Plan de mejora en la gestión de inventario para el almacén 1 de la empresa Helados Cali C.A
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
INTRODUCCIÓN
Mejorar la situación actual del almacén 1 El almacén Las empresas
Planteamiento del problema Actualmente el almacén 1 no posee el espacio suficiente para el almacenaje de la materia prima El almacén no tiene definidas normas ni procedimientos de organización, distribución y almacenaje de materiales. Falta de seguimiento para la ejecución de traslados de mercancía; es decir, el movimiento físico de mercancía dentro del almacén no se realiza mediante un sistema de almacenamiento. A pesar de contar con altos estándares de control propios de una empresa, el almacén de materia prima ha venido experimentando una serie de tropiezos en la ejecución de las funciones. Los inventarios varían por el despacho de materiales, insumos, movimientos de las existencias por ingreso de nuevas cantidades y salidas de otras solicitudes, generando rotación de los materiales, además de generar costos por los materiales de baja rotación.
Diagnosticar Establecer Desarrollar Clasificar Analizar Desarrollar Objetivo general Objetivo específicos Diseñar un plan de mejora en la gestión de inventario para el almacén 1 de la empresa Helados Cali C.A, Puerto Ordaz – Estado Bolívar.
Permitió determinar las causas que afectan a la gestión de inventario en el almacén. Así mismo dotó a la organización de un sistema de procesos para minimizar la problemática en la variación de los inventarios en cada cierre de mes. La investigación se llevó a cabo en la empresa HELADOS CALI C.A en Ciudad Guayana, específicamente en Departamento de Inventario y en el Almacén 1. Durante el periodo de 6 meses. Delimitación o alcance Justificación
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
Helados Cali es una empresa familiar que inició sus actividades en el año 2001, en San Félix, Estado Bolívar, Venezuela, bajo el nombre de Helados Paisa, con la idea de un negocio a fin de equilibrar una época de crisis. Reseña Historia Ubicación Helados Cali se encuentra ubicada en la zona industrial los pinos específicamente en la UD-304 manzana 28, parcela 01 de Puerto Ordaz estado bolívar. Cuenta con 4 galpones ubicados en la misma zona el cual son almacén 2, almacén 3 , cava4 y edificio administrativo. Misión La misión de la empresa es Consolidar a Helados Cali, C.A., como la empresa líder en producción y comercialización de helados, dentro de los estándares de calidad que satisfagan las expectativas de sus clientes, empleados y accionistas.
Posicionar la marca, convirtiendo el helado en un buen hábito alimenticio y que siempre esté presente en las neveras de todas las familias venezolanas. La visión es convertir la empresa para el año 2012 en una empresa reconocida a nivel nacional. Visión Objetivo Valores –Servicio – Honestidad – Excelencia – Respeto – Responsabilidad – Compromiso social
Descripción del área de trabajo Objetivo Realizar controles periódicos y constantes, que vislumbren el manejo diario de la materia prima, producto terminado y demás recursos de la empresa, permitiendo al departamento observar de manera detallada la rotación de todos los artículos y productos. Funciones Comprobar Verificar Dar salida de donaciones y consumo interno. Controlar
Estructura organizativa del departamento de inventario
Proceso de realización de helado Homogenización Su finalidad es desintegrar y dividir finalmente los glóbulos de grasa que hay en la mezcla Pasteurización Método de calentamiento que tiene como objetivo principal la destrucción de los microorganismos patógenos que puedan estar presentes en la mezcla, Maduración Tras la hominización y pasterización de la mezcla, esta es conducida a tanques de maduración a una temperatura de 4-5°C por un periodo de 3 a 72 horas. Saborización Durante la saborización se añaden a la mezcla los aditivos finales (colorantes y esencias). Congelamiento e incorporación de overrun Incorporación de aire Congelación rápida del agua de la mezcla de forma que se formen pequeños cristales de hielo
Productos Paletas Paletas de agua Tentación Casero Chocomantecado Mausi Emotions Polet almendras Polet cruch Polet Max polet
Barquilla Supercono fresa Supercono chocolate Tinitas Chocomantecado Chocolisimo Junior Sorpresa Cono chicle Bandejas plásticas 3 sabores 3 sabores frutal Stick pack Chocomio
DISEÑO METODOLÓGICO
Tipo de investigación. Descriptiva
Aplicada Diseño de la investigación La presente investigación se sustentó bajo esta modalidad debido a la necesidad de realizar visitas técnicas al área de objeto de investigación (almacén 1) a fin de recolectar la información necesaria para su posterior estudio y generar soluciones a la problemática planteada.
