Diseño de un sistema documental según los requisitos de la norma venezolana COVENIN ISO 9001:2000

En el ambiente competitivo que existe actualmente, las empresas deberían contar con la disponibilidad de estos elementos que impulsan el mejoramiento continuo de la empresa. Es por ello, que la empresa Proinca, requiere establecer la documentación necesaria, siguiendo los criterios establecidos por la Norma COVENIN ISO 9001:2000 para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad; además debe mantener en vigencia procedimientos documentados para identificación, archivo y disponibilidad de las evidencias de las auditorias internas, capacitación del personal, inspección a materias primas, productos en procesos y terminados y acciones preventivas y correctivas a productos no conformes. La importancia de levantar la documentación requerida para implementar el SGC, radica en el hecho de que sirve de base para el desarrollo eficaz interno de la empresa, de una serie de actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las características del producto cumplan con los todos los requisitos y expectativas del cliente. INTRODUCCIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA La empresa fue constituida en Enero del 2007, se constituye en la zona sur del Estado Anzoátegui, en la ciudad de El Tigre específicamente UBICACIÓN GEOGRÁFICA Zona Industrial antiguo Autocine Guanipa, El Tigre, Estado Anzoátegui

LA EMPRESA ESTA ESTRUCTURADA DE LA SIGUIENTE MANERA: La empresa cuenta con un personal calificado para la ejecución de sus procesos, el cual esta formado: Gerente de Recursos Humanos Gerente de Planta Inspector de Seguridad Higiene y Ambiente Gerente Administrativo Asistente Administrativo Ejecutivo de Venta Mecánico Diesel Laboratorista de Control de Calidad Operador de Planta Chofer de mezclador Fiscal Operador de Payloader Almacenista

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO El proceso de producción cuenta principalmente con la planta mezcladora, que es la base del proceso; consta de una batea con tres compuertas, cada una para los agregados fino y grueso incluyendo la arena, donde este material se transporta por medio de bandas transportadoras, al mismo tiempo se añade agua por medio de una bomba y los aditivos. Todo esto se va introduciendo en el camión mezclador, y este accionado realiza la mezcla.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar un Sistema Documental, según los requisitos de la Norma Venezolana COVENIN ISO 9001:2000 para la empresa PROINCA. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Determinar la situación actual de los departamentos de producción y el laboratorio de Control de Calidad con relación a la documentación de sus procesos. Caracterizar los procesos a través de recolección y clasificación de la información pertenecientes a las actividades que se llevan a cabo en el departamento de producción y en el laboratorio de control de calidad. Realizar documentación de los procedimientos requeridos por la Norma Venezolana COVENIN ISO 9001:2000, para el SGC. Realizar mapa de procesos y diagrama de caracterización del proceso correspondiente a la producción y al control de la calidad del producto. Realizar conclusiones y propuestas de mejoras en los departamentos involucrados en el estudio.

MARCO METODOLÓGICO El tipo de investigación realizada se considera del tipo descriptiva y evaluativa. El estudio se elaboró a partir de una investigación con diseño no experimental de campo Las técnicas e instrumentos empleados para la recolección de información, son los siguientes: Revisión De Documentos Entrevistas no Estructurada Observación Directa Materiales Lápiz y papel Memoria USB, Computadora Cámara Digital,

PROCEDIMIENTO El procedimiento que se realizo consta de los siguientes pasos: Se recorrió la planta, con el fin de observar el proceso que se lleva a cabo diariamente. Además sirvió de base para definir el problema. Se estableció los objetivos a lograr Se realizaron entrevistas al personal Se realizó reuniones con la Tutora par analizar la inf. recaudada Se elaboro la documentación propuesta y el informe. Por ultimo se realizaron las conclusiones y recomendaciones.

SITUACIÓN ACTUAL Los Departamentos involucrados en el estudio no cuentan con documentos que presenten de forma detallada los pasos requeridos para desempeñar adecuadamente los procesos del día a día. Pirámide de Documentación del Sistema de la Calidad

SITUACIÓN ACTUAL EVALUACION DEL NIVEL I MANUAL DE CALIDAD Con respecto a este nivel de la pirámide se puede decir que el Manual de Calidad no aplica para el alcance del presente estudio. POLITICA DE CALIDAD La empresa cuenta con la política de calidad, donde se refleja el compromiso que tienen los Dptos. para cumplir con los requisitos y mejora continúa. OBJETIVO DE CALIDAD La empresa no cuenta con los objetivos de calidad establecidos, estos son de gran importancia porque a través de su logro se tiene un impacto positivo sobre la calidad del producto, la eficacia operativa y en consecuencia sobre la satisfacción y la confianza de los clientes.

