Automatización del sistema de gestión de una distribuidora de aceros (Powerpoint) (página 3)

SITUACIÓN PROPUESTA

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Bondades, beneficios y fortalezas de la implementación del Sistema Sparrow Cumple 100% con las providencias administrativas del Seniat y LOT. Cuenta con unas buenas bases de datos en MySQL, con sistema de almacenamiento de datos y multiusuario. Permite operar con ilimitadas cantidad de empresas en el mismo sistema. Existe una reducción en los tiempos de procesamiento de información.

SITUACIÓN PROPUESTA Asegura una mejora en la calidad del trabajo del operador y en el desarrollo del proceso. Aumenta en la seguridad de las instalaciones y la protección a los usuarios. Evita manejar información en papel, de esta manera se evita el duplicado de información y así también la pérdida de la misma. Lleva un mejor control sobre los servicios que prestan a los clientes.

SITUACIÓN PROPUESTA

Obtener una vista rápida de los módulos del sistema. Establece e integra el sistema productivo de la empresa. Cubre todas las necesidades de la gestión empresarial.

Brinda visibilidad de toda la empresa en tiempo real, para así lograr agilizar el abastecimiento y eliminar los esfuerzos duplicados.

SITUACIÓN PROPUESTA Gana visibilidad y optimización del modelo de negocio para así lograr advertir ineficiencias a tiempo, y convertirlas en ventajas competitivas. Aumenta la previsión para detectar nuevas oportunidades y la agilidad para responder a éstas. Innova con el ecosistema de clientes y grupos de interés para ampliar el alcance y el impacto de sus soluciones empresariales. Consigue nuevos niveles de excelencia empresarial.

CONCLUSIONES 1. El diagnóstico de la situación actual tanto del departamento de procura como del almacén, se realiza por medio de un Análisis FODA, para identificar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas en cada etapa de la gestión del almacén y departamento de procura. En base a esto se propusieron estrategias orientadas a disminuir las desviaciones existentes en la ejecución de las referidas gestiones. 2. El Jefe de Departamento es el responsable de ejercer la función de control departamental, al evaluar el desempeño del mismo, a través de, los indicadores de productividad y efectividad que ayudaran al Departamento de Procura y a sus trabajadores a motivarse, a mejorar sus objetivos de trabajo, estableciendo metas y tomando medidas correctivas necesarias.

CONCLUSIONES 3. Con la elaboración de los Diagramas Causa-Efecto Del Departamento de Procura y Almacén, se determinaron las causas raíces que inciden de manera directa en la acumulación descontrolada de solicitudes de requerimientos, en la mano de obra escasez de personal y falta de coordinación y seguimiento al personal, en cuanto al almacén existe ausencia de supervisión de los equipos de protección personal, dificultad para entregar a tiempo los repuestos solicitados y la problemática que existe en no llevar un inventario actualizado que permita observar los insumos que se van agotando. 4. El análisis de la gestión de los procesos de procura, recepción y despacho de materiales permitió realizar un estudio para determinar las fallas de los procesos donde se pudo observar que, carecen de un registro organizado de cómo se debe realizar la gestión de procura, el proceso del departamento de procura es un proceso muy tardío debido a la cantidad de procedimientos y procesos por los cuales este debe atravesar desde la solicitud del pedido hasta la obtención del material, por otro lado, en el almacén no se emplean las actividades más adecuadas en cuanto a recibir un material se debe, la distribución de los materiales no se emplea de manera ordenada y codificada en el almacén.

CONCLUSIONES 5. Se elaboraron los flujogramas del proceso de Recepción de la Solicitud de Requerimiento, Selección de Proveedores, Realización de Orden de Compra y el Proceso de Pago al Proveedor referentes al Departamento de Procura y al mismo tiempo se realizaron los flujogramas del proceso de recepción y despacho de los materiales en el Departamento de Almacén, con la finalidad de, observar las actividades que se llevan a cabo en cada proceso de gestión. 6. La implementación del Sistema Sparrow facilitara el manejo de la gestión que se lleva a cabo en la empresa, sabiendo que, la información que suministra es confiable ayudando a cada departamento a sustentar sus decisiones, con el fin de, cumplir con los objetivos fundamentales de la empresa para obtener ganancias crecer y perdurar en el tiempo.

CONCLUSIONES 7. La aplicación de los manuales de procedimientos propuestos ofrecerá mejoras importantes, debido a que, están basados en ser una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades que lleva el sistema, la cual permitirá incrementar el desempeño del personal en la realización de las actividades concernientes a la adquisición de bienes y materiales y la contratación de servicios u obras, además de, favorecer el proceso de inventario y entrada/salida de materiales que lleva un almacén. 8. Al observar los beneficios al implementar el Sistema Sparrow, se logró apreciar los cambios positivos a nivel de desempeño que aportaría este sistema a la empresa, permitiendo así poder especificar las bondades, beneficios y fortalezas de esté.

RECOMENDACIONES 1. Realizar una evaluación de los proveedores de productos y servicios para determinar el verdadero impacto de sus retrasos y errores sobre la eficiencia del departamento. 2. Aprobar y establecer los objetivos e indicadores para una mejora del sistema de gestión de productividad y efectividad que ayudaran al Departamento de Procura propuestos. 3. Organizar reuniones con los analistas del Departamento de Procura, para que la gestión de adquisición de bienes y materiales se realice en un período menor, debido a que, en muchos de los casos las solicitudes de requerimientos son de materiales o equipos indispensables para el desarrollo de sus procesos productivos, además de que, se corre el riesgo de pérdida de vigencia de las ofertas de los proveedores, lo que implica un retraso y una pérdida en la eficacia del proceso.

RECOMENDACIONES 4. Eliminar las causas que generan retraso en el sistema de gestión de procura de materiales a través de jornadas de concientización del personal. 5. Evaluar el desempeño de los trabajadores y darle un incentivo con una finalidad de motivarlos, haciendo que estos tengan un mejor despeño en las actividades de orden y limpieza. 6. Implementar la supervisión en el área del almacén y velar por el cumplimiento de las normativas y procedimientos. 7. Implementar charlas de motivación y concientización al personal que labora en el Almacén. Sobre la importancia de mantener un mejoramiento continuo en la gestión de los materiales.

RECOMENDACIONES 8. Implementar técnicas de capacitación del personal que faciliten el desenvolvimiento de las actividades involucradas en el servicio, así como también, las estrategias propuestas en la Matriz FODA, para cada etapa de la gestión de almacén y departamento de procura. 9. Realizar un estudio de condiciones y medio ambiente de trabajo y verificar que valores como el ruido, ambiente e iluminación sean los más adecuados. 10. Aplicar los manual de procedimientos propuestos para estandarizar el conjunto de operaciones; con el fin de, evitar fallas y errores humanos a la hora de efectuar una solicitud de requerimiento o la toma de inventario físico; las cuales al ser cumplidas respetando el orden establecido, garantizarán un procedimiento efectivo y eficaz en cada departamento.

¡MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!