Mejora del sistema de solicitud de mejora cualitativa (smc), Sidor – Venezuela

Introducción

SIDOR es un complejo siderúrgico en el cual se transforma el acero en productos de calidad disponibles al mercado nacional e internacional, en su interior opera con políticas de calidad necesarias para estar dentro de los estándares exigidos por el mercado, cuenta con numerosos departamentos los cuales deben ser supervisados por un departamento superior (Departamento de Aseguramiento de la Calidad), que se encarga de llevar un control de las diferentes variables que en ellos existen, de manera tal que los procesos de cada departamento siempre mantengan los niveles de eficiencia, calidad y desempeño óptimo requeridos por la empresa. El departamento de Aseguramiento de la Calidad, lleva a cabo el seguimiento de las no conformidades, que son aquellas variables que se salen de control y es necesaria su corrección y prevención.

La emisión y administración de las no conformidades en SIDOR se realiza a través del Sistema de Solicitud de Mejora Cualitativa (SMC), dicho sistema se trabaja mediante la Intranet de SIDOR, que es controlado y guiado por el Departamento de Aseguramiento de la Calidad. Luego de ser implementado el proceso de corrección de la solicitud de mejora cualitativa, la no conformidad pasa a un nivel de seguimiento de las acciones aplicadas en la mejora (verificación a largo plazo), en donde se establece un plan de seguimiento para asegurar el cumplimiento de las acciones aplicadas.

Desde hace algún tiempo en SIDOR se viene presentando una situación particular que a pesar de parecer que esta dentro de los límites de aceptación quiere ser mejorada pues dentro de las políticas empresariales de SIDOR, el mejoramiento continuo representa su principal enfoque. La emisión y corrección de no conformidades presenta deficiencias en su proceso, ya que en el paso posterior a su corrección las acciones llevadas a cabo no son del todo efectivas, lo que da a lugar a que las no conformidades reaparezcan.

El propósito de esta investigación radica en diagnosticar la situación y buscar las causas que provocan el resurgimiento de este problema para así proponer acciones respecto a estas para tratar de dar soluciones que ayuden a mejorar el proceso actual. El desarrollo de la investigación es de suma importancia pues al dar solución a este problema la empresa tiene la posibilidad de incrementar sus niveles de efectividad en la implantación de las acciones correctivas y preventivas al igual que la efectividad de la totalidad de sus procesos y de esta manera reforzaría su visión que es la de satisfacer al cliente.

La metodología utilizada permite explicar y establecer relaciones que respondan el porque del problema y conlleve a los resultados o soluciones factibles. Los resultados obtenidos permiten tener una visión más clara de lo que es el problema que se ha venido presentando además de poder establecer en base a estos una serie de recomendaciones aplicables para el mejoramiento de este problema.

El trabajo esta estructurado de manera que refleja en primera instancia todo lo que son las bases teóricas del Sistema de mejora cualitativa para explicar las etapas del proceso que siguen las no conformidades así como también los organismos que en SIDOR laboran y su pertinencia en el problema. Luego de esto los pasos a seguir para la implementación de la mejora continua encerrado en un ciclo de 4 etapas donde se planifica la mejora, se establece lo que se debe hacer y como va a hacerse, se definen los criterios de verificación, y de acciones que se van a tomar para corregir; seguido de esto se definen los responsables de la implementación de la mejora esto en la formación del equipo. En un apartado siguiente se define la situación actual luego de una revisión de información y aplicación de ciertas herramientas, además de exponer las razones para la mejora recalcando la importancia que radica esta y a quienes interesa. Mediante un diagrama de Ishikawa se analizan las causas que rodean la situación actual evaluando las más críticas para caer en el establecimiento de acciones correctivas. Finalmente se plantean los posibles resultados, los criterios de estandarización y planes futuros para dar continuidad al proceso. Las conclusiones y recomendaciones incluyen todas las respuestas a los objetivos planteados en la planificación así como también todas aquellas preguntas que surgieron durante el análisis de los datos y resultados, y para finalizar se dan recomendaciones de manera clara y precisa que pudieran ser aplicables en la empresa para mejorar el proceso de solicitud de mejora cualitativa

Bases Teóricas

Generalidades

En una empresa todo proceso o sistema debe seguir ciertas normas o especificaciones para asegurar su buen desempeño lo que trae consigo la emisión de productos de buena calidad. Sin embargo, para que esto se cumpla dichos procesos requieren una constante supervisión, ya que a lo largo del proceso aparecen problemas, o elementos del proceso que se salen de las especificaciones requeridas. Para esto las empresas llevan a cabo planes que permiten controlar, mejorar y eliminar las situaciones que se puedan presentar.