EVALUACION DEL NIVEL II PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Los Departamentos estudiados deben seguir una serie de procedimientos de carácter obligatorio, necesarios al realizar algún documento que le permita sustentar el Sistema de Gestión de la Calidad. Entre los Documentos obligatorios están: Control de Documentos No se cuenta con un procedimiento que defina los controles necesarios para aprobar los documentos antes de su emisión, revisar y actualizarlos, asegurarse que sean fácilmente identificables y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. Control de Registros El Departamento de Operaciones cuenta con registros, que permite evidenciar la conformidad con los requisitos del producto, sin embargo, no cuentan con un procedimiento documentado que indique como identificar, controlar y almacenar los registros.

EVALUACION DEL NIVEL II PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Auditorias Internas Los Departamentos involucrados en el estudio no cuentan con procedimiento para la conducción de ellas, la designación de responsabilidades y requisitos para la planificación, ni con documentos que permitan verificar que sus operaciones. Control de productos no Conforme El tratamiento de los productos no Conforme no está definido en un procedimiento documentado, que indique como controlar, quien se responsabiliza y autoriza su uso y liberación, aunque se realiza el desarrollo de esta actividad. Acciones Correctivas No existe un procedimiento documentado que designe a un responsable y que tome las acciones correctivas, cuando el producto no conforme ha sido identificado, sin embargo se cuenta con un personal calificado para ejecutar dichas acciones. Acciones Preventivas El personal esta capacitado para tomar acciones preventivas, determinando e implementando las acciones necesarias, con el propósito de prevenir la ocurrencia de las no conformidades. Sin embargo, no cuentan con un procedimiento documentado, resultado de las investigaciones de las acciones preventivas.

EVALUACION DEL NIVEL III Mapa de Proceso Es la representación grafica de los procesos, donde se puede apreciar el proceso medular y de los procesos de apoyo, así como los requisitos del cliente y la sastifaccion del mismo. Actualmente no se ha realizado el mapa de procesos de los departamentos de la empresa. Diagrama de Caracterización Es la representación grafica de los procesos de trabajo que se realizan dentro de los Departamentos de la empresa. En los departamentos que abarca el presente estudio no poseen este documento. Instrucciones de Trabajo El Departamentos de Operaciones y el Laboratorio de Control de Calidad no poseen estos documentos de trabajo detallado, sin embargo las instrucciones de cada departamento, son conocidas por el personal y se realizan paso a paso. Formularios Los formularios son documentos utilizados para registrar los datos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL INTERNA Y EXTERNA DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y EL LABORATORIO DE CONTROL DE CALIDAD

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL A TRAVÉS DEL DIAGRAMA CAUSA-EFECTO

MÉTODO CARENCIA DE DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE TRABAJO SE EXIGE DOCUMENTACION FALTA AUDITORIAS DESCONOCIMIENTO DE NORMAS RELACIONADAS A LA CALIDAD INSUFICIENTE CAPACITACION CON RESPECTO A LA CALIDAD MANO DE OBRA PROCEDIMIENTOS NO ETABLECIDOS

DOCUMENTOS PROPUESTOS A continuación se detalla la documentación propuesta, siguiendo lo establecido por la Norma Venezolana COVENIN ISO 9001:2000: Objetivos de Calidad Los objetivos de Calidad, establecen las funciones necesarias para cumplir con los requisitos para el producto; estos deben ser medibles y coherentes con la Política de la Calidad. Procedimientos Internos Son todos los documentos que proporcionan información interna, objetiva y consistente de las actividades de los procesos de los Departamentos, estos deben registrarse y controlarse. Procedimientos propuestos: Control de Documentos. Control de Registros Control de los Productos no Conforme. Acciones Correctivas. Acciones Preventivas. Auditorias Internas.

Desarrollar un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001:2000 para lograr el mejoramiento continuo de los procesos. Brindar a los clientes productos que cumplan los requisitos exigidos y superar las expectativas de ellos. Capacitar y orientar al personal a cultivar el interés, compromiso y conocimientos necesarios para mejorar eficazmente los procesos. Establecer relaciones con proveedores y clientes a fin de mejorar la calidad del producto. OBJETIVOS DE LA CALIDAD

Mapa de Proceso Es la representación grafica de los procesos de producción y del Laboratorio de Control de Calidad, donde se refleja los procesos de apoyo, los requisitos y satisfacción del cliente. Instrucción de Trabajo Las instrucciones de Trabajo propuestas: Tratamiento de los productos no Conforme que ingresan. Tratamiento de los productos terminados no Conforme. Recepción e Inspección de Materia Prima. Realización de ensayos y control de muestras. Diagrama de Caracterización Es la representación grafica de los procesos de trabajo que se realizan dentro del Departamento de Operaciones y Laboratorio de Control de Calidad.