Técnicas e instrumentos de recolección de datos. Población Y Muestra La población esta constituida por los procedimientos que se utilizan en el almacén 1, además de la materia prima, el material de empaque , los productos de químico y limpieza, sistemas de almacenamiento y costos asociados en el almacén 1. La muestra está constituida por todos los procedimientos descritos anteriormente, por tanto la muestra es coincidente con la población.
Consultas académicas e industriales Herramientas computacionales Recursos físicos Revisión documental Entrevista no estructura
Procedimiento Metodológico
Realización entrevistas no estructuradas a cada uno de los trabajadores. Revisión el espacio físico y rotación de los materiales. Se estableció una estructura de procedimientos que permitió oportunidades de mejora en cada proceso. Observación las fortaleza debilidades, amenazas y oportunidades que tiene el almacén 1. Realización un análisis FODA. Desarrollar indicadores de gestión para cuantificar el aprovechamiento del espacio físico del almacén 1: Medición las áreas del almacén. Revisión las órdenes de fabricación. Revisión los materiales de producción. Clasificar los productos mediante el método ABC para un mayor control del inventario. Analizar los costos que generan los productos de baja rotación en el almacén 1. Revisión y tomar nota de los productos que tienen baja rotación en el almacén. Determinación los costos que generan los productos de baja rotación. Desarrollar políticas, procesos de almacenamiento y normas. Recopilación de datos de la labor que hacen cada uno de los analistas y ayudantes.
SITUACIÒN ACTUAL
Fallas en el almacén 1.
Análisis FODA (Gp:) FORTALEZAS
1. Seguridad en el almacén 2. Cuenta con el material necesario para abastecer a las plantas para su producción. 3. Buena comunicación por parte de los miembros del personal.
(Gp:) DEBILIDADES
1. Los trabajadores desconocen de algunos procesos de almacenamiento. 2. La distribución de la materia prima no es la más adecuada, lo cual produce un descontrol a la hora de la toma física de inventario. 3. Cuenta con déficit de personal.
(Gp:) OPORTUNIDADES
1. Propuestas de estudios realizados en el almacén. 2. La demanda de producción cada día es mayor. 3. Disponibilidad de espacio para organizar la materia prima en el almacén. (Gp:) AMENAZAS
1. Ausencia de un montacargas. 2. Demoras en la materia prima usados para fabricar el helado 3. Problemas económicos del país.
Análisis de la Situación Actual ANÀLISIS Y RESULTADOS
Mano de obra Contratar personal Realizar charlas
Almacén Ordenar el material Señalizar las rutas de evacuación Colocar un sistema de ventilación Colocar un cartel donde muestre horarios Habilitar una zona de despacho de materia prima para las plantas con más espacio. Comprar bombas de extracción para las esencias Sistema de almacenamiento Capacitar al personal Aplicar el método PEPS en el almacén
Sistema de inventario Realizar inventarios cíclicos
Análisis FODA.
Porcentaje de utilización
Si varía entre 100% – 65%: uso eficiente Si varía entre 64%- 45%: se usa de manera adecuada. Si es menos a 45%: no se le da el uso correcto al área.
A continuación se detallas las áreas utilizadas en cada una de las plantas del almacén 1:
Planta alta Área ocupada de los estantes : 6.86 m2 Área ocupada de los productos, materiales e insumos : 81.12 m2 Total área utilizada 88.06 % Total del área de planta alta del almacén: 105.06 m2
Planta baja Área ocupado por los escritorios y área de despacho: 9.3 m2. Área ocupada por los estantes de esencias: 50.8 m2. Área ocupada de la materia prima en general: 172.5 m2 Indicadores de gestión.