Auditorias

El propósito de la auditoria es constatar la existencia de un sistema adecuado y que se cumpla con él. Para realizar la auditoria se deben tener establecidos los requisitos en base a los cuales se hará la revisión.

Uno de las principales objetivos de la auditoria es facilitar los medios para evaluar la eficacia de los gastos en cuanto a costos de calidad se refiere, además puede proporcionar los medios necesarios para motivar a la gente a lograr niveles de desempeño mas altos; los resultados de las auditorias constituyen una guía a seguir para tomar las acciones pertinentes ante una situación, ya que en ella se identifican los elementos del sistema que puedan ser la causa de los problemas.

Puede usarse como un sistema de alerta para que señale de los problemas potenciales antes de que provoquen una reacción negativa en el cliente, bien sea interno o externo.

Según la Norma Internacional ISO9000:2000, ISO9001, capitulo 8.2.2 referido a Auditorias internas recomienda lo siguiente:

La organización debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorias internas para determinar si el sistema de gestión de calidad:

• a) Es conforme con las disposiciones planificadas con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestión de calidad establecidos por la organización. Y

• b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Se debe planificar un programa de auditorias tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de las auditorias previas. Se deben definir los criterios de auditoria, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorias deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoria. Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorias, para informar de los resultados, y para mantener los registros. La dirección responsable del área que este siendo auditada debe asegurarse de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de las verificaciones.

Inspección

La inspección es esencial en todos los sistemas de aseguramiento de calidad, esta sirve de herramienta de la auditoria. Es la evaluación de la calidad del producto mediante la comparación de los resultados de las mediciones de una o varias características del mismo, con los estándares correspondientes.

La inspección implica una decisión sobre la aceptación del producto, además de regular los procesos de fabricación y puntuar la calidad general del producto.

Contiene dos términos importantes, calibración y prueba. La calibración consiste en determinar si el producto cumple con las especificaciones, con la ayuda de los instrumentos de medición y la prueba consiste en determinar si el artículo puede satisfacer ciertos requisitos específicos, mediante la realización de un conjunto de pruebas físicas, químicas o de condiciones de operaciones que se esperan en el uso normal.

El objetivo de la inspección entonces para efectos del aseguramiento de calidad esta en determinar el nuecero de defectos o faltas de conformidad, de un producto, proceso o método de trabajo.

No conformidad

La no conformidad es una característica de calidad que no llega a satisfacer su nivel o estado esperado y esta falla es lo suficientemente grave como para que el producto no cumpla con sus especificaciones. Pueden detectarse en uno de los siguientes procesos:

Desviaciones en el proceso, producto, servicio y sistema de calidad, que surjan de no conformidades resultantes de : verificaciones internas de calidad(VI), desvíos internos (DI) de producto, proceso o servicio.

Desviaciones de las materias primas, insumos operativos, repuestos y servicios (reclamos a proveedores RP).

Insatisfacciones expresadas en las encuestas a clientes (EC).

Reclamos y quejas de los clientes (RC), es decir, no conformidades generadas por los clientes (CL)

Auditorias Internas (AI)

Auditorias Externas (AE)

Auditoria a proveedores

Visitas técnicas.

No conformidad existente (NC)

Es la existencia del incumplimiento de un requisito especificado y que ya ha ocurrido.

No conformidad potencial (NP)

Se refiere al potencial incumplimiento de un requisito especificado, que no ha ocurrido aun.

Control del producto no conforme

Luego de darse el proceso de inspección y de haber encontrado una no conformidad (NC), esta debe eliminarse mediante medidas que permitan la corrección del problema.

