refugios. O/T cerradas en el mes para cada proyecto, las mejoras de diseño y total.

RESULTADOS No conformidades resueltas en el mes O/T cerradas con respecto a las HH empleadas en el mes. ANÁLISIS DE NO CONFORMIDADES RESUELTAS ANÁLISIS HH EN MANO DE OBRA

RESULTADOS (Gp:) 0,00 (Gp:) 0,20 (Gp:) 0,40 (Gp:) 0,60 (Gp:) 0,80 (Gp:) 1,00 (Gp:) 1,20 (Gp:) oct (Gp:) nov (Gp:) dic (Gp:) ene (Gp:) feb (Gp:) mar (Gp:) abr (Gp:) may (Gp:) Entrega de Carpetas de Licitación (Gp:) Entrega de carpetas de Licitación Entrega de carpetas de licitación ANÁLISIS DE TIEMPOS DE ENTREGA DE CARPETAS DE LICITACIÓN ANÁLISIS DE CARPETAS DE LICITACIÓN Elaboración de carpetas de licitación

RESULTADOS ETAPA 2: GERENCIA DE LA PRODUCTIVIDAD ORGANIZACIONAL EVALUACIÓN DE LOS CAMBIOS Una vez evaluado el comportamiento cuantitativo de índices e indicadores, se procede a la etapa 2 del modelo de Porras.   En la elaboración de los índices de productividad se pudo evidenciar que, la problemática existente en la unidad principalmente consiste en el retraso de las órdenes de trabajo: Retraso en el tiempo de entrega de licitaciones y Retraso en la elaboración de mejora de procesos.   Partiendo de esas premisas y del resultado de la Encuesta se procedió a elaborar un diagrama de causa-efecto, con el fin de precisar cuáles son las causas que están generando los problemas planteados.

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