Total área ocupada: 232.6 m2 Total área de planta baja:204.09 m2
Analizando estos indicadores el porcentaje de utilización de la planta baja es aceptable aunque la manera como está organizado no es la más adecuada. En cuanto a la planta alta el porcentaje no es aceptable ya que está por debajo de las especificaciones del indicador, debido a que dentro del área labora mantenimiento reduciendo espacio al almacén, dicho espacio podría utilizarse para colocar estantes y así aprovechar de manera eficiente el área que se dispone con la finalidad de mejorar el almacenamiento de los productos, materiales e insumos dentro del almacén.
ERI > ò = 95% = inventario confiable ERI < 95% = inventario no confiable
Mes de diciembre
Inventario de químico y limpieza
Inventario de materia prima
Inventario de empaque
Tabla de exactitud con respecto a los inventarios del mes de diciembre. Exactitud del inventario
Mes de enero
Inventario de químico y limpieza
Inventario de materia prima
Inventario de empaque
Tabla de exactitud con respecto a los inventarios del mes de enero.
Mes de febrero
Inventario de químico y limpieza
Inventario de materia prima
Inventario de empaque
Tabla de exactitud con respecto a los inventarios del mes de febrero.
Exactitud promedio de los meses diciembre, enero y febrero.
Confiabilidad Diciembre: 10% Enero:13% Febrero:32% Promedio de exactitud de los inventarios
5.4.1 Químico y limpieza del almacén 1.
Cu: Costo unitario %V: porcentaje de Valorización %P: Porcentaje de participación Método ABC del almacén 1.
Tabla 4. Cantidad anual utilizada
Tabla 5.Porcentaje valorización.
Tabla6. Método ABC de químico y limpieza
A: 80.6%, 8 artículos. B: 14.9%, 4 artículos. C: 4.4%, 10 artículos.
Gráfica de los artículos de químico y limpieza del almacén 1.
Clasificación ABC de la Materia prima del almacén 1
Cu: Costo unitario %V: porcentaje de Valorización %P: Porcentaje de participación CAU: Cantidad anual utilizada
Tabla 7.Cantidad anual utilizada para cada producto.
Tabla 8. Porcentaje de valorización.
Tabla 9. Método ABC de la materia prima del almacén 1.
Gráfica de la materia prima del almacén 1.
A: 20 artículos, 81.21%. B: 20 artículos, 15.61%. C: 35 artículos, 3.18%
Clasificación ABC de Material de empaque del almacén 1
Cu: Costo unitario %V: porcentaje de Valorización %P: Porcentaje de participación CAU: Cantidad anual utilizada
Tabla 10. Cantidad anual utilizada para cada producto.
Tabla 11. Porcentaje de valorización.
Tabla 12. Método ABC de la materia prima del almacén 1.
Gráfica ABC de los materiales de empaque del almacén 1
A: 82.2%, 6 artículos. B: 15%, 22 artículos. C: 2.8%, 31 artículos.
Costos de baja rotación del almacén 1.
ART: Articulo. CU: Costo unitario. D.Bsf: Diferencias en Bsf CF: Costo físico D: diferencias en inventario S: Stock TF: Total físico
Baja rotación materia prima del almacén 1. Sobrante : 6278,59 Bsf
Sobrante: 1369,99 Baja rotación de material de empaque.
Procesos de almacenamiento del almacén 1.
Recepción de materiales
Recibir del almacén 2 los materiales necesarios para la producción en cada una de las plantas, se deben verificar que las unidades recibidas sean las correctas tal y como se han solicitado, luego firmar un documento donde estén los materiales recibidos y colocar si esta conforme o no, registrarlo en el sistema y por ultimo armar la paleta para clocarle la etiqueta correspondiente a la cantidad que hay y pasar a su debido almacenamiento.
Políticas, normas y procesos de almacenamiento del almacén 1. Almacenamiento de materiales Almacenar la materia prima mediante el método PEPS (lo último que entra es lo primero que sale), si el material rota con frecuencia debería estar ubicado en un espacio de fácil acceso.
Despacho de materiales Una vez que empieza cada turno se deberían establecer horas en los cuales cada planta pueda buscar la materia prima para elaborar el helado, y así evitar la aglomeración del personal, se debe pesar la materia prima que será entregada y una vez verificada se despachara al personal de la planta.
Registro de las órdenes de fabricación A la hora de entregada el producto para las plantas a su respectiva producción, verificar que la orden de fabricación este firmada por el operador una vez que la materia prima sea pesada y despachada firmar dicha orden y quedarse con una copia la cual será registrada en el sistema de los productos que han sido entregados y tener un soporte para ser auditado por inventario.
Movimientos de material
Se deben utilizar tres métodos en el almacén 1 y son los siguientes: LIFO La última mercancía que entra en el almacén 1 es la primera que debe salir. Se utilizaran para productos frescos. FIFO La primera mercancía que ha entrado en el almacén 1 debe ser la primera que es sacado para la producción, se utiliza para evitar la caducidad de los productos. FEFO también conocido como el método PEPS La materia prima que entre al almacén 1 con la fecha más próxima de caducidad es el primero en salir para la debida producción en las plantas.
1. Utilizar el método PEPS. 2. Mantener niveles de inventario de materia prima acorde a las necesidades que demanda producción. 3. Colocar los productos, materiales e insumos en el lugar donde haya existencia del mismo, si no hay existencia del producto en el almacén se coloca donde se disponga de espacio. 4. Identificar los anaqueles de cada estante de acuerdo al nombre del producto, material e insumo que se coloque allí, de manera que el almacenamiento sea más rápido y ordenado. 5. No se deberá usar el almacén, para guardas artículos personales de ninguna índole. 6. Los pasillos al igual que la escalera se deberán mantener limpios y despejados en todo momento. 7. No deberán existir desperdicios, escombros o materiales en desuso en ninguna parte del almacén. 8. Los materiales deben tener localizaciones específicas que permitan las actividades normales del almacén, como son la entrada y salida de inventario y la realización de inventarios físicos. 9. Las áreas de recepción y despacho deben estar separadas. 10. Impedir la entrada a las áreas restringidas del almacén a personas ajenas a la misma. Normas de almacenamiento en el almacén 1.
1. Los almacenistas (analistas, ayudantes y coordinador del almacén 1) son responsables del registro, control y guarda de las existencias de la materia prima, material de empaque y otros productos que se encuentren bajo custodia, de acuerdo a la organización. 2. El coordinador del almacén vigilará el cumplimiento de sus subalternos y precisará las labores manteniendo el orden y disciplina del almacén. 3. Los almacenistas verificaran constantemente que los productos resguardados se conserven en buen estado, en el momento que no estén adecuados para utilizarlos gestionar ante calidad o inventario para retirarlos del almacén. 4. Los almacenistas deberán ser vigilantes que los bienes de consumos estén adecuadamente almacenados, así como controlar las fechas de vencimiento o caducidad. 5. Los bienes de consumo deberán ser almacenados aprovechando el espacio de todo el almacén a fin que se sean rotados en su debido momento. 6. Los almacenistas deberán controlar las entradas, salidas de productos materiales e insumos. 7. Las ordenes de fabricación deberán estar firmadas por el operador y e analista que este en el turno de caso contrario no se entregara ningún material. 8. Los almacenistas deberán conocer la rotación de los productos, materiales e insumos que se manejen dentro del almacén 1. 9. Mantener el orden y limpieza dentro del almacén 1. 10. Para el manejo de substancias que pudieran causar daño a la salud o integridad del personal de los almacenes, se efectuará con el equipo de protección necesario. 11. En el almacén se colocaran letreros alusivos a la seguridad e higiene personal. 12. Los almacenistas junto con el personal de inventario deberán realizar inventarios selectivos de acuerdo a la clasificación ABC, a fin de que se detecte y corrija las posibles desviaciones que resulten del mismo. 13. Realizar inventarios cada cierre de mes con la supervisión del personal de inventario. 14. El personal de inventario deberá con anticipación notificar la fecha programada para realizar la toma física, para que con antelación a dicho Políticas del almacén 1.
evento y acorde a los periodos que tenga establecidos soliciten los bienes de consumo que sean necesarios, ya que durante la práctica del inventario no serán atendidas las solicitudes de abastecimientos en las plantas. 15. Los almacenistas deberán tener correctamente acomodados y clasificados los productos materiales e insumos a inventariar, así como la descripción y la cantidad correcto de cada artículo y verificar un día antes de la toma física del inventario que tenga adherido su respectivo señalamiento para facilitar el conteo. 16. El coordinador del almacén previo a la práctica del inventario, deberá verificar que no existan documentos pendientes de elaborar en lo concerniente a las órdenes de fabricación, y que estén debidamente actualizados los registros de los artículos ubicados en el almacén. 17. El almacenista previo a la práctica del inventario deberá elaborar relaciones de los artículos que se encuentren en alguno de los siguientes rubros, y los cuales contengan el nombre y la cantidad: – Por nulo desplazamiento. – por caducidad o mal estado. 18. La participación del personal del almacén deberá estar capacitado con conocimientos de los artículos. 19. El trabajo de los empleados del almacén en el inventario será de complemento y no de revisión. 20. Amonestar a los responsables de las diferencias, y/o cobrar el costo de los faltantes.
Plan de mejora
Placa de identificación de estantes, servirá para mostrar la siguiente información: Color de fondo Verde: productos de alta rotación Amarillo: productos de baja rotación, caducidad o mal estado Rojo: productos peligrosos, tóxicos, venenosos, inflamables, irritantes.
Propuesta de placas para el proceso de almacenamiento del almacén 1.
Ubicación de las placas en los estantes del almacén 1.
Las placas estarán ubicados en la parte superior, en el centro de los estantes de manera que se pueda ver fácilmente (sólo para los de alta rotación y baja rotación), en el caso de los productos peligrosos estará ubicado en la pared detrás de los barriles de productos de limpieza.
Plano de recorrido del almacén 1 Planta Baja
Planta alta
En el diagnostico de la situación actual.
2. Con las diferentes problemáticas existentes en el almacén se hizo un análisis FODA para mejorar los procesos de almacenamientos.
3. Se desarrolló indicadores de gestión.
4. Se realizaron clasificaciones ABC en el almacén 1 de materia prima, material de empaque y los artículos de químico y limpieza con el fin de identificar los problemas con mayor facilidad y por ende se pueden realizar correcciones y de esta manera mejorar tanto el proceso dentro del almacén como en la gestión de inventario.
5. Se realizaron inventarios de baja rotación de materia prima el cual dio como resultado un sobrante de 6.278,9 Bsf y de material de empaque un sobrante de 1.369,99 Bsf, el cual ningún de los conteos debió arrojar dicho valor ya que los artículos no rotan ni son sacados del almacén 1.
6. Se desarrolló políticas, procesos y normar orientadas a mejorar el sistema de almacenamiento en el almacén 1 y la gestión de inventario. Esto se pudo determinar por medio del diagnostico de la situación y de observación la problemática.
CONCLUSIONES
1. Se debe implementar las normas, políticas y procesos propuestos con el fin de mejorar los procesos de almacenamiento y facilitar los conteos físicos de inventario. 2. Realizar revisiones periódicas de los proceso de almacenamiento para asegurarse del correcto funcionamiento en los primeros 6 mese después de su implementación. 3. Colocar agua filtrada en el almacén 1. 4. Realizar un estudio ergonómico para mejorar el lugar de trabajo del coordinador, del analista y el ayudante. 5. Colocar ventiladores en la parte alta para aplacar el calor. 6. Realizar un estudio a futuro basándose en las normas COVENIN 2250 Y 2254, referidas a ventilación, calor y frio respectivamente. 7. Imprimir y colocar en un lugar visible las normas y políticas del almacén 1. 8. Delimitar y señalizar una zona para la colocación de un extintor propio del almacén 1. 9. Capacitar al personal del almacén 1 ofreciéndole la oportunidad de asistir a clases de seguridad industrial, ergonomía, manejo de almacenes. 10. Reubicar aquellos estantes que obstaculicen el paso de la luz. 11. Se recomienda al personal involucrado en la gestión del almacén realizar reuniones periódicas con el propósito de planificar, atender y ejecutar los requerimientos recibidos.
RECOMENDACIONES