El presente trabajo constituye el resultado de un profundo estudio realizado en la temática de la recuperación de información en el paquete de aplicaciones SIOBAN para el control de las operaciones bancarias realizadas en el Banco Popular de Ahorro, obteniéndose una herramienta de software que permite al especialista recuperar, analizar y procesar información almacenada en las Bases de Datos que el sistema utiliza.
Con su utilización se obtiene, almacena, analiza y controla una gran cantidad de información sobre el tema o los temas que el usuario decida, a partir del cual el informático, auditor y demás integrantes de la entidad podrán realizar múltiples reflexiones, para la toma de decisiones oportunas con fundamentos objetivos y actualizados. Además de brindar la seguridad necesaria, control de información y registro de todo lo acontecido con la herramienta en cuanto a la información que la herramienta maneja, lo cual reviste gran importancia para las áreas de seguridad y protección del Banco Popular de Ahorro.
La herramienta informática para la consultar bases de datos en SIOBAN, con las posibilidades de obtener cualquier tipo de información de este sistema, poder exportar los resultados a otro formato, así como por la posibilidad de acceso inmediato a la información deseada en el momento oportuno es de mucha utilidad y contribuye a que la función de los auditores, los informáticos y demás trabajadores de la entidad se más eficaz..
Hoy en día es común que a nuestras entidades se les solicite información que en ocasiones los sistemas que se encuentran en explotación no la brindan, o los auditores necesitan manipular información que los sistemas para auditar no lo devuelven en ninguno de sus reportes. Ello es así, debido a veces a la carga de trabajo que tiene el programador o que no estaba concebido por el mismo o porque sencillamente los sistemas para auditar no lo controlan. Entonces se hace necesario esperar a que los programadores implementen la opción o utilizar otras vías para recuperar la información y poderla enviar en tiempo a los superiores.
El Banco Popular de Ahorro en nuestra provincia se erigió pionero en las transformaciones del trabajo manual a la humanización de este a través del desarrollo informático y de las comunicaciones, en el año 1996 se comenzó a potenciar el primer sistema (SIBPA) en la sucursal 4302 del municipio de Santa Clara y luego se extendió a todas nuestras dependencias. Hoy contamos con moderna tecnología que permite al trabajador bancario realizar de forma más eficiente sus funciones.
Es objetivo del presente trabajo mostrar una Herramienta para Recuperar Información del Sistema Sioban, que no solo cubra las necesidades de los auditores e informáticos, sino también la de otros especialistas que interactúan con el sistema, así como la eliminación de una serie de problemas relacionados con la demora en el procesamiento y entrega de la información.
Tener información rápida y en el momento oportuno es una herramienta clave para lograr el éxito organizacional, tomar decisiones en el momento oportuno y controlar todo lo concerniente a operaciones realizadas con el objeto social de la entidad.
Una de la tareas más importantes dentro de cualquier entidad es mantener informado al organismo superior de lo acontecido dentro de ella, llevar a cabo tales objetivos se convierte en una ardua tarea cuando hay que consultar y procesar grandes volúmenes de información de forma manual o cuando no existe una herramienta que brinde la información correcta en el momento oportuno.
Diseño del Sistema
Para el desarrollo del trabajo se tomó como base un estudio profundo realizado en los Departamentos del Banco Popular en Cuba. Donde participó un grupo de trabajo formado por especialistas en Organización, y un informático que se encargó del análisis del sistema y su programación.
El estudio partió de un análisis profundo del conjunto de información que deben brindar las dependencias y el nivel de dificultad que pasan para obtenerlo, se estudiaron los sistemas automatizados que están en actual explotación, determinando sus limitaciones y sus aspectos de carácter positivo, de igual forma se analizaron detalladamente todos los procesos manuales que en estás áreas se ejecutan para recopilar la información.
De igual forma se realizó un análisis detallado de los flujos de datos que entran y salen del departamento y que tienen relación con el objeto de nuestro estudio, ya sean los que se intercambian con otras áreas de la entidad y con otros entes externos, entiéndase Sucursales, Oficina Central u otras empresas del territorio.
En la realización del análisis se utilizaron varias formas para recopilar la información necesaria sobre aspectos tales como: ¿Qué información brindaban los módulos existentes? , ¿Qué aspectos debía recoger la nueva herramienta a desarrollar?, ¿Cuáles son los flujos de datos existentes en estas áreas?, ¿Qué desearía el usuario final que diera como información de salida el nuevo sistema?, entre otras interrogantes.
Los principales métodos utilizados para recolectar la información necesaria que nos permitiera conocer con profundidad las deficiencias a la hora de recopilar información que el paquete de aplicaciones Sioban no brinda fueron:
- Entrevista estructurada y no estructurada.
- Observación: Observando los métodos empleados por los departamentos para recuperar la información en caso que el SIOBAN no se los brindara.