CONTROL DE CAMBIOS ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

Caracterización de Proceso Unidad Responsable: Departamento de Operaciones Laboratorio de Control de Calidad Obj. Funcional de los Departamentos: Coordinar , Ejecutar, Controlar el proceso de Prod. de Concreto, Inspeccionar producto y llevar un control de Muestras de los productos. PROVEEDORES Cemex Venezuela Canteras “Palma Sola” Distrib. aditivos Clientes INSUMOS Solicitud de Diseño de Mezcla PROCESO Carga de camión de M. P. Mezcla en proceso Realización de Muestras Inspección de Producto antes de entrega PRODUCTOS Concreto según especificaciones exigido por el cliente CLIENTE Clientes en Obra ATRIBUTOS Oportuno Calidad Confiable ATRIBUTOS Oportuno Calidad DC-ASG-001 Aditivos, Cemento, Agregados (grueso y fino) Agua

NECESIDADES DE LOS CLIENTES Solicitud del Cliente SASTIFACCION DE LOS CLIENTES Planificación del Pedido por Día Entrega del Producto Final Procesar según especificaciones de Pedido Evaluación del Producto: Realización de Muestra Insp. Producto antes de salir de Planta Dpto. Recursos Humano Dpto. Calidad Dpto. Administración Dpto. Operaciones SHA PROCESO DE APOYO Asegurar la disponibilidad de recursos Establecimiento de la política de calidad Cumplimiento de los objetivos de calidad PROCESO RELACIONADO CON LA DIRECCION

JEFE DE PLANTA OPER. PLANTA O. PAYLOODER CHOFER CAMION L. C. CALIDAD CLIENTE INICIO Recibe Orden de Pedido Recibe orden de diseño de mezcla a realizar Recibe instrucciones de carga Procede a cargar tolvas Acciona planta, prepara dosif. del producto Estaciona camión, accionando trompo Controla planta, inicia proceso de carga Observa trompo durante carga Inspecciona mezcla Conforme? Regresa camión a carga Se cumple 50m3 del diseño? Da orden de entrega y precinto de seguridad Toma muestra No 1 Si Si No son 50 m3

JEFE DE PLANTA OPER. PLANTA O. PAYLOODER CHOFER CAMION L. C. CALIDAD CLIENTE Traslado a obra, reporta estatus 1 Insp. Producto Conforme? Notif. la no conformidad del producto Toma acciones al respecto Decide ajuste de Mezcla Para realizar Ajuste Mayor Traslada camión a Planta Insp. y evalúa No aprueba Envía a desecho Traslada producto a obra Se traslada a obra, realiza ajuste Para realizar Ajuste Menor Conforme? Firma orden de entrega Recibe orden de entrega FIN Si aprueba, firma orden de entrega No Envía a desecho Si No aprueba Si

CONCLUSIONES Para implantar el Sistema de Gestión de Calidad, la Departamentos no poseen un sistema de documentación. No cuentan con procedimientos documentados para las acciones correctivas, control de los productos no conforme, control de los registros, instrucciones de trabajo y otros documentos requerido por la norma COVENIN ISO 9001:2000. No existe una lista maestra de documentos o un procedimiento de control de documentos para el Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001:2000. Fue necesario establecer los objetivos de calidad debido a que no estaban constituidas. Resulto necesario elaborar un mapa de procesos y el diagrama de caracterización, para conocer cuales eran los procesos fundamentales en el Departamento de Operaciones y el Laboratorio de Control de Calidad, así como identificar los insumos, los clientes internos y externos de los procesos. Los documentos propuestos permiten optimizar y distribuir el flujo de información de una manera eficiente entre los Departamentos que se encuentran involucrados en los procesos.

Llevar a cabo las acciones propuestas para cumplir con los diferentes niveles de la Pirámide de Documentación, además de mejorar la gestión de las actividades para el logro de los objetivos planteados en pro del crecimiento de la empresa. Elaborar los documentos que faltan para completar la documentación requerida por la NVC ISO 9001: 2000, así como documentar los procedimientos de los Departamentos que no estuvieron involucrado en el presente estudio, que serian el soporte para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la empresa. Realizar un proceso de capacitación al personal con respecto a las normas relacionadas a la calidad, y con el enfoque basado en los procesos, con el fin de garantizar la calidad y eficiencia en sus operaciones y establecer el mejoramiento continuo. Difundir los objetivos de calidad en el personal que labora en los Departamentos de la empresa Proinca. Compromiso y apoyo por parte de la Gerencia, para el impulso de las actividades relacionadas al logro del proceso de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. Se recomienda crear un Departamento de Calidad, dirigida por un Coordinador de Calidad, quien será el encargado de controlar los documentos y gestionar los procesos relacionados con la Calidad. RECOMENDACIONES