La Norma Internacional ISO9000:2000, ISO9001, capitulo 8.3 refiere con respecto a esto que:

La organización debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el trato del producto no conforme deben estar definidos en un procedimiento documentado. La organización debe tratar los productos no conformes mediante una o más de las siguientes maneras:

a) tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada;

b) autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente;

c) tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto.

Se deben mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido. Cuando se corrige un producto no conforme, debe ser someterse a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos. Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha sido comenzado su uso, la organización debe tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales de la no conformidad.

Las Acciones correctivas y preventivas

Entiéndase por corrección una acción remediadora, que corrige un elemento no conforme sin detener la recurrencia del mismo. Dentro de las correcciones conseguimos 2 tipos de acciones: las acciones correctivas y las acciones preventivas.

Acción correctiva (AC)

Es una acción llevada a cabo para eliminar la causa del incumplimiento de un requisito especificado (defecto u otra situación indeseable) y prevenir su ocurrencia.

Acción preventiva (AP)

Es la acción llevada a cabo para eliminar la causa potencial del incumplimiento de un requisito especificado y prevenir su ocurrencia.

La Norma Internacional ISO9000:2000, ISO9001, capitulo 8.5.2 y 8.5.3, desglosa estos términos a manera de implementarlos en la organización:

Acción correctiva

La organización debe tomar acciones para eliminar la causa de no-conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:

a) revisión las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes),

b) determinar las causas de las no conformidades,

c) evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir,

d) determinar e implementar las acciones necesarias,

e) registrar los resultados de las acciones tomadas; y

f) revisar las acciones correctivas tomadas.

Acción preventiva

La organización debe determinar la acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para

a) determinar las no conformidades potenciales y sus causas,

b) evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades,

c) determinar e implementar la s acciones necesarias,

d) registrar los resultados de las acciones tomadas, y

e) revisar las acciones preventivas tomadas.

Sistema de solicitud de mejora cualitativa (SMC)

Es un método a seguir para detectar y analizar la causa raíz de las no conformidades existentes o potenciales que afectan el sistema de calidad, proceso o productos, a fin de generar las acciones correctivas y preventivas correspondientes y controlar la implantación y efectividad de las mismas. Se basa en el principio de aseguramiento y mejora continua de la calidad, que trata de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política de calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.

Aplica para la detección, análisis, establecimiento y control de la implantación/efectividad de acciones correctivas para eliminar las no conformidades existentes (NC) que se generan, al igual que las acciones preventivas para eliminar las no conformidades potenciales (NP) que afecten al sistema de la calidad, proceso, producto.

Emisor

La persona que detecta y reporta una no conformidad existente o potencial.

Receptor

La persona que recibe y acepta un reporte de acciones correctivas (AC) y acciones preventivas (AP).

Observación

Aspectos que se detectan para optimizar y lograr un mejoramiento de las disposiciones para el cumplimiento de los requisitos especificados.

Estado de la mejora cualitativa (NC)

Es el estado en que se encuentra una no conformidad (NC) en función de la gestión que se este realizando sobre ella.

Estado de una solicitud de mejora cualitativa (SMC)

PROP= Esta en el período de aceptación u objeción de la solicitud. (5 días a partir de su emisión)

PROP1= Ha transcurrido el período de aceptación u objeción y no ha sido aceptada ni rechazada.

S/A= La solicitud fue objetada, no esta negociada, no es aceptada o esta elaborada.

S/H= La solicitud no ha sido respondida después de haber transcurrido 10 días.

A= Ha sido anulada.

C= Se ha cerrado la SMC.

E/A= Pendiente por evaluar acciones.

E/C= En curso.

F/A= Pendiente por aprobar el plan.

V= Esta vencida la acción mas tardía.

V/E= Pendiente por verificar las evidencias.

V/I= Pendiente por validar la implementación.

Estado de las acciones

A/R= La acción planteada ha sido rechazada.

A/RE= Pendiente por reprogramar la acción por parte de la persona que emite la NC.

A/RR= Pendiente por reprogramar la acción por la persona que recibe la NC.

El sistema de solicitud de mejora cualitativa en SIDOR

La emisión y administración de las no conformidades en SIDOR se realiza a través del Sistema de solicitud de mejora cualitativa SMC, el cual se encuentra en la intranet de SIDOR, que es el servidor interno de la empresa.

El proceso se define como una cadena de conversaciones entre los diferentes actores que participan en el mismo. Se llama conversación a cada una de las etapas del proceso y el actor es la persona activa en cada una de estas etapas

Una determinada área, es capaz de presentar no conformidades en su proceso o producto, o bien sea detectar una no conformidad a otra área, no necesariamente debe ser un organismo auditor o verificador el que este encargado de detectar las no conformidades.

Es responsabilidad de todas las áreas cuando les detectan no conformidades existentes o potenciales:

• Efectuar por cada NC el análisis evidenciable y determinar la causa de la no conformidad existente o potencial para establecer la acción correctiva o preventiva correspondiente y registrarlo en el formulario llamado "análisis de causas".

• Ejecutar las acciones correctivas y preventivas, cerrarlas, indicando la fecha efectiva de cumplimiento y la evidencia objetiva de la implantación registrándolo en el formulario de acciones.

• Oficializar los cambios que se generen, tanto a nivel de documentación como en los métodos de trabajo, producto de la aplicación de las acciones implementadas en dicha área.

• Es responsabilidad de todas las áreas cuando detectan no conformidades existentes o potenciales producto del análisis de la información de calidad, desviaciones importantes en los productos, procesos o servicios, reuniones periódicas de calidad, recepción de materia prima interna, asistencia técnica a clientes:

• Efectuar el consenso con el receptor, es decir convocar a una reunión para plantear las observaciones a la persona encargada del área al que se le esta levantando la NC.

• Emitir mejoras cualitativas (NC) al responsable de la dirección o gerencia correspondiente al área.

• Realizar el seguimiento a la implantación de las acciones correctivas o preventivas que se generan hasta asegurar su cierre definitivo y registrar el cumplimiento en el formulario de acciones.

Luego de ser emitida la NC y haber sido tratada como corresponde dicha no conformidad pasa a un período de prueba de 10 días para asegurar la correcta implementación de las acciones tomadas, si al cabo de este tiempo no es eliminada la no conformidad, esta pasa a renegociación donde se toman nuevas decisiones respecto a la no conformidad emitida, caso contrario es cerrada.

El problema esta al cabo de los días después de cerrada la no conformidad, pues se debe evitar la reaparición de la no conformidad ya que esto acarrea retrasos, gastos en el área de calidad y crea un ciclo interminable en torno a la NC. Para esto la gerencia de aseguramiento de calidad dispone de los siguientes mecanismos para evaluar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas:

• Auditorias de seguimiento programadas y no programadas.

• Análisis de las quejas y reclamos de los clientes.

• Informe mensual de calidad.

• Informe de gestión.

Ciclo de Mejora de la Calidad

A continuación se presentan las actividades necesarias para el cumplimiento de la planificación de la mejora continua a llevarse a cabo en el Departamento de Aseguramiento de Calidad de SIDOR, C.A.

Planificación

Realización de las siguientes actividades:

• Diagnóstico de la situación actual del Sistema de Mejora Cualitativa (SMC). [Entrevistas y Cuestionarios]

• Análisis de la situación actual del SMC. [Diagrama de Pareto]

• Análisis de causas. [Diagrama de Ishikawa]

• Determinación de acciones correctivas.

• Establecimiento de planes de acción.

• Implementación.

• Medición de la implementación.

• Revisión constante.

• Establecimiento de planes a largo plazo para la mejora.

Ejecución

Formación del equipo

El equipo encargado de llevar a cabo la implementación de planes de acción correspondientes a la mejora del Sistema de Mejora Cualitativa (SMC) que gestiona el departamento de Aseguramiento de Calidad, deberá estar conformado por:

• Gerente de Calidad (Ing. Rubén Herrera)

• Superintendente de Aseguramiento de Calidad (Ing. Rafael Vásquez)

• Auditores del departamento de Aseguramiento de Calidad (Designados)

• Inspectores de Calidad (Designados)

Situación Actual

En el proceso de Mejora Cualitativa que se lleva a cabo en el departamento de Aseguramiento de Calidad se presenta una anomalía luego de la implementación del proceso de corrección de la solicitud de mejora cualitativa, la no conformidad pasa a un nivel de seguimiento de las acciones aplicadas en la mejora (verificación a largo plazo), en donde se establece un plan de seguimiento para asegurar el cumplimiento de las acciones aplicadas.

En este punto el plan de seguimiento no abarca los niveles de efectividad necesarios, ya que muchas de estas no conformidades ya corregidas reaparecen y esto origina un alto porcentaje de demoras, pérdidas y reproceso a la empresa. Entonces el problema radica en el proceso post-corrección de las no conformidades ya que en el existen factores que incurren en la deficiencia del proceso, por lo que hay la necesidad de realizar un estudio que permita hallar las posibles causas que hacen que reaparezcan las no conformidades y en base a estas proponer soluciones viables que puedan llevar a la solución definitiva.

Fig. nº 1. Códigos de las áreas y/o procesos de la empresa SIDOR, C.A.

La planta de planos en frío presenta, en la actualidad, niveles de efectividad muy bajos en las acciones correctivas y preventivas implementadas en el área, debido a diversos factores como lo son el recurso humano y el método utilizado para hacer el seguimiento a estas acciones, esta deficiencia implica que a la larga que las no conformidades resurjan, lo que pone en evidencia la necesidad de implementar nuevos métodos de verificación con el fin de obtener niveles óptimos de efectividad. A continuación se presentan los datos que reflejan los niveles de no conformidad por área observándose la mayor incidencia en el área de Laminación en Frío. Primeramente se muestra la terminología de identificación de todas las áreas (Fig. nº 1) para la comprensión de los diagramas siguientes:

Seguido de esto se expone la tabla de datos para la construcción del Diagrama de Pareto de Ocurrencia de No Conformidades de las áreas de SIDOR, C.A., en esta tabla se observa el número de No conformidades ocurridas por área en los últimos 3 meses, así como su Porcentaje de Frecuencia y Frecuencia acumulada que han sido calculadas para la representación grafica. Los datos fueron recopilados a partir de la Base de Datos del Sistema de Mejora Cualitativa de la Intranet de SIDOR, C.A.

Tabla nº 1. Tabulación de Datos para la construcción del Diagrama de Pareto (Datos: Número de No Conformidades)

A continuación se presenta el Diagrama de Pareto resultante de la Tabla anterior el cual refleja el 80 % de las No Conformidades presentadas en la planta provienen del área de Laminación de Planos en Frío que representa el 24,3% de las causas.

Del Diagrama se puede inferir que es prioridad estudiar primeramente las causas provenientes del área de mayor incidencia de problemas en este caso Laminación de Planos en Frío, por lo que el análisis de las causas estará orientado a está área, puesto que al atacar la mayoría de las causas se resolverán mas del 80% de los problemas que se reflejan en el Sistema de Mejora Cualitativa.

A continuación se citan algunos problemas puntuales que se observaron en el Proceso de Mejora Cualitativa:

• Una de las deficiencias del proceso de seguimiento radica en las partes receptoras del proceso que no dan respuesta en el tiempo estipulado para ello, por lo que las no conformidades reaparecen.

• Los organismos receptores incurren en la no respuesta de una solicitud de mejora debido a falta de información o explicación acerca de la no conformidad existente por parte de los emisores.

• Existe deficiencia en el proceso de evaluación, verificación y validación de las no conformidades levantadas en cuanto a que la respuesta de cada uno de estos procesos es tardía.

• El personal tanto en gerencia como en las áreas de producción, encargado de administrar, controlar, revisar, evaluar y validar las no conformidades es escaso.

Razones para la mejora

Con la realización de este estudio se busca establecer acciones válidas para aumentar la efectividad de la verificación de las no conformidades corregidas en la planta de planos en frío, bajo términos de mejoras en métodos de implementación de acciones y de control de las mismas, para así lograr una mejor productividad en SIDOR ya que al evitar este problema la empresa se beneficia en no tener que incurrir en gastos mayores debidos al reproceso que implica el resurgimiento de una no conformidad revisada y aprobada.

Análisis de las causas

En esta sección se presentan los datos recopilados de las No Conformidades más recurrentes, del área de Laminación en Frío en los últimos 3 meses, pudiendo reflejarse la mayor causa de incidencia en tres grandes grupos: El incumplimiento de prácticas operativas, la no efectividad de las acciones correctivas y finalmente la falla en las inspecciones realizadas para la comprobación y verificación.

Causa: Incumplimiento de Prácticas Operativas

Tabla nº 2. Descripción de las No conformidades recurrente por causa de Incumplimiento de Prácticas Operativas.

Causa: No efectividad de las acciones

Tabla nº 3. Descripción de las No conformidades recurrente por causa de no efectividad de las acciones correctivas.

Causa: Fallas en la Inspección

Tabla nº 4. Descripción de las No Conformidades recurrentes por causa de las fallas en las inspecciones.

A pesar de que en las tablas se refleja que las no conformidades ya habían sido cerradas, se nota que al poco tiempo estas volvieron a reaparecer. En este caso las principales causas a dicha deficiencia fueron el incumplimiento de prácticas operativas, la falla en la inspección del área de laminación en frío y la no efectividad de las acciones cometidas. A partir de estas tablas se agruparon las causas más frecuentes por las que reaparecen las No Conformidades, relacionando a estas los elementos que las producen pudiendo reflejarse en forma esquematizada a través de un Diagrama de Ishikawa (Ver Fig. nº 3), las relaciones causa-efecto que se observan.

En el Diagrama se puede observar que se asoció a todas las causas un factor mayor que es el humano (encerrado en el óvalo), pudiendo afirmar que la mayor parte de las No Conformidades recurrentes son ocasionadas debido a que la mayoría de las personas encargadas de la supervisión y cumplimiento de acciones correctivas, cometen incumplimientos, realizan sus actividades fuera de lo reglamentario, desconocen las prácticas operativas adecuadas, desconocen las acciones que se debieran tomar por falta de comunicación o simplemente se rehúsan al cambio.

Igualmente se puede ver en el diagrama en los óvalos rojos que las causas con mayor criticidad a resolver, debido a su frecuencia de aparición e impacto en las actividades del proceso son la de incumplimiento de prácticas operativas debido a la falta de conocimiento de la misma, y la no efectividad de las acciones correctivas debido al incumplimiento de las practicas de aplicación de las acciones correctivas.

Además se pueden observar algunas causas de la recurrencia de las No Conformidades debido a Fallas en el personal encargado de la Gestión de la Mejora Cualitativa, entre las cuales tenemos:

• Repuesta tardía al levantamiento de la No conformidad.

• Repuesta tardía a la evaluación, verificación y validación de las No conformidades levantadas.

• Escasez de personal para el proceso de seguimiento de las NC.

Acciones correctivas

A partir del conocimiento de las áreas potenciales de mejora del SMC y críticas de la recurrencia de No conformidades se pudieron establecer acciones para la mejora del Sistema, agrupadas en las categorías siguientes.

Sistema de Mejora Cualitativa

• Actualizar continuamente el estado de las no conformidades de manera de llevar registros recientes en base de los cuales la gerencia u organización mantenga el control progresivo de las mismas.

• Organizar adecuadamente por temas y causas las no conformidades en el sistema de manera de que al caer en recurrencia alguna de ellas se halle rápidamente los antecedentes de la no conformidad para trabajar en base a estos.

• Analizar correctamente cada causa-efecto de las no conformidades para dar resultados definitivos y satisfactorios a las mismas.

Causa de Recurrencia por Incumplimiento de Prácticas

• Capacitar y concientizar al personal encargado de la ejecución directa de acciones para eliminar las no conformidades, de manera que estén claros del contenido de las prácticas operativas antes de realizar su trabajo.

• Evaluar el personal encargado de la recepción de no conformidades, capacitando si es necesario para que maneje correctamente la emisión y corrección de no conformidades.

• Realizar auditorias de revisión frecuentemente para evitar la reaparición de las no conformidades (seguimiento de las acciones).

Causa de Recurrencia por Acciones No efectivas

• Mejorar la emisión de no conformidades, aclarando debidamente la información respecto a la no conformidad existente para su correcto entendimiento.

• Proponer la inclusión de personal adicional capacitado para la administración, evaluación, y validación de las no conformidades.

• Afianzar los lazos de comunicación entre todos los niveles de la organización para permitir el conocimiento abierto en todo momento de los cambios y mejoras que se llevan a cabo en determinadas áreas.

• Analizar correctamente cada causa-efecto de las no conformidades para dar resultados definitivos y satisfactorios a las mismas.

Verificación

Resultados

Luego de la ejecución de las acciones correctivas, los resultados se midieron en términos de lo siguiente:

• Reducción del tiempo de seguimiento de las No Conformidades.

• Acciones correctivas más efectivas y perdurables.

• Reducción de no conformidades originadas por incumplimiento de prácticas operativas.

• Mejora de los canales de comunicación organizacionales.

• Mejora de la eficiencia de generación de acciones correctivas, debido a la agilización en la percepción de los antecedentes de la no conformidad.

• Motivación del personal a realizar las cosas bien desde la primera vez y continuar mejorando.

Acción

Estandarización

En vista del establecimiento de acciones claves que hagan exitosa la nueva mejora y en base a las acciones correctivas anteriormente mencionadas se pueden normalizar ciertas actividades para guiar a la perdurabilidad de la mejora, entre estas tenemos:

• La actualización del registro debe ser diaria.

• Originar temas generales para una mayor organización de las no conformidades en el Sistema

• Capacitación continua respecto a prácticas operativas.

• Evaluación al personal pertinente inmediatamente después de la emisión de la no conformidad.

• Las auditorias de temas específicos por seguimiento deben realizarse los primeros 6 meses, con un lapso no mayor a 2 meses de separación cada una y luego cada 6 meses.

• La emisión de la no conformidad debe cumplir con todos los campos obligatorios para su emisión (Fig. nº 4), teniendo que la descripción de la NC debe llevar intrínseco el grado de importancia, las consecuencias mayores de la no corrección de la misma y las características detalladas de esta NC.

• No se permitirá el seguimiento del proceso de mejora cualitativa si todo el personal involucrado no tiene conocimiento de los cambios a realizar y de las acciones a tomar. Para esto se debe realizar por lo menos una reunión informativa por cada No conformidad a mejorar.

Planes Futuros

Después de que las acciones correctivas hayan sido implantadas, mejoradas y estandarizadas, es necesario fijar parámetros que nos permitan monitorear y a actualizar aquellas actividades que por alguna razón estén fallando o necesiten seguir mejorando.

Conclusiones

• SIDOR actualmente presenta niveles de no efectividad en las acciones correctivas y preventivas implementadas a las no conformidades de un 25% no deseados para la empresa.

• El área que presenta menor efectividad en las acciones correctivas y preventivas de las no conformidades es Laminación de planos en frío.

• Las acciones correctivas y preventivas no son efectivas debido a que existen deficiencias en el proceso de seguimiento de las acciones propuestas e implementadas.

• El personal encargado de implementar las acciones directamente en el área donde ocurre la no conformidad no esta complemente capacitado para realizarlas, o no comprende correctamente las acciones a tomar.

• El proceso presenta deficiencia en el cumplimiento de las acciones propuestas para tratar la no conformidad existente por parte de los organismos pertinentes, lo cual da lugar al levantamiento de una nueva no conformidad sobre la anterior.

• El porcentaje de no efectividad de las no conformidades acarrea en la empresa insatisfacción por parte de los clientes internos y externos, así como pérdida de tiempo y dinero debido a los reprocesos que implican las no conformidades recurrentes.

Autor:

Thomas, Esther

Vásquez, Keyma

PROFESOR:

ING. JORGE CRISTANCHO

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

MÉTODOS AVANZADOS DE CALIDAD