Herramienta Propuesta
Con la nueva herramienta cada persona interesada en recuperar algún tipo de información procederá a escoger en qué base de datos se encuentra, en qué tabla o tablas se encuentra, generar algún tipo de filtro si lo desea, ordenar el resultado si lo considera necesario y solicitar la ejecución de la consulta generada.
Una vez ejecutada la consulta se podrá hacer análisis con el resultado obtenido, exportar a otro formato para hacer algún tipo de cálculo, generar gráficos, etc.
Otras posibilidades que brinda la herramienta que estamos mostrando son las siguientes:
- Permite llevar un control de todas las operaciones realizadas dentro de la herramienta, diciéndonos hora, usuario y hecho acontecido en cada momento.
- Permite guardar todo tipo de consultas generadas por la herramienta para posterior ejecución.
- Permite exportar los resultados a formato excel.
- Permite hacer consultas en cualquier base de datos que este soportada sobre Sql.
- Permite generar las consultas de forma manual, sin utilizar las herramientas prediseñadas.
- Fácil adaptación a cualquier aplicación al ser una dll.
Como resultado de las facilidades señaladas anteriormente y de otras muchas que dispone la Herramienta para Recuperación de Información, los especialistas de las entidades del Banco Popular de Ahorro ahorrarán tiempo a la hora de conformar la información que el sistema Sioban no brinda.
Estructura de la Herramienta
Para el funcionamiento de la Herramienta que presentamos se debe disponer de un Servidor de Bases de Datos, de estaciones de trabajo. El acceso al sistema desde los departamentos se realiza a través de la red LAN.
La herramienta está concebida para que funcione en una o varias estaciones de trabajo interactuando con un Servidor de Datos, donde se encuentra ubicada la base de datos que utiliza. Recibirá flujos de información de entrada y generará flujos de información de salida, los que constituyen la interacción del sistema con el medio ambiente.
Entradas y Salidas de la Herramienta
Las entradas constituyen el enlace que une la herramienta con el mundo y sus usuarios.
Para recopilar la información se concibió un ambiente agradable y fácil para el uso de personas ajenas a la informática, los cuales contienen la generalidad de la información necesaria para el procesamiento.
Las salidas pueden ser exportadas a excel o presentadas en pantalla. En este caso es de primordial interés y se ha dedicado gran esfuerzo en el diseño de las salidas por pantalla por el ahorro de papel que esto implica para nuestra institución, pero en todo momento se da al usuario de la herramienta la forma de seleccionar el medio por el cual quiere obtener la información de salida, exportándola o por la pantalla.
Tratamiento de Errores
En la captación de los datos a través de toda la herramienta existe una validación que no permite entrar datos no lógicos, además de verificar el dato tecleado y su existencia en los ficheros. En caso que se detecte un error o se intente realizar una operación no válida el sistema notificará el error con una ventana típica de Error o Alerta de manera correspondiente.
En cada pantalla de captación de datos se permite la rectificación en caso de que el usuario se halla equivocado al teclear la misma o se arrepienta de la opción seleccionada lo cual impide que se cometan errores a la hora de almacenar la información. También se evita lo más posible que el usuario teclee explícitamente el dato de entrada gracias a las facilidades del lenguaje y al uso de diferentes objetos gráficos, mediante los cuales el usuario se limita solamente a seleccionar el dato deseado eliminando la posibilidad de introducir información errónea.
Además en caso de generar algún tipo de error a la hora de ejecutar las sentencias sql que genera la herramienta, el mismo le dice en que posición se encuentra el error para que sea enmendado por el informático o por la persona con conocimientos en este tipo de lenguaje.
Sistema de Ayuda
A la herramienta se le incorporará una ayuda de contenido la cual se activará presionando la tecla F1. Cuando se presione dicha tecla desde cualquier parte de la herramienta, se le presentará al usuario una ventana dentro de la cual se le brindan especificaciones sobre el contenido de la pantalla activa en ese instante, cada función que realiza dentro de ella y como debe ser la interacción con los datos que en ella se muestran. Además se dispondrá de una ayuda en línea, la cual se activa sobre cualquier objeto explicando brevemente la función que se realiza o la acción que se debe realizar cuando el objeto es una entrada de datos.
Requisitos Técnicos del Módulo
El módulo se programó utilizando el Borland Delphi ver. 7.0 como lenguaje de programación y SQL Server ver. 7.0 como Sistema de Gestión de Base de Datos. Para instalar el sistema se necesita disponer de una red Lan, un Servidor de Bases de Datos con procesador Pentium 3 o superior, 512 MB de memoria RAM, 10 GB de disco duro y Wind2000 Advanced Server como Sistema Operativo. Se debe disponer además de al menos una estación de trabajo con procesador Pentium 2 o superior, 1 GB de disco duro como mínimo y al menos 128 MB de memoria RAM. Toda esta tecnología esta disponible hoy en la mayoría de las entidades de nuestro país, por lo que el aspecto tecnológico no constituye impedimento alguno para la explotación del sistema, ni se requiere de hacer nuevas inversiones y por ende incurrir en costos adicionales para la generalización del mismo cuando se encuentre a punto para su explotación.
Cabe destacar que no necesariamente se debe tener una red Lan para poder explotar la herramienta, pues con tener instalado en la misma estación de trabajo donde el se encuentre un servidor de Base de Datos Sql se resolvería esta situación, claro está siempre y cuando la estación cumpla con las características que debe cumplir el servidor (características expuestas en el párrafo anterior).
Con el uso de la Herramienta para la Recuperación de Información dentro del Sistema Sioban y utilizando una muestra amplia de empleados se obtuvieron los siguientes resultados:
- Facilidad para recuperar información competente en el momento oportuno.
- Rapidez en la obtención de la información.
- Le permite al auditor recuperar por muestras cualquier tipo de información contenida en los programas de auditoria.
- Facilita al auditor obtener información no contenida en las herramientas informáticas con que cuentan el Banco Popular de Ahorro actualmente para auditar.
- Se ahorra gran cantidad de tiempo, que en la actualidad se utiliza en el procesamiento y consolidación de información.
- Permite localizar operaciones durante las visitas integrales de asesoramiento que se realizan a las sucursales sobre cualquier materia (LGV, Créditos Personales, de Empresa, etc.).
- Posibilita obtener las muestras necesarias cuando se aplican las pruebas y revisiones por los especialistas en las sucursales.
- Facilita obtener informaciones que son imposibles obtener por otros módulos del paquete de aplicaciones Sioban.
- Esta siendo usada como una opción del Módulo del Informático en el paquete de aplicaciones Sioban.
- Posibilita interrelacionar de una manera fácil las tablas contenidas en el Sioban para poder realizar cuadres de cuentas, operaciones específicas.
- Todas las operaciones que se hacen con la herramienta quedan registrados en una bitácora para poder en un futuro revisar lo hecho.
- Permite salvar las consultas generadas por el usuario de tal forma que se puedan recuperar en el futuro sin necesidad de volverlas a generar.
El efecto económico en esta área es menos tangible, pues en muchas ocasiones no se visualiza de forma inmediata, sino de forma mediatizada, es decir a más largo plazo, un ejemplo de ello es el uso del recurso tiempo, no obstante se pueden precisar aspectos que por sí solos muestran el efecto económico de esta investigación y que lo hacen tangible.
Le permite a los auditores recuperar las muestras a analizar en menos tiempo y por lo tanto emplearse más a fondo en el análisis de los resultados para comprobar el funcionamiento adecuado del área auditada y por lo tanto mantenerse menos tiempo fuera de las direcciones provinciales, implicando esto un ahorro de combustible, de gastos en dieta.
- Como resultado de la puesta a en ejecución de la Herramienta para Consultar el sistema Sioban su pudo constatar que el mismo brinda un conjunto de beneficios para los departamentos de las entidades del banco Popular de Ahorro que tienen implantado el Sioban. El mismo es una herramienta flexible, segura e integrada. Se pudo constatar que es factible su aplicación en las dependencias del Banco Popular de Ahorro y a criterio de especialistas que lo han utilizado el mismo puede ser puesto en práctica como herramienta para consultar otros sistemas que sus Bases de Datos estén soportadas en Sql Server 7 sin necesidad de modificaciones, lo que se expresa en los resultados alcanzados, entre los que se encuentran el disponer de información de ayuda a la toma de decisiones de una manera más rápida, datos suministrados de una forma rápida lo que facilita una toma de decisiones altamente flexible, información oportuna en la cantidad requerida para cada caso y ahorro de tiempo de los especialistas, además de alto grado de seguridad informática.
- Con el presente trabajo no hemos querido trasmitir la idea de que la informatización es la única vía de solución de los problemas, sino mostrar ésta como una herramienta más, y útil que facilite el trabajo de los especialistas de nuestras entidades, en cuanto al tratamiento de los grandes volúmenes de información que operan y facilitar recuperación de las mismas.
Por la importancia que tiene este trabajo para el Banco Popular de Ahorro como entidad y por el interés que en el han mostrado los directivos de la entidad recomendamos:
- Extender el consultor a otros módulos del Sioban, para que sea utilizado por otros especialistas en las sucursales.
- Crear un manual de usuario o ayuda con ejemplos prácticos que sirva de guía a los especialistas en su utilización.
- Continuar el desarrollo de otros módulos que hagan más humano el trabajo a otros departamentos.
Autor:
Lic. Marcos Díaz Bastida
Villa Clara